Organisatoriska förutsättningar för funktionellt chefskap, goda jobb och välfungerande verksamhet i offentlig sektor Annika Härenstam, projektledare Anders Östebo, projektkoordinator Forskningsmedel från Vinnova, Spinoff projekt: AFA försäkring, FAS Medfinansiärer: Västra Götalandsregionen Institutet för Stressmedicin Göteborg stad Borås, Alingsås och Ale kommuner Göteborgs universitet, forskarskola Miljö och Hälsa
Hur ska en organisation optimeras för bra chefskap? Annika Härenstam,
Annika Härenstam, Tina Kankkunen, John Ylander, Kerstin Waldenström, Chef idag, 2006
Faktorer som skapar dåliga arbetsförhållanden Ekonomin som enda mål för verksamheten: En budget i balans Decentraliserad problemlösning, tex. hur verksamheten ska lösas med minskade resurser Semiformell maktstruktur med gruppledare eller samordnare som har ansvar men små befogenheter Kortsiktig passiv strategi för problemlösning, ad-hoclösningar istället för att bryta mönster Diffust kollektivt ansvar, allas ansvar som lätt blir ingens ansvar De anställda har en strategi att ta personligt ansvar Waldenström & Härenstam 2006 Annika Härenstam
Faktorer som skapar bra arbetsförhållanden Ekonomi och kvalitetsmål för verksamheten Resultatmätning av mätbara mål Formell beslutsstruktur Chefen skapar genomförbara strukturella lösningar på konkreta problem i arbetsuppgifterna Interorganisatoriska lösningar Individanpassad arbetsfördelning Tydlig ansvarsfördelning Arbetsgruppen tar gemensamt ansvar för att avgränsa och genomföra arbetet Waldenström & Härenstam 2006 Annika Härenstam
Grundtankar i CHEFiOS interventionsprojekt Utgår från den operativa verksamhetens perspektiv och behov Normativ utgångspunkt. Den goda organisationen, baserad på tidigare forskning Förändringsmodell: Survey feedback intervention Hela organisationen flera nivåer Flera perspektiv; flera discipliner, flera metoder (triangulering) Förankring, egen investering Lärande Strukturer Görande (praxis) Arenor för erfarenhetsutbyte, lärande, beslut, koordinering, tillit Positioner, relationer, kön Annika Härenstam
SURVEY-feedback intervention 7 kommuner 28 förvaltningar varav 6 i interventionsdelen ca 700 chefer inom vård-omsorg, skola, teknisk service Fyra kartläggningar fyra instrument Hur har cheferna det? Vad gör chefer? Hur ser organisationen ut? Hur fungerar verksamheten? (enkät) (ARIA, arbetsinnehållsanalys) (ORGA, organisationsanalys) (register, intervju, enkät) Annika Härenstam
2012-10-18
Hur har cheferna det? De gynnade De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade De utsatta De klämda De motarbetade Åtta olika situationer m a p krav och resurser Berntson, Wallin, Härenstam, 2012
De gynnade Minst belastningar Mest stödresurser Överrepresentation av män och 55+ Teknisk service, verksamhetschef (expertchef) Mycket god arbetsmiljö (ex 1% medarbetares frustration, få som vill sluta som chef eller byta arbetsplats) Högst andel som anser att brukarnas behov tillgodoses och att effektiviteten ökat senaste året Mycket god hälsa (94% positiva en vanlig dag, 99% arbetar kvar om 2 år, 81% nöjda med arbetsprestation) Lite stress, bra allmänt hälsotillstånd 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2012-10-18
De uppskattade Mycket goda kontakter med brukare Stöd från ledning Största gruppen (17%) 76% kvinnor, över 45 år, enhetschefer Något under medel i belastningar Något över medel i resurser Få vill sluta eller byta arbetsplats Mycket god hälsa 9% redovisar stress (28% i hela studien, 66% i sämsta gruppen) Över 90% positiva och glada innan arbetet 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2012-10-18
De uppbackade Minst brist i resurser Stöd från ledningen Brist i stöd från medarbetare Män, unga chefer. Teknisk förvaltning, funktionshinder Relativt låga belastningar och goda resurser. Medarbetarproblem sticker ut. Allmänt gott hälsotillstånd. Vill arbeta kvar 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2012-10-18
De fokuserade Minst brukarproblem Minst positiva brukare Inga brukare? Expertchefer, män, teknisk förvaltning Relativt god arbetssituation Få belastningar Få underställda, bra gränssättning Relativt god hälsa, men eventuellt riskkluster Låg arbetslust, låg energi och få som är nöjda med sitt arbete 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2012-10-18
De försummade Lågt stöd från ledning Något över medel i belastningar Relativt goda kontakter med personal Äldre chefer, förskola/skola Enhetschefer, verksamhetschefer Över i andra belastningar Över hälften vill sluta Riskgrupp Kring medel i allmänt hälsotillstånd, men Ensamhet, överbelastning, sömnsvårigheter 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2012-10-18
De utsatta Relativt belastande arbetssituation Höga brukarproblem Resursbrist, logikkonflikt Stöd från ledning Högst andel högskoleutbildade <44 år, förvaltningschefer, förskola/skola Höga belastningar, ok stöd Tredje sämsta hälsoprofilen Arbetsbelastning visar sig i hög stress, låg energi, lite arbetslust Relativt hög andel som fortfarande rapporterar bra allmänt hälsotillstånd 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2012-10-18
De klämda Stora problem på belastningssidan Lågt stöd Personalproblem Kvinnor, enhetschefer, äldreomsorg Majoritet vill byta arbetsplats och sluta som chef Endast 6% rapporterar stöd i organisationen (32%) Över 50% anser att de har illegitima uppgifter Vanligt att man utför medarbetares uppgifter när belastning blir för stor Mycket dålig hälsa, lågt i alla variabler Endast 8% är nöjda med sitt arbete 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2012-10-18
De motarbetade Sämst hälsa av alla Höga belastningar Mycket lågt stöd Kvinnor, 45-55 år Högskoleutbildade Förvaltningschefer Många vill sluta som chef eller byta arbetsplats Hög andel anser sig utföra orimliga arbetsuppgifter Hjälper också utsatta medarbetare i högst utsträckning Mycket dålig hälsa. 65% sömnsvårigheter, nästan hälften känner olust eller är nollställda inför arbetet, högst andel stress, låg energi, ensamhet Lägst andel med bra allmänt hälsotillstånd, arbetar kvar om 2 år, arbetslust 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2012-10-18
Generella resultat (dvs genomsnitt för 555 chefer) Inga tydliga skillnader i hälsa mellan kvinnor och män eller mellan olika befattningar. Generellt rapporterar kvinnorna något mer stressymtom än männen. Mycket stora skillnader i hälsa, motivation och prestation mellan klustren. Detta gäller även andelen som vill stanna respektive sluta Hur chefer mår, presterar och hur deras framtidsplaner ser ut påverkas starkt av de villkor som chefen arbetar under. 2012-10-18
Vad gör cheferna? Externt perspektiv ARIA arbetsinnehållsanalys Metoden (ARIA) för att studera organisatoriska förhållanden och hur ledningen och de anställda agerat bortser i möjligaste mån från enskilda individers värdering av situationen Det är inte vad ledning och anställda vill göra utan vad man faktiskt gör som studeras Kerstin Waldenström: Externally assessed psychosocial work characteristics Thesis, KI, 2007 Waldenström K, Härenstam A. How are good and bad jobs created? Case studies of employee, managerial and organisational factors and processes. Arbetsliv i omvandling, 2008:4.Växjö: Växjö universitet. Waldenström K, Härenstam A. Hur skapas goda arbetsförhållanden? Rapport från Arbets- och Miljömedicin 2006:5.
Illegitimate tasks Uppgifter utanför kärnarbetsuppgifter Inte uppfattas viktiga för professionen, yrket eller befattningen Uppgifter man uppfattar inte behöver göras eller som egentligen borde göras av någon annan Omfattningen av sådana arbetsuppgifter resursanvändning Forskning visar att belastningar i illegitima arbetsuppgifter påverkar stress, hälsa och motivation mer än belastningar i kärnarbetsuppgifter Semmer, N; Jacobshagen, N; Meier, L. & Elfering, A. (2007) Occupational Stress Research: The Stress-as-offense-to-self perspective. Occupational Health Psychology Vol 2:43-60.
Procent av arbetstid med självskattade onödiga arbetsuppgifter Befattning uppdelat på kön N=15 N=14 N=11 N=13 N=61 N=42 N=220 N=94 N=18 N=14 Expertchef Förvaltningschef Verksamhetschef Enhetschef Gruppledare 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 Kvinna Man % 2012-10-18
Relationer mellan nivåer i en kommunal organisation, exempel på operativ verksamhet som är avskuren den strategiska nivån KS FN FC VC? Ö msesidig relation (stark) Ö msesidig relation om ö vergripande fr å gor (medel) Selektiv relation (svag) SC EC pers onal EC pers onal pers onal pers onal Kankkunen, Ylander, Björk, Härenstam
Antal underställda/ enhetschef (medelvärde 2011) Chefskvot Funktionshinder Äldreomsorg Förskola/skola Gymnasieskola Teknisk service 0 10 20 30 40 50 CHEFiOS -projektet
andel deltid andel kvinnor andel högskoleutbildade Beskrivning av de anställda (procent/medelvärden) 2011 Vård- och omsorgsförvaltning Skolförvaltning Stadsdelsförvaltning Teknisk förvaltning 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 CHEFiOS -projektet
Resultat - exempel Liknande typer av krav i olika verksameter Men här finns stora variationer mellan arbetsplatser Organisering, omorganiseringar mm har betydelse Hög chefskvot högre belastning för chefer, gäller alla verksamheter Skillnader mellan olika typer av verksamheter: Chefskvot (högst i omsorg) Personalsammansättning; kön, utbildning, hel/deltid (vård/omsorg utmärker sig i alla avseenden) På 2 år hade var fjärde chef slutat stora variationer mellan förvaltningar
Chefios hypotes och slutsats Organisatoriska förutsättningar (som formella och informella strukturer, resurser och logiker) Handlingar, Praxis, Relationer Arbetsmiljö, hälsa Chefer, medarbetare Verksamhetens resultat
Referenser Björk L, Forsberg kankkunen T, Bejerot E (2011). Det kontrollerade chefskapet-variationer I genusmärkta verksamheter. Arbetsmarknad och Arbetsliv, 2011:4;79-94) Berntson E, Wallin L, Härenstam A (2012). Typical situations for managers in the Swedish public sector: cluster analysis of working conditions using the Job Demands-Resources model. Forthcoming, International Public Management Journal. Bolin M & Härenstam A. (2008) An empirical study of bureaucratic and post-bureaucratic characteristics in 90 workplaces. Economic and Industrial Democracy: Vol. 29(4): 541 564. Kankkunen T, Ylander J & Höckertin C (2010). Managing the psychosocial environment logics of leadership in different organizational contexts. I The dynamics of Organisation and Healthy Work Marklund & Härenstam (red) Arbetsliv i omvandling, Växjö universitet. Kankkunen, T (2009). Två kommunala rum. Ledningsarbete I genusmärkta tekniska respektive omsorgs- och utbildningsverksamheter. Doktorsavhandling, Sociologiska Institutionen, Stockholms universitet Kankkunen T. Könade verksamheter. En studie av hur stressande arbetssituationer för kommunala enhetschefer hanteras inom tekniska respektive omsorgs- och utbildningsförvaltningar. Arbetslivsrapport, 2006:43 Arbetslivsinstitutet, 2006. Härenstam A (2011) Den samspelande och tydliga organisationen. I Härenstam & Bejerot, Sociala relationer i arbetslivet, Gleerups förlag. Härenstam A, Marklund S, Berntson E, Bolin M & Ylander J. Understanding the organisational impact on working conditions and health. Arbete och Hälsa 2006:4. Härenstam A (2008). Organizational approach to studies of job demands, control and health. Scand J Work, Environ & Health,6:144-49 Härenstam A (2009). Exploring gender, work and living conditions and health- suggestions for contextual ad comprehensive approaches, Scandinavian Journal of Work Environment and Health 35(2):127 133 Marklund S, Berntson E, Bolin M, Härenstam A & Ylander Y (2006). Changing organisations and work-related health Technical report of methods, sample and design of three studies. Arbetslivsrapport 2006:47, Stockholm, Arbetslivsinstitutet. Waldenström K, Härenstam A. Hur skapas goda arbetsförhållanden? En studie av strategier hos chefer och anställda. Rapport från Arbets- och Miljömedicin 2006:5. Centrum för folkhälsa, Stockholms läns landsting. Waldenström K & Härenstam A. (2008). How are good and bad jobs created? Case studies of employee, managerial and organizational factors and processes. Arbetsliv i omvandling, 2008:4. http://www.vxu.se/svi/aio/ Ylander J & Härenstam A (2006). Var finns makten över arbetsvillkoren? En guide om psykosocial miljö och arbetsmiljöinriktat handlande. Slutrapport till Volvo Group. Arbetslivsrapport 2006:44, Stockholm, Arbetslivsinstitutet. Ylander J (2008). Constructive management. Synchronizing relations in change. Doktorsavhandling, Handelshögskolan, Göteborgs universitet. Intellecta Docusysis AB, V Frölunda. Chef idag Populärvetenskapligt magasin som sammanfattar resultaten av flera forskningsprojekt http://www.socav.gu.se/digitalassets/1282/1282857_chef_idag_2.pdf Annika Härenstam