Internrevisionens rapport om granskning av stöd vid ansökan om externa forskningsmedel

Ärende 8 Universitetsstyrelsen Datum: 2016-12-08 Dnr: 2016/4828-1.2 Internrevisionens rapport om granskning av stöd vid ansökan om externa forskningsmedel Enligt Linnéuniversitetets Instruktion för internrevisionen ska myndighetens styrelse besluta om åtgärder med anledning av internrevisionens rapport. Beslutsförslag Universitetsstyrelsen föreslås besluta att fastställa rektors förslag till åtgärder med anledning av internrevisionens rapport om stöd vid ansökan om externa forskningsmedel, att de föreslagna åtgärderna ska följas upp och att uppföljningen presenteras för universitetsstyrelsen i slutet av 2017. Uppföljningen genomförs i relation till projekt forskningsstrategi. 1 (1)

Datum: 2016-11-22 Dnr: 2016/4828-1.2 Linnéuniversitetets kommentarer och åtgärder avseende internrevisionens rapport Stöd vid ansökan om externa forskningsmedel I september 2015 presenterade internrevisionen en rapport med syftet att bedöma om det stöd som erbjuds kopplat till ansökan om externa forskningsmedel är ändamålsenligt och effektivt för att nå Linnéuniversitetets mål gällande ökad extern forskningsfinansiering 1. Nedan redovisas Linnéuniversitetets kommentarer och åtgärder med anledning av internrevisionens rapport. Redovisningen följer samma upplägg som internrevisionens rapport. Stephen Hwang Rektor 1 Stöd vid ansökan om externa forskningsmedel, september 2015

Internrevisionens granskning av stöd vid ansökan om externa forskningsmedel Generella åtgärder För att ytterligare kunna utveckla lärosätets ambitiösa mål med Framstående forskning har rektor dels initierat ett arbete för en Utvecklande forskningsstrategi, RB62, dels initierat en forskningsberedning som bereder, fångar upp synpunkter och initiativ från en grupp av lärosätets ledande forskare från alla fakulteter. Beredningen är under uppstart redan under hösten 2016 och kan också ses som en mobilisering av de kollegiala strukturerna och värdena. Forskningsstrategin utvecklas genom att både fakulteter och verksamhetsstöd lämnar en självvärdering under hösten, sina förslag till strategier under tidig vår och får råd av externa bedömare under sen vår. Ur detta arbete förväntar vi oss en mer fullödig bild av hur vi bäst disponerar resurser och åtgärder, inklusive de som Avdelningen för externa relationer (ER/GIO) levererar. 1. ER/GIO:s stödtjänster är inte tillräckligt kända och synliga bland forskarna Internrevisionen rekommenderar att ER/GIOs forskningsrådgivare ska bli mer proaktiva och synliga ute i verksamheten samt att informera om det stöd som ER/GIO erbjuder. Internrevisionen rekommenderar även att en bättre löpande dialog och samarbete mellan forskningsrådgivarna och fakultetsekonomerna initieras och utvecklas. Ledningens kommentar och åtgärder Avdelningen för externa relationer (ER/GIO) är väl medvetna om att kännedomen om funktionen inte är fullt utbredd. Rådgivarna, som jobbar riktat mot vissa fakulteter, arbetar därför aktivt med att erbjuda institutioner information om stödet till extern forskningsfinansiering som erbjuds. Ett av målen i ERs verksamhetsplan 2016 innehåller just detta. ER kommer även fortsättningsvis att ha arbetssättet att en enskild forskningsrådgivare ansvarar för en specifik fakultet. Tanken är att kunskapen, närvaron och kännedomen om fakulteten optimeras på detta vis. ER kommer att använda flera typer av kommunikation för att sprida kunskapen om det stöd som erbjuds, till exempel via webben, nyhetsbrev och sociala medier, detta med stöd av en ny kontaktperson på kommunikationsavdelningen. En representant från ER återfinns i projektstödsgruppen (med deltagare från ekonomiavdelningen, universitetsledningens kansli och ER) vilket ökar kontaktytan mot andra avdelningar på förvaltningen samt gentemot ekonomerna. I januari 2016 anställdes en ny kompetens, en expert på EU finansiering, Anna Kivilehto, som jobbar proaktivt med att finna lämpliga utlysningar inom Horizon 2020. Anna har arbetat utifrån en prioriteringslista som tagits fram tillsammans med fakulteterna. Högt på denna lista ligger LNUC grupperna, där hon redan arbetat med 1 (6)

flera forskare i framtagandet av ansökningar. Anna har under sina första 9 månader varit inblandad i 28 ansökningar till H2020, ERASMUS+ och LIFE. Arbetet som görs idag inom EU ansökningar är mer utbrett än tidigare, där kunskapen om olika typer av finansiering har ökat vilket gör att arbetet har blivit mer proaktivt. Stödet har även varit mer aktivt i framtagandet av text, där Anna har jobbat mer intensivt med forskarna. ER har även strategiska medel att fördela till forskare som arbetar med en ansökan till EU, främst H2020. Forskaren kan söka upp till 10 000 kr till resa och uppehälle i samband med informations- och nätverksmöten i exempelvis Bryssel. Ett sätt att öka framgången för ansökningar från Lnu:s forskare med hjälp av ER:s olika tjänster är att göra ER till en obligatorisk passage för ansökningar till vissa finansiärer (i e de finansiärer som Lnu:s ledning utpekat som strategiskt viktiga: KK-stiftelsen, Familjen Kamprads Stiftelse, Vetenskapsrådet och Horizon 2020). Med nuvarande delegationsordning tas denna typ av beslut på fakultetsnivå. Fakulteten för teknik har infört en sådan obligatorisk passage för ansökningar til KK-stiftelsen, på förslag av den forskningsrådgivare på ER som arbetar mot FTK. Denna interna process innehåller hållpunkter och granskningsförfarande som ger forskarna något att förhålla sig till. Det positiva utfallet av denna process har gjort att FTK valt att skapa en handläggningsrutin för alla externa forskningsansökningar. ER var delaktig i framtagandet av denna. Enligt handläggningsrutinen är det obligatoriskt för forskaren att kontakta forskningsrådgivaren när särskilt ansökningsförfarande föreligger och/eller rektors underskrift efterfrågas. Gällande Familjen Kamprads stiftelse har två seminarier anordnats med fokus på höstens bägge utlysningar. Dessa har mötts med stort intresse med över tjugo projektskisser presenterade i varje seminarium. Denna tidiga kontakt hjälper de sökande att stärka och utveckla sina ansökningar. Målet med detta är inte fler ansökningar utan bättre genomslag. Idéerna som presenterades har följts upp av ER, och ca hälften av projekten vill ha och får stöd av ER i framtagandet av forskningsansökan, medan övriga antingen bedömer sina projekt som omogna för en ansökan eller föredrar att arbeta med dem på egen hand. I nuläget finns även en process beslutad för nomineringar till ex. Wallenberg, Göran Gustafsson priset och Pro Futura (Riksbankens Jubileumsfond), som bidrar till större chanser till framgång. 2. ER/GIO saknar metod för att följa upp och mäta stödverksamheten Internrevisionen rekommenderar att tydliga och mätbara mål för forskningsrådgivningen tas fram samt att en metod för uppföljning av effektiviteten och ändamålsenligheten i ER/GIOs stödverksamhet utarbetas. Internrevisorerna rekommenderar även att ER/GIO gör motsvarande undersökning bland forskarna som internrevisionen har genomfört, genom exempelvis kontinuerliga undersökningar bland forskarna. 2 (6)

Ledningens kommentar och åtgärder I avdelningens (ER) verksamhetsplan har ett stort fokus lagts på att ta fram relevanta, påverkningsbara och mätbara mål och man har funnit en balans mellan kvantitativa och kvalitativa mål. Indikatorer för målen kommer att tas fram och följas upp regelbundet. En av dessa är antal ansökningar som ER stöttat. Under maj och september månad 2016 (mätningarna började i maj) gav ER stöd till ca 30 ansökningar per månad. Detta är en relativt stor del av alla ansökningar som skickas in totalt från lärosätet; i ansökningsdatabasen finns för året 321 ansökningar inrapporterade. Antalet aktiviteter som ER arrangerar eller är stödjer på olika sätt ligger på i snitt 6 per månad, fördelade på föreläsningar, workshops och informationsmöten. ER har inlett arbetet med en mer systematisk uppföljning, som under 2017 och framöver förväntas successivt ge bättre data. Hittills finns resultat från två mindre piloter. Dels har ansökningarna till Familjen Kamprads stiftelse genomlysts: - Lnu har totalt skickat in 69 ansökningar, varav 14 blivit beviljade. - ER har stöttat 14 av dessa 69 ansökningar. Av dessa 14 blev 5 beviljade. Alltså var beviljandegraden bland de ansökningar ER stöttat 36%, medan beviljandegraden för de ansökningar ER inte stöttat var 16%. Dels håller ER på att testa ett enkelt återkopplingsformulär efter genomförd rådgivning, till en början begränsat till EU-rådgivning. Några av de svar som kommit in: Den största faktorn är tillgång till den experthjälp som ni erbjuder i olika former. System och ansökningar oftast så komplicerade att det behövs "handson" hjälp för att både komma igång och slutföra. Det är inte helt enkelt att sammanfatta deras värde för de projekt jag arbetat och arbetar med. Jag har fått uppfattningen om att det i vissa fall diskuteras värdet av dessa olika stödfunktioner och att exempelvis livaktiga initiativ/projekt egentligen klarar sig själv om de är tillräckligt bra. De som har denna uppfattning har sannolikt aldrig själva varit i närheten av några innovativa/entreprenöriella processer. Jag hade själv inte ens varit i närheten av de resultat som jag med GIO:s hjälp nu lyckats uppnå. Det har för mig varit en faktisk förutsättning för att lyckas överhuvudtaget! Från mitt perspektiv så har det varit den nivå av engagemang, nätverk och kunskap som GIO-personal innehar inom flera områden som varit utomordentligt värdefullt. Tillgängligheten för kontinuerlig diskussion och strategiska val kring projekt. Möjligheten till vägledning för ekonomiskt stöd. Då större ansökningar blir aktuella med EU-profil är det ju en absolut nödvändighet, normalpersonen ger sannolikt upp bara vid åsynen av kraven i ansökningarna. Det går inte att välja endast en form då det i mina projekt 3 (6)

innefattar så många delmoment - då landar man ner i att ha tillgång till kunnig personal - för upprepade konsultationer I don't think I could have done my part on the H2020 bid I am a part of without /SIC/ assistance. Man kan också notera en markant ökad ansökningsaktivitet på EU-området sedan ER:s satsning på detta område kommit igång. Exempelvis har Lnu detta år sökt (resp. kommer snart att söka) två projekt där Lnu koordinerar, jämfört med noll projekt under Lnu:s tidigare 6 års liv. 3. Allt för få utnyttjar Research Professional för personlig bevakning av finansieringsutlysningar Internrevisionen rekommenderar att en plan tas fram för hur universitetet ytterligare ska prioritera och verka för att alla forskare ska använda Research Professional (RP) och ha en aktiv personligt optimerad bevakning över utlysningar av forskningsmedel. Ledningens kommentar och åtgärder Under hösten bjöds representanter in från företaget Research Professional för att få djupare information om vad verktyget har att erbjuda. ER anordnade även en workshop för forskarna med syftet att lära sig optimera utsökningar. I ER:s verksamhetsplan finns mål för 2016 att öka användandet av RP. Detta sker genom att forskningsrådgivarna aktivt jobbar med verktyget under året för att sprida kunskap till forskarna. En kort information om verktyget ges alltid vid varje rådgivning och presentation. Databasen innehåller utlysningar från alla ämnesområden och från hela världen. Under 2016 års första 9 månader har antalet registrerade användare ökat med nästan 7%. Antalet användare är nu uppe i över 400, av ca 830 relevanta användare (inkl. doktorander), alltså 48%. 4. Behov av att ytterligare följa upp och analysera den statistik som numera finns att tillgå Internrevisionen rekommenderar att ytterligare följa upp och analysera den statistik över ansökningar som finns att tillgå. Till exempel bör Lnu jämföra beviljandegraden mellan finansiärer, fakulteter, institutioner, forskare. Vilka är de främsta orsakerna till avslag? Ledningens kommentar och åtgärder Projektstödsgruppen, som tidigare beskrivits, har tillsammans med ER tagit fram underlag för uppföljning. Man har gemensamt diskuterat och bedömt kvalitén på underlaget. Siffrorna används i fakultetsdialogerna och i det forskningsstrategiska utvecklingsarbetet för att urskilja vilka finansiärer som ger bäst utdelning för olika 4 (6)

typer av projekt. En iakttagelse är att Familjen Kamprads stiftelse och KK-stiftelsen under senare år blivit viktigare finansiärer än Vetenskapsrådet både vad gäller summorna och beviljandegrad. Utifrån underlaget och diskussionen kan varje enskild forskningsrådgivare kommunicera med sin fakultet vid tillfälle, både på ledningsnivå och med enskilda individer. Forskningsrådgivarna informerar om beviljandegrad för utlysningen och för finansiären. 5. Linnéuniversitetets arbete med att öka den externa forskningsfinansieringen är inte tillräckligt prioriterat och konkretiserat Internrevisionen rekommenderar att ytterligare prioritera och konkretisera arbetet med att nå målet om en ökad externfinansiering. Man anser att det bör finnas tydliga mål och aktiviteter på alla nivåer och att det ska finnas incitament och stöd för att nå dit. Ledningens kommentar och åtgärder Stora framsteg har redan skett med en ökning på över 50% av externfinansieringen sedan Lnu skapades 1. Samtidigt kan vi se att fakulteterna som bäst når upp till drygt 80% av den andel externfinansierad forskning som ett fältnormerat genomsnitt ger anledning att sträva mot. Ledningen har utsett Peter Aronsson att inleda arbetet som tidigare nämnts med framtagandet av en forskningsstrategi. I arbetet med forskningsstrategin kommer samtliga uppslag som revisionen samlats in och redovisat under punkt 5 i internrevisionsrapporten att tas upp och bearbetas i en kontext som gör det möjligt att ge omdömesgilla råd och anvisningar om insatser som på bästa sätt leder mot strategins mål: Behov av mer forskningstid för att kunna skriva ansökningar. Bygga starka forskningsmiljöer och forskargrupper Satsa mer på utmaningsdriven forskning. Satsa särskilt på yngre forskare. Tvärvetenskaplig samverkan. Göra Linnéuniversitetet mer synliga bland finansiärerna. Rekrytera och behålla de bästa. Stötta forskare att ta sig utanför Linnéuniversitetet. Seminarieserie att skriva ansökan. Mål om att alla forskare skall skriva ansökningar. 1 Universitetsstyrelsens mål för externfinansiering av forskningen på Lnu kan anses vara något otydligt. I strategin 2010-2015 stod som mål att uppnå en balans mellan intern och extern forskningsfinansiering, vilket ofta tolkades som att målbilden var 50% externfinansiering. Detta har inte uppnåtts. I verksamhetsplanen 2016 slås fast att målet är att öka den externa forskningsfinansieringen med minst 5% under året; här är det i skrivande stund ännu för tidigt att avgöra om detta uppnåtts. 5 (6)

Öka kvaliteten snarare än kvantiteten i ansökningarna. Resursfördelningsmodell som skapar incitament att stärka externfinansieringen. Ta tillvara på de möjligheter som Familjen Kamprads stiftelse erbjuder. Tydliggöra Kampradsamordnarnas uppdrag. Listan innehåller en rad relevanta insatser där insatser och framsteg på flera av dessa redovisats ovan, men där många är beroende av insatser från andra enheter inom förvaltningen (HR för rekrytering exempelvis), koordinering på fakultetsnivå och några kan behöva inriktningsbeslut från rektor och US. Inte minst de sammanhängande frågorna om att kunna möta de utmaningsdrivna forskningsuppgifterna genom tvärvetenskaplig samverkan. Förutom ovan redovisade insatser kan framhållas en regelbunden kontaktverksamhet med bland annat Vinnova, KK-stiftelsen, EU-kommissionen, samt att platsbesök av finansiärer som VR Konstnärliga beredningen och Familjen Kamprads stiftelse har skett under hösten 2016. I fakultetsdialogerna hösten 2016 framstår det klart att alla fakulteter arbetar intensivt med en värderande självbeskrivning av sin forskningsverksamhet och att stärka arbetet med externfinansering. Några kräver framöver att den enskilde ska söka externa medel för att komma ifråga för fakultetsstöd. De flesta har processer som mellan det starka individuella incitament som finns och LNUC:s högt ställda excellensgrupperingar stärker formeringen av forskningsgrupper. Dessa har i sin tur större möjligheter att odla en kvalitetskultur och organisera mer omfattande och framgångsrika ansökningar. I fortsättning av Kampradsamordnarnas arbete utlyser rektor samverkansplattformar för att etablera tvärfakultetssamverkan på områden med särskilda möjligheter till externfinansering. 6 (6)

Ärende 9 Universitetsstyrelsen Datum: 2016-12-08 Dnr: 2016/2690-1.1 Verksamhetsplan och budget 2017-2019 Universitetsstyrelsen beslutar varje år om Linnéuniversitetets Verksamhetsplan och budget. Verksamhetsplan och budget utgår från universitetsstyrelsens junibeslut Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar 2017-2019. Beslutsförslag Universitetsstyrelsen föreslås besluta att fastställa Verksamhetsplan och budget 2017-2019 enligt förslag. 1 (1)