Plattform för samarbete - en beskrivning av processarbetet kopplat till strukturfonderna

Transkript

1 Plattform för samarbete - en beskrivning av processarbetet kopplat till strukturfonderna Inledning Det regionala utvecklings- och tillväxtarbetet bygger på att resurser satsas på insatser som ska ge bestående avtryck för regionens bästa. Varje insats förutsätter att någon eller några aktörer tar ansvaret för ett genomförande samt att satsningen kan finansieras med hjälp av stöd, oftast från flera finansiärer. Exempel på finansiärer är Europeiska regional- och socialfonden, regionalt tillväxtansvariga, olika statliga myndigheter och verk som alla kanaliserar nationella medel samt kommunerna. Det finns med andra ord alltid flera inblandade aktörer som skjuter till medel när en regional satsning sker. Det är med denna utgångspunkt som detta PM beskriver roll och ansvarsfördelningen för finansieringen av långsiktiga satsningar inom ÖMS. Skälet till att det krävs en roll och ansvarsfördelning vid långsikta satsningar är att det vanligen finns flera parter vilka har olika intressen till vilka de vill se sina medel kanaliseras. Dessa olika intressen behöver kopplas samman, exempelvis näringslivssatsningar och kompetensförsörjning, för att slutresultatet ska bli lyckat och men även bestående. Varje satsning ska dessutom förverkligas på en specifik plats, i ett unikt sammanhang där sammansättningen av partners kan variera även om utmaningen är likartad. Ska satsningen slutligen ge bestående avtryck efter ett avslutat projekt så krävs att parterna och de beslutande organen på olika samhällsnivåer är överens om vad en strategisk ansats innebär och hur den ska förverkligas. Det är därför viktigt att varje finansiell part vet vilken roll och vilket ansvar som åligger var och en om slutresultatet ska svara mot ställda förväntningar. Utmaningen och möjligheten handlar om att ju bättre olika parter och intressen kan fås till att samhandla kring större och mer komplexa utmaningar, desto större chans är att de bestående effekterna blir positiva och varaktiga. När det gäller strukturfonderna så är det specifikt tre parter som är involverade; förvaltande myndighet (FM), strukturfondspartnerskapet (SFP) och regionalt tillväxtansvariga (RTA). Dessa har var och en, legala krav på sig kopplade till sammanhållningspolitiken i stort och till strukturfondsarbetet specifikt som innebär att samtliga parter måste visa hänsyn och beakta den andres förutsättningar. SFP kvalificeras här utifrån sitt regeringsuppdrag och består av ledamöter nominerade av RTA, dels nominerade av andra intressenter. Ledamöter från RTA ska säkerställa att strukturfondsarbetet stärker tillväxtarbetet i ÖMS fem län. De ledamöter vilka företräder olika intressenter ser till att dessa medverkar till att uppfylla handlingsplanen och programmets målsättningar samt att prioriterade insatser går i linje med och sker i takt med det regionala tillväxtarbetet. Nu är den gemensamma målsättningen att parterna ska hitta ett inkluderande arbetssätt. Därför beskriv strukturfondsarbetet nedan som en gemensam process som RTA, FM och SFP delar och pekar på vad var och en förväntas göra och ta ansvar för i olika skeden för att finansierade satsningar ska kunna ge avsedda långsiktiga effekter.

2 Program och planarbete Analys och inventering RTA:s tjänstemän tar fram ett analysunderlag som speglar läget och problematiserar utmaningarna lokalt, på läns- och på ÖMS nivå. FM och SFP involveras. RTA:s tjänstemän inventerar och prövar vilka möjligheter som står till buds för att klarar utpekade utmaningar. FM och SFP involveras. Analysen klar RTA:s tjänstemän informerar om analysen ERUF program och ESF handlingsplan tas fram RTA:s tjänstemän håller ihop skrivarprocessen och tar hjälp av FM i skrivarbetet samt säkerställer att SFP involveras. RTA:s tjänstemän ser till att information om program och plan når berörda aktörer, både på läns- och på ÖMS nivå. RTA:s politiker ser till att en motsvarande förankringsprocess sker inom politiken. Program och plan speglar ovan nämnda utmaningar och möjligheter. Beslut om ERUF program och ESF handlingsplan Beslut tas av Övervakningskommittén gällande ESF handlingsplan och EU kommissionen gällande ERUF programmet Genomförande Årsplanering Årsplaneringen ska innehålla prioriterade insatsområden under ett verksamhetsår samt indikera möjliga prioriteringar för året som därefter följer för att skapa förutsägbarhet för sökande aktörer och för partera förutsättningar för ett långsiktighet i planeringsarbetet RTA:s tjänstemän förbereder underlag inför årsplaneringen med hjälp av FM. RTA ser här till att det sker en avvägning mellan länsspecifika och ÖMS gemensamma intressen kopplade till ESF handlingsplan och ERUF programmet.

3 RTA:s politiker, FM och SFP kallar tillsammans till gemensamma överläggningar om vilka områden inom ERUF program och ESF regionala handlingsplan som ska prioriteras under det kommande verksamhetsåret RTA:s politiker, FM och SFP blir överens om; a) vilka investeringsprioriteringar i ERUF program och ESF handlingsplan som ska prioriteras, b) en indikativ bedömning av hur stor andel av strukturfondsmedlen som kan användas, c) tidshorisont, d) beställningsform d.v.s. utlysning eller upphandling. Beslut om årsplanering RTA:s politiker, FM och SFP blir överens om innehållet i årsplaneringen. SFP och RTA fattar, var för sig, likalydande beslut om vilka investeringsprioriteringar som ska prioriteras. Kommunikation / information FM, RTA:s tjänstemän och SFP informerar om och kommunicerar årsplaneringen ut i sina respektive nätverk och samordnar sina insatser där så är möjligt. FM ansvarar för all officiell information angående fonderna ut till intressenterna. Alla kommunikationsinsatser sker på ett sätt där parternas insatser kompletterar varandra. Inget dubbelarbete får ske. RTA:s tjänstemän ansvarar för att årsplaneringen beaktas och kommuniceras in mot RUS/RUP partners då dessa i sin tur kan inbegripa tänkbara finansiärer av strukturfondssatsningar. Idégenerering och mobilisering FM, RTA:s tjänstemän och SFP håller varandra underrättade om inkomna idéer och uppslag RTA agerar proaktivt för att, utifrån årsplaneringen; a) fånga upp dessa idéer för strukturell påverkan, b) hittar gångbara koncept/sammanhang där idéer kan omsättas till konkreta satsningar, c) mobilisera aktörer vilka kan finansiera och äga huvudansvaret för satsningarna, d) påvisar kopplingar till andra program och finansieringskällor. Mobiliseringen sker lokalt, på läns- och ÖMS nivå. RTA:s tjänstemän står för koordinering. FM och SFP bistår RTA:s tjänstemän med erfarenheter och lärdomar kring insatserna a-d FM och RTA:s tjänstemän samverkar kring a-d där deras kompetenser kompletterar varandra RTA:s tjänstemän och FM informerar SFP om resultaten från idé och mobiliseringsarbetet FM och RTA:s tjänstemän informerar och agerar i alla delar samstämmigt mot utomstående parter.

4 Utlysningsprocess FM tar fram underlag till utlysningstext i samråd med RTA samt berörda aktörer FM fattar beslut om slutlig utlysningstext Utlysning FM publicerar och kommunicerar utlysningen/upphandlingen ut mot allmänheten. Projektriggning FM och RTA:s tjänstemän ger stöd och vägledning till aktörer inom sina respektive sammanhang vilka önskar söka medel från fonderna. FM står för den officiella vägledningen för strukturfondsmedlen. Vid utlysning så står FM för vägledande information gällande fonderna och RTA för regionala tillväxtmedel. RTA:s tjänstemän ger preliminära besked om finansiering. Vägledande aktiviteter koordineras för effektiv kommunikation mot sökande. Vid upphandling så står FM för all vägledande information. RTA:s tjänstemän och FM informerar varandra och delger varandra stöd och vägledning i sina respektive riggningsprocesser Ansökan kommer in FM tar vid utlysning emot ansökningar alternativt hanterar enskilt svar vid upphandling. Inkomna ansökningar utvärderas FM bereder inkomna ansökningar FM nyttjar befintliga mallar för att bedöma hur väl inkomna ansökningar stämmer överens med utlysningen/upphandlingen, program och handlingsplan. RTA:s tjänstemän bedömer, i de fall man är finansiär, om inkomna ansökningar svarar upp mot ställda krav kopplade till preliminära besked fattade under projektriggningsprocessen. I de fall RTA inte är finansiär, så ska RTA bedöma inkomna ansökningar utifrån RUS/RUP RTA:s tjänstemän håller FM informerad om relevanta och parallellt pågående satsningar där RTA är finansiär

5 Arbetet sker effektivt i den meningen att parternas insatser kompletterar varandra. Inget dubbelarbete får ske. Resultatet delges SFP. Berett ärende FM överlämnar godkända ansökningar till SFP för prioritering Prioritera projekt FM föredrar ansökningarna inför prioriteringstillfälle SFP prioriterar mellan ansökningar Beslut och kommunikation om projekt FM fattar och meddelar beslutet Genomföra projekt FM följer och vägleder projekten i enlighet med uppdraget RTA:s tjänstemän följer och vägleder projekten i egenskap av finansiärer och tillväxtansvarig. FM och RTA:s tjänstemän fattar, i samråd med övriga finansiärer, beslut om förändringar i projektens budget, projektets inriktning samt eventuellt avbrott eller förlängning etc. FM och RTA:s tjänstemän samordnar, där så är möjligt, sina stödjande processer. Insatser, där flera parter berörs, sker gemensamt eller på ett sätt där parternas insatser om möjligt kompletterar varandra. Inget dubbelarbete får ske. Genomfört projekt Avslutat projekt redovisar relevant underlag från projektet till finansiärerna. Följa upp och utvärdera projekt FM och RTA:s tjänstemän samlar in underlag, genomför utvärderingar och sprider information om utfall, resultat och effekter till SFP och berörda aktörer.

6 FM och RTA:s tjänstemän samordnar regionala uppföljnings- och utvärderingsprocesser där så är möjligt FM och RTA:s tjänstemän initierar och håller samman gemensamma lärtillfällen för FM, SFP och RTA. Dessa ska möta lokala, länsspecifika och ÖMS gemensamma behov. FM och SFP föreslår vid behov förändringar i handlingsplan RTA:s tjänstemän säkerställer att relevanta underlag tas tillvara i uppgradering av analysen Insatser där flera parter berörs sker gemensamt eller på ett sätt där parternas insatser om möjligt kompletterar varandra. Inget dubbelarbete får ske.