Handledning för att skapa egen länkad enkät i QA 4.6

Handledning för att skapa egen länkad enkät i QA 4.6 Inför varje termins avslutning har man möjlighet att koppla ett skolspecifikt frågebatteri till den allmänna deltagarenkäten. Det kallar vi för egen länkad enkät. Enkäten i dessa frågor syns och besvaras bara av de elever som man på skolan har bestämt ska delta i utvärderingen. På skolan kan man bestämma att alla eller vissa utvalda kurser ska besvara den egna länkade enkäten. Den egna enkätens svar kan bara läsas och bearbetas av den egna skolan. Den allmänna enkätens svar kan läsas och bearbetas av alla ingående skolor. Det här betyder att varje enskilds enkäts svar härbärgeras av sin egna databas och det finns ingen koppling mellan dessa databaser Den egna länkade enkäten baseras alltid på en förlaga (mall) som innehåller inhämtade bakgrundssvar från den allmänna huvudenkäten. På så vis behöver man inte i den egna länkade enkäten upprepa bakgrundsfrågor som kön, ålder, studieform, funktionshandikapp och utbildningsbakgrund. Svaren på dessa frågor i huvudenkäten skickas automatiskt till den länkade enkäten. Det här beror på att den länkade enkäten bygger på en förlaga (mall) som dolt mottar svar om dessa frågor. Därför är det mycket viktigt att den egna enkäten alltid utgår från rätt mall. Mallen kan ändras från år till år eller från termin till termin. FBkvalitet meddelar alltid i god tid vilken mall som ska användas. Innehåll Handledning för att skapa egen länkad enkät i QA 4.6...1 Mallens konstruktion...2 Enkätens huvudelement...4 Förändra befintlig sida, grupptext och frågor...5 Bakgrundsuppgifter som skickas från huvudenkäten... 10 Skapa frågor... 13 Annan skala... 18 Skapa ny sida... 19 Villkorad sida, logik och förhandsgranskning... 20 Enkätens länk samt några inställningar... 21 Loggor... 26 Radera testsvar... 30 Fortsatt redigering vid annat tillfälle... 32 1

Mallens konstruktion Den enkät som du konstruerar ska alltid utgå från en mall som beskrivits ovan. Vissa av dessa sidor innehåller frågor som vid kommande mätning kommer att innehålla svar från huvudenkäten (riksenkäten). För denna handledning utgår vi från Mall EGEN ht 2016. Man ändrar inte i denna mall. Man gör en kopia av mallen och gör sedan ändringar i kopian. Kopian ska ha ett passande namn som associerar till enkätens innehål. Vi tar oss först fram till QA, http://www.fbkvalitet.se, klickar på knappen Administrera enkäter och loggar in på skolans eget konto. Inloggad har vi bestämt att vi gör kopia av Mall EGEN ht 2016: Klicka på Du ska här välja en Generell mall som i detta exempel heter MALL EGEN ht 2016, men kan heta något annat och som meddelats av FBkvalitet. Klicka på blädderpilen längst till höger på raden Välj en generell enkätmall och välj MALL EGEN ht 2016. 2

Det resulterar i att din skärmbild blir snarlik bilden nedan: Ge den nya enkäten ett passande namn. Här i exemplet får den namnet Testskolan vt 2014. Skrolla sedan ned på sidan och klicka på Skapa den nya enkäten Den vänstra delen visar enkätens frågor. Frågorna ligger på numrerade sidor. En enkät innehåller alltid minst två sidor. Sidan 1, ingångssidan och sista sidan som har det högsta numret. Sidnumreringens funktion är att bestämma den ordning som frågorna ska presenteras för den som svarar (respondenten). Sidornas funktion är att gruppera och härbärgera enskilda frågor eller grupper av frågor. 3

Enkätens huvudelement Vid konstruktion och förändring av enkäter finns det fyra huvudelement i QA. Dessa är: Enkät, Sidor, Grupper och Frågor Benämning Referens i QA Enkät Sidor Grupper Frågor Återkommande för dessa element är symbolerna: betyder radera eller ta bort betyder skapa ny betyder förändra/redigera Funktionen Funktionen Funktionen i sammanhanget Fråga öppnar alltså för att redigera/förändra frågan och att man raderar frågan. i sammanhanget Enkät betyder att man raderar hela enkäten (man blir dock varnad) Funktionen betyder i sammanhanget Grupper att man skapar en ny grupp 4

Förändra befintlig sida, grupptext och frågor Mallens sida 101 innehåller kursuppgifter för Alma folkhögskola. Dessa uppgifter ska förändras så att de överensstämmer med din egen skola (Testskolan). Sidan 101 kan behålla sitt sidnummer. Den har nummer 101 och kan fortsätta att ha det sidnumret. Den är för närvarande andra sidan i enkäten efter ingångssidan som är nummer 1. Däremot behöver vi ändra grupptexten i Gruppen Klicka på pilen på samma rad som Det resulterar i bilden: 5

Vi behöver bara ändra från Alma folkhögskola till Testskolan. Lägg märke till att när du klickar i fältet Gruppens namn så får du en redigeringssymbol: Klicka på symbolen så kommer det fram ett redigeringsverktyg: Här har du stora möjligheter att förändra layout och funktion. Det ligger dock utanför målsättningen med denna handledning. Men prova gärna detta redigeringsverktyg. Det följer gängse normer för redigering av webbsidor. Verktyget är inte tillgängligt i alla fält men när du ser symbolen använda verktyget. efter att ha klickat i fältet kan du Klicka på knappen högst upp i fönstrets högra hörn så stängs redigeringsverktyget. 6

Klicka i fältet Gruppens namn. Ta bort Alma folkhögskola och skriv in Testskolan Klicka sedan på knappen som sparar förändringen och sedan förhandsvisar. Vi kan nu se att numera har vi texten Klicka på så kommer vi tillbaka till redigeringsläget. Grupptexten är nu ändrad. Dags att gå vidare till att ändra frågan. Klicka därför på frågans redigeringssymbol, dvs på samma rad som. Du får då: 7

Här ska vi ändra på frågan och på svarsalternativen. Vår exempelfråga ska lyda Välj kurs på Testskolan och svarsalternativen, dvs. kursutbudet ska vara: Allmänna kursen1 Allmänna kursen2 Särskilda kursen Distanskursen När du ändrar kursutbudet raderar du först allt som står i listrutan och sedan skriver eller klistrar du in det nya kursutbudet. I ditt fall skall du skriva in exakt samma kursnamn som du har angett i den allmänna enkäten. Du behöver inte lägga in 3# före kursnamnet. Det gör QA när du har sparat de nya svarsalternativen. När du är klar med redigeringen klickar du på för att spara och granska. 8

Så här ska det se ut om allt är ändrat som var sagt. Klicka på så kommer vi tillbaka till redigeringsläget. Förändring av grupptext, frågans text och svarsalternativ är nu klara. 9

Bakgrundsuppgifter som skickas från huvudenkäten Sidorna 6001 till och med 9000 får inte förändras på något vis. De kommer under mätningen att motta svar från huvudenkäten. Det innebär att du inte behöver fråga ytterligare en gång om kön, ålder, internat eller externat, funktionshinder, etniskt ursprung, hur många terminer du studerat på folkhögskolan, utbildningsbakgrund samt typ av kurs. Eftersom du har med dessa uppgifter i din enkät kan du konstruera följdfrågor som bygger på dem och deras svar. Du kan t.ex. skriva frågor som bara kommer att synas av dem som svarat att de har något funktionshinder. Detta gör man genom villkorsstyrda sidor eller frågor. Nästa sida som du ska förändra är sidan 9100. Sidans nummer är 9100. Det behöver vi inte förändra. Däremot är grupptexten nödvändig att skriva om. Vi ska på denna sida lägga frågor om maten på skolan. Klicka på pilen för grupptexten på sidan 9100. Du får då: 10

Ta bort all text som står i fältet Gruppens namn och ersätt det med Påståenden om maten på skolan. När du är klar med redigeringen klickar du på för att spara och granska. Och så här ska det se ut. 11

Klicka på så kommer du tillbaka till redigeringsläget. 12

Skapa frågor Nästa steg blir att förändra och skapa de frågor som ska ligga på sidan 9100 och som ska handla om maten på skolan. Klicka på frågans redigeringspil Dialogrutan ovan har flera flikar. Den flik som visas är Allmänt. Här bestämmer man frågans text, typ av fråga samt svarsalternativ. Frågetypen som visas är en så kallad åsiktsfråga (Åsikt, likert skala). Vår fråga, eller snarare påstående, ska bli: Maten på skolan är vällagad Vi väljer svarsalternativen: 1 Håller inte med 2 3 4 Håller med helt Det är en skala på 1-4, dvs 4 svarsalternativ Titta på bilden på nästa sida. 13

Vi behåller skalan 1-4. Svarsalternativen har vi förtydligat layoutmässigt med så kallade html-taggar eftersom redigeringsverktyget inte är tillgängligt i detta fält. På den övre raden står det: 1 <br><b>håller inte med 1 är värdet för det första svarsalternativet <br> är den sk html-taggen (kod) för radbrytning <b> är html-taggen för fetstil Håller inte med är svarsalternativ 1 Förändra frågan enligt bilden nedan: När du är klar med redigeringen klickar du på för att spara och granska. 14

Så här ser frågan ut för respondenten: Efter att du granskat frågan klickar du på redigeringsläget. så kommer du tillbaka till 15

Vi ska skapa fler frågor som anknyter till maten Klicka på symbolen ny fråga på raden Maten på skolan är vällagad Lägg märke till att du fick en ny fråga. Det enda som skiljer från den tidigare frågan är frågetexten Ny fråga. Svarsalternativen är desamma som i första frågan i denna grupp. Se bild nedan Byt ut texten Ny fråga mot: Maten på skolan är varierad. Klicka sedan på Granska och spara. 16

Så här ska det då se ut: Båda frågorna ligger prydligt ihop. De tillhör samma grupp av frågor om maten på skolan och delar då samma skalindelning. Grupperade frågor underlättar den efterföljande analysen och möjliggör en samlad värdering av t.ex. maten på skolan. Återvänd till redigeringsläget. Vill du ha fler frågor av samma slag klickar du bara på, skriver in frågan text, sparar och granskar frågan genom att klicka på. Frågorna som vi skapat på sidan 9100 ligger i en och samma grupp. Om en ny fråga skapas inom gruppen (som vi gjorde tidigare) förutsätter QA att den nya frågan ska ingå i gruppen. Därför blev den nya frågan tilldelad samma frågetyp och med samma skala på svarsalternativen. 17

Annan skala Vill man ha en annan skala än 1-4, dvs med fler eller färre svarsalternativ klickar man på Skalans definitioner och skriver tex 1-6 för 6 stycken svarsalternativ. Se nedan. Svarsalternativen måste också utökas till 6 om skalan är 1-6 Frågor som inte är av samma typ eller har samma antal svarsalternativ (samma skala) kan inte ingå i samma grupp. 18

Skapa ny sida Nästa frågeuppsättning ska handla om lokalerna på skolan. Vi använder oss av samma frågeteknik som på sidan 9100. Vi gör alltså påståenden och vi behåller samma frågetyp (åsiktsfråga) med skalan 1-4. Vi bör lägga frågorna om lokalerna på en annan sida än matfrågorna. Vi kanske av någon anledning vill kunna villkorsstyra vilka som ska besvara olika frågor och då är det bekvämt att sidorientera frågorna. Vi ska alltså skapa en ny sida med påståenden som svararna ska ta ställning till på en skala från 1 till 4. Enklast blir att vi kopierar sidan 9100 och ger den nummer 9110. Sedan redigerar vi sidans grupp- och frågetext så att det stämmer med vad vi tänkt, nämligen lokalernas beskaffenhet. Klicka på sidans redigeringspil på raden Din högra del ser då ut enligt nedan Klicka på för att kopiera sidan. Du får då enligt nedan Skriv in 9110 som det nya sidnumret och klicka på OK. 19

Som du ser på din vänstra sida har du nu två sidor som är identiska så när som på sidnumret. Du måste ändra på grupptexten till Påståenden om lokalerna på skolan Ändra på frågornas text så att de blir relevanta. Följ anvisningarna som börjar på sidan 5. Villkorad sida, logik och förhandsgranskning Om man vill villkora visningen av en hel sida så tar man fram sidan i redigeringsläge. Klicka på sidans redigeringspil på raden Villkoret för visning av sidan 9100 definieras under Visa denna sida om. 20

Här sätts villkoret att sidan bara skall visas om man på frågan om funktionshinder har svarat = 1, vilket betyder Ja. När man lägger in olika villkor i en enkät, d.v.s. använder sig av logik finns en särskild förhandsgranskning som visar enkäten, sidan eller frågan som den kommer att se ut för respondenten. Knappen heter Förhandsgranska med logik Den andra förhandsgranskningsknappen layout på objektet tar inte hänsyn till någon logik. Den är mer för att granska Enkätens länk samt några inställningar Din enkät har en länk som du ska skicka till administrationen för FBkvalitet. Du hittar länken om du klickar på fliken på raden högst upp i enkäten. Så här blir det då: 21

Ingången till flera inställningar i enkäten visas. Klicka på: Länken som visas i rutan är den länk som du ska skicka till FBkvalitet. Försök inte skiva av länken, det blir nästan oundvikligen något fel. Kopiera länken och klistra sedan in den i ett e-postmeddelande. En barcode visas till vänster som du kan användas om du önskar distribuera länken via den. Knappen språk. används om man vill skapa enkättexter med andra Klicka på knappen när du kar kopierat länken. 22

Övriga knappar i bilden ovan innehåller olika inställningar med funktioner som inte används i detta exempel. Dock med undantag för Enkäten är öppen mellan. Klicka på knappen: Enkäten ska vara stängd för inmatning efter det som mätperioden avslutas så att du inte får in svar oavsiktligt. Om mätperioden sista dag är 10 maj så sätter man att enkäten är öppen till 11 maj. Det betyder att inmatningar kan göras tom 10 maj. Skriv därför in: 2014-05-11 i fältet Lämna fältet Öppen från datum, tomt. Det innebär att enkäten är öppen. Du behöver ha enkäten öppen för att göra testinmatningar. Dessa matningar skall du sedan rensa innan mätningen startar (se sid 29). När du har fyllt i enligt ovan och klickat på knappen Spara och sedan på för att stänga rutan. Klicka på högst upp på sidan. 23

På din högra sida har du då: Klicka på knappen Logik. Här finns en del inställningar. Se till att bockrutan är bockad. Klicka på fliken Allmänt 24

Här byter man bland annat namn på enkäten Gå till fliken Utseende 25

Loggor Under fliken Utseende finns inställningar som förändrar enkätens layout. Vi ska i detta moment koncentrera oss på att lägga in skolans logga i enkäten. Klicka på knappen Här kan man lägga in skolans logga så att den syns i enkäten. Formuläret är förinställt för de vanligaste placeringarna och tillämpningar. FB-Kvalitets logga syns i bilden på platsen för Logo1. Antingen har du loggan 26

lagrad någon stans och kan ladda upp den till QA eller så kan du antagligen hämta den från skolans hemsida. Vi förutsätter här att loggan finns lagrad på din dator. Innan du laddar upp en logga måste den ha vissa betingelser för att passa i QA. De flesta filformat passar t.ex. jpg, png eller gif. Loggan får dock inte vara större än 400 Kbytes. Betydligt mindre är att föredra om inte loggan helt ska dominera enkäten. Man får prova sig fram till önskad storlek. Klicka på Leta reda på loggan som du vill använda. 27

Filen ligger klar att laddas upp. Klicka på Förhandsgranska och spara Loggan finns nu i enkätens övre vänstra hörn Klicka på så kommer du tillbaka till Loggor. 28

Observera att FB-Kvalitets logga ersattes av den du valt att använda. Klicka på så kommer du tillbaka till fliken Utseende Din länkade enkät är klar och länken ska skickas till FBkvalitet. Du kan göra ändringar i enkäten från och med nu fram till startdatum för mätningen. Därefter får inga ändringar göras utan samråd med FBkvalitet. 29

Radera testsvar Det är viktigt att du testar din enkät utifrån olika svarsmöjligheter. Speciellt viktigt är det då du använder villkorade sidor eller frågor, så att du är säker på att enkäten följer den tänkta logiken. Du skall även testa enkäten när den har kopplats samman med huvudenkäten. Innan mätperioden startar måste du själv radera alla testsvar som skapats i den egna enkäten. Detta sker under fliken Data i huvudmenyn. Klicka på. Där får du fram följande bild: För denna enkät finns det just nu formulären 2 och 4 inmatade. Klicka på knappen. Du får då: Listan innehåller de svar som hitintills har registrerats och som du ska radera. 30

Klicka på fliken Fyll i fältet: Så här ska fältet se ut när du fyll i att du vill radera alla formulär i denna enkät: Klicka sedan på det röda krysset: Du får då en varning: Om allt är i sin ordning så klickar du på OK. Nu är alla testsvar raderade. 31

Fortsatt redigering vid annat tillfälle Om du avbryter skapandet av enkäten och vill fortsätta vid något annat tillfälle går det bra. Du loggar in på ditt konto och klickar på enkäten du vill jobba med, i detta fall Testskolan vt 2014. Klicka sedan på rubriken Definitioner i den övre rubrikraden. Du kommer då till redigeringsläget och kan fortsätta med bearbetningen av enkäten. Se bild nedan Ver 170920_SL 32