Redovisningsregler Anläggningstillgångar Anläggningstillgångar är enligt bokföringsförordningen 15 tillgångar avsedda för stadigvarande bruk, d v s tre år eller längre. Förbrukningsinventarier/material bokförs som en kostnad under verksamhetsåret, medan anläggningstillgångens utgift delas upp på flera år genom avskrivningsförfarandet. Definition av materiell anläggningstillgång Vid Mälardalens högskola (MdH) har fastställts, en anskaffning skall anses som en materiell anläggningstillgång om den har ett anskaffningsvärde på minst ett halvt basbelopp och om den har en ekonomisk livslängd på minst tre år och om den är en fysisk vara Definition av immateriell anläggningstillgång om den har ett anskaffningsvärde på minst 50 000 kr och om den har en ekonomisk livslängd på minst tre år och om den är en identifierbar, icke-monetär tillgång utan fysisk substans som används för produktion eller tillhandahållande av varor eller tjänster eller för administrativa ändamål exempel på immateriell anläggningstillgång: programvaror, licenser eller egenutvecklade IT-system Fungerande enhet Om man köper ett antal objekt som kostar mindre än 10 000 kr styck, kan dessa ändå räknas som anläggningstillgång om de skall användas tillsammans (funktionellt samband),t ex dator, skärm och tangentbord. Delarna tillsammans blir en fungerande enhet och får då räknas som anläggningstillgång. För möbler och inredning gäller samma grundprincip. I anläggningsregistret kan dock större poster anges, under förutsättning att detaljerad information om artiklar, antal och placering finns i sidoordnat register. En direkt koppling till anläggningsnummer i anläggningsregistret ska finnas i det sidoordnade registret. Vad skall ingå i anläggningens anskaffningsvärde?
I anläggningstillgångens anskaffningsvärde skall ingå samtliga kostnader som högskolan har haft för att göra tillgången brukbar. Det kan vara kostnader för inköp, importavgifter, tull, monteringskostnader, transport- och hanteringskostnader. Dock är utbildning av personal i samband med att anläggningen tas i bruk ej investering (anläggningstillgång). Pågående anläggning När anläggningstillgången tas i bruk skall den flyttas över från pågående anläggning till anläggningsregistret. Blanketten Aktivering av pågåendearbete skall ifyllas med all relevant information. Om man vet att en komplettering i nära anslutning till investeringstillfället kommer att göras väntar man med att föra över anläggningen till anläggningsregistret tills kompletteringen är utförd. Kompletteringen ingår i anläggningstillgången. Slutlig komplettering av inredning/möbler skall göras inom 6 månader från att fungerande enheten har tagits i bruk. Under dessa 6 månader ligger investeringen kvar som pågående anläggning, för att efter utgången flyttas över till anläggningsregistret. Komplettering/ersättning Tillkommande utgifter avseende befintlig materiell anläggningstillgång skall läggas till anläggningsvärdet för tillgången ifråga endast till den del tillgångens prestanda förbättras i förhållande till den nivå som gällde då den ursprungligen anskaffades. Alla andra tillkommande utgifter för tillgången skall redovisas som kostnader i den period de uppkommer. Vid stora kompletteringar (>50% av urspungliga anskaffningen samt över 10 tkr) skall kompletteringen/förbättringen gå in i nytt anläggningsnummer med hänvisning till den ursprungliga anläggningen. Avskrivningsplanen skall anpassas till den ursprungliga avskrivningsplanen, dvs skall vara färdigavskriven vid samma tidpunkt som den ursprungliga anläggningen som kompletteras. Detta bör göras för att inte väsentliga fel i avskrivning/restvärde skall uppstå. Om sådan komplettering som ovan beskrivs tillkommer skall centrala ekonomiadministrationen kontaktas. Vid mindre kompletteringar (<50% av urspungliga anskaffningen samt under 10 tkr) skall kompletteringen/förbättringen gå in i samma anläggningsnummer. Större inköp av inredning/möbler Vid komplettering skall detta kostnadsföras, om inte kompletteringen i sig är så stor (10 tkr per fungerande enhet) att aktivering motiveras. Då ska
kompletteringen/förbättringen läggs upp som nytt anläggningsnummer och det sidoordnade inventarieregistret uppdateras. Livslängd och gruppering Anläggningstillgångarna grupperas i olika grupper med olika ekonomisk livslängd. Grupperna och kontering framgår av tabell (Tabell 1): Grupp Konto n Ek. Anskaff Benämning livslangd n Avskriv Ack avskr Fastigh utrust, inv 20 11911 6918 11919 Inredning 10 12511 6917 12519 Kontorsmask, 3år 3 12211 6914 12219 Kontorsmask, 5år 5 11111 6914 12219 Elektriska apparater 3 12111 6921 12119 AV-utrustning 3 12121 6921 12129 Övr presentation utr 0 0 Persondatorer 3 12201 6914 12209 Arbetsstationer 3 12201 6914 12209 Skrivare 3 12201 6914 12209 Lab utr (maskiner) 3år 3 12101 6912 12119 Lab utr (maskiner) 5år 5 12101 6912 12119 Lab utr (maskiner) 7år 7 12101 6912 12119 Verkstadsutrustning 7 12101 6912 12119 Sambandsutr 5 11911 6918 11919 Sambandsutr <10000 0 Transportmedel 7 12401 6915 12409 Immateriella tillgångar,utveckling 3 10101 6923 10109 Immateriella tillgångar,dataprog. 3 10201 6911 10209 Immateriella tillgångar,rättigheter 3 10301 6924 10309 Teater/musikutr 7 12111 6912 12129 Teater/muskiutr <10000 0 Övrigt 0 Säkerhet 5 12501 6913 12509
För fastighetsbundna inventarier/-utrustningar är avskrivningstiden samma som hyres-kontraktets längd. I vissa fall kan det bli aktuellt med individuella avskrivningsplaner. Vid eventuella frågor då ska centrala ekonomiadministrationen kontaktas. Finansiering MdH är skyldig att ta lån till all anskaffning av anläggningstillgångar enligt kapitalförsörjningsförordningen. Undantaget är anläggningstillgångar som: finansierats helt med bidrag som mottagits från en icke-statlig givare eller med gåvomedel och donationer. är av mindre värde (10 000 kr). En enstaka anläggningstillgång av mindre värde får finansieras med anslag eller bidrag (i praktiken sker detta ej på MdH). Låneupptagning sker på centrala ekonomiadministrationen. Räntan för upplåningen fördelas inte ut på institutioner/avdelningar i dagsläget. Bokföring Anskaffning Anläggningstillgången bokförs på balanskonto 11*,12*, eller 10* för immateriell tillgångar. Anläggningstillgångarna grupperas i olika grupper, se ovan, med tillhörande anskaffnings- och avskrivningskonto. Se Tabell 1 där konto kopplas till anläggningsgrupp. Uppbyggnaden av kontona ser ut enligt nedan: 11X1 11X11 11X19 Totala anskaffningsvärdet, (Ingående balans och årets anskaffning) Anskaffning under innevarande budgetår. Ackumulerade avskrivningar Leverantörsfaktura (dvs årets anskaffning) bokförs på 5-siffer konto nivå (t ex 12201) och sen töms det automatiskt till 4-siffer konto nivå (t ex 1220). 5-siffer konto nivå används enbart för att kunna söka ut årets anskaffningar. Avskrivning Vid Mälardalens högskola bokförs avskrivningar varje månad. Detta görs med hjälp av anläggningsregistret i Agresso. Högskolan tillämpar linjär avskrivningsmetod.
Avskrivningar göras fr o m den tidpunkt (månad) då tillgången kan tas i bruk för avsedd verksamhet. Observera dock vad som sägs ovan under rubrik Pågående anläggning om slutlig komplettering avseende inredning/möbler. Kostnaden för avskrivningar bokförs på ett avskrivningskonto i fält 1, och för övrigt det som anges på investeringsblanketten. Investeringsblanketten behandlas under rubrik Anläggningsregister. För anläggningstillgångar som finansieras helt av externa medel gör centrala ekonomiadministrationen en omföring så att projektet belastas med hela kostnaden direkt. Avskrivningen kommer att gå mot projekt 8950, för forskningsprojekt, eller 8951, för övrig verksamhet. Bokföringsmässigt ser det ut så här för både verksamhets och extern finansierade anläggningstillgångar enligt beskrivningar nedan: 1. Bokföring av anskaffning (från leverantörens faktura). 1a. Automatiskt tömning från 5-siffer till 4-siffer nivå 1b.Månadsvis avskrivning baserad på livslängd av 36 månader.efter 36 månader blir restvärdet på anskaffning noll. 2. Bokföring av extern finansierad anskaffning (från lev. faktura). 2a. Automatiskt tömning från 5-siffer till 4-siffer nivå 2b.Omföring (gjord av Ekonomiavdelning) av anskaffningsvärde till extern finansierad projekt som skall belastas. 2c. Månadsvis avskrivning baserad på livslängd av 36 månader- Vid bokslut: Saldo kvar på 8950 avslutats mot resultaträkningen. Beloppet förs från årets resultat till 20702, bal kap särsk bundna utr medel. Då anläggningens avskrivningar förs mot 8950 uppstår kommande år ett minusresultat som förs mot 20702.
12201 12202 (auto tömning) 1. 20,000 1a. 20,000 2. 25,000 2a. 25,000 1220 12209 (ack avskriv) 1a. 20,000 1b. 556 2a. 25,000 2c. 694 2582 926910/2990/8950 1. 20,000 2b. 25,000 2. 25,000 926910/2***/ext fin projekt 6914/2990/8950 2b. 25,000 1b. 556 2c. 694 (verksamhet blir 8950) Anläggningsregistret Syftet med ett anläggningsregister är att man skall ha kontroll på de anläggningstillgångar verksamheten äger samt att man har ett korrekt värde i balansräkningen. I Agresso finns en anläggningsmodul som används för att hålla reda på MdHs anläggningstillgångar, samt att räkna ut avskrivningar för dessa. Samtliga anläggningstillgångar registreras i anläggningsregistret. Även inventarier med ett värde mindre än 10 000 kr eller mindre än 3 års ekonomisk livslängd, registreras i anläggningsregistret om de anses stöldbegärliga. Bedömning av om en tillgång är stöldbegärlig görs av den enhet som beslutat om inköpet. Generell nedre beloppsgräns är 2 000 kr. Vid tveksamhet ska samråd ske med högskolans säkerhetschef.
Registrering Registrering i anläggningsregistret sker på centrala ekonomiadministrationen. På centrala ekonomiadministrationens hemsida under blanketter återfinns blanketten Anläggningstillgångar resp Anläggningstillgångar vid inredning/möbler. Arbetsgång: 1. När en institution/ avdelning köper in en anläggningstillgång (erhållit fakturan) skickar ekonomen på institutionen en blankett med så specificerade uppgifter som möjligt till Ekonomiavdelningen. OBS! Var tydlig i benämningen för anläggningstillgångar. T ex kan en benämning se ut enligt följande: Bärbar dator Latitude C 600 750 mhz. Även serienumret och placering av datorn ska skrivas upp på blanketten. Informationen förs in i registret och används sen vid inventeringstillfällen för att lokalisera anläggningarna. 2. Anläggningstillgången tilldelas ett anläggningsnummer. Vid komplettering bör hänvisning till ursprungliga anläggningstillgången göras. 3. När ett anläggningsnummer har erhållits av Ekonomiavdelningen skall fakturan registreras i ekonomisystem hos institutionen eller förvaltningen. 4. Sista steget är att kontrollera att huvudbok och anläggningsregistret har samma ack anskaffningsvärde. Denna månadsavstämmning görs av Ekonomiavdelningen. Alla Agressoanvändare har möjlighet att gå in i anläggningsregistret och titta. Man kan t ex ta ut rapporter med fasta upplysningar, periodiska data, anläggningsrelationer och anläggningssaldo. Märkning Under utredning Inventering En omfattande fysisk inventering av anläggningsbeståndet skall ske minst 1 ggr/år. Detta skall protokollföras, lämpligen genom att lista uttages över samtliga anläggningar i registret. Listan erhålles av centrala ekonomiadministrationen (Excelfil ur anläggningsregistret). Listan undertecknas av prefekten/avdelningschefen och återsändes till centrala ekonomiadministrationen. Inventeringen skall ske vid en gemensam tidpunkt för en institution.
Varje avdelning/institution utser en person som ansvarar för inventeringen. Till inventeringsförrättare ska person med god kännedom om avdelningen/institutionens anläggningstillgångar utses. För att underlätta framtida inventeringar är det lämpligt att notera var inventarierna är placerade och serienummer som gäller. Detta registreras även i anläggningsregistret. Anläggningstillgång som inte kan återfinnas tas bort ur anläggningsregistret via utrangering. Anledningen till att de saknas skall utredas och dokumenteras på Utrangeringsblanketten. Underlaget för att ta bort anläggningen skall attesteras av prefekten. Ansvarig på avdelning/institution skall löpande meddela om förändringar i beståndet, t ex utrangering, stöld, försäljning. Alla anläggningstillgångar som skall tas bort ur anläggningsregistret skall rapporteras till centrala ekonomiadministrationen med befintligt anläggningsnummer för utrangering enligt instruktionerna nedan. Försäljning/utrangering Försäljning och utrangering av anläggningar kan ske när som helst under året. Rapportering ska då ske omgående till centrala ekonomiadministrationen. Så länge tillgången finns i högskolans ägo, så finns den i anläggningsregistret (även om restvärdet är noll). I bokföringen finns tillgången bokfört i balansräkningen, dels på ett anskaffningskonto upptaget till anskaffningsvärdet, dels på kontot för ackumulerade avskrivningar. Om föremålet är helt avskrivet blir nettovärdet noll, men den finns ändå i balansräkningen tills vi utrangerar den. Rutinerna för försäljning och utrangering av anläggningstillgångar ska också följas för kostnadsförda tillgångar, t ex datorer inköpta för mindre än ett halvt basbelopp och annat som bedömts som stöldbegärligt. Finns anledning av praktiska skäl att frångå rutinerna ska alltid ekonomiavdelningen kontaktas. Försäljning Vid försäljning av anläggningstillgångar ansvarar respektive avdelning/institution för själva försäljningsförfarandet. För prissättning (oavsett vilken enhet som står som innehavare) är ansvaret uppdelat enligt följande:
IT-utrustning Möbler och inredning AV-utrustning/kontorsmaskiner etc Övrigt Centrala IT-avdelningen Lokalförsörjningsavdelningen Serviceavdelningen Resp avdelningschef/prefekt efter samråd med ekonomichefen Vid all försäljning ska dokumentation ske genom att blanketten Försäljning anläggningstillgångar http://www.mdh.se/eka/blanketter/forsaljningsblankett fylls i. Kopia på kvitto, köpeavtal etc. ska ALLTID bifogas! Blanketten undertecknas av ansvarig prissättare samt avdelningschef/prefekt. Vid försäljning av datorer ska inga programvaror medfölja utrustningen. Avdelningschef/prefekt ansvarar för att datorer som säljs är rensade på information. Om en anläggningstillgång säljs för mer än restvärdet är mellanskillnad en vinst och bokförs på konto 34360 eller 3436. Om en anläggningstillgång säljs för mindre än restvärdet är mellanskillnad en förlust och bokförs på konto 5331 eller 5332. Utrangering När en anläggningstillgång skrotas eller har stulits måste blanketten Utrangering anläggningstillgång : http://www.mdh.se/eka/blanketter/utrangeringsblankett_06.xls upprättas, attesteras och skickas till centrala ekonomiadministrationen. Respektive avdelningschef/prefekt ansvarar för att detta sker. Vid skrotning ska utrustningen lämnas till serviceavdelningen, som ansvarar för den faktiska hanteringen. Sker utrangering på grund av stöld ska alltid detta anmälas till säkerhetschefen. Utrangeringsblanketten är en del av dokumentationen av hur vi hanterat statens egendom. Den används också för dokumentation till miljöredovisning, se MdHs dokument `AMI:4.4.6 Hantering av elektriska och elektroniska produkter (på hemsidan under rubriken Miljöarbete vid MdH ).