Riktlinjer och inköpspolicy för mobiltelefon, dator, läsplatta och bredband

Transkript

1 STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN Riktlinjer och inköpspolicy för mobiltelefon, dator, läsplatta och bredband Antaget av Kommunfullmäktige , 35

2 Sidan 1 av 5 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Riktlinjer för anskaffning av mobiltelefon, dator och bredband fast/mobilt Mobiltelefon... 2 Behov... 2 Anskaffning... 2 Användning privata samtal m m... 2 Mobilabonnemang... 3 Registrering och utrangering... 3 Säkerhet vid stöld m m Datorer och läsplattor... 4 Inköp... 4 Behov av bärbar PC eller läsplatta... 4 Installationer... 4 Licenser... 4 Stöldskyddsmärkning och inventering... 4 Säkerhet vid stöld m m... 4 Virusskydd Bredband (fast/mobilt)... 5 Behov av bredband... 5 Kostnader Övrigt avseende politiker... 5

3 Sidan 2 av 5 Riktlinjer för anskaffning av mobiltelefon, dator och bredband fast/mobilt Följande riktlinjer avseende anskaffning och hantering av mobiltelefon, läsplatta, dator och bredband fast/mobilt för anställda och politiker i Strömstads kommun gäller från och med den 15 mars Mobiltelefon Behov Behov av mobiltelefon kan motiveras på följande grunder: Om chef anser att den anställdes totala tillgänglighet kopplat till funktion är av sådan betydelse att anskaffandet av mobiltelefon kan motiveras Den anställde har under arbetstid ingen fast arbetsplats och måste kunna nås per telefon Mobiltelefonen är tänkt att användas av en grupp personer som periodvis har behov av att nås per telefon, t ex vid jour etc. Anskaffning Anskaffning av mobiltelefon/abonnemang ska vara beviljat och undertecknat av respektive chef. Mobiltelefonens prestanda och utrustning ska svara mot användarens behov. Godkännande av modellval samt pris- och kvalitetskontroll genomförs av IT-avdelningen. Beställning av mobiltelefoner görs av chef och ska ske via ett beställningsformulär som finns på Intranätet under Gemensam meny, Telefoni och Bokning, Beställning Mobiltelefon Alla abonnemang ska vara kopplade till EN ansvarig användare personligt ansvarig. Detta gäller även telefoner som ska nyttjas av jourgrupper, mobilpool etc. Vem som är ansvarig ska framgå av abonnemangsfakturan. Respektive förvaltning ansvarar för att dessa uppgifter ajourhålls. All anskaffning ska ske i enlighet med ingångna ramavtal vilka tecknas av IT-chefen. Kostnader belastar respektive förvaltning. Användning privata samtal m m Mobiltelefonen ska användas när användaren inte har tillgång till någon av kommunens stationära telefoner. Den stationära telefonen får endast i undantagsfall kopplas vidare till mobiltelefonen. För att telefonen ska få användas för privata samtal i större utsträckning, samt även på fritiden, måste fakturan delas mellan kommunen och arbetstagaren. Delningen ska alltid ske via automatik det vill säga att användaren lägger in en kod framför de telefonnummer som är privata varigenom fakturan separeras. Detta ska vara beviljat av respektive chef. Delningskostnaden betalas av kommunen. Beställning av denna tjänst görs skriftlig till kommunens växel och ska vara undertecknad av respektive chef eller via e-post från respektive chef.

4 Sidan 3 av 5 Mobilabonnemang Beställning av Mobilabonnemang görs av chefen och ska ske via ett beställningsformulär som finns på Intranätet under Gemensam meny, Telefoni och Bokning, Beställning av Mobilabonnemang Vid uppsägning av mobiltelefonabonnemang ska alltid personalen i kommunens telefonväxel underrättas om förändringen. Ny befattningshavare eller att telefonen av någon anledning överlåts på annan person ska också meddelas växeln. Registrerad innehavare av mobiltelefon ansvarar för att information enligt ovan kommer växeln tillhanda. Växelpersonalen ser till att förändringar omgående uppdateras i den centrala interntelefonkatalogen. Registrering och utrangering Mobiltelefoner ska alltid registreras i kommunens inventarieregister MMK. Om telefonen måste utrangeras t ex på grund av teknisk ålder eller skada, ska även detta föras in i MMK. Respektive förvaltning ansvarar för att detta rapporteras till IT-avdelningen. Följande ska rapporteras i MMK: Innehavare/arbetsplats Fabrikat/modell Telefonnummer Tillverkningsnummer/serienummer Värde IMEI-nummer (elektroniskt serienummer) Säkerhet vid stöld m m Användaren ansvarar för förvaring av samtliga koder etc som hör samman med den egna mobiltelefonen. Telefonen ska ha låsfunktionen aktiverad. Vid förlust av telefonen ansvarar den anställde för att telefonen och abonnemanget omedelbart blir spärrat hos teleoperatören och polisen. Den anställde ska ha uppgifter på: Fabrikat / modell Telefonnummer Tillverkningsnummer/serienummer Värde IMEI-nummer (elektroniskt serienummer)

5 Sidan 4 av 5 2. Datorer och läsplattor Inköp Anskaffning av IT-relaterad utrustning såsom PC (stationära/bärbara), mini-pc, läsplattor etc ska vara beviljat och undertecknat av respektive chef. Utrusningen ska svara mot användarens behov i arbetet. All IT-relaterad utrustning såsom PC stationära/bärbara, mini-pc, läsplattor etc som ska inköpas och används i kommunen ska vara testad och godkänd av IT-avdelningen. Testningen syftar till att klarlägga att produkten fungerar i kommunens IT-miljö. Alla inköp av IT-utrustning görs av IT-avdelningen. Kostnader belastar respektive förvaltning. All anskaffning ska ske i enlighet med ingångna ramavtal. Behov av bärbar PC eller läsplatta Behov av bärbar PC kan motiveras på följande grunder: Arbetsgivaren anser att den anställdes behov av att vara mobil är av sådan betydelse att anskaffandet av bärbar PC och/eller läsplatta kan motiveras Den anställde har under arbetstid ingen fast arbetsplats Den bärbara PC:n är tänkt att användas av en grupp personer som periodvis har behov av att vara mobila. Grundregeln en dator per användare ska gälla, det innebär att en användare inte ska ha både stationär och bärbar PC. Installationer Installation av hård- och mjukvara får endast utföras av IT-avdelningen. Det är inte tillåtet att på egen hand installera mjukvaror. Licenser Vid all användning av mjukvara ska upphovsrätten respekteras. Det är endast tillåtet att använda giltiga licenser. All användning av programvaror ska alltid göras i enlighet med de licensvillkor som finns för respektive programvara. Förteckning över alla licenser som används på respektive förvaltning ska finnas. Brott mot licensregelerna kan leda till stora skadestånd. Respektive nämnd är ytterst ansvarig för att licensreglerna följs. Stöldskyddsmärkning och inventering All datorutrustning som används i kommunen skall vara stöldskyddsmärkt och registrerad i MMK inventarieregister. Detta görs av IT-avdelningen. Säkerhet vid stöld m m Förvaltningen/anställde ansvarar för förvaring av samtliga IT-inventarier.

6 Sidan 5 av 5 Vid förlust av datorer och annan utrustning ansvarar förvaltningen/anställde för att det blir anmält till polisen samt till försäkringsansvarig i kommunen. Virusskydd Samtliga datorer som används i kommunen ska förses med virusskydd. Virusskyddet ska vara uppdaterat och aktivt. För att undvika datavirus får endast CD/DVD, USB etc som kommer från noga kontrollerad källa användas i kommunens IT-utrustning. Användare som misstänker att datorn infekterats av virus ska omgående anmäla detta till IT-avdelningen vilka ansvarar för kontroll och återställning. Datorn får inte användas förrän datorn kontrollerats. 3. Bredband (fast/mobilt) Behov av bredband Behov av bredband, ADSL hem eller ett mobilt 3G- och 4G-bredband kan motiveras på följande grunder: Om chef anser att den anställdes behov av att vara mobil är av sådan betydelse att anskaffandet av bredband eller kan motiveras Den anställde har under arbetstid ingen fast arbetsplats Den anställde är ofta på resande fot och behöver jobba mobilt Det mobila 3G eller 4G-bredbandet är tänkt att användas av en grupp personer som periodvis har behov av att vara mobila. För politiker gäller bredbandsuppkoppling via ADSL eller mobilt 3G-bredband för de som måste ha en kommunal dator eller läsplatta till följd av sitt uppdrag. Grundregeln är att internetabonnemang ska gälla, vilket innebär att en användare inte ska ha både fast ADSL-bredband och mobilt 3G-bredband. Kostnader Kommunen betalar en engångssumma till respektive användare som beviljats PC och bredband enligt ovan. Ersättningen betalas ut i slutet av varje år. Utbetalning sker efter det att respektive användare inkommit med fakturakopior/kvitto till respektive kostnadsansvarig förvaltning. Räkning ska ha inkommit senast den 15 december för att ersättning ska kunna utgå för innevarande år. Kommunens ersättning är 150 kronor per månad (max 1800/år), vilket inkluderar bredband, papper och skrivartoner. Om användaren erhållit en läsplatta utgår ingen ersättning för bredband. Kommunen betalar då mobilt 3G-bredband som medföljer läsplattan. 4. Övrigt avseende politiker För politiker gäller att dessa kan få tillgång till mobiltelefon, dator, läsplattor och bredband fast/mobilt, utifrån beslut av Kommunstyrelsen eller nämnd, och de kriterier som anges i ovanstående riktlinjer.