Ekonomihandbok. Anläggningshantering. Författare: Ekonomiavdelningen År: Uppdaterad:

Transkript

1 Ekonomihandbok Anläggningshantering Författare: Ekonomiavdelningen År: Uppdaterad:

2 Innehåll 1. Syftet med anläggningsregistret 3 2. Organisation av anläggnings hantering 3 3. Beloppsgräns 3 4. Principer och definitioner av anläggningstillgångar Definitioner och principer: 4 5. Bokföring och anläggningsgrupper 6 6. Materiella anläggningstillgångar 7 7. Immateriella anläggningstillgångar 7 8. Förbättringsutgift på annans fastighet 8 9. Upplåningsrutiner Parkering av anläggningar Nummerserier Pågående investeringar Kompletterande information Inventering Utrangeringar Försäljning Inventarieregister Avskrivningar mot flera projekt Simuleringsmöjligheter Interna överlåtelser 15 2 (15)

3 1. Syftet med anläggningsregistret Linnéuniversitets syfte är: 1. Att ge underlag till redovisningen vad avser tillgångarnas anskaffningsvärde och värdeminskning. Detta innebär att anläggningsregistret skall initiera månatliga avskrivningar, vilka skall spegla resursförbrukningen(kostnaden) för verksamheten. 2. Syftet med anläggningsregistret är att ge en helhetsbild och en rättvisande redovisning av universitetets alla aktuella anläggningstillgångar. 3. För att upprätthålla en god kontroll över aktuella anläggningstillgångar och inventarier utses speciella inventeringsförrättare. 2. Organisation av anläggningshantering Linnéuniversitet har valt följande organisation av anläggnings- och inventariehantering: För hanteringen finns anläggningsregistret i Agresso för att hantera anläggningstillgångar och dess ekonomiska transaktioner. För inventarier finns det ett separat inventarieregister. Detta innehåller både korttidsinventarier (anskaffningsvärde under :-) och anläggningstillgångar där varje tillgång kan utgöra en eller flera inventarier. Samtliga anläggningstillgångar hanteras centralt vad det gäller upplägg, utrangeringar etc. 3. Beloppsgräns Följande beloppsgränser gäller: 1. Anläggningstillgångar allmänt :- 2. Om och tillbyggnad :- 3. Reparation och underhåll i :- 4. Immateriella anläggningstillgångar :- Dessa redovisningsprinciper skall dokumenteras under redovisningsprinciper i årsredovisningen. 4. Principer och definitioner av anläggningstillgångar ESV:s grundläggande definition av anläggningstillgångar ser ut som följer: Med anläggningstillgång förstås en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Med omsättningstillgång förstås annan tillgång. 3 (15)

4 Allmänna krav på anläggningstillgångar 1. Tillgången kontrolleras av myndigheten. 2. Den är ett resultat av en inträffad händelse. 3. Tillgången är avsedd för stadigvarande bruk och har en ekonomisk livslängd på minst 3 år 4. Den förväntas ge myndigheten ekonomiska fördelar eller servicepotential i framtiden, vilket skall kunna dokumenteras (Tillgången skall ensamt eller i kombination bidra indirekt eller direkt till att skapa intäkter eller kostnadsbesparingar för myndigheten) Definitioner och principer: Anläggningstillgång Utrustning/inventarier med att anskaffningspris på minst per fungerande enhet skall bokföras som anläggningstillgång. Anläggningstillgångar kännetecknas av att kostnaden delas upp under den ekonomiska livslängden genom avskrivningar. I värdet ingår samtliga kostnader som krävs för att göra tillgången brukbar, (frakt, tull, importavgift, installation, provkörning mm). Kostnader för service och underhåll ingår ej i anskaffningsvärdet. Fungerande enhet I det fall tillgången består av flera separata enheter måste objektet avgränsas på något sätt. Man brukar säga att objektet skall utgöra en fungerande enhet. Denna princip innebär att inventarier som har ett funktionellt samband med varandra ses som en fungerande enhet och att det är enhetens sammanlagda anskaffningsvärde som ska prövas mot myndighetens beloppskriterium. Med ett funktionellt samband menas att delanskaffningarna är beroende av varandra för att fungera i det tänkta sammanhanget, dvs fungerar inte oberoende av varandra. Exempelvis ses en datorsal som en fungerande enhet då här krävs ett antal datorer för att få en fungerande sal. På samma sätt är det exempelvis med kontorsrum som möbleras upp där de enskilda möblerna inte överstiger beloppsgränsen men då det totalt sett gör det betraktas det som en enhet. Hantering av fungerande enhet i anläggningsregistret Där anskaffningsvärdet av de olika delanskaffningarna understiger kronor läggs de upp som en anläggning där samtliga delanskaffningar ingår. Exempel en datorsal med 10 st datorer a kronor blir en anläggningstillgång dvs ett anläggnings nummer. I de fall där anskaffningsvärdet av de olika delanskaffningarna överstiger kronor läggs dessa upp som anläggningar var för sig med möjlighet att knyta ihop dem via begreppet huvudanläggning. Exempel en datorsal med 10 st datorer a kronor blir tio anläggningar med enskilda nummer med möjlighet att knyta dem till varandra med via ett huvudanläggningsnummer för att se vilka som hör ihop. 4 (15)

5 Datorprogram Datorprogram kostnadsförs i de fall de inte ingår i anskaffningskostnaden för datorn eller faller under definitionen för immateriella anläggningstillgångar. Immateriella anläggningstillgångar En immateriell anläggningstillgång är en tillgång som saknar fysisk substans, dvs den går inte att ta på. Det är i princip detta som skiljer dem från materiella tillgångar. Immateriella anläggningstillgångar skrivs av enligt den ekonomiska livslängden, dock på högst 5 år om inte särskilda skäl föreligger och kan dokumenteras. Boksamlingar Boksamlingar klassificeras ej som anläggningstillgångar. Service avtal Utgifter för service och underhåll är aldrig att betrakta som anläggningstillgångar. Personbilar Observera att det inte är tillåtet att göra momsavdrag för personbilar eller lastbilar med skåpkarosseri utan separat förarhytt (dvs. med luftspalt mellan förarhytten och lastutrymmet) om totalvikten är under 3500 kg. Leasing Leasing avtal där fullservice eller liknande ingår samt där säljaren stå risken för prisförändringar etc. skall inte redovisas som anläggningstillgångar. Leasingavtal av finansieringskaraktär får endast träffas då den totala kostnaden blir lägre än vid köp, jämförande kalkyl skall lämnas till ekonomiavdelningen för godkännande innan avtal träffas. Dessa skall också redovisas som anläggningsillgångar i förekommande fall. Förbättringsutgift på annans fastighet Linnéuniversitetet äger inte de fastigheter som nyttjas för vår verksamhet. Trots detta kan förbättringsutgifter i vissa fall redovisas som anläggningstillgångar. ESV delar upp förbättringsutgifter i två delar: ny- till- eller ombyggnad samt reparationsoch underhållskostnader. 5 (15)

6 5. Bokföring och anläggningsgrupper Nedan presenteras anläggnings- och kontostrukturen: Anläggnings grupp Konto Ack anskaffning Ack avskrivning Årets anskaffning Omförings konto(trigg er) Avskrivningar Immateriella Om och tillbyggnader Maskiner och tekniska lab.utrustning/si mulatorer för utbildning och forsknings Datorer och kringutrustning Bilar och andra transportmedel Övriga inventarier Avskrivningstid Enligt hyreskontrakt dock minst 36 månader Maskiner, lab utr, lab 60 utr tung, 84, simulatoerer Datorer/kringutr ustning 36, datorkommunik ation Bilar etc 60, fartyg Möbler 84, elektriska apparater 60, elektriska instrument 36, akustiskta instrument 120 Konst Transaktionstriggers används för att föra om anskaffningsbeloppen från årets anskaffning till ack anskaffning. Anläggningsgrupperna är anpassade för detta. 6 (15)

7 6. Materiella anläggningstillgångar Exempel på olika slags materiella anläggningstillgångar är: 1. Maskiner och teknisk utrustning främst för utbildning och forskning 2. Datorer och där tillhörande kringutrustning 3. Bilar och transportmedel 4. Övriga inventarier såsom möbler, kontorsmaskiner, presentationshjälpmedel (projektorer, smartboards etc) kopieringsmaskiner, MFP (multifunktionsprodukter med skrivare scanner etc) och musikinstrument 5. Om och tillbyggnader av annans fastighet 6. Konst Även anläggningar under uppförande så kallade pågående anläggningar bokförs under materiella anläggningstillgångar se under avsnittet pågående investeringar punkt Immateriella anläggningstillgångar Definition Immateriella anläggningstillgångar är tillgångar som saknar fysisk substans, dvs. de går inte att ta på. Exempel på immateriella anläggningstillgångar är: Licenser för administrativa system, t ex Agresso, Primula (licenser för standardprogram, som exempelvis Officepaketet, kostnadsförs direkt) Patent, koncessioner och liknande rättigheter Egenutvecklade IT-system Utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för universitetets verksamhet kommande år redovisas som immateriella anläggningstillgångar. Utgifter för forskning får inte redovisas som immateriella anläggningstillgångar. Kriterier för att något ska redovisas som immateriell anläggningstillgång är att: Anskaffningsvärdet ska uppgå till kronor exkl. moms eller mer Tillgången skall vara identifierbar. Framtida ekonomiska fördelar eller servicepotentialen som är förknippade med innehavet kommer att tillföras universitet Tillgångens anskaffningsvärde kan beräknas på ett tillförlitligt sätt Lnu har tekniska förutsättningar att använda den immateriella anläggningstillgången Som ett stöd för att avgöra om investeringen skall betraktas som en immatteriell anläggningstillgång finns följande beslutsträd i ESV:s handledning detta skall användas. 7 (15)

8 Vid investeringar eller projekt som kan vara aktuella att aktivera som immateriella anläggningstillgångar skall i varje fall dokumenteras utifrån beslutsträdet. Kommer man vid användandet av beslutsträdet fram till att aktivering skall ske görs slutlig tolkning av ekonomisektionen. Om osäkerhet råder beträffande ovanstående kriterier ska kostnadsföring ske. Office-paket och liknande standardprogram kostnadsförs direkt om de understiger den fastställda beloppsgränsen, samt om den ekonomiska livslängden bedöms vara kortare än 3 år. Är fallet däremot det omvända vad det gäller anskaffningskostnad och livslängd skall de aktiveras. Med standardprogram menas i det här fallet dataprogram av generell karaktär som utvecklats för att nyttjas av flera användare. Dessa program utvecklas och ägs oftast av programtillverkaren som överlåter nyttjanderätten till programmen till användarna. 8. Förbättringsutgift på annans fastighet Förbättringsutgift på annans fastighet Linnéuniversitetet äger inte de fastigheter som nyttjas för vår verksamhet. Trots detta kan förbättringsutgifter i vissa fall redovisas som anläggningstillgångar. ESV 8 (15)

9 delar upp förbättringsutgifter i två delar: ny- till- eller ombyggnad samt reparationsoch underhållskostnader. Hantering Ny- till- och ombyggnad Ny- till- eller ombyggnation på hyrd fastighet är alltid värdehöjande för verksamheten. Kriterier för aktivering: Förväntad nyttjanderättsperiod är lägst tre år. Den förväntade nyttjanderättsperioden kan vara längre än innevarande kontraktsperiod. I det fall förbättringsutgiften är tänkt att nyttjas endast under kortare tid än tre år bör utgifter för ny- till- eller ombyggnad kostnadsföras. Åtgärden ska uppgå till ett för universitetet väsentligt belopp. Linnéuniversitets gräns är kr. Tanken med denna är att vid mindre åtgärder (t ex installation av datauttag) är den ekonomiska livslängden osäker. Kostnader för projektering, arkitekter osv bör om de är väsentliga aktiveras som förbättringsutgift på annans fastighet. Inventarier och installationer i hyrd fastighet (t ex nätverk) redovisas som förbättringsutgift på annans fastighet om dessa inte från början är planerade att tas med vi en eventuell avflyttning (i sådana fall redovisas inventarien som en materiell anläggningstillgång). Reparations- och underhållskostnader Dessa åtgärder kan ses som att myndigheten övertar hyresvärdens reparationsoch underhålls-skyldigheter och är därmed ett förskott på framtida hyreskostnader. Det är svårt från fall till fall att bedöma hur stor del av åtgärden som är hänförbar till framtida kostnadsminskningar. ESV föreskriver därför att reparationsoch underhållskostnader, uppgående till väsentliga belopp, skall redovisas under posten Förbättringsutgift på annans fastighet. Kriterier för aktivering: Åtgärden behöver ej vara värdehöjande. Åtgärden ska uppgå till ett för universitetet väsentligt belopp. Linnéuniversitet följer ESV:s rekommendationer och satt en gräns vid kr. Se ESV s skrift 1999:17 Redovisning och värdering av fastigheter och vissa förbättringsutgifter. 9. Upplåningsrutiner Kapitalförsörjningsförordningen reglerar formerna för finansiering av investeringar i anläggningstillgångar. Av förordningen framgår att en myndighet skall finansiera sina investeringar i anläggningstillgångar genom lån i Riksgäldskontoret. Detta regelverk är föremål för förändringar och kan komma att uppdateras utifrån dessa En anläggningstillgång som används i verksamheten får finansieras med bidrag som mottagits från en icke statlig givare. Bidraget skall täcka samtliga utgifter som är 9 (15)

10 förknippade med anskaffningen. Räcker bidraget inte till detta, skall myndigheten ta upp lån för hela anskaffningen. Bidrag från flera givare kan läggas ihop för att svara för hela finansieringen. Med bidrag från en icke statlig givare avses bidrag från andra än statliga myndigheter. Bidrag från EU, Nordiska ministerrådet, statliga bolag och stiftelser betraktas i detta hänseende som bidrag från en icke statlig givare. Om finansieringsbilden är oklar vad beträffar statlig eller icke-statlig skall tillgången belånas. Låneramen för universitetet beslutas av regeringen för ett budgetår i taget och framgår av regleringsbrevet. Lånen tas två gånger per år, i juni avseende investeringar dec-maj samt i december för juni-nov. Det är viktigt att de som hanterar anläggningar klargör finansieringsform och tydligt anger om anläggningen inte skall lånas upp. Detta görs i fakturaflödes texten. 10. Parkering av anläggningar Parkering av anläggningar används enligt följande. Nya anläggningar läggs upp med status aktiv(n). I slutet av månaden parkeras dessa anläggningar om kontering skett på dem, om inte får de vara öppna tills nästa månad etc. Denna hantering sker centralt och minskar risken för felkonteringar på gamla anläggningsnummer etc. och ev. avstämnings fel finns inom månaden. 11. Nummerserier Anläggningar registreras i en central serie. Serien börjar på Pågående investeringar Linnéuniversitetet har bestämt att pågående anläggningar endast skall användas för investeringar över 1 miljoner och tidsmässigt går över ett budgetårsskifte. Det är möjligt att direkt bokföra på kontona för pågående investering när det är klart att beloppet skall aktiveras. Exempel på pågående investering kan vara en ombyggnation av lokaler där flera leverantörer etc. är inblandade och det från början är klart att det ska bli en anläggning. I detta fall bokförs dessa fakturor som pågående investering under tiden ombyggnationen pågår. När projektet är avslutat förs dessa fakturor om till en eller flera anläggningar. Information om och underlag till anläggningar och omföring ges av institution/avdelning till ekonomiavdelningen. Om det är oklart vilket belopp som skall aktiveras skall bokföring ske mot lämpliga kostnadskonton, i samband med bokslut görs en utredning och tillhörande omföring till kontona för pågående anläggningar alternativt aktivera dem. 10 (15)

11 Exempel på detta kan vara uppbyggnaden av en labmiljö/studio etc där fakturorna innehåller en hel mängd komponenter och det inte är klargjort vilka av dessa som tillhör anläggningen. I de fall anläggningen tas i bruk före den är färdigställd skall den aktiveras och skrivas av från när den tas i bruk. Exempel på detta är anläggningar där samtliga fakturor inte inkommit men anläggningen tagits i bruk. Det är institutionen/avdelningen som ansvarar för sina respektive saldon och ser till att de är avstämda inför bokslut. 13. Kompletterande information Förslag till hantering: Följande information hanteras strukturerat: 1. Upplånings information för att hantera det som ej ska lånas upp Följande information bör framgå för anläggningstillgångar för att utgöra underlag till det kommande inventarieregistret 2. Placering: ort, hus, rum. 3. Person (Ev kort namn typ eanhe) 4. Leverantör 5. Serie nr, bil nr etc 6. Ärende nr 14. Inventering Hantering: Mot bakgrund av de krav som ställs enligt bokföringsförordningen på att utforma rutiner så att tillgångar skyddas och att redovisningen är tillförlitlig samt för att uppnå en god intern kontroll ska det årligen ske en inventering av universitetets anläggningstillgångar. Vid inventering krävs det detaljerade kunskaper om verksamhetens anläggningar. De som besitter denna kunskap finns ute i verksamheten och är ofta inte den som är ansvarig för den ekonomiska hanteringen. Varje fakultet/avdelning på Linnéuniversitetet ska en gång om året genomföra en fysisk inventering av sina anläggningstillgångar. På varje fakultet samt på ITavdelningen och Lokal- och serviceavdelningen finns det utsedda inventeringsförrättare som är ansvariga för att inventeringen genomförs och dokumenteras. På förvaltningen är det ekonomen på varje avdelning som ansvarar för detta. Inventeringen genomförs förslagsvis under perioden maj-juni varje år. Det utförs även en övergripande inventering på hösten men det är inget krav på att den ska vara fysisk. 11 (15)

12 - Ekonomiavdelningen skickar ut inventeringslistorna till varje inventeringsförrättare under vecka Inventeringslistorna ska vara insända till ekonomiavdelningen senast under vecka 25 om inget annat är överenskommet. - I slutet av november görs ett utskick av inventeringsunderlaget till varje inventeringsförrättare för en övergripande inventering. Underlaget skickas tillbaka till ekonomiavdelningen senast under vecka 50. Under inventeringen ska följande kontrolleras och genomföras: - Stämma av att de anläggningstillgångar som finns i anläggningsregistret är densamma som finns i institutionens/avdelningens ägo. - Dokumenterar inventeringen och dess avvikelser samt undertecknar ett inventeringsprotokoll. Varje inventering skall dokumenteras vilket görs i de inventeringslistor som ekonomiavdelningen tar fram. Här noteras eventuella avvikelser samt vem som utfört inventeringen och datum när inventeringen utfördes. Dessa uppgifter returneras till ekonomiavdelningen för eventuell utrangering. Utöver detta ska även ett inventeringsprotokoll vara undertecknat av inventeringsförrättare och överordnad chef. Äldre datorer som fortfarande finns i anläggningsregistret inventeras via inventeringsunderlaget som ekonomiavdelningen skickar ut. För inventering av övriga datorer ansvarar IT-avdelningen enligt egen rutin, som innebär att datorer som IT-avdelningen har kännedom om inventeras automatiskt genom sina system. Personaldatorer äldre än tre år och som inte har inventerats i något av IT avdelningens system de senaste 12 månaderna, skrotas och meddelas ekonomiavdelning. Undantag från ovanstående är personaldatorer som står i ej publika nät(svartnät) och inte kan inventeras automatiskt via IT:s system. Publika datorer och instrumentdatorer som är äldre än tre år och som inte inventerats i något system de senaste 12 månaderna inventeras årligen. När det gäller inventering av möbler är problemet ofta att dessa delas eller flyttas från den ursprungliga fysiska placeringen. Därför kan det ofta vara svårt att göra en fullständig avstämning mot anläggningsregistret. Som alternativ metod kan då utgångspunkten vara anläggningsregistret där det görs en bedömning om möbleringen är intakt. Väsentliga poster bedöms och värderas. T.ex. en arbetsplatsmöblering, konferensrumsmöblering etc. 12 (15)

13 15. Utrangeringar Hantering: Anläggningstillgångar kan huvudsakligen tas ur verksamheten på två sätt: Utrangering Tillgångar som utrangeras ska sakna värde för verksamheten. Detta kan bero på att de förstörts, kasserats, skrotats, stulits eller på annat sätt ej är användbara i verksamheten. Eventuellt värde skall vara så litet att en försäljning till anställda eller utomstående ej är lönsam. Om tillgången vid utrangeringen ej är avskriven ska det bokförda värdet skrivas bort. Försäljning Tillgången säljs. Enligt kapitalförsörjningsförordningen får en myndighet fritt disponera överskott och ska finansiera de underskott som uppstår vid avyttring av tillgångar som inte längre behövs i myndighetens verksamhet. Utrangering av tillgångar Gemensamt för dessa två sätt är att tillgången måste tas bort ur anläggningsregistret. Det är därför av största vikt att ekonomiavdelningen meddelas om att utrangering ska göras. De bokföringsmässiga transaktionerna ska göras av ekonomiavdelningen. För detaljerade rutiner för försäljning se 16 Rutinbeskrivning Beslut om utrangering av tillgång ligger på institutions/enhetsnivå och tas av behörig chef. Bedömning om någon annan sektion/enhet kan ha nytta av tillgången ska göras. Vid utrangering av större investeringar bör övriga sektioner/enheter tillfrågas. Eventuellt oavskrivet restvärde på tillgången belastar sektionen/enheten. Utrangeringen ska ske i samråd med ekonomiavdelningen så att den bokföringsmässiga hanteringen blir korrekt. Som bokföringsunderlag till utrangeringen används undertecknat beslut. Utrangeringar görs löpande beroende på orsak 1. Försäljningen bokförs på baskonto 6721 eller I samma period, 0:a ut 12* beroende på hur mycket som är avskrivet. Eventuellt restvärde bokförs mot 6722 eller Avräkna vinst/förlust på 6729, Bokför på 343* eller 531* och 532* vinst eller förlust. I anläggningsregistret görs följande vid utrangering: 1. Fyll i orsak såld/utrangerad/stulen anläggning och antal/del av anläggning. 2. Fyll i Till datum 3. Spärra 13 (15)

14 Även utrangering av inventarier i det kommande inventarieregistret skall dokumenteras, dvs. det är ej tillåtet att spärra dem, markera dem som utrangerade utan att ange anledning till utrangeringen. Det är också viktigt att utrangeringen av anläggningar görs i båda registren. 16. Försäljning Vid all typ av försäljning av inventarier/anläggningar skall kontakt tas med ekonomiavdelningen. Notera att vid försäljning av inventarier/anläggningstillgångar har vi inte rätt att specificera moms på begagnade inventarier/anläggningstillgångar. Dock skall moms ingå i försäljningsbeloppet. 17. Inventarieregister Hantering: Linnéuniversitetet har valt att ha ett register för kortidsinventarier. Målet för detta register är att detta skall används aktivt av organisationen och kunna ersätta andra register. Detta kan man uppnå genom att skapa möjlighet för att registrera kompletterande information som behövs för att tillgodose verksamhetens behov. Alla inventarier förutom möbler mellan 5 000:- och :- aktiveras i dag som korttidsinventarier. Inventering av universitetets korttidsinventarier utförs vartannat år. Det utgör alla inventarier förutom datorer. För dessa inventeras av IT-avdelningen. 18. Avskrivningar mot flera projekt Förslag till hantering: Linnéuniversitetet använder flexifält för avskrivningsfördelning. Kontroll finns att fördelningen blir 100% totalt Ange i fakturaflödet hur avskrivningarna önskas fördelade i förekommande fall. 19. Simuleringsmöjligheter Avskrivningsprognos finns i dag i saldotabellen AVSK 3 och 10 med ett antal mallar. Vi kommer inom kort att komplettera med urvalsmöjligheter på verks och kbärare. 14 (15)

15 20. Interna överlåtelser Om en anläggning flyttas inom Linnéuniversitetet ändras konteringen för avskrivningar så att rätt org finns i anläggningsregistret. 15 (15)