TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ulrick Hultman 2012-11-03 SFN 2012/0763 0480-450 431 Servicenämnden Granskning av representation och resor Förslag till beslut Servicenämnden antar denna skrivelse som sin egen och överlämnar det till kommunens revisorer som servicenämndens svar på granskningsrapporten. Yttrande Kommunens revisorer har genomfört en granskning av representation och resor. Enligt rapporten bedöms kommunens interna kontroll av fakturahanteringen som tillfredsställande men kan förbättras inom vissa områden. Vidare har kommunen ett tydligt reglemente som reglerar kontrollen av verifikationer samt en välutformad kontoplan. Rapporten rekommenderar att utbildningar hålls för attestanter för att sprida kunskap i organisationen. För att åtgärda de brister som framkommit i granskningen om saknade anteckningar om vilka som deltagit, och i vilket syfte, vad gäller representation och resor, kommer förvaltningen att vidta åtgärder. Åtgärderna är att genomföra utbildnings- och informationsinsatser till attestanter för att öka kunskapsnivån om vilka krav som ställs. Ulrick Hultman Administrativ chef Bilagor: 1. Granskningsrapport 2. Bilaga stickprovskontroll Serviceförvaltningen
Bilaga, stickprovskontroll Konto Ver Belopp Leverantör Kommentar Kontering Bedömning 58700 1139952 763 DWB Särskolan Oxhagsskolan. Fika i samband med arbetsplatsträffar. 58700 1140250 380 DWB Referens på fakturan Hanna EJ Anderzen. Tårta 12 personer, småfranska med ost. Deltagare och syfte saknas. 58700 1147092 1 450 Gymnasieförbundet Skolmåltider, smörgåstårtor. Anteck: EJ Billy Svensson 50 år. Deltagare saknas. Fakturan är ställd Serviceförvaltningen. 58700 1147276 1 320 Ölands turistbyrå Matvandring på södra Öland.Ant: Present till Agneta som slutar vid förskolan i Smebdy. 58700 1147652 24 544 Sohdexo Ant: Konstenhetens vårfest. Syfte och deltagare framgår 58700 1148164 1 368 Eurocard Inköp inför Kalmarfest. Anteckningar har gjorts på kvitton som bifogats. 58700 1148659 1 001 Hotell Amigo 13 st lunch. Lunch i samband med utbildning i ett system. Deltagare framgår. 58700 1149140 1 422 Änglamat Catering Buffé 7 personer. Lunch i sambend med administrationens planeringsmöte. Deltagare framgår av anteckning. 58700 1151178 360 Lindens blommor Diverse blommor. Ant: Blommor pensionsavgång. Deltagare saknas. Borde konterats som uppvaktning. EJ 58700 1151304 2 375 Garpens vänner Båt, lokal, fika/mat, Dagkonferens 5 vuxna. Ant:Personal möte/utvärdering av våren. Deltagare framgår 5 st. 58700 1153014 281 och 449 Magneten ICA Ant: Arbetsplatsträffar och informationsmöten. Deltagare framgår ej. På faktura anvisas till kvitto, dessa är ej bifogade.
58700 1153919 1 600 Akademibokhandeln. 16 presentkort.ant: Stipendier. Framgår ej vad för stipendier det avser. Deltagare och syfte saknas. 58700 1154101 32 500 Partykompaniet Middag med underhållning. Ant: Sommarfest för personalen. Deltagare saknas. Antal deltagare saknas. EJ EJ 58700 1155484 1 220 Lena Keramik Ant: Inköp i samband med uppvaktning personal. Avser ljulyktor mm. Deltagare och syfte saknas 58700 2100249 1 950 Rest. två blommor Serviceförvaltningen. Ant: Utbildning bemanningsekonomi. Deltagare saknas (Bilaga finns men kan ej öppnas.) 58700 1156779 244 DWB Tårta. Fastighet. Ant: Thomas R 58700 1157331 5 421 Minigolf i Kalmar Stensö Gruppmöte 20 st. Mat Omsorgsförvaltningen Söder. Personalsocialaktivitet innan sommaren. Deltagare saknas. 58700 1157788 1 721 Lindsdals cafe Fika till planeringsdag och handledning. Deltagare och syfte framgår. 58700 1160159 5 058 KF inköp 2139 kr avser kto 58700. Enl ant: Kaffe till personal. 58700 1162410 226 First Card Glass coop. Ant: Mötes fika. Deltagare saknas. 58700 1170329 1 502 DWB Barn och ungdom. Ant: Till Gästfika. Extern rep? Deltagare och syfte? 58700 1167143 12 095 Ekerums golf o Hyra konferenslokal. Dagkonferens 41 resort personer. Deltagare och syfte saknas. Ant: Upptakten. 58700 1175087 2 681 ICA Stinsen Ljungbyholmsskolan. Råvaror. Anteckning på kvitton vilken förskola/skola det avser. Personalmöte. Deltagar saknas. 58700 1178309 1 870 Calmar statshotell 11 st lunchbuffé. X 2. Ant: Timecare. Deltagare och syfte saknas.? EJ? EJ?? EJ EJ
58700 1185046 3 060 Kalmarsalen Biljetter lärare för livet 12 st. Ant: Teaterbesök för personal. Deltagare saknas. Utbildning eller representation? 58700 1188270 275 Äventyrscafeet Lunch 3 st. Ant: Lunch vid simhallsbesök heldag. Deltagare och syfte saknas. 58700 1203950 2 100 Unicef Köp gåvoshop. Ant: Julgåva till personal. Barketorpsskolan. Syfte och deltagande framgår. 58700 1201853 1 300 Dillbergska Presentkort 13 st. Avtackning. Syfte och deltagare framgår. 58700 1201742 4 760 Nilsson o lindblom Fruktkorg 28 st. Ant: /personal Åse. 58700 1209630 7 780 Packhuset Dagspaket x 20. Ant. Personaldagar smedbackens behandlingshem. Deltagare? 58700 1211679 15 314 Ullevi konferens o kiosker Mat, dryck 37 person halvdagskonferens. Deltagare och syfte saknas. 58700 1221327 720 Superbowl Kalmar Bowling 3 banor 1 h. Omsorgsförvaltningen. Ant: Arbetslagsutveckling Herden/Getingen. Det saknas hur många som deltagit. 58700 1226413 1 000 Wimab utbildning Kurs 2 deltagare. Ant: Föreläsning deltagare framgår. Borde konteras som utbildning? 58700 1228700 3 783 DWB Samhällsbyggnadskontoret avser mars 2012 nio inköpstillfällen. Ant. Div fika tilltugg till möten. 58700 1234280 3 000 Dance academy latin Festunderhållning för personal på dörbyskolan. 58700 1241315 3 394 Selecta Serviceförvaltningen. Ant: Varor till kaffemaskinen. 58700 1243779 1 750 Ming Palace 18 lunchbuffé. Smedås planeringsdag. Ant: syfte och att det är 17 deltagare framgår. 70505 1152189 5 596 Preem Socialförv. Parkering hembesök, 317 kr avser parkering EJ EJ? EJ EJ EJ
70505 1208783 952 First Card Socialförv. Parkering, 39 kr avser parkering 70510 1147365 1 911 Lingmerths Resebyrå Tågresa till Köpenhamn, deltagare är angivet, syftet med resa saknas. 70510 1162315 8 135 Lingmerths Resebyrå Tågresa, deltagare är angivet, syfte saknas 70510 1168805 835 Växjö Kommun Rektorsutb. Växjö, tågresa, deltagare och syfte framgår 70510 1170905 5 939 Lingmerths Resebyrå Socialförv. Barn och fanmiljesekt. Deltagare och syfte framgår 70510 1175610 809 Agneta Svanberg Utlägg för tågresa, deltagare och syfte Arnerud framgår 70510 1182979 119 Lingmerths Resebyrå Tågresa, deltagare och syfte är angivet 70510 1185894 3 500 Lingmerths Resebyrå Tågresa, deltagare angivet, syfte saknas 70510 1187793 666 Lingmerths Resebyrå Tågresa, deltagare ok, syfte saknas 70510 1195279 2 971 Gunilla Dahl Tågresa, deltagare och syfte framgår 70510 1201302 744 felix Blomstergren Ersättning för tågbiljetter vid anst.intervju, deltagare och syfte framgår, borde ha konterats på konto 70100 70510 1207862 310 SJ Tågresa, deltagare framgår, syfte saknas 70510 1212215 2 765 Lingmerths Resebyrå Tågresa, deltagare framgår, syfte saknas 70510 1216120 139 Centralens resebutik Soc.förv. Tågresa, deltagare och syfte i Kalmar saknas
70510 1226803 895 Centralens resebutik i Kalmar Busskort till ungdom, felkonterat borde ha konterats på konto 70100 EJ EJ 70511 1148658 4 097 Lingmerths Resebyrå Flygresa till konferens, deltagare och syfte framgår 70511 1169842 18 648 Lingmerths Resebyrå Flygresa, deltagare framgår, syfte framgår ej 70511 1177223 4 033 Eurocard Mark och planeringsenh. Deltagare och syfte saknas 70511 1190179 34 650 JL Utbildning, Resekostnader för inhyrd utb.personal (ej anställda), borde ha konterats på 70100? 70511 1204335 16 775 Sveriges Demokratiut. Resa för inhyrd Ungdomsråd utb.personal, konterng?, syfte och deltagare framgår 70511 1209546 20 172 Lingmerths Resebyrå Flygresa, arbetsmöte inom ABCprojekt, deltagare och syfte framgår 70511 1225346 5 619 Nybro kommun Återbetalning 2010, medfinansiering, så att tillväxtverket får rätt redovisning?? 70511 1241757 1 987 Servera R&S AB Hotell i samband med studieresa, fel konto, deltagare och syfte framgår?? EJ 70512 1147189 83 KLT Bussresa med förskolebarn, deltagare och syfte framgår 70512 1153510 2 544 Bergkvarabuss Bussresa, vandring med årskurs 3-6, deltagare och syfte framgår 70512 1161596 1 721 Helene Petersson Handkassa, 150 kr avser bussresa, social träning, syfte och deltagare framgår 70512 1191987 1 095 HB Silverlinjen Bussbiljetter för att vara med på Ungdomstorget, IRL, syfte och deltagare framgår 70512 1196121 628 Hertz Busstill Kolboda med kamratstödjarna, syfte och deltagare framgår
70512 1209024 954 KLT Buss, kulturresa, syfte framgår, deltagare saknas 70513 1149708 11 500 Lingmerths Resebyrå Taxikostn. För handledarer inom autismomr. Sysfte och deltagare framgår 70513 1188339 409 Kalmar taxi Taxi för personal från sjukhus, syfte och deltagare framgår 70513 1214887 5 272 Lingmerths Resebyrå Taxi, deltagande SKL:s ledningskraft, deltagande och syfte framgår 70513 1244576 2 591 Eurocard Taxi, till och från flyg Sthlm, info.träff, syfte och deltagande framgår 70514 1168042 5 502 Lingmerths Resebyrå Båtresa för studieresa till Gotland för förebyggande teamet, syfte och deltagare framgår 70514 1240204 650 Karlskrona sjötaxi Båttaxi till plan-och bygglovskonf med kommunens jämförelsekommuner. Syfte framgår, deltagare framgår ej 71100 1148179 520 Eurocard Representation Kalmar stadshotell, deltagare framgår, syfte saknas 71100 1170238 15 660 Halltorps gästgiveri Representation, LED-projektet, deltagare och syfte framgår. 71100 1193575 300 Nabbens rökeri och Lunch möte kulturcentrum, syfte och fisk deltagare framgår 71100 1213011 4 200 Parkrestaurangen Buffe till avslutningskvällen med Bergakommisssionen. Deltagare saknas, 35 st enl fakturan. 71200 1170238 15 660 Halltorps gästgiveri Representation, LED-projektet, deltagare och syfte framgår. Samma faktura som ovan, alkohol i sammband med middag = ok 71200 1211370 20 360 Vassmolösa Inga deltagare angivet, nationell gästgiveri nätverksträff, i samband med middag. Syfte framgår 71300 1147201 1 442 Lindens blommor fem st. buketter i samband med 25-års firande = ok, blommor till 70-åring =ok, EJ
71300 1170126 334 Dillbergska Presentkort till avgående rektor. Deltagare samt syfte med aktiviteten framgår 71300 1235606 2 125 Johannas chocklad tack för medverkan under AB seniorveckan, 25 pers. 71300 1243928 5 824 Westholms glaspjäs till pristagaren av kalmar glasstudio internationella miljöpris. 71300 1238201 10 600 Lenanders grafiska Bok kalmarkriget, 1 st, ingen AB mottagare och inget syfte angivet 71300 1228805 225 Lindens Blommor avtackning, belopp ok blomsterhandel 71300 1162310 355 Lindens blomsterhandel Uppvaktning födelsedag familjehem, soc.förv.