Revisionsrapport. Granskning av representation. resor. Kalmar kommun. Åsa Bejvall Malin Kronmar

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av representation och resor Kalmar kommun Åsa Bejvall Malin Kronmar September 2012

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollmål Metod och avgränsning 1 2 Riktlinjer och reglemente 2 3 Lagstiftning och skatteverkets krav 4 4 Iakttagelser 6 5 Revisionell bedömning Kontrollmål 7

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Revisorerna har utifrån sin bedömning om väsentlighet och risk beslutat att granska hanteringen av representation och resor. Revisorerna har gett i uppdrag att utföra granskningen. Granskningen har utförts av Åsa Bejvall och Malin Kronmar. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende representation och resor tillfredsställande? Kontrollmål: Vilka system och rutiner för intern kontroll avseende representation och resor har styrelsen och nämnderna beslutat om? Efterlevs gällande lagstiftning, skatteverkets regler, kommunens internkontrollreglemente och beslutade policydokument inom området? Har kommunstyrelsen och nämnderna tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och skatteverkets krav uppfylls? 1.3 Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till stickprov på kontona: personalrepresentation, resekostnader och avseende representation. Granskningen avgränsas för verifikationer mellan Granskningen har genomförts genom dokumentgranskning av styrdokument och stickprov enligt ovan. Stickproven har kommunicerats med attestanten som haft möjlighet att lämna svar och komplettera dokumentationen. Ombokning av felkonteringar på kostnadskonton har inte skett utan felet har påtalats för att korrigering ska kunna göras nästa gång. Granskningsrapporten är till sin faktadel avstämd med kommunens ekonomiavdelning. 1 av 12

4 2 Riktlinjer och reglemente Kalmar kommun har ett flertal reglementen och riktlinjer som behandlar kommunens bokföring och redovisning. Samtliga dokument finns tillgängliga på kommunens intranät. Representation Av riktlinjer för representation framgår vad som definieras som intern respektive extern representation. Vid extern representation ska ändamål och namnen på gästerna framgå samt vilket företag/kommun de företräder. Anställda från den egna kommunen ska också framgå. Vid intern representation anges ej att ändamål och deltagare ska framgå. Av kommunens kontoplan framgår på ett tydligt sätt hur intern respektive extern representation ska konteras. Resor Kalmar kommun har inga riktlinjer eller reglementen avseende resor. Av kontoplanens konteringsanvisningar framgår på ett tydligt sätt hur resor ska konteras. Reglemente för kontroll av verifikationer Kommunen har ett reglemente för kontroll av verifikationer. Reglementet omfattar kommunens samtliga verifikationer. Kommunala bolag där kommunen har ett väsentlig inflytande ska utfärda egna riktlinjer som i tillämpliga delar ska följa kommunens regler. Syftet med reglerna för kontroll av verifikationer är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta med avseende på: prestation, bokföringsunderlag, villkor, bokföringstidpunkt, kontering och beslut. Reglementet syftar även till att säkerställa att kontroller och godkännande av ekonomiska händelser görs i enlighet med lag om kommunal redovisning. Av reglementet framgår att kommunstyrelsens, nämndernas, förvaltningschefernas och attestanternas ansvar. Enligt reglementet måste ansvarsfördelningen vara tydlig. Det framgår att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. I Kalmar kommun finns tre olika kontrollnivåer, mottagningsattest, gransknings/momsattest och beslutsattest. Mottagningsattest innebär kontroll av att leverans har mottagits eller att prestation har fullgjorts. Gransknings/momsattest innefattar kontroll vid exempelvis inköp av varor kontroll mot beställning, pris, betalningsvillkor. Beslutsattesten godkänner utgiften. I beslutsattesten ingår även ansvar för kontering, kontroll av att övriga formella beslut som krävs är fattade samt kontroll av att mottagningsattest och/eller gransknings/momsattest är utförda. 2 av 12

5 Verifiering av utförd kontroll kan ske genom påskrift på faktura eller namnteckning på konteringsblankett. Vid attest på följesedlar eller rekvisitioner ska dessa bifogas fakturan. Vid elektronisk fakturahantering sker verifiering med elektronisk signatur. Kontoplan Kommunen har en kontoplan med tydliga konteringsanvisningar. Hedersgåvor I Kalmar kommuns verksamhetshandbok finns ett avsnitt som rör hedersgåvor. Av dokumentet framgår att hedersgåvor överlämnas till kommunens förtroendevalda eller anställda enligt ett antal regler. Reglerna innefattar bland annat hur långt tid förtroendevald ska ha varit ledamot och vilken tjänstgöringstid som krävs för att få hedersgåva, att kommunfullmäktige ansvarar för hedersgåva delas ut samt hedersgåvans värde. Utöver detta dokument har även respektive nämnd möjlighet att utforma riktlinjer för uppvaktning av personal. 3 av 12

6 3 Lagstiftning och skatteverkets krav Kommunala redovisningslagen I lag om kommunal redovisning framgår: 2 Bokföringen ska vara ordnad så att: 1. det ekonomiska utfallet av verksamheten kan jämföras med den budget som fullmäktige har fastställt, 2. en tillräcklig kontroll av verksamheten kan upprätthållas, 3. en tillfredsställande finansstatistisk information kan lämnas. 3 De ekonomiska händelserna ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbok föring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat. 4 För varje ekonomisk händelse skall det finnas en verifikation. Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. Skatteverkets krav I Skatteverkets information om vissa förmåner att tillämpas vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m.m. för beskattningsåret 2011 samt vid 2012 års taxering, framgår följande: Representation kan rikta sig antingen utåt mot arbetsgivarens affärsförbindelser, samarbetspartner o.d. (extern representation) eller inåt mot företagets personal (intern representation). Förmån av fri kost vid representation är skattefri. För intern representation gäller detta bara vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga (11 kap. 2 IL). Med intern representation avses i förmånssammanhang personalfester, interna kurser, informationsmöten med personalen, och planeringskonferenser (t.ex. diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköps- och försäljningspolitik). Skattefriheten förutsätter 4 av 12

7 att det är fråga om i huvudsak interna möten för företaget, koncernen eller dylikt, att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka, att det inte är fråga om möten som regelbundet hålls med korta mellanrum (varje eller varannan vecka), samt att det är gemensamma måltidsarrangemang (prop. 1992/93:127 s. 55). Möten för information om det löpande arbetet, möten för planering av det löpande arbetet, arbetsluncher och liknande räknas inte som intern representation. För att i efterhand kunna visa att en sammankomst är hänförlig till representation, bör arbetsgivaren se till att upprätta och spara en dokumentation för mötet, t.ex. program, dagordning, deltagarföreteckning, inbjudan etc. (Skatteverket , dnr /111). I skatteverkets allmänna råd anges att förmån av fri eller subventionerad resa som erhålls i anställningsförhållande eller i övrigt på grund av tjänsten är skattepliktig. För att kunna påvisa att resor gjorts i tjänsten bör därför resenär och syfte med resan dokumenteras (SKV A 2007:37). 5 av 12

8 4 Iakttagelser Fakturagranskning Vi har granskat 86 stycken fakturor från i ekonomisystemet. Urvalet gjordes utifrån utvalda konton i projektplanen och därefter slumpmässigt. Fakturor där vi upptäckte brister skickades till attestanten för komplettering Resultatet av stickprovskontrollen redovisas i bilaga. De brister som framkom i granskningen var främst att det saknades anteckningar om vilka som deltagit och i vilket syfte vad gäller representation och resor. Vid representation saknas ofta anteckning om deltagare men syfte framgår i stort sett alltid. Vid resor är det tvärt om. Deltagare framgår i stort sett alltid medan syfte framgår mer sällan. Ett fåtal felkonteringar av kostnader för utbildning, gåvor till personal (men inom rätt grupp) och resekostnader för inhyrd personal upptäcktes. I våra kontakter med attestanter har det framkommit att man saknar kunskap om vilka krav som ställs gällande dokumentation i samband med representation och resor. I samband med våra diskussioner med attestanterna har även framkommit att de tycker det är nyttigt att denna granskning har genomförts. En påminnelse och uppfräschning av kunskaperna behövs med jämna mellanrum. Attestanterna har i vissa fall kompletterat fakturor som saknar anteckningar i form av deltagare och syfte med aktiviteten i efterhand. Någon rättelse av felkonterade fakturor görs inte då de uppgår till mindre belopp. Syftet blir istället att göra rätt i framtiden. 5 Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll av fakturahanteringen, genom fastställd attestordning, är tillfredsställande men kan förbättras inom några områden. Detta grundar vi på att kommunstyrelsen har beslutat om system och rutiner för intern kontroll avseende fakturahantering men dessa kan göras mer kända i verksamheten. Med det avses vilka krav som ställs när det gäller deltagare och syfte med aktiviteter. Vi rekommenderar att utbildningar hålls för attestanter, både nya och gamla för att sprida kunskap i organisationen. Detta kan också bli en plattform för diskussioner om vilka krav som ställs på konteringar och redovisning. Kommunen har ett tydligt reglemente som reglerar kontrollen av verifikationer. Kommunens kontoplan är välutformad med tydliga konteringsanvisningar. Detta visar sig även i stickprovskontrollen då antalet upptäckta konteringsfel var få. 6 av 12

9 5.1 Kontrollmål De kontrollmål som ska besvaras är: Vilka system och rutiner för intern kontroll avseende representation och resor har styrelsen och nämnderna beslutat om? Kommunfullmäktige har beslutat om riktlinjer för representation, reglemente för kontroll av verifikationer samt hedersgåvor. Kommunens kontoplan innehåller tydliga tillämpningsanvisningar. Efterlevs gällande lagstiftning, skatteverkets regler, kommunens interkontrollreglemente och beslutade policydokument inom området? Kommunens system och rutiner för intern kontroll efterlevs men kan förbättras avseende notering av syfte och deltagare av aktiviteter. Våra stickprov visade att brister finns avseende anteckningar om vilka som deltagit och i vilket syfte aktiviteten genomförts vilket krävs enligt kommunens riktlinjer och reglementen samt enligt skatteverkets regler. Har kommunstyrelsen och nämnderna tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och skatteverkets krav uppfylls? Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna har tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och skatteverkets krav uppfylls. Det finns riktlinjer och rutiner för intern kontroll, dessa efterlevs till stor del. Våra stickprov visar vissa brister i den interna kontrollen avseende representation och resor rörande dokumentation. Skatteverket gör gällande att fika och måltider i samband med interna möten är skattefria så länge det inte blir för omfattande, då blir måltiden föremål för förmånsbeskattning Åsa Bejvall Projektledare Stefan Wik Uppdragsledare 7 av 12

10 Bilaga, stickprovskontroll Konto Ver Belopp Leverantör Kommentar Kontering Bedömning DWB Särskolan Oxhagsskolan. Fika i samband med arbetsplatsträffar DWB Referens på fakturan Hanna Anderzen. Tårta 12 personer, småfranska med ost. Deltagare och syfte saknas Gymnasieförbundet Skolmåltider, smörgåstårtor. Anteck: Billy Svensson 50 år. Deltagare saknas. Fakturan är ställd Serviceförvaltningen Ölands turistbyrå Matvandring på södra Öland.Ant: Present till Agneta som slutar vid förskolan i Smebdy Sohdexo Ant: Konstenhetens vårfest. Syfte och deltagare framgår Eurocard Inköp inför Kalmarfest. Anteckningar har gjorts på kvitton som bifogats Hotell Amigo 13 st lunch. Lunch i samband med utbildning i ett system. Deltagare framgår Änglamat Catering Buffé 7 personer. Lunch i sambend med administrationens planeringsmöte. Deltagare framgår av anteckning Lindens blommor Diverse blommor. Ant: Blommor pensionsavgång. Deltagare saknas. Borde konterats som uppvaktning Garpens vänner Båt, lokal, fika/mat, Dagkonferens 5 vuxna. Ant:Personal möte/utvärdering av våren. Deltagare framgår 5 st och 449 Magneten ICA Ant: Arbetsplatsträffar och informationsmöten. Deltagare framgår ej. På faktura anvisas till kvitto, dessa är ej bifogade Akademibokhandeln. 16 presentkort.ant: Stipendier. Framgår ej vad för stipendier det avser. Deltagare och syfte saknas Partykompaniet Middag med underhållning. Ant: Sommarfest för personalen. Deltagare saknas. Antal deltagare saknas Lena Keramik Ant: Inköp i samband med uppvaktning personal. Avser ljulyktor mm. Deltagare och syfte saknas EJ EJ EJ EJ EJ? EJ 8 av 12

11 Rest. två blommor Serviceförvaltningen. Ant: Utbildning bemanningsekonomi. Deltagare saknas (Bilaga finns men kan ej öppnas.) DWB Tårta. Fastighet. Ant: Thomas R Gruppmöte 20 st Minigolf i Kalmar Stensö Mat Omsorgsförvaltningen Söder. Personalsocialaktivitet innan sommaren. Deltagare saknas Lindsdals cafe Fika till planeringsdag och handledning. Deltagare och syfte framgår KF inköp 2139 kr avser kto Enl ant: Kaffe till personal First Card Glass coop. Ant: Mötes fika. Deltagare saknas DWB Barn och ungdom. Ant: Till Gästfika. Extern rep? Deltagare och syfte? Ekerums golf o resort Hyra konferenslokal. Dagkonferens 41 personer. Deltagare och syfte saknas. Ant: Upptakten ICA Stinsen Ljungbyholmsskolan. Råvaror. Anteckning på kvitton vilken förskola/skola det avser. Personalmöte. Deltagar saknas Calmar statshotell 11 st lunchbuffé. X 2. Ant: Timecare. Deltagare och syfte saknas Kalmarsalen Biljetter lärare för livet 12 st. Ant: Teaterbesök för personal. Deltagare saknas. Utbildning eller representation? Äventyrscafeet Lunch 3 st. Ant: Lunch vid simhallsbesök heldag. Deltagare och syfte saknas Unicef Köp gåvoshop. Ant: Julgåva till personal. Barketorpsskolan. Syfte och deltagande framgår Dillbergska Presentkort 13 st. Avtackning. Syfte och deltagare framgår Nilsson o lindblom Fruktkorg 28 st. Ant: /personal Åse Packhuset Dagspaket x 20. Ant. Personaldagar smedbackens behandlingshem. Deltagare? Ullevi konferens o kiosker Mat, dryck 37 person halvdagskonferens. Deltagare och syfte saknas Superbowl Kalmar Bowling 3 banor 1 h. Omsorgsförvaltningen. Ant: Arbetslagsutveckling Herden/Getingen. Det saknas hur många som deltagit.? EJ?? EJ EJ EJ EJ? EJ EJ 9 av 12

12 Wimab utbildning Kurs 2 deltagare. Ant: Föreläsning deltagare framgår. Borde konteras som utbildning? DWB Samhällsbyggnadskontoret avser mars 2012 nio inköpstillfällen. Ant. Div fika tilltugg till möten Dance academy latin Festunderhållning för personal på dörbyskolan Selecta Serviceförvaltningen. Ant: Varor till kaffemaskinen Ming Palace 18 lunchbuffé. Smedås planeringsdag. Ant: syfte och att det är 17 deltagare framgår Preem Socialförv. Parkering hembesök, 317 kr avser parkering First Card Socialförv. Parkering, 39 kr avser parkering Lingmerths Resebyrå Lingmerths Resebyrå Tågresa till Köpenhamn, deltagare är angivet, syftet med resa saknas. Tågresa, deltagare är angivet, syfte saknas Växjö Kommun Rektorsutb. Växjö, tågresa, deltagare och syfte framgår Lingmerths Resebyrå Agneta Svanberg Arnerud Lingmerths Resebyrå Lingmerths Resebyrå Lingmerths Resebyrå Socialförv. Barn och fanmiljesekt. Deltagare och syfte framgår Utlägg för tågresa, deltagare och syfte framgår Tågresa, deltagare och syfte är angivet Tågresa, deltagare angivet, syfte saknas Tågresa, deltagare ok, syfte saknas Gunilla Dahl Tågresa, deltagare och syfte framgår felix Blomstergren Ersättning för tågbiljetter vid anst.intervju, deltagare och syfte framgår, borde ha konterats på konto SJ Tågresa, deltagare framgår, syfte saknas Lingmerths Resebyrå Centralens resebutik i Kalmar Centralens resebutik i Kalmar Lingmerths Resebyrå Lingmerths Resebyrå Tågresa, deltagare framgår, syfte saknas Soc.förv. Tågresa, deltagare och syfte saknas Busskort till ungdom, felkonterat borde ha konterats på konto Flygresa till konferens, deltagare och syfte framgår Flygresa, deltagare framgår, syfte framgår ej EJ EJ EJ 10 av 12

13 Eurocard Mark och planeringsenh. Deltagare och syfte saknas JL Utbildning, Resekostnader för inhyrd utb.personal (ej anställda), borde ha konterats på 70100? Sveriges Ungdomsråd Lingmerths Resebyrå Demokratiut. Resa för inhyrd utb.personal, konterng?, syfte och deltagare framgår Flygresa, arbetsmöte inom ABCprojekt, deltagare och syfte framgår Nybro kommun Återbetalning 2010, medfinansiering, så att tillväxtverket får rätt redovisning?? Servera R&S AB Hotell i samband med studieresa, fel konto, deltagare och syfte framgår?? EJ KLT Bussresa med förskolebarn, deltagare och syfte framgår Bergkvarabuss Bussresa, vandring med årskurs 3-6, deltagare och syfte framgår Helene Petersson Handkassa, 150 kr avser bussresa, social träning, syfte och deltagare framgår HB Silverlinjen Bussbiljetter för att vara med på Ungdomstorget, IRL, syfte och deltagare framgår Hertz Busstill Kolboda med kamratstödjarna, syfte och deltagare framgår KLT Buss, kulturresa, syfte framgår, deltagare saknas Lingmerths Resebyrå Taxikostn. För handledarer inom autismomr. Sysfte och deltagare framgår Kalmar taxi Taxi för personal från sjukhus, syfte och deltagare framgår Lingmerths Resebyrå Taxi, deltagande SKL:s ledningskraft, deltagande och syfte framgår Eurocard Taxi, till och från flyg Sthlm, info.träff, syfte och deltagande framgår Lingmerths Resebyrå Båtresa för studieresa till Gotland för förebyggande teamet, syfte och deltagare framgår Karlskrona sjötaxi Båttaxi till plan-och bygglovskonf med kommunens jämförelsekommuner. Syfte framgår, deltagare framgår ej Eurocard Representation Kalmar stadshotell, deltagare framgår, syfte saknas 11 av 12

14 Halltorps gästgiveri Representation, LED-projektet, deltagare och syfte framgår Nabbens rökeri och fisk Lunch möte kulturcentrum, syfte och deltagare framgår Parkrestaurangen Buffe till avslutningskvällen med Bergakommisssionen. Deltagare saknas, 35 st enl fakturan Halltorps gästgiveri Representation, LED-projektet, deltagare och syfte framgår. Samma faktura som ovan, alkohol i sammband med middag = ok Vassmolösa gästgiveri Inga deltagare angivet, nationell nätverksträff, i samband med middag. Syfte framgår Lindens blommor fem st. buketter i samband med 25-års firande = ok, blommor till 70-åring =ok, Dillbergska Presentkort till avgående rektor. Deltagare samt syfte med aktiviteten framgår Johannas chocklad AB Westholms glasstudio Lenanders grafiska AB Lindens blomsterhandel Lindens blomsterhandel tack för medverkan under seniorveckan, 25 pers. glaspjäs till pristagaren av kalmar internationella miljöpris. EJ Bok kalmarkriget, 1 st, ingen mottagare och inget syfte angivet Blommor avtackning, belopp ok Uppvaktning födelsedag familjehem, soc.förv. 12 av 12