Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-10207/2016 Sida 1 (8) 2016-10-20 SSA 2016:09 Hantering av allmänna handlingar hos Södermalms stadsdelsförvaltning Närvarande från förvaltningen: Maud Beijner arkivansvarig Anna Hougner lokalstrateg Karolina Sjödin arkivassistent Eva Haag registrator/handläggare Kristina Dahlberg personalarkiv Mikael Baugus stadsdelsarkivarie Fredrik Rådman jurist Mats Engquist IT och redovisningssamordnare Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg inspektionsförrättare Jonas Engardt protokollförare Ylva Taubert Lindberg arkivarie SAMMANFATTNING Södermalms stadsdelsförvaltning inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 7 september 2016. Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är generellt mycket god. Det finns uppdaterade styrdokument och tydliga och väl fungerande rutiner för arkiv- och informationshanteringen. Under inspektionen kunde dock konstateras vissa mindre brister gällande värdering, bevarande, förtecknandet av arkiv samt förvaltningens arkivlokaler. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Södermalms stadsdelsförvaltning att: - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar digitala filmer och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Försäkra sig om att den digitala informationen som utgörs av digitala filmer kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Uppdatera och förtydliga bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Södermalms stadsdelsförvaltning ska senast den 2016-12-15 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (7) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats Södermalms stadsdelsförvaltning har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion. I arkivinstruktionen framgår ansvarsfördelning och roller. I en förteckning framgår namn på de som ingår i förvaltningens arkivorganisation. Förteckningen utgör bilaga till arkivinstruktionen och uppdateras fortlöpande efter behov. Arkivansvarig är Maud Beijner, nämndsekreterare. Eva Haag, registrator, är arkivhandläggare. Stadsdelsförvaltningen uppger att arkivorganisationen fungerar bra. Några av arkivredogörarna är nya i sina roller och kommer att kallas till introduktionsmöte. Det finns planer på att etablera mer regelbundna möten inom arkivorganisationen med återkommande möten ca 2 gånger per år. Bevakning av arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Inga större planerade förändringar inom verksamheten är kända som kan påverka informationshantering och arkivbildning. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapen hos medarbetarna om hur allmänna handlingar ska hanteras anses generellt vara god. Vid oklarheter vet personalen vart de ska vända sig. Förvaltningen utför ett pågående arbete med att sprida kunskapen inom organisationen. Två skrifter har tagits fram som delas ut till medarbetarna som tar upp hantering av allmänna handlingar på förvaltningen, samt postrutiner. En utbildningssatsning planeras med bl a jurist för att informera om exempelvis handlingars offentlighet och sekretess. Vid nyanställning ges nya medarbetare information om allmänna handlingar, offentlighet, sekretess och andra frågor rörande informationshanteringen.
Sida 4 (7) HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda rutiner för postöppning och diarieföring finns Södermalms stadsdelsförvaltning har goda rutiner vad gäller postöppning och diarieföring. Inkommen post öppnas av vaktmästare. Den post vaktmästare inte omedelbart kan avgöra vart den ska tilldelas, tas omhand av registrator för bedömning och diarieföring. Registrator diarieför det som ska diarieföras och delar ut ärenden digitalt (inskannade handlingar) via Ciceron. Back-up för registrator finns. Fullmakt för postöppning upprättas för varje medarbetare, som undertecknar och då ger tillstånd att behöriga på förvaltningen får öppna deras papperspost, läsa fax, e-post m.m. vid frånvaro. Förvaltningens rutiner för posthanteringen är föredömligt dokumenterade i skriften Postrutin för Södermalms stadsdelsförvaltning. Hanteringsanvisningar finns och används Förvaltningen använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av stadsdelsarkivarierna och som gäller för samtliga stadsdelsförvaltningar. Hanteringsanvisningarna är uppställda utifrån stadsdelsförvaltningarnas klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. Medarbetarna uppges ha god kännedom om hanteringsanvisningarna och dess funktion. Hanteringsanvisningarna är väl genomarbetade och uppdateras löpande efter behov. Sedan i år framgår det av hanteringsanvisningarna vilka pappershandlingar som får ersättningsskannas och därefter gallras, vilket Stadsarkivet ser mycket positivt på. Utöver hanteringsanvisningarna finns ett flertal andra skriftliga rutinbeskrivningar för hanteringen av allmänna handlingar, däribland skriften Hantera allmän handling på Södermalms stadsdelsförvaltning, information till alla medarbetare och förtroendevalda. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar information inom framför allt stödverksamheten samt information av tillfällig
Sida 5 (7) och ringa betydelse. Förvaltningen tillämpar även ett antal gallringsbeslut som gäller för samtliga stadsdelsförvaltningar, exempelvis beslut SSA 2015:23. Förvaltningen har framställt filmer som är exponerade på internet/youtube.com, bl a en presentationsfilm för projektet Söderandan. Förvaltningen behöver värdera sina filmer som är framställda för extern kommunikation för att ta ställning till om de ska bevaras eller gallras. Gallringsbeslut tillämpas Förvaltningen verkställer den gallring som skall genomföras och uppger att man ligger i fas med gallringen. Förvaltningen ska utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar digitala filmer och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokaler Stadsdelsförvaltningen förvarar sina arkivhandlingar i flera dokumentskåp på kontorsvåningarna på Medborgarplatsen 25, samt i fyra arkivlokaler på samma adress. Förvaltningen förvarar även gallringsbara handlingar i en lokal i Farsta centrum. Lokalen i Farsta granskades inte vid inspektionen. Vid genomgång av arkivlokalerna på Medborgarplatsen framkom följande: Plan 2, arkivlokal lokalen har två dörrar, båda i brandklass A60, dessa ska uppfylla brandklass EI 120 kontrollera om befintligt schakt som leder upp från lokalen är tätad på ett sätt som uppfyller brandklass EI 120 kontrollera om befintlig ventilation är utrustad med brandgasspjäll på utsidan som uppfyller brandklass EI 120 handbrandsläckare ska finnas i eller i anslutning till arkivlokal, max 25 meter bort. Plan 3, rum 3304 täta genomföring för rör med brandbeständig massa kontrollera om befintlig ventilation är utrustad med brandgasspjäll på utsidan som uppfyller brandklass EI 120
Sida 6 (7) handbrandsläckare ska finnas i eller i anslutning till arkivlokal, max 25 meter bort. Plan 6, arkivlokal handbrandsläckare ska finnas i eller i anslutning till arkivlokal, max 25 meter bort. Plan 7, arkivlokal Utan anmärkning. Stadsdelsförvaltningen tar kontakt med sin hyresvärd Balder för kontroll och åtgärd av de funna bristerna. Dokumentskåp används Flera stickprovsundersökningar gjordes på dokumentskåp på kontorsvåningarna, samtliga undersökta skåp uppfyllde godkänd brandklass. Vad gäller stadsdelsförvaltningens förskolor är man osäker på vilka handlingar som förvaras där samt hur förvaringen ser ut. Förvaltningen fick i uppdrag att kontrollera detta. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information För sin digitala hantering använder stadsdelsförvaltningen centrala system såsom Paraplyet, Agresso och Lisa. Förvaltningens webbplats ingår i domänen stockholm.se. Alla dessa centrala stöd levereras till e-arkivet via Stadsledningskontoret. Förvaltningen har framställt informationsfilmer som publiceras på internet, se ovan. Dessa filmer lagras enligt förvaltningen endast på internet och har därmed inte en säker arkivlösning som förvaltningen kontrollerar. Förvaltningen behöver ta fram en lösning som säkerställer att de digitala filmerna kan bevaras så länge de ska finnas kvar.
Sida 7 (7) Digitala bilder förvaras på en serveryta enligt en fastställd och känd struktur. Rutiner för bildernas värdering och urval för bevarande finns framtagna och följs av förvaltningen. Arkivbeständiga produkter används Förvaltningens alla verksamhetsområden använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Samtlig manuell utrustning kommer från HCL (tidigare Volvo IT). Förvaltningen binder inte längre in protokoll från nämndens sammanträden. Förvaltningen ska försäkra sig om att den digitala informationen som utgörs av digitala filmer kan bevaras så länge den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns Stadsdelsförvaltningen har en arkivbeskrivning som på ett föredömligt sätt beskriver verksamheten och arkivbildningen. Arkivbeskrivningen täcker den period arkivbildaren funnits, dvs. från 2007 och framåt. Arkiven från förvaltningens tre föregångare är levererade till Stadsarkivet. Bevarandeförteckning behöver kompletteras Stadsdelsförvaltningens arkiv är från år 2007 förtecknat enligt stadens modell för processorienterad informationsredovisning. Förvaltningen är i fas med förtecknandet. I bevarandeförteckningen finns information om att personakter enligt Socialtjänstlagen finns, liksom LSS-akter, dock behöver bevarandeförteckningen kompletteras med information om hur handlingar i dessa akter återsöks. Uppdatera och förtydliga bevarandeförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. 2016-10-20 Christina Moberg Inspektionsförrättare