SportAdmin i använder SportAdmin som system för medlemshantering, fakturering och hemsida. Här nedan kommer du att kunna läsa om de funktioner som du som ledare behöver ha koll på i systemet. För att logga in i systemet går du in på www.sportadmin.se och anger där ditt användarnamn och lösenord som du fått av kansliet. Innehållsförteckning SportAdmin i... 1 I början av varje ny termin önskar vi att du gör följande:... 2 Under hela terminen önskar vi att du gör följande:... 2 I slutet på varje termin önskar vi att du gör följande:... 2 De olika funktionerna i SportAdmin... 3 Informationssidan... 3 Byt lösenord... 4 Mina utskick... 5 Personregister... 6 Medlemsgrupper... 8 Gör ett utskick...12 Rapportera närvaro...14 Kallelser...18 1
I början av varje ny termin önskar vi att du gör följande: Skriv ut en medlemslista 1 med alla uppgifter på medlemmarna i gruppen. Ta med denna lista till första träningstillfället och låt gymnasterna/föräldrarna kontrollera att alla uppgifter är korrekta. Logga in i SportAdmin och korrigera om det är några uppgifter som är felaktiga när du fått listan kontrollerad. Lägg till hela terminens aktiviteter i rapportera närvaro Under hela terminen önskar vi att du gör följande: Rapporterar närvaron i SportAdmin efter varje träning. Ser till att kontinuerligt uppdatera adress och telefonuppgifter om det är saker som förändras. Använder dig av gör ett utskick funktionen när du behöver kommunicera med föräldrarna till dina gymnaster. Meddelar kansliet om vilka gymnaster som eventuellt har slutat/inte kan träna pga. skador. I slutet på varje termin önskar vi att du gör följande: Skriver ut närvarokorten, skriver på dem på anvisad plats och lämnar in dem på kansliet (en vecka efter träningsavslut) Meddelar kansliet om vilka gymnaster som slutat i gruppen/bytt till en annan grupp. Kollar hur många timmar du har varit ledare i respektive grupp under närvarostatistik och sedan fyller i detta på arvodeslappen som ska lämnas till kansliet senast 2 veckor efter avslutad termin. 2
De olika funktionerna i SportAdmin Informationssidan Det här är den första sidan du kommer in på när du har loggat in i systemet. Här ser du till höger information ifrån företaget SportAdmin om uppdateringar och nya funktioner i systemet. Till vänster hittar du information ifrån oss på kansliet i. DU kan även se vilka medlemar i föreningen som fyller år under veckan som kommer. Till vänster så finns det ett par olika menyer som du kommer att få en beskrivning av i denna manual. Längst upp till höger så ser du ett kryss i en röd ruta, där loggar du ut ur systemet. Bredvid krysset finns ett frågetecken. Håller du muspekaren över frågetecknet när du är inne på en sida får du snabbhjälp till de olika funktionerna på just den sidan. Trycker du på frågetecknet öppnas ett nytt fönster med hjälptexter för hela systemet. I mitten ser du vem som är inloggad (bör vara du själv) och i vilken förening och termin du är inne i. 3
Byt lösenord Här inne byter du ditt eget lösenord. Först skriver du in ditt nuvarande lösenord och sedan väljer du ett nytt som består av minst 8 tecken och då både siffror och bokstäver. Har du problem med att logga in kontaktar du kansliet på kansliet@nikegymnasterna.com så skickar vi ett nytt lösenord till dig. 4
Mina utskick Här hittar du dina mailutskick som du har gjort ifrån systemet. Du ser till vilken grupp du har skickat, hur många medlemmar du har skickat till och om något mail inte har nått fram (detta markeras då med fel). För att se utskicket klickar du på visa knappen längst ut till höger. Där ser du också med specifikt till vilken mailadress meddelandet inte kunnat levereras om det står fel. 5
Personregister I personregistret kan du söka på all medlemmar i föreningen. Du kan söka på personnummer, föreller efternamn och det räcker med att skriva en del av en uppgift i sökfältet. Om du till exempel skriver 7605 i sökfältet så får du fram alla medlemmar som är födda 1976 i Maj månad. Eller om du till exempel skriv son så får du fram alla medlemmar som har ett "sson" efternamn. När du börjar skriva visas en rullista med förslag på personer. För varje tecken du skriver minskar personerna i rullistan. När du hittat den personen du letar efter trycker du på visa och får då fram kontaktuppgifter till den personen. 6
Avancerad sökning I avancerad sökning kan du hitta olika urval av medlemmar. Vill du exempelvis se alla huvudledare för en truppgrupp denna terminen väljer du den aktuella terminen som Period, som Grupptyp väljer du Truppgymnastik och gruppkoppling Huvudledare. Sedan klickar du på genomför sökning, du får då enbart fram dessa personer. Flerval Funktionen används för att kunna markera fler val på samma gång. Vill man ha statistik för ett helt år får man kryssa i alla perioder som tillhör det året. Eller man kanske vill markera fler år t.ex alla medlemmar som är födda mellan 1995-2000 Klicka på första valet håll därefter in CTRL för att markera flera val åt gången. Håll in SHIFT för att markera alla rader mellan två val. 7
Medlemsgrupper Välj en grupp vill administrera genom att klicka i rullgardinsmenyn vid Grupp I denna vy ser du alla medlemmar i den aktuella gruppen. Alla rubriker i det svarta fältet är sorteringsbara, som standard är det sorterat efter förnamn. Vill du ändra detta trycker du bara på den rubrik du vill sortera efter. I Licenskolumnen ser du om medlemmen har en licens och även vilken typ av licens. Alla barngrupper upp till 5 år har Basförsäkring och resterande grupper har Tävlingslicens och då står det vilket datum licensen går ut. För att gymnasterna ska få utföra volter måste de ha en giltig tävlingslicens. I Noteringskolumnen kan du se noteringar ifrån oss på kansliet som kan vara bra för dig som ledare att veta om. I Gruppkolumnen ser du hur mycket gymnasten har kvar att betala in till föreningen i avgift för just den här gruppen. I kolumn ser du hur mycket medlemmen totalt har kvar att betala in till föreningen. Lägga till medlem: Klicka på knappen "Lägg till medlem" 8
Ta reda på om medlemmen redan finns med i medlemsregistret genom att söka efter medlemmen. Hittas inte medlemmen så klicka på knappen "Ny medlem". Där kan en helt ny medlem skapas OBS! Tänk på att säkerställa att medlemmen inte finns innan ny medlem skapas för att undvika dubeltter. När medlemmen är vald så ange vilken gruppkoppling medlemmen skall ha till gruppen. Gruppkopplingen anger vilka egenskaper medlemmen skall ha till gruppen, du ska välja aktiv. När du har gjort detta sparar du på den gröna spara knappen. 9
Uppdatera en medlem: Välj grupp och klicka därefter på namnet på den person som uppdateringen gäller. Du får då upp ett så kallat personkort med all information om den medlemmen. Klicka på Ändra personuppgifterna Det går även att uppdatera en medlem genom att trycka på ändraknappen längst ut till höger efter medlemmens namn om man är inne i medlemsgruppen. Då ser det ut om nedan och man får trycka på Ändra uppgifterna I detta läge kan du även lägga in en notering om medlemmen som kan vara bra för andra ledare eller för oss på kansliet att veta. Exempelvis allergi eller skada. Har en medlem slutat under terminens gång går du in här och sätter och bock i Har slutat och uppdaterar sedan. 10
Personkort Klickar du på en persons förnamn i systemet oavsett vilken sida du är inne på så kommer ett personkort att öppnas i ett nytt fönster. Här hittar du alla kontaktuppgifter till medlemmen och kan även se vilka grupper han/hon har varit med i under olika terminer, vil ka utbildningar han/hon har gått och vilka fakturor som har skickats ut. 11
Gör ett utskick I Gör ett utskicka kan du göra utskick till dina grupper. I Frånfältet kommer Automatiskt ditt namn och den mailadress du har inlagd att fyllas i. Rubriken kommer att bli Utskick till och gruppens namn om inte du gör en förändring i detta. Sedan skriver du din mailtext. Du kan välja att bifoga filer ifrån din dator och om du vill att mottagarna ska kunna se varandras epostadresser. För att ställa in mottagarna så görs detta på höger sida. I tillfältet kan du skriva dit namnet på en person som finns i föreningens personregister eller skriva en mailadress. Det kommer då att skickas en kopia på mailet till denna adress. Du kan sedan välja vilken grupp du vill skicka till. Den gruppen som du har gått in via är det som kommer att vara förvald, men vill du skicka till alla dina grupper du är ledare för kryssar du bara i de andra också. E1, M1 och M2 står för Epost 1, Målsman 1 och Målsman 2. Du kan alltså välja om du vill skicka mailet enbart till gymnasterna, enbart till deras föräldrar eller till alla genom att kryssa i och ur de olika rutorna. Skulle du behöva epostadresseran kan du få fram dem i en kolonseparerad eller en komma separerad lista genom att trycka på Visa alla epostadresser 12
Skriv ut medlemslistor I denna flik kan man skriva ut en specifik grupps medlemslistor, adressetiketter, namnlappar eller medlemskort för alla i gruppen. Typ: Välj vilken typ av lista du vill skriva ut (det finn olika typer av medlemslistor, adressetikett, namnlapper eller medlemskort). Orientering: Välj om listan ska vara stående eller liggande Sortera på: Välj hur du vill att listan ska sorteras Foto: Om du har laddat upp foto på personerna i gruppen kan du välja om detta ska visas eller ej. Visning: Välj om du vill visa medlemmens målsman och/eller grupptillhörighet (dvs om han/hon är aktiv eller ledare) I övriga rullgardiner finns det olika valmöjligheter att visa eller dölja olika uppgifter. 13
Rapportera närvaro För att kunna rapportera närvaro måste du först lägga till gruppens aktiviteter genom att trycka på Lägg till Aktivitet. Därefter följer du instruktionen nedan. 1. Bocka ur de medlemmar som inte är närvarande 2. Bocka i de ledare som är närvarande 3. Bekräfta längst upp i kolumnen Du kan välja om du vill att alla ska vara urbockade från början genom att bocka ur rutan Kryssa i eller ur ALLA Vill du ta bort en aktivitet klicka på det röda X:et under aktiviteten Vill du ändra något på en aktivitet klicka på anteckningsblocket under aktiviteten. Du kan lätt ändra ett bekräftat tillfälle genom att bocka ur bekräftarutan, gör ändringen och bocka i bekräfta igen. Närvarorapportering via mobilen på www.sportadmin.se/lok: Välj rätt grupp och därefter aktuell aktivitet Bocka därefter ur de medlemmar som inte är närvarande. Bocka i de ledare som är närvarande och därefter bekräfta. När du bekräftat en aktivitet får du upp närvarostatistik direkt i mobilen OBS! Det går att ändra en bekräftad aktivitet genom att klicka på avbekräfta. 14
Lägg till aktivitet Välj aktivitet och plats. I nedre fältet kan du skriva egna kommentarer om aktiviteten eller platsen. Exempelvis: Fristendeträning, uppvisning. Välj datum och tid för aktiviteten. Om det är en aktivitet som håller på hela terminen så kan du välja att aktiviteten ska upprepas till och med ett slutdatum som du själv väljer genom att välja hur aktiviteten ska upprepas i rullgardinsmenyn Upprepa aktiviteten Avsluta med att trycka Spara Till enstaka aktiviteter kan du även skicka ut kallelser, på högersidan hittar du inställningar som berör dessa. Den första inställningen är när du senast vill ha in ett svar. Du kan välja ett maxantal som får delta i aktiviteten och kryssa för att svaren ska döljas för de andra som svarar (du som ledare ser fortfarande vem som har svarat vad) I mer informationsrutan kan du lägga till samlingstid och plats samt lite information om aktiviteten. Vill du sedan kalla alla i gruppen väljer du Spara och börja kalla 15
Närvarostatistik Här kan du lätt se närvarostatistik på gruppen. Du ser både hur många gånger och hur många timmar gymnasterna och ledarna varit närvarande. Du kan välja att sortera på olika platser, typer av aktiviteter och vilken tidsperiod du vill ha rapportern för. 16
Skriv ut närvarokort Här kan du skriva ut närvarokorten. Du kan välja att skriva ut ett närvarokort med aktiviteter eller ett helt tomt kort. Om en deltagare har en parantes runt 1:an innebär det att det inte är ett godkänt tillfälle enligt RF. Detta kan bero på att deltagaren har fel ålder, tillfället är inte 60 minuter långt, tillfället inte är bekräftat, ledaren ej är i kryssad, ingen plats är angiven, det saknas personnummer på deltagaren eller att det saknas kön på deltagaren. 17
Kallelser För att det ska gå att skicka en kallelse måste en aktivitet vara skapad, det gör du under Rapportera närvaro. För att maila en kallelse trycker du på Visa knappen längst ut till höger efter den aktiviteten du vill maila kallelse till. Klicka på Maila kallelse för att skicka kallelsen. Klicka på Gör ett utskick till urvalet för att göra ett mailutskick till en målgrupp som du har valt. 18