3Växel Softphone. För att använda Softphone i dator och mobil samt i fasta IP-telefoner behöver du skaffa tilläggstjänsten Softphone. När du har det kan du använda alla IP-telefonitjänster på ett och samma abonnemang. Med tillvalet 3Växel Softphone kan ni ringa och ta emot samtal i en dator via en Internet-uppkoppling, till exempel WiFi var som helst i världen. Du behöver alltså inte ha mobiltäckning för att använda 3Växel Softphone. När ni ringer med Softphone ringer ni till samma pris som om ni ringde med mobilen i 3s nät i Sverige. Observera att kostnad för datauppkoppling, till exempel för WiFi kan tillkomma. Installera Softphone För att kunna använda 3Växel Softphone måste du installera PC-klienten på din dator: 1 För att ladda ner Softphone-programmet visar du webbsidan tre.se/3vaxelsupport och klickar på länken 3Växel Softphone för PC under rubriken Kom igång. Du kan också gå in under Inställningar, Softphone i 3Växel webb för att ladda ner programmet. 2 När filen har laddats ner klickar du på 3Vaxel-Softphone.exe. 3 När dialogrutan 3Växel Softphone - InstallShield Wizard visas klickar du på Next. 4 Acceptera licensvillkoren och klicka på Next. 5 6 Klicka på Install för att installera appen. Klicka på Finish när installationen är klar. Samtal via Softphone går alltid in och ut via 3Växel i Sverige. Samtal via Softphone debiteras som om man befinner sig i Sverige. Softphone fungerar i Windows 7 och 8. Datorn bör ha en internet anslutning som har lika stor bandbredd i upplänk som nedlänk och en reserverad kapacitet som med god marginal överstiger 100 kbit/s per samtal i varje riktning. För att Softphone ska fungera måste Port 5060 (VoIP) och adressen voip. tre.se vara öppna i nätverket. Se ytterligare systemkrav på tre.se. 1 2 5 3 April 2015 1
Starta 3Växel Softphone Dubbelklicka på ikonen 3Växel Softphone som finns på skrivbordet för att starta programmet. I fönstret som öppnas loggar du in med ditt vanliga 3Växel-login, det vill säga du anger mobilnummer med formatet 46735xxxxxx samt ditt lösenord och klickar där efter på Logga in. För att få bra ljud rekommenderar vi att du alltid använder ett datorheadset när du ringer och tar emot samtal i datorn. För att testa tjänst en kan du prova med att använda ditt mobilheadset i datorn. För permanent användning rekommenderar vi ett speciellt datorheadset med USB-anslutning. Vill du minimera programmet till aktivitetsfältet klickar du på knappen Minimera högst upp till höger i fönstret. När du är inloggad i Softphone, och om du har både Softphone och mobiltelefon på ditt abonnemang, kommer det att ringa i både mobilen och Softphone vid inkommande samtal och du kan välja var du vill svara. Telefonist i 3Växel webb och Softphone Om du har loggat in som telefonist i 3Växel webb kan du använda Softphone för att svara på samtal till växelnumret. Läs mer i guiden Telefonist i 3Växel webb. Använda headset 3Växel Softphone har anpassats till en mängd olika headset och du kan svara, lägga på och parkera samtal samt stänga av ljudet direkt via headsetet. Information om vilka modeller som stöds finns på tre.se. Om du använder ett headset ställer du in volymen i headsetet genom att klicka på högtalar ikonen i meddelandefältet längst ner till höger på skrivbordet. Övriga inställningar för headsetet gör du via inställningspanelen som beskrivs längre fram i guiden. April 2015 2
Ringa samtal När du vill ringa ett samtal via Softphone kan du antingen göra det från katalogen eller genom att ange önskat telefonnummer. I samband med att du installerade 3Växel Softphone laddades 3Växel-katalogen ner från 3Växel. Klicka på knappen Katalog för att visa kontakterna i katalogen. Sök upp och markera den kontakt som du vill ringa till och klicka på Ring (den gröna luren). Du kan läsa mer om katalogen längre fram i guiden. Klicka på knappen för att visa/dölja katalogen. När personen har svarat kan du hantera samtalet på olika sätt. Klicka på Lägg på (den röda luren) för att avsluta samtalet. Klicka på Lägg på för att lägga på om personen inte svarar. Finns det flera telefonnummer till kontakten klickar du på pilen och väljer vilket av numren som du ska ringa. Klickar du direkt på knappen Ring används det mobila numret automatiskt. April 2015 3
Ringa till annat nummer Vill du ringa till ett nummer som inte finns med i katalogen skriver du önskat telefonnummer i rutan och klickar på Ring. Du kan också ringa genom att trycka på Retur (Enter). Tips: Du kan kopiera ett telefonnummer från exempelvis en webbsida eller ett dokument och klistra in det i telefonnummerfältet när du vill ringa. Genom att klicka på menyknappen längst ner i fönstret visas en knappsats nedan för fönstret. Här kan du klicka på siffrorna för att ange det telefonnummer som du vill ringa. När samtalet besvaras ändras informationen i fönstret. För att avsluta samtalet klickar du på Lägg på. Ange önskat telefonnummer och klicka på Ring. När personen har svarat kan du hantera samtalet på olika sätt. Klicka på Lägg på för att avsluta samtalet. Undvik att ringa nödsamtal med Softphone i datorn. Det gäller speciellt när du befinner dig i utlandet eftersom samtalen alltid kopplas ut via 3Växel i Sverige. Samtalet kopplas inte till det lokala räddningscentrat och kan inte positioneras. Ta emot samtal För att ta emot ett samtal via Softphone klickar du på Svara (gröna luren) när det ringer. Vill du inte svara klickar du i stället på Avböj (röda luren). För att avsluta samtalet klickar du på Lägg på (röda luren). Är du inloggad i en svarsgrupp och får ett samtal via svarsgruppen, ser du både numret och namnet på den som ringer in samt svarsgruppens namn eller nummer. När du är inloggad i Softphone, och om du har både Softphone och mobiltelefon på ditt abonnemang, kommer det att ringa i både mobilen och Softphone vid inkommande samtal och du kan välja var du vill svara. April 2015 4
Hantera samtal När du har ett pågående samtal i Softphone kan du hantera det på olika sätt, till exempel parkera det eller koppla det vidare. Du kan även välja att flytta samtalet till din mobil telefon om du måste lämna datorn. Parkera samtal För att parkera samtalet klickar du på knappen P. Bokstaven P visas med röd färg och texten Parkerat samtal visas. Klickar du på mikrofon-knappen stänger du av din mikrofon. Mikro fonen visas med röd färg. Du kan fortfarande höra den andra personen. Klicka på knappen en gång till för att återgå till samtalet. Koppla samtal direkt Du kan koppla ett pågående samtal via Softphone, exempelvis till en kollega. Du kan antingen koppla direkt utan att prata med kollegan eller först ringa upp och därefter koppla. Om vill du koppla direkt visar du katalogen och klickar på den person som du vill koppla samtalet till. Klicka sedan på Koppla. Klicka här för att koppla samtalet direkt. Texten Kopplar visas i samtalsrutan. Om du vill koppla till ett nummer som inte finns i katalogen kan du skriva in det manuellt. Öppna katalogen, skriv önskat telefonnummer i sök rutan högst upp och tryck på Enter. Klicka på knappen Koppla för att koppla samtalet direkt. April 2015 5
Koppla samtal med avisering När du kopplar ett samtal i Softphone kan du välja att först prata med kollegan och därefter koppla, det vill säga avisera samtalet. Visa katalogen och markera den person som du vill koppla sam talet till. Klicka sedan på Ring. Prata med personen och vidarekoppla sedan samtalet genom att klicka på knappen Koppla. Klicka här för att koppla eller klicka på Lägg på för att avbryta samtalet. Vill du återgå till det första samtalet parkerar du aktuellt samtal genom att klicka på knappen P. Du kan sedan fortsätta att växla mellan samtalen på samma sätt. Även här kan du koppla till ett telefonnummer som inte finns med i katalogen. Öppna katalogen, skriv önskat telefonnummer i sök rutan högst upp och tryck på Enter. Klicka på knappen Ring för att först ringa upp personen och klicka därefter på knappen Koppla för att koppla samtalet. Flytta samtal till mobil Om du behöver lämna datorn eller vill prata mer ostört, kan du flytta ett pågående Softphone-samtal från datorn till mobilen. Klicka på knappen för att flytta samtal. Samtalslogg I Softphone kan du enkelt visa en logg med gjorda samtal, mottagna samtal samt missade samtal. Klicka på knappen Samtalslogg för att visa loggen. Har du missat ett samtal visas en ikon högst upp i fönstret. Klickar du på ikonen visas samtals loggen och du kan se information om det missade samtalet. April 2015 6
Katalogen I samband med att du installerade 3Växel Softphone laddades 3Växel-katalogen ner från 3Växel. Klicka på knappen Katalog för att visa/dölja kontakterna i katalogen. När du markerar en kontakt kan du visa information om den eller välja att ringa till den. Klicka på luren för att ringa eller klicka på pennan längst ner för att visa och/eller redigera informationen. Om du redigerar en kontakt i Softphone sparas kontakten lokalt i Softphone, ändringen synkroniseras inte med 3Växel webb. Markerar du stjärnan sparas kontakten som en favorit och visas då högst upp i katalogen i Softphone, så att du snabbt kan använda dem. Klicka på krysset för att avbryta utan att spara, eller klicka på bocken för att spara dina ändringar. Lägga till kontakter Du kan lägga till kontakter direkt i 3Växel Softphone. Klicka på knappen Lägg till längst ner i katalogen. Fyll i information i rutorna som visas och klicka på den gröna bocken för att spara kontakten. De kontakter som du lägger till via 3Växel Softphone synkroniseras inte med 3Växel webb, de sparas bara lokalt i Softphone. April 2015 7
Du kan Favorit-markera de kontakter som du lägger till själv genom att klicka på stjärnan längst ner så att den blir gul. Dessa kontakter visas högst upp i katalogen så att du snabbt kan använda dem. Lägga till kontakter från samtalsloggen Har du ringt eller fått ett samtal från någon som inte finns med i katalogen kan du lägga till numret som en kontakt via samtalsloggen. Klicka på knappen Samtalslogg för att visa loggen. Klicka på symbolen för att lägga till en ny kontakt. Fyll i information i rutorna som visas och klicka på den gröna bocken för att spara kontakten. Uppdatera katalogen Kontakterna i 3Växel Softphone uppdateras inte automatiskt när det sker förändringar i 3Växel webb. För att uppdatera katalogen klickar du på kugghjulet högst upp till höger i fönstret. Markera kategorin Katalog och klicka på Uppdatera katalogen. På panelen kan du även välja att radera katalogen när du loggar ut ur Softphone. De lokala kontakter som du har sparat/redigerat i Softphone finns kvar när du uppdaterar katalogen. Importera Outlook-kontakter Använder du e-postprogrammet Outlook (version 2007, 2010 eller 2013) kan du importera dina kontakter från Outlook till katalogen i Softphone. På så sätt kan du enkelt ringa och koppla samtal även till dina Outlook-kontakter. Visa inställningarna och markera kategorin Katalog. Markera de typer av Outlook-kontakter som du vill importeras till katalogen: Visa privata respektive Visa globala Outlook-kontakter. Nästa gång du loggar in i 3Växel Softphone kommer katalogen att uppdateras. Du kan även uppdatera katalogen direkt genom att klicka på den övre knappen för Uppdatera katalogen. April 2015 8
Starta 3Växel webb När du är inloggad i 3Växel Softphone kan du enkelt logga in i 3Växel webb för att få tillgång till övriga funktioner i 3Växel. Klicka på Starta 3Växel webb för att visa webbsidan i din standardwebbläsare. Logga in med ditt användarnamn och lösenord. Inställningar i Softphone För att underlätta användningen av Softphone kan du göra vissa inställningar. Klicka på kugghjulet högst upp till höger i fönstret för att visa panelen med inställningar. Samtal Markerar du kategorin Samtal till vänster i panelen kan du aktivera automatiskt svar, vilket kan vara bra för telefonister och andra som hanterar stora samtals volymer. Markera Automatiskt svar och ange hur lång tid det ska ta innan sam talet besvaras automatiskt i rutan nedanför. Markera Samtal väntar om du vill höra en signal när du har samtal som väntar. Om du inte aktiverar funktionen hörs en upptagetton hos den som ringer till dig när du är upptagen i telefon. Katalog I kategorin Katalog kan du uppdatera katalogen samt importera Outlook-kontakter. Läs mer om detta i avsnittet Katalogen tidigare i guiden. Ljud och headset I kategorin Ljud gör du alla inställningar för ljudet. I listrutan Ringsignal kan du välja vilken rington som du vill höra när det kommer ett samtal till Softphone. Markera rutan Ring i datorhög talare om du vill att det även ska ringa i datorns högtalare, och inte bara i headsetet. I listrutorna Mikrofon och Högtalare väljer du det headset eller den mikrofon respektive högtalare som ska användas för samtalen. April 2015 9
Inspelning I kategorin Inspelning kan du ange att dina samtal ska spelas in. Läs mer om detta i avsnittet Inspelning av samtal längre fram i guiden. Övrigt I kategorin Övrigt kan du välja att fönstret Softphone alltid ska visas överst på skrivbordet genom att markera Alltid överst. I denna kategori kan du även välja att installera tillägget 3Växel Click2Call. Läs mer om detta i kommande avsnitt. Inställningar i 3Växel webb Du kan även göra vissa inställningar för Softphone i 3Växel webb. Klicka på kugghjulet och välj kategorin Softphone till vänster i fönstret. Markera Skicka alltid samtal till mobil och aldrig till softphone om du inte vill få samtal till någon Softphone och bara få samtal till din mobil. Denna inställning kan vara användbar om du har glömt att logga ut från ditt Softphone-konto i en dator, mobil eller skrivbordstelefon. Klicka på Spara för att bekräfta dina inställningar. April 2015 10
Inspelning av samtal I Softphone kan du spela in dina samtal för att dokumentera vad som sägs under exempelvis ett sälj- eller supportsamtal. Alla inkommande och utgående samtal spelas in automatiskt när funktionen är aktiverad. Ljudfilerna sparas i.wav-format. Tillåt inspelning Öppna panelen med inställningar och visa kategorin Inspelning. Markera Tillåt inspelning för att aktivera funktionen. Vill du få en fråga efter varje samtal om samtalet ska sparas markerar du Fråga efter varje samtal. I rutan Filkatalog för inspelningar väljer du i vilkan mapp inspelningarna ska sparas. Som standard sparas de i din personliga användarmapp. I rutan Prefix kan du ange ett prefix för att enkelt hitta dina inspelningar. Ljudfilens namn börjar med den text som du anger i denna ruta. Stäng panelen Inställningar när du är klar. Aktivera inspelning För att aktivera inspelningen klickar du på knappen Spela in ovanför den gröna luren. Knappen blir röd och texten ändras till Spelar in. Nu spelas alla inkommande och utgående samtal in automatiskt och sparas i mappen som angavs i inställningarna. När knappen är grå och visar texten Spela in, spelas samtalen inte in. När knappen är röd och visar texten Spelar in, spelas alla samtal in. Du kan när som helst påbörja eller avbryta en inspelning av det aktiva samtalet. Klicka på den gråa knappen Spela in för att påbörja inspelningen. Har en inspelning påbörjats kan du klicka på den röda knappen Spelar in för att avbryta den. Har du valt att få en fråga efter samtalet visas ljudfilens filnamn och du kan välja att ge filen ett annat namn. Vill du spara filen klickar du på den gröna bocken. Om du inte vill spara filen klickar du i stället på krysset, ljudfilen tas då bort från mappen. April 2015 11
Click2Call i Google Chrome Använder du webbläsaren Google Chrome kan du enkelt ringa ett telefonnummer som visas på en webbsida genom att klicka direkt på numret. Click2Call fungerar bara i Google Chrome. Installera 3Växel Click2Call För att kunna använda funktionen Click2Call behöver du ladda ner Chrome-tillägget 3Växel Click2Call via inställningarna i Softphone. Öppna panelen med inställningar, visa kategorin Övrigt och klicka på Installera 3Växel Click2Call för Google Chrome. Nu visas Chrome Web Store med tillägget. Klicka på Lägg till högst upp på sidan och klicka sedan på Lägg till för att bekräfta tillägget. När tillägget har lagts till visas ett meddelande om detta. Klicka på ikonen Inställningar för 3Växel Click2Call högst upp till höger i Chrome. Markera Hitta och markera telefonnummer på webbsidor för att aktivera funktionen 3Växel Click2Call. Du kan avmarkera rutan för att avaktivera tillägget. Använda 3Växel Click2Call De telefonnummer som fungerar med Click2Call visas med grön färg på webbsidan och mar keras även med en grön lur. När du klickar på telefonnumret rings samtalet automatiskt upp via 3Växel Softphone. Första gången du använder Click2Call och klickar på ett telefonnummer visas en varning. Markera rutan Kom ihåg mitt val för alla länkar av samma typ och klicka på Starta program. Nästa gång du klickar på ett telefonnummer kommer samtalet att ringas direkt. April 2015 12