Region Skåne Skåne Tvätt och Transport Carl-Johan Tykesson 044-309 37 60 carl-johan.tykesson@skane.se Direktiv 2008-03-11 Dnr Projektdirektiv Projekt 3 inom förnyelseprogrammet Organisatorisk enhet Projektbeställare Projektledare Region Skåne Förnyelsekontoret/ Carl-Johan Tykesson 2008-02-25 rev 2008-02-28, 2008-03-10, 2008-03-11 Dokumentbeteckning Distributionslista Projekt 3 Delprojekt Projektdirektiv Projektplan Statusrapport Slutrapport
Projektdirektiv 2 (2) Godkännande av beställning : : Underskrift Beställare Underskrift Projektledare Namnförtydligande Namnförtydligande
Projektdirektiv 3 (3) Innehållsförteckning 1.1 Bakgrund, syfte och förutsättningar... 4 1.2 Mål... 7 1.3 Projektplanering... 7 1.4 Tidplan... 11 1.5 Resurser och effektmål... 11 1.6 Förutsättningar för projektets genomförande... 12 1.7 Kopplingar till andra projekt och verksamheter... 12 1.8 Styrgrupp... 12 1.9 Bilagor... 13
Projektdirektiv 4 (4) 1.1 Bakgrund, syfte och förutsättningar Logistiken inom Region Skåne involverar många medarbetare och flera organisatoriska enheter. Förutom vårdpersonalens arbete med förrådsinventeringar och beställning av varor så finns t ex transportvaktmästare, chaufförer, förrådsarbetare, tvätteribiträden och inköpsfunktioner. Organisatoriska enheter som är involverade i varuförsörjningen: Externa leverantörer, ex apoteket Skåneförrådet Skånetvätt Skånetransport (Gods- och persontransporter utanför lastbrygga ) Förvaltningarnas transportverksamheter (Godstransporter innanför lastbrygga ) Inköpsorganisation Kärnverksamheterna (Beställning, inventering) Förbättringsmöjligheter Det är möjligt att minska kostnaderna för Region Skånes varuförsörjning genom att minimera lager och kassation samt reducera vårdpersonalens arbete. Förrådsverksamheten kan enligt konsultrapporter effektiviseras. Det bör också vara möjligt att optimera gods- och persontransporter samt uppnå bättre samspel mellan varuförsörjningens olika aktörer. Med stöd av en konsultrapport från Network Logistics AB (bilaga 1) har det vid USiL sedan en tid pågått försök i syfte att minimera lagerhållning och kraftigt reducera vårdpersonalens arbetsinsats avseende inventering, beställningar och förrådshantering. Särskilda avdelningsvaktmästare levererar dagligen de mänger som behövs för just den dagens arbete. Vårdpersonalen behöver inte avsätta tid för detta arbete. Förrådsutrymmena standardiseras med hyllsystem enligt EU-standard. I nuläget är arbetssättet infört på 20 avdelningar. Inom kort omfattas 30 avdelningar. Organisationen kallas i det följande för Logistikcenter. För närvarande körs också piloter på sjukhusen i Helsingborg och Ängelholm med vardera två avdelningar. Flera förvaltningar har uttryckt intresse. Erfarenheterna från USiL (bilaga 1a) visar att man genom införandet av Logistikcenter kan göra en nettobesparing motsvarande en tjänst per vårdavdelning. Projektets syfte Projektets övergripande syfte är ökad kostnadseffektivitet inom områdena logistik och varuförsörjning. Delsyften med projektet är: Utvärdera om och hur logistikcenter bör införas vid sjukhusens avdelningar och mottagningar. Genomföra identifierade möjligheter till kostnadsbesparingar inom förrådsverksamheten. Genomförande av identifierade möjligheter till kostnadsbesparingar inom varu- och persontransporter.
Projektdirektiv 5 (5) En effektiv logistik och varuförsörjning i Region Skåne förutsätter: 1. Leveranssäkerhet och leverans av rätt mängd/produkter till rätt kostnad. 2. Ett nära samarbete mellan de olika aktörerna Skånetvätt, Skånetransport, Skåneförrådet och förvaltningarnas interna transportorganisationer. Vidare krävs stor delaktighet från vården och medicinska serviceenheter, t ex laboratorierna. 3. Tydlig styrning av de olika aktörerna inom varuförsörjningen. Förutsättningar 1. Förbättra leveranssäkerhet, leverera rätt mängd/produkter och till rätt kostnad Skånetvätt Skånetvätts verksamhet har, efter utredningar av externa konsulter (Bilaga 2a och 2b) visat sig vara effektiv. Emellertid finns ett ständigt problem i tvättlogistiken beroende på för låg leveranssäkerhet för personalkläder. Ett problem som förvärrats de sista åren pga. skärpta hygienkrav i vården som innebär att personalen byter kläder varje dag. Skånetvätt har köpt in stora mängder nya textilier men det krävs också bättre kontroll av lager av både ren och smutsig tvätt i vården. Det kan bli nödvändigt att införa tvättbytesförråd för personalkläder vid samtliga sjukhus. Dessa kan vara manuella eller automatiserade. F n pågår försök med tvättbytesförråd på USiL. Tvättbytesförråden frigör yta och personal på avdelningarna samtidigt som Skånetvätt får bättre kontroll över textilstocken. Samtidigt utreds om det är ekonomiskt försvarbart att införa automatiserade system med chips i textilierna och plaggautomater. Skånetvätt tar fn fram underlag för ytterligare effektivisering. Genom att utöka maskinparken som används för personal- och patientkläder kan man reducera med 4-5 tjänster. Förslag kommer att presenteras under våren. Det bör utredas möjligheter till ökad samordning med Skåneförrådet vad gäller transporter och leveranstider samt stängningsplaner i samband med storhelger. Under år 2008 kommer Skånetvätt att införa samma affärssystem som Skåneförrådet.
Projektdirektiv 6 (6) Skåneförrådet och varuinköpsverksamheten Hösten 2007 granskades Skåneförrådet av två konsultföretag (Bilaga 3-4). Uppdragen omfattade: Driftsform/organisation/arbetssätt Geografisk placering. Ett förråd eller flera? Resultaten i korthet: Det finns effektiviseringsvinster att göra inom Skåneförrådet Kundkontakterna kan förbättras Centralisering har gett förväntade positiva effekter Outsourca inte Skåneförrådet. Anpassa förpackningsstorlekar till kundernas behov Utveckla en ny och starkare organisation (Logistikpartner) vars huvuduppgift är att skapa starka integrerade lösningar för effektiv försörjning av förnödenheter för hela regionen. Skånetransport Skånetransport är Region Skånes transportör och har sitt ursprung i samtliga enheter för yttre transporter inom Region Skåne. Verksamheten startade i oktober 2006. Under år 2007-2008 sker successiv överföring av transportverksamheten från regionens olika förvaltningar. Under våren 2008 påbörjas också en översyn av godstransporterna. En detaljerad beskrivning av genomförda och återstående åtgärder i bilaga 5. Verksamhetens uppdrag är: Gods/varutransporter. Beställda och akuta Tillhandahålla bilpooler Hantera förmånsbilar Administrera övriga verksamhetsägda bilar. Beting: Senast bokslut 2008 skall kostnaderna på årsbasis vara 10% lägre än år 2006 givet samma verksamhet. Under 2007 uppnåddes 3-4%. Förvaltningarnas interna transportverksamheter Enheterna är viktiga kuggar i varuförsörjningen och behöver vara rätt dimensionerade för att trygga leveranser till vården. De interna transportverksamheterna måste anpassas till det arbetssätt som blir följden av att Logistikcenter införs.
Projektdirektiv 7 (7) 2. Samarbete/Samordning. Styrning och kundrelationer I nuläget finns inte någon gemensam organisation för Region Skånes varuförsörjning. Styrning och finansiering varierar mellan enheterna såväl som hantering av kundrelationer. Det finns idag ingen organisatorisk enhet under Regiondirektören som tar ett samlat ansvar för Region Skånes Varuförsörjning. Skånetvätt och Skånetransport är till 100 % Intäktsfinansierade. Budgeten fastställs av Regionstyrelsen och från år 2008 fastställs priserna av regiondirektören efter diskussion i Kund- och avtalsrådet. Verksamheten regleras i övrigt via avtal med respektive kund. Kundoch avtalsrådet är också forum för regelbundna avstämningar med kunderna samt är det organ som fastställer vilken textilstock som skall finnas i regionen. Kostnaderna för Skåneförrådet finansieras via anslag. Fri nyttighet för kunderna. Det saknas avtal med kunderna som reglerar verksamheten. Utöver ovan beslutar respektive kund om dimensionering mm av sin interna logistik. Det är nödvändigt att etablera de samarbetsformer som behövs för att uppnå projektets mål. Det krävs en översyn och samordning av både styrning och kundrelationer. Men också en ökad grad av samordning/samarbete mellan Skånetvätt, Skånetransport, Skåneförrådet samt kundernas interna logistikfunktioner. 1.2 Mål Frigöra resurser till vården genom införande av Logistikcenter Uppnå effektivisering av stöd och servicefunktioner dels genom inre effektivisering av Skåneförrådet och Skånetransport, dels genom ett bättre samarbete mellan varuförsörjningens olika aktörer Lämna förslag till styrprinciper för berörda stöd- och serviceverksamheter Vid behov föreslå nödvändiga organisationsförändringar som stöd till ovanstående 1.3 Projektplanering Projektledningen ansvarar för genomförande av punkt 1.3.1 1.3.4 enligt nedan beskrivning. Berörda förvaltningschefer genomför inre effektivisering av Skånetransport och Skåneförrådet enligt punkt 1.3.2 och 1.3.3. 1.3.1 Införande av Logistikcenter Arbetet bedrivs i två faser. I fas 1 utarbetas underlag för ett eventuellt beslut om införande i hela Region Skåne. I Fas 2 införs Logistikcenter i regionen, givet beslut i Fas 1.
Projektdirektiv 8 (8) 1.3.1.1 Fas 1 Besluts underlag och beslut Kvalitetssäkra besparingar från införande av logistikcenter (totaleffekt) Definiera implementeringsprocess på avdelningsnivå Plan för införande per avdelning Nyckeltal per avdelning - hur besparingar bör säkras Utarbeta och utvärdera implementeringsplan tvärs Region Skåne Definiera ev. sekvensering, investerings och resursbehov, resultateffekt per förvaltning och för regionen. Förankring av utrullningsplan med förvaltningar (i alla fall första vågen ) Designa uppföljningssystem Beslut om implementering tvärs förvaltningar 1.3.1.2 Fas 2 Införande i hela Region Skåne Förutsätter beslut enligt FAS 1. Förvaltningarna utser: Ansvarig från sjukhusledningen. 1-2 personer som fungerar som projektledare och expertis vid införandet på en avdelning. Någon som ansvarar för den dagliga driften. Regionen inrättar ett projektkontor och Logistikskola med specialister som har till uppdrag att utbilda förvaltningarnas projektledning/driftsansvariga som i sin tur ansvarar för implementation och drift på respektive sjukhus. Det krävs ca 1-2 veckors utbildning. Projektkontoret hjälper också förvaltningarna med övergripande strategier, ekonomi och eventuella upphandlingar. Projektkontoret ansvarar också för att lämna förslag för hur samarbete/samordning skall utformas mellan varuförsörjningens aktörer. För varje förvaltning genomförs följande: Diagnos av nuvarande verksamhet och organisation - Kartlägg vilka områden och tjänster som omfattas av den interna logistiken på respektive förvaltning och dess processer. - Bryt upp den interna logistiken i dess respektive områden ex: o Tvättartiklar o Förrådsvaror o Post mm - Redovisa kostnader - Besluta kring standarder för dessa o Kvalitet o Frekvens o Leveranstid - Besluta om avgränsning/arbetsuppgifter för Logistikcenter inom respektive förvaltning/enhet.
Projektdirektiv 9 (9) Designa organisation och processer - Tillsätt logistikansvariga för respektive förvaltning/enhet - Utbilda nytillsatta ansvariga i enlighet med USIL-metodiken för intern logistik - Utvärdera hur Logistikcenter bäst organiseras för varje förvaltning/enhet - fastställ målvärden som skall uppnås efter anslutningen. - Samordna processer och material för att maximera effektivitet, yt- och kostnadsbesparing samt användarvänlighet - Planera eventuella förråd för Logistikcenter för att maximera effektivitet. Samordning med Skåneförrådet och Skånetvätt. Ansluta avdelningar/enheter - Ta fram nuläge (relevanta nyckeltal) för varje enhet som skall anslutas till Logistikcenter. - Anslut successivt avdelningar och mottagningar till Logistikcenter enligt beskrivning i bilaga 7 - Följ upp fastställda måltal för varje ansluten avdelning/mottagning. Dvs realisera besparingspotential som skapats genom införande av Logistikcenter. Projektledningen ansvarar för: - Utbildning och support - Gemensamt effektiviseringsarbete - Kunskapsutbyte - Samordna införande av rutiner för beställning och lagerstyrning. Integreras med Skåneförrådets system. Drift Förvaltningen/enheten behöver personal som ansvarar för enheternas förråd (påfyllnad och inventering). En vaktmästare klarar försörjningen av 3-4 avdelningar. 1.3.2 Effektivisering av Skånetransport 1.3.2.1 Godstransporter ruttoptimering Avsluta verksamhetsövertagande: Övertagande av leverantörsavtal för underleverantör i Helsingborg Övertagande av leverantörsavtal för underleverantör till Skåneförrådet Utred framtida driftsform för verksamhet som idag drivs av underleverantörer för Helsingborg, Skåneförrådet och Skånetvätt (Poståkeriet) Effektivisering - Ruttoptimering: Framtagande av nyckeltal, benchmarking och identifiera förbättringsområden. Genomföra nödvändiga åtgärder, t ex anpassa rutter, scheman, turtäthet mm utifrån ovan definierade förbättringsområden.
Projektdirektiv 10 (10) 1.3.2.2 Konsolidering och kostnadsreduktion av fordonsparken (personbilar) Avsluta verksamhetsövertagande: Överföring av Primärvård fordonsadministration Överföring av Helsingborg fordonsadministration och bilpool Överföring UMAS Bilpool/Avtal Hertz Överföring ITT fordonsadministration Överföring Trelleborg Fordonsadm och bilpool Överföring Hab och Hjälpmedel fordonsadministration Överföring Regionfastigheter fordonsadministration. (Omfattning är beroende av vad som händer med konkurrensutsättning av fastighetsdriften) Effektivisera verksamheten: Utred framtida serviceorganisation Optimera fordonsadministration och utnyttjande: o Inför system för att följa resandemönster och vid behov införa alternativa färdsätt, t ex busstrp vid tider för frekventa tjänsteresor o Utred vilka möjligheter för att optimera bilutnyttjandet (Fler mil/bil) Införa system för miljöredovisning (Fordonsdatabas) Utred framtida driftsform Fordon som tjänst? 1.3.3 Effektivisering av Skåneförrådet Genomföra i konsultrapporter föreslagna åtgärder för: o ökad effektivitet o kundkontakter o förpackningsstorlekar 1.3.4 Samordning av varuförsörjning och logistik Kartlägg och utvärdera nuvarande lösning för varuförsörjning/logistik (tex. processbeskrivning, roller, resurser & kostnader, utmaningar med dagens modell) Definiera möjliga lösningar för ökad samordning av varuförsörjning/logistik och utvärdera för- & nackdelar. Jämförelser med varuförsörjning/logistik inom andra landsting Utarbeta utkast på implementeringsplan för bästa lösning Rekommendera framtida lösning till styrgrupp för beslut Detaljera implementeringsplan och uppföljningssystem (hur följa att vinsterna med den nya modellen realiseras) Implementera ny lösning för varuförsörjning/logistik
Projektdirektiv 11 (11) 1.4 Tidplan Se Bilaga 8 OH bild 3C. 1.5 Resurser och effektmål 1. Logistikcenter Fas 1: Projektansvarig Ekonomi och administration mm 200 tkr 100 tkr I Fas 1 skall, som förutsättning för genomförande av Fas 2, påvisas att kalkylen för kostnadsreduktion nedan är kvalitetssäkrad. Det skall också finnas en implementeringsplan på avdelningsnivå som säkerställer att besparingarna genomförs i praktiken. 2. Logistikcenter Fas 2: Under förutsättning av beslut i Fas 1 införs Logistikcenter. Då tillkommer följande kostnader: Projektansvarig Utbildning (Logistikskola) IT-system för beställning, lagerstyrning Ekonomi och administration mm 300 tkr 200 tkr 500 tkr 100 tkr Per avdelning: Engångskostnader och investeringsutgifter Nya hyllor och skåp Driftsättning på vårdavd Kalkyl för kostnadsreduktion Vaktmästare 0,4 tjänst Reduktion vårdpersonal 1,0 tjänst Reducerat svinn/kassation Förväntad kostnadsreduktion netto 200 tkr engångskostnad 50 tkr engångskostnad 120 tkr/år -350 tkr/år -200 tkr/år -430 tkr/år Ovanstående förutsätter investeringsmedel för nya hyllor och skåp samt att förvaltningarna finansierar driftsättning. En mindre resursförstärkning kan också bli nödvändig inom Skåneförrådet beroende på att Logistikcenter innebär förändrade beställningsbeteenden. 3. Förrådsverksamhet, transporter och samordning/styrning av aktörer inom varuförsörjning/logistik Resurser motsvarande 0,5 tjänst 300 tkr
Projektdirektiv 12 (12) Övriga effektmål Minskat antal artiklar (sortiment) med minst 30% Minskad lagerhållningsnivå baserat på 14 dagars förbrukning Frigjorda lokaler/ytor med minst 50 % Minskad kassationen med minst 50 % Automatiserad och säkerställd digital portal för beställning av varor. Kostnadsreduktion 10% för Skånetransport Effektivare förrådsverksamhet. Samordnad varuförsörjning i Region Skåne 1.6 Förutsättningar för projektets genomförande finansierar projektorganisation för genomförande av Fas 1 och eventuellt Fas 2 medger anslag till investeringsmedel för nya hyllor och skåp i Fas 2 Förvaltningarna finansierar driftsättning och anvisar resurser för lokal projektledning enligt beskrivning ovan i Fas 2. Förvaltningarna tillsätter vaktmästare som är specialutbildade för uppgiften. (Fas 2) Förvaltningarna ansvarar för att målen för anslutna enheter uppnås (Fas 2) Mall för nyckeltal kommer att tas fram. 1.7 Kopplingar till andra projekt och verksamheter Förnyelseprojekt Samordning framförallt med struktur- laboratorie- och IT-projekten inom förnyelsearbetet. Samarbete kring förrådsverksamheten Det pågår diskussioner med Halland om eventuellt samarbete kring förrådsverksamheten. Från Region Skånes sida leds diskussionerna av Lars-Erik Lindström. Det fortsatta arbetet samordnas med projektet. Spårbarhet för gods och blod/prover Region Skåne saknar idag bra rutiner för att kunna spåra godsets väg från avsändare till mottagare. I vissa fall är sådana system motiverade av medicinska skäl, t ex blodpåsar. Socialstyrelse kräver införande av spårbarhet för blodpåsar. Blodcentralen Skåne har i samarbete med Skånetransport m.fl. testat system och rutiner med mycket bra resultat (Bilaga 6) Systemet skulle också kunna användas för gods, prover och kemikalier. Det fortsatta arbetet samordnas med projektet. 1.8 Styrgrupp Förnyelseprogrammets styrgrupp som består av Region Skånes koncernledning.
Projektdirektiv 13 (13) 1.9 Bilagor Ver Namn Kommentar 2003-10-15 Bilaga 1 Strukturanalys 2003 Utredningsrapport NetWork Logistics AB 2008-02-01 Bilaga 1 a Logistikcenter PowerPoint information 2007-06-01 Bilaga 2 Skånetvätt Konsultrapport, Q-Audit Management Limited 2007-11-01 Bilaga 3 Skåneförrådet Logistikutredning, LIME 2007-11-27 Bilaga 4 Skåneförrådet Konsultrapport, NetWork Logistics AB 2008-02-01 Bilaga 5 Skånetransport lägesrap 2007-12-10 Bilaga 6 Projekt spårning och Skrivelse, Verksamhetschef Ulf Johnson kontroll av blodkomponenter 2008-02-07 Bilaga 7 Tid/resursplan vårdavd Plan för införande av logistikcenter på avd 2008-02-28 Bilaga 8 Tidplan hela projektet