Fastighets- och servicenämnden

Transkript

1 Fastighets- och servicenämnden Leif Nilsson Bitr servicedirektör BESLUTSFÖRSLAG Datum Dnr /326 C 1 (2) Fastighets- och servicenämnden Regiongemensam logistikfunktion - delrapport Ordförandens förslag Fastighets- och servicenämndens beslut 1. Godkänna delrapporten. Sammanfattning Fastighets- och servicenämnden uppdrog åt servicedirektören att 2011 utreda förutsättningarna för en regiongemensam logistikfunktion med ansvar för transporter, förrådshantering och varuförsörjning ur ett FMperspektiv. Nämnden beslutade att uppföljning av ärendet ska ske genom att en delrapport lämnas vid nämndens sammanträde den 23 maj 2011 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget s pågående förnyelsearbete genomförs i huvudsak med utgångspunkt att maximera koncernnyttan och därigenom frigöra resurser till kärnverksamheten. Förnyelsearbetet ska fortsätta på inslagen väg med fortsatt fokus på koncernnytta. Stöd- och servicefunktioner inom är till för kärnverksamheten och ska tillföra ett mervärde för. Det innebär att stöd- och servicefunktionerna ska vara kostnadseffektiva och bedriva en professionell och konkurrenskraftig serviceverksamhet. Stöd- och servicefunktioner ska utvecklas genom en ökad standardisering och styrning av utbudet. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Förslaget medför inga ekonomiska konsekvenser och finansieras inom budget. Postadress: S Malmö Organisationsnummer: Besöksadress: Dockplatsen 26, Malmö Telefon (växel): Internet:

2 Datum Dnr /326 C 2 (2) Juridisk bedömning Ärendet har inga juridiska konsekvenser. Miljökonsekvenser Ärendet har inga miljökonsekvenser. Samverkan med berörda fackliga organisationer Samverkan har genomförts med gemensamma samverkansgrupp den 3 maj Hur uppföljning ska göras Servicedirektören ska lämna en slutrapport om utredningen vid nämndens sammanträde den 21 september Monika Ekström Ordförande Ingemar Nilsson Servicedirektör Fastighets- och servicenämnden

3 Ledning DELRAPPORT Leif G Nilsson Biträdande servicedirektör leif.g.nilsson@skane.se Datum Dnr /326 C 1 (8) Delrapport för utredning regiongemensam logistikfunktion Bakgrund Regionfullmäktige har i budget och verksamhetsplan 2011 med plan för åren 2012 till 2013 gett fastighets- och servicenämnden i uppdrag att utreda förutsättningarna för en regiongemensam logistikfunktion med ansvar för transporter, förrådshantering och varuförsörjning ur ett Facility Management (FM) perspektiv. Regionstyrelsen beslutade den 10 februari 2011 om riktlinjer för gemensamma stöd- och servicefunktioner inom fastighets- och servicenämndens ansvarsområde. Fastighets- och servicenämnden ges i uppgift att ansvara för att en regionövergripande utredning i syfte att ta ett helhetsgrepp av alla transporter, med undantag för patienttransporter. Utredningen skall belysa effektivitets- och samordningsvinster av en samlad transportorganisation samt eventuella vinster av en upphandling. Utredningen ska redovisas senast den 30 september 2011 och därefter ligga till grund för en eventuell omprövning av den organisatoriska strukturen för transportområdet. Regionfullmäktiges uppdrag och regionstyrelsens riktlinjer ska koordineras av fastighets- och servicenämnden. Fastighets- och servicenämnden har den 3 februari utan kompletteringar gett servicedirektören uppdraget att genomföra utredningen och koordinera riktlinjernas innehåll med utredningen. Definitioner Vad är logistik? Det finns flera definitioner av ordet. Wikipedia anger att logistik är kunskapen om att leda och kontrollera materialflöden samt till dessa kopplade resurs-, informations- och monetära flöden. Det handlar om att uppnå högsta möjliga effektivitet genom bra service och låga kostnader, för att därigenom tillfredsställa olika parter i en flödeskedja. Inom logistiken finns olika grenar. Dessa definieras som transportlogistik, produktionslogistik, tredjepartslogistik och fjärdepartslogistik. Postadress:, Malmö Organisationsnummer: Besöksadress: Dockplatsen 26, Malmö Telefon (reception): Internet:

4 Datum (8) Transportlogistik är att förflytta gods från punkt A till punkt B rent principiellt. Transporterna kan ibland behöva skifta transportsätt från punkt A till punkt B. Skiftet kan ske vid terminal eller vid en gemensam mötespunkt för berörda transportörer. Produktionslogistik handlar i huvudsak om att förbättra flöden för att uppnå högsta möjliga effektivitet med mera. Det blir då viktigt att styra för att minska ledtider. En viktig del i produktionslogistiken är att utforma optimal partistorlek. Önskan är att alltid ha ett partis storlek exakt anpassat till kundens order. Tredjepartslogistik består vanligtvis av transport till kund eller fysisk lagerhållning och administration. Både små och stora företag lägger ut sin logistik för att uppnå flexibilitet, kostnadseffektivitet och större fokus på sin kärnverksamhet. Fjärdepartslogistik beskrivs som att en fjärde part går in och styr den logistiska strategin för en hel försörjningskedja. Sådan styrning heter på fackspråk Supply Chain Management. Läget i Transportlogistiken inom innebär att gods flyttas från punkt A till punkt B. har en transportorganisation, affärsområdet Skånetransport i, som utför godstransporterna. Organisationen utför även andra transporter. De skiften av transportsätt som genomför består i att varorna levereras till lastkaj på sjukhusen. Från lastkaj till beställare sker transporten med i huvudsak vagnar eller truck genom sjukhusens egen personal. På sjukhus som har flera byggnader och begränsat kulvertsystem, kan transporterna även ske med mindre bilar eller elbilar. Ytterligare ett skifte av transportfordon sker avseende sampackning av förrådsvaror och tvättgods. s verksamhetsställen utanför sjukhusområdena försörjs efter den principen. genomför inte produktionslogistik i form av tillverkning av varor. Däremot finns behov av optimala partistorlekar för verksamheterna. Ett exempel inom utgörs av sterilgods som produceras i optimala storlekar. I de upphandlingar som genomför har strävan efter att åstadkomma anpassade partistorlekar genomförts. Generellt sett får de partistorlekar som efterfrågas. Men det förekommer avvikelser mot regionens behov. Innebörden är att de skulle bli väldigt kostsamt för att få anpassade partistorlekar där de för närvarande inte kan tillgodoses. Inom tredjepartslogistiken finns såväl transporter direkt till kund från leverantör som fysisk lagerhållning. Skåneförrådets verksamhet

5 Datum (8) upphandlades våren 2010 av och drivs nu av Mediq som därmed utför tredjepartslogistik för genom lagerhållning av varor till s verksamheter. har inte någon fjärdepartslogistik enligt definitionen. Region Skåne besöker däremot tillverkare för att kontrollera att FN stadgan om barnkonventionen följs hos tillverkare enligt antagen uppförandekod. Genomfört och pågående arbete i I beslutade regiondirektören 2009 att ska påbörja införandet av ett Facility Managementkoncept, hösten Beslutet har inneburit att en FM-grupp är bildad och representanter finns från respektive förvaltning i vårdsektorn. Gruppen arbetar efterhand med olika områden inom Facility Management. Exempel på arbete är flyttapaket och konferenspaket som FM-gruppen har kommit överens om innehållet för. Pilottester är genomförda för flyttapaketet och konferenspaketets pilottest är pågående. Efter beslut på regionnivå kommer så kallad utrullning att ske. Inom finns tidigare utredningsarbeten inom logistikområdet utförda. Exempel är delrapport i projektet logistik och varuförsörjning, , Helsingborgs lasarett logistikplan, och förstudie förrådshantering , vilken är kopplad till Beställningsportalen. Inom ramen för förnyelsearbetet i har en rapport Från öar till helhet presenterats som berör olika delar inom denna utredning. Pågående arbeten finns som direkt berör utredningen. Det är främst den benchmarking som landstingen i Sverige beställt. Benchmarkingen genomförs av Ernst&Young och redovisas den 20 juni För Region Skånes vidkommande genomförs benchmarkingen för samtliga sjukhusområden. Omfattningen utgörs av att mäta tre processer; städ, kost och logistik. Inom respektive process mäts de delar som samtliga deltagande landsting kommit överens ska ingå i processen. Exempelvis vilka overheadkostnader ska finnas med. Därutöver pågår arbete inom med införande av beställningsportal. Ytterligare ett projekt som berör denna utredning är projektet Från produktvalsprocessen till avfall. Vid framtagande av utvecklingsplaner för sjukhusområdena i Malmö och Lund har ett förberedande arbete för försörjning och logistik i Malmö och Lund tagits fram i form av ett konceptprogram. Syftet är att skapa en långsiktig strategi för försörjningen inom sjukhusområdena i Malmö och Lund. Inom ramen för förnyelsearbetet i pågår arbete med översyn av hur så kallade verksamhetsanknutna bilar ska kunna hanteras i framtiden.

6 Datum (8) Det finns variation i hur många mil en verksamhetsanknuten bil rullar på ett år. Variationen per år är mellan strax under 500 mil och upp till över mil. Det som bland annat ska belysas är om poolbilar i någon omfattning kan ersätta verksamhetsanknutna bilar. Slutsats Utredningen om förutsättningar för en regiongemensam logistikfunktion måste ses i ett sammanhang med andra pågående arbeten som har en tydlig beröring med utredningen. Före det att beslut om en regiongemensam logistikfunktion kan anses vara lämpligt att fatta måste de pågående arbetena hållas samman. Inriktningar för s stöd och service ur ett Facility Management perspektiv behöver beslutas först, bland annat genom att fastställa en gemensam så kallad målbild för logistikhanteringen avseende transporter, varuförsörjning och förrådshantering. Då kan förutsättningar för en regiongemensam logistikfunktion också klarläggas. Förutsättningarna kan därefter tidsättas och resurser avdelas över tid för att slutligen nå angiven målbild. Genomfört arbete i utredningen Samtliga sjukhusförvaltningar, Psykiatri Skåne, Labmedicin Skåne, Folktandvården Skåne, Habilitering och Hjälpmedel och Primärvården Skåne har intervjuats angående nuläget. Återstående frågor berör fysiska förutsättningar och ekonomi. Därefter påbörjas klarläggande av förutsättningar för en regiongemensam logistikfunktion, utgående från ett förslag till målbild. Transporter Nuläget avseende transporter visar att det finns ett behov av att tydliggöra att de tre begreppen yttre, inre och patienttransporter omfattar flera delar var för sig. En sammanställning över identifierade typer av transporter som utförs i beskrivs i bilaga 1. Yttre transporter Generellt kan yttre transporter definieras som transporter från förråd, Skånetvätten eller annan leverantör till lastbrygga (lastkaj) på ett sjukhus. De yttre transporterna genomförs även till och från vårdcentraler, tandvårdskliniker och externa hälsovalsenheter, där transport av blodprover utgör en väsentlig del. Omfattningen på de yttre transporterna är förrådsvaror (gods), post och paket, blod och blodprover, hjälpmedel, apoteksvaror, riskavfall, tvätt och slutligen mat. De yttre transporterna har även vårdinslag i form av transport av dialys till patienter i hemmet och transport av syrgas till patienter. Här är kontinuitet en viktig del i arbetet, eftersom det finns patientkontakter. Ett område som ställer krav på transportören är transport av riskavfall eller brandfarligt gods. De allra flesta av de yttre transporterna utförs av

7 Datum (8) Skånetransport. Det finns även transporter från Malmö, Trelleborg, Ystad och Ängelholm som utförs av transportör/vaktmästare till kund utanför sjukhuset. De yttre transporterna som Skånetransport levererar utförs dygnets alla timmar och året runt. Inre transporter Generellt definieras inre transporter som transporter inom ett sjukhusområde. Omfattningen på transporterna varierar mellan sjukhusen och förvaltningarna i övrigt. Variation finns även inom logistikområdet. Transportörer/vaktmästare genomför patienttransporter på vissa sjukhus, men inte alla. Då är det vårdpersonal som utför patienttransporterna. En sådan kan vara från avdelning till operationssal eller till röntgen. De inre transporterna omfattar även hantering av gods och post med mera. På de förvaltningar där logistik införts leder det till att transportörer/vaktmästare genomför inpackning av tvätt och andra varor i avdelningars förråd. Beställningar av tvätt och andra varor utförs av transportör/vaktmästare där logistikarbetet kommit långt. Som en del i ett effektivt arbete samordnas tillförsel av tvätt och varor till avdelning med att transportör/vaktmästare tar avfall därifrån. På några förvaltningar är det särskild hantering av avfallet så att kontaminering inte kan uppstå. Avfallet ska minimeras enligt s miljöprogram. Ännu så länge visar det sig att minimeringen inte kommit så långt. Projektet Från produktvalsprocess till avfall pågår för att hitta förbättringar så att mängden avfall kan minska. En effektivitetshämmande faktor av inre transporter är tillgång till hissar. Det kan inträffa att transportörer/vaktmästare tvingas vänta på transporthiss därför att annan personal inte tillräckligt respekterar vad varutransporthissarna i första hand är avsedda för. Ett exempel: Anta att en (1) transportör/vaktmästare får vänta en (1) timme (12 minuter/dag) per arbetsvecka på att få tillgång till hiss. Det innebär en dryg arbetsvecka per år. Hur många sådana arbetsveckor har? Ska en effektiv logistikorganisation kunna minska kostnader till gagn för kärnverksamheten behöver respekt för tidsåtgång till väntan visas. De inre transporterna är i sig beroende av när varor av olika slag kan levereras till sjukhusen/förvaltningarna. På de ställen exempelvis tvätt levereras varje dag kan mellanlagring minska eller helt undvikas. Är däremot leveranserna exempelvis två gånger per vecka kan lagerutrymme behövas och ompackningar behöver ske. Här behöver särskild logistikberäkning ske för att kunna påvisa vinster i tätare leveranser. Detta

8 Datum (8) eftersom flera yttre transporter till förvaltningen genererar kostnader. Frågan är om de kostnaderna kan hämtas hem genom att transportör/vaktmästare kan göra annat och om lokaler kan frigöras för annat ändamål. Det som framkommer i intervjuer med förvaltningarna är att transportörer/vaktmästare som tillhör förvaltningen har lättare för att bejaka ett tillfälligt arbete när man tillhör samma organisation. Upplevelsen är att det är smidigt. Patienttransporter Regionstyrelsens riktlinjer, , avseende gemensamma stöd- och servicefunktioner inom fastighets- och servicenämndens ansvarsområde beskriver att patienttransporter ska undantas från utredningen om ett helhetsgrepp av alla transporter. På sjukhusen i Hässleholm, Trelleborg och Ängelholm är det sjukvårdspersonalen som utför patienttransporterna. Övriga sjukhus har den inre transportorganisationen som utförare av patienttransporterna. De transportörer/vaktmästare som har sådana uppgifter genomför även andra arbetsuppgifter. På akuten SUS Lund finns egna patienttransportörer. Slutsats Detta innebär att ett helhetsgrepp av alla transporter begränsas, om patienttransporter ska vara undantagna. Varuförsöjning Varuförsörjningens process är ännu inte enhetlig i. Region Skånes krav på leverantörernas produkter i form av storlek på förpackningar tillgodoses i de flesta fallen. Men avvikelser finns. Innebörden är att ompackning behöver ske eller att kassationer uppstår därför att förpackningarnas innehåll inte hinner förbrukas före bäst-före-datum. Därtill behöver s krav på emballage som genererar avfall bli bättre. Projektet Från produktvalsprocessen till avfall är en del i den förbättringen. De varor som sjukhusen och förvaltningarna använder beställs i huvudsak från Skåneförrådet Mediq och Skånetvätt. Men det finns andra leverantörer som levererar direkt till förvaltningarna ibland ända fram till avdelning. Varor från Mediq och Skånetvätt kommer till lastbrygga medan varor från andra leverantörer kommer till såväl lastbrygga som direkt till avdelning. Antalet leveranser som sker direkt till avdelning är i nuläget inte kvantifierade. På några sjukhus får dock den typen av leveranser påverkan på trafiken inom sjukhusområdet. Därtill kommer att leveranser ska tas emot på avdelning vilket kräver vårdpersonalens tid.. Förvaltningarna pekar på en väsentlig faktor i varuförsörjningen, och det är spårbarhet. Efter att en beställning är gjord finns behov av att veta när varor

9 Datum (8) kommer till beställaren. Genom system som säkerställer att beställningen kan följas får beställaren bättre information om leveranstidpunkter. Slutsats Sett till utredningen förutsättningar för en regiongemensam logistikfunktion behöver fördjupning ske avseende vilka delar som ska styras från en ägare av funktionen. Varuförsörjning omfattar de inköp gör, eventuell lagerhållning, transporterna av varorna och förvaring före förbrukning (förråd hos brukaren). Fortsatt övervägande kring hur dessa leveranser ska hanteras behöver göras Förrådshantering Så här långt i utredningen är det förrådshanteringen för förvaltningarna som kan belysas. Under de senare åren har det på flera sjukhus genomförts förändringar. Förändringarna består i att logistikhanteringen i form av att beställa och packa in varor och tvätt genomförs av transportör/vaktmästare istället för vårdpersonal. Därmed frigörs tid för vårdpersonalen till mer tid för patienterna. Ekonomiskt kan resurser i form av vikariat eller timanställningar minska för att balansera logistikhanteringens kostnader. Dessutom har mindre förråd på avdelningarna inneburit att lokalytor frigjorts. Dessa används på olika sätt som expeditioner eller annan typ av samtalsrum. På något/några sjukhus finns dessvärre begränsningar i byggnadernas utformning för att kunna etablera nya typer av förråd som ny typ av logistikhantering behöver. De sjukhus som har börjat med logistikhantering, inför efterhand detta på sina avdelningar. Kostnaderna står sjukhusen själva för och därmed åtgår tid för att hela sjukhuset ska vara klart med införandet. En väsentlig del i hela logistikförsörjningen är IT stödet. Kan avläsning av när det är dags att beställa göras automatiskt och beställningen skickas automatiskt sparas mycket tid. Nästa steg är att vården belastas med kostnader först när varan hämtas från förrådet. Det ställer också krav på IT stöd. Läkemedel är en del i förrådshanteringen för vården. Det finns särskilda läkemedelsförråd som kräver behörighet att komma in i. har ingått avtal som börjar gälla 1 september med nya leverantörer av läkemedel. Beställningarna av läkemedel ska göras i beställningsportalen när det nya avtalet börjar gälla. Planen är dock senarelagd för att säkerställa att läkemedelsbeställningarna kommer att fungera i beställningsportalen. Slutsats Utredningen behöver överväga hur läkemedelsförsörjningen kan hanteras i en regiongemensam logistikfunktion för transporter, varuförsörjning och förrådshantering inför slutrapporten.

10 Datum (8) Slutsatser om förutsättningar i delrapporten Förutsättningar för en regiongemensam logistikfunktion är det som ska utredas. De förutsättningar som utredningen så här långt kan presentera beskrivs nedan De pågående arbeten om logistik i olika avseenden som äger rum i Region Skåne behöver hållas samman av en ägare. Då ges möjlighet att få synergier från de olika arbetena. Beslut som ska fattas får en bredare grund som underlag och kan bli mer varaktiga. Ta fram en målbild för stöd och service i ett Facility Managementperspektiv i. Utgående från en sådan kan innehållet, organisation med mera för en regiongemensam logistikfunktion bättre läggas fast. Klarlägg när målbilden ska vara uppfylld och avdela resurser efterhand för att uppnå den. En regiongemensam logistikfunktion kan etableras på väg mot målbilden när en plan lagts och resurser avdelats. Kvarstående delar i utredningen och regionstyrelsens riktlinjer Inom transportområdet kvarstår att ta fram effektivitets- och samordningsvinster av en samlad transportorganisation samt en eventuell upphandling. Inom varuförsörjningen kvarstår att få klarhet i innebörden av projektet Från produktvalsprocessen till avfall och om det får påverkan på varuförsörjningen. Beställningsportalens införande och påverkan på varuförsörjningen följs. Detta ska beskrivas i slutrapporten. Läkemedelsförsörjningen, som förändras 1 september genom nya avtal, riskerar att inte kunna beskrivas i slutrapporten. Benchmarkingen som redovisar resultat den 21 juni ska, där underlag finns, inarbetas i slutrapporten. Föreslå en målbild för transporter, varuförsörjning och förrådshantering i ett Facility Management perspektiv för att kunna beskriva förutsättningar för en regiongemensam logistikfunktion för transporter, varuförsörjning och förrådshantering.

11 Typer av transporter Aktiviteter för patienter Akuttransport av instrument Ambulanstransporter Apoteksvaror Avfall Avlidna Biobanksmaterial Blodtransporter Brandfarligt gods Brukarslingor Bårtaxi Cytostatika Dialystransporter till bostad ECT transporter Elrullstolar Flyttningar Gods Hembesökstransport Hisstransport Hjälpmedelsslingor Husvagnstransport Kaffekorgstransport Läkemedel Mattransport Möbeltransport Paket Patienttransport Personaltransport (pers + barn) Post Prover Provuppställningar Personaltvätt Riskavfall Rullande material till reparation Sjuktransporter Sterilgods Syrgastransporter Tjänsteresor personal Tolkar Tryckta produkter Turbilstransporter Tvätt Utställningsmaterial Vaktrundor Vätskor