HÖGSKOLAN I BORÅS BESLUT 1 Gemensamma förvaltningen Petter Schönborg, enhetschef 2011-12-02 Dnr 842-11-21 Rektor Verksamhetsplan för gemensamma förvaltningen 2012-2014 GF:s verksamhetsplan har arbetats fram med utgångspunkt i Rektors organisations- och beslutsordning (ROB), Mål och strategier för Högskolan i Borås - det kompletta professionslärosätet, Verksamhetsplan 2012-2014 för Högskolan i Borås, Anvisning inför budget 2012-2014, Verksamhetsplan för Gemensamma förvaltningen 2011-2013, GF:s plan för kvalitetsarbete 2011-2013 samt GF:s avdelningars verksamhetsplaner och uppföljningar 2011. 1 Uppdrag Enligt ROB ska den gemensamma förvaltningen utgöra ett centralt stöd för grundutbildning, forskning samt forskarutbildning och ha till uppgift att samordna högskolans administrativa verksamhet och förvaltning. Gemensamma förvaltningen ska vidare utgöra ett strategiskt och administrativt stöd för högskolans ledning och ledningsorgan. Under 2012 fokuserar GF på att driva utvecklingen av att ta fram en gemensam verksamhetsplan och budget för högskolans stödverksamhet, där gemensamma prioriteringar och samordningsvinster tydliggörs. 2 Mål 2.1 Högskolans mål Mål och strategier för Högskolan i Borås det kompletta professionslärosätet beskriver högskolans fem övergripande verksamhetsmål. Högskolan i Borås ska: Tillhandahålla utbildning av hög kvalitet på alla nivåer inom bestämda professionsområden och stimulera till livslångt lärande. Etablera och konsolidera starka flervetenskapliga forskningsprogram. Vara en drivande part i det regionala innovationssystemet och aktivt delta i kompletta samarbeten tillsammans med näringsliv, kulturliv och offentlig verksamhet. På regionalt, nationellt och internationellt plan delta i strategiska allianser med andra lärosäten som kompletterar och utvecklar den egna verksamhetsidén. Vara en attraktiv arbetsplats kännetecknad av ansvarsfullt medarbetarskap, gott ledarskap, transparens, delaktighet, utvecklingsmöjligheter och likabehandling.
I högskolans mål- och strategidokument och övergripande verksamhetsplan konkretiseras målen genom strategier som huvudsakligen vänder sig till kärnverksamheten. För att uppnå transparens och gemensamma prioriteringar inom stödverksamheten behöver en verksamhetsplan för högskolans samlade stödverksamhet tas fram. 2.2 Gemensamma förvaltningens mål Under 2010 tog GFL tillsammans med högskoledirektör och administrativa chefer fram ett förslag till mål för högskolans stödverksamhet, som ett inspel till en MOS för stödverksamheten. Tillsvidare gäller målen för GF. GF:s mål är: att erbjuda ett likvärdigt stöd till verksamheten att vara ett samordnat stöd för verksamheten att vara ett synligt stöd att vara ett stöd för att uppfylla de krav och förväntningar som ställs på högskolan att vara en attraktiv arbetsplats. 2 3 GF:s ansvarsområden GF bedriver verksamhet inom följande ansvarsområden: administrativt-/handläggarstöd till ledning och högskoleövergripande beslutsorgan förvaltningsrättsligt och arbetsrättsligt stöd registratur/arkivering upphandling och inköpssamordning redovisning, bokslut och budgetstöd lokalförsörjning, säkerhetsfrågor och vaktmästeriservice studieadministration, studenträtt, studentservice och tentamenssamordning växel/reception stöd för samordning av forskning, utbildningsplanering, EU-frågor och internationalisering samordning, förvaltning, support och drift av IT-system stöd till samverkan med omgivande samhälle inklusive uppdragsutbildning arbetsgivarstöd, rekrytering, arbetsmiljö, kompetens- och ledarskapsutveckling löne- och personalredovisning stöd vid kommunikationsstrategier, medierelationer, omvärldsbevakning, rekrytering, marknadsföring och varumärkesarbete, eventsupport samt extern och intern information utvecklingstjänster till KronoX, Ladok m.m. 3.1 Tillkommande verksamhet Från 2012 finansierar GF högskolans arbete med internationella projektansökningar/projektstöd. GF har dock begränsade resurser för projektledning av nya internationella projekt. Från hösten 2011 förväntas GF tillhandahålla resurser för genomförandet av STARK-dagen. Detta medför ett hårt tryck på GF:s personal vilket i sin tur medför minskade resurser för marknadsföring och övrig service. Enligt lagkrav måste högskolan införa ett e-handelssystem senast i januari 2013.
3 Högskolans fokusering på hållbar utveckling och miljöcertifiering ställer krav på ökade resurser, förändrat kompetensbehov och system- och rutinanpassningar. Stöd till forskarutbildning. 3.2 Avgränsningar Minskade resurser för marknadsföring innebär svårigheter att uppnå målet om att öka antalet förstahandssökande. Genom att den strategiska satsningen om 1 mkr per år upphör minskar den totala marknadsföringsbudgeten med 24%. Begränsade resurser för projektledning av nya internationella projekt. GF stödjer genomförandet av event med personella resurser, men bär inte övriga kostnader för dessa event. Exempelvis STARK-dagen, Filosoficafét, akademisk högtid, HB-dag, professorsinstallation/promoveringshögtid, debutantpris. Magasin 1866 ryms inte inom GF:s marknadsföringsbudget. GF har med nuvarande resurser inte möjlighet att arbeta med och utveckla högskolans alumnverksamhet. Utifrån uttryckta mål och strategier i högskolans styrdokument sågs ett behov av resursförstärkningar inom flera av avdelningen för externa relationers ansvarsområden. Resurstilldelningen har dock medfört en ambitionsminskning. Om högskolan är lyckosam i att attrahera externa medel framöver kan det förhoppningsvis finnas möjligheter till nya satsningar I avvaktan på sektorsövergripande gemensamt e-arkiveringssystem sker ingen egen utveckling. Systemstöd för personalrekrytering utvecklas inte. Systemstöd för budget och prognos utvecklas inte. Vidareutveckling av handläggarstödet i W3D3 genomförs med lägre ambitionsnivå. GF tillhandahåller inte teknikerstöd vid konferenser utöver hjälp vid uppstart. 4 Verksamhetsutveckling vid GF 2012-2014 4.1 Utvecklingsarbete Den verksamhetsutveckling som GF kommer att bedriva under 2012-2014 syftar till att uppfylla ovanstående uppdrag och mål. Verksamhetsutveckling bedrivs kontinuerligt och beskrivs i respektive avdelnings årliga verksamhetsplan. Den organisationsförändring som GF genomförde 2011 avsåg att utveckla organisationen i relation till verksamhetens mål och visioner för att vara bättre rustad att möta ökade och förändrade krav på högskolan och dess stödverksamhet. Förändringen möjliggör nu verksamhetsutveckling inom följande områden, där organisationen tidigare inte var anpassad för att stödja utvecklingen: Fortsatt utveckling av StudentCentrum, resurser för att ge svar ska finnas där studenterna finns. Meningen är att samla och tillgängliggöra service ur ett studentperspektiv och ett arbete med att koppla fler funktioner till StudentCentrum har påbörjats genom flytt av internationella koordinatorer. Arbete kring en studentportal har även påbörjats. Tydligt sammanhållen studieadministrativ del där allt utbildningsstöd hanteras, oavsett studentkategori. Fortsatt utveckling av stöd till forskarutbildning genom integrering i nuvarande utbildningsstöd. Fokusera och förbättra kvaliteten på den interna kommunikationen.
4 Samla portalansvaret. Effektivisera stödet vad gäller internationalisering. Koncentrera rättsliga frågor för bättre kvalitet och kompetens. Samla och utveckla stödet till forskning, samverkan och projekt. Utöver ovanstående verksamhetsutveckling kommer GF även att bedriva utveckling inom följande områden: Utveckling av kvalificerat sekreterar-/handläggarstöd till ledningen. Fortsatt samordning av de studieadministrativa processerna och synliggöra information och rutiner kring dessa. Fortsatt utveckling av stöd kring processen betalande studenter. Fortsatt medverkan och utveckling av VHS virtuella antagningsorganisation och Ladok. Införande av miljöorganisation och struktur för miljöarbetet på GF. På sikt bör denna organisation även arbeta med övriga aspekter av hållbar utveckling. Ny handlingsplan för samverkan samt utveckling av stödet till uppdragsutbildning. Tillsammans med högskolans ledning arbeta fram en värdegrundsbaserad personalpolitik samt utarbeta en övergripande kompetensförsörjningsplan. Området stöd för forskningskommunikation stärks och tar ett helhetsgrepp i och med att kompetens sammanförts i den nya avdelningen för externa relationer. Införande av inköpsorganisation och e-handelssystem i syfte att samordna, kvalitetssäkra och effektivisera inköpsprocessen, höja kompetensen hos inköparna samt uppfylla lagkrav. Identitetshanteringsprojekt i syfte att underlätta administrationen i hur användare får tillgång till system och tjänster inom verksamheten samt ökad säkerhet. Byte av hårdvara och omfattande uppgradering av mjukvara avseende webb och portal alternativt införande av helt ny webb och portallösning. Fortsatt medverkan i utvecklingen av nytt gränssnitt för Kursinfo. Förbindelse Balder Sandgärdet inkl. VIP-matsal och grupprum samt flytt av THS i syfte att få ett samlat campus. Fortsatta ombyggnationer/anpassningar av lokaler för PED och GF 2012 samt IH 2013 i enlighet med inplaceringstest. Byte av en stor del av serverpark och lagringssystem med anledning av att utrustning ej supportas och nya krav från verksamheten avseende volym och teknik. 4.2 Kvalitetsarbete Gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete utgår ifrån högskolans övergripande styrdokument. Det systematiska kvalitetsarbetet görs och följs upp i huvudsak via verksamhetsplaner, handlingsplaner, rutinbeskrivningar, processkartläggningar och uppföljningar. Arbetet beskrivs i Bilaga Gemensamma förvaltningens plan för kvalitetsarbete 2012-2014. 4.3 Arbetsmiljöarbete GF ska kännetecknas av en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöansvaret ligger i linjen och integreras i verksamhetsstyrningen. GF har även en lokal skyddskommitté som har till uppgift att delta i planeringen av arbetsmiljöarbetet på GF samt följa arbetets genomförande. Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete biläggs GFs verksamhetsplan.
5 4.4 Kompetensutveckling Kompetensutveckling är ett brett begrepp som exempelvis kan omfatta: samverkan/nätverk/interna konferenser externa utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt nya/förändrade arbetsuppgifter lärande i vardagen/aktiv back-up för varandra Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklingssamtal. Samordning och former för kompetensutveckling riktad till grupper behöver utvecklas. 5 Resurser 5.1 Personella resurser 5.1.1Budgeterade årsarbetskrafter av anställda 2010 2011 2012 Enhetschef 1,25 1,00 1,00 Högskolekansli 6,68 5,80 6,80 Personalavdelning 7,45 8,33 7,67 Ekonomiavdelning 6,13 8,69 9,85 IT-avdelning 18,70 18,25 18,57 Högskoleservice 17,00 15,75 17,25 Utbildningsstöd 11,33 Externa relationer 16,27 Informationsavdelning 8,50 9,00 Utbildnings- och forskningsavdelning 19,95 20,40 Summa 85,66 87,22 88,66 Av budgeterade årsarbetskrafter 2012 avser 1,13 Simonsland som ligger utanför GFs normala verksamhet samt 3,90 rationaliserings- /kompetensväxlingsmöjligheter under perioden 2012-2014. Utöver detta levererar högskolan tjänster till nationell samverkan inom systemutveckling till KronoX-konsortiet motsvarande 2,0 årsarbetskrafter samt inom studieadministration motsvarande 0,39 årsarbetskrafter. Inom studieadministrationen samverkar lärosätena med gemensamma resurser både avseende kompetens och IT-stöd. Exempel är virtuell antagningsorganisation samt IT-stöd i form av utbildningsdatabas och system för antagning och studiedokumentation. Detta samarbete tillför högskolan resurser och högskolan deltar även med resurser in i samarbetena. 5.1.2 Besparingar Kommunikationschef I dialog med BLR och samordnaren för internationalisering har resurserna för internationella koordinatorer samordnats, vilket innebär rationaliseringar från och med 2012. På central nivå har resurserna minskats med 1,25 årspersoner Rationaliseringar i samband med vakanser/kompetensväxling
6 5.2 Övriga resurser GF kompletterar högskolans stödverksamhet med kompetenser inom en rad områden som regleras via avtal med externa leverantörer, exempelvis: kompetenspoolen affärsjuridik, GU arbetsrättsjurist konsulter inom lokalförsörjningsområdet upphandlingsstöd GU virtuell antagningsorganisation studentambassadörer 6 Uppföljning och beskrivning av nyckeltal GF:s verksamhet och verksamhetsutveckling följs i huvudsak upp genom uppföljning av avdelningarnas verksamhetsplaner som sker skriftligen per tertial och avslutas genom verksamhetsberättelser. Uppföljningarna och verksamhetsberättelserna sker med medarbetardelaktighet och publiceras på högskolans webbplats. Verksamheten utvärderas också genom uppföljning av handlingsplaner samt via självvärdering, enkäter och nyckeltalsmätning. Exempel på utvärderingar är kundnöjdhet, medarbetarnöjdhet och frånvarostatistik. Utvecklingen av nyckeltal för mätning av måluppfyllelse samt mätning av hur stöd/service upplevs behöver utvecklas. Utöver ovanstående uppföljningar kvalitetsgranskas flera av GFs verksamheter och ansvarsområden av externa granskare. Som exempel kan nämnas granskningar av Riksrevisionen, Internrevisionen, Högskoleverket, Riksarkivet, Justitieombudsmannen, Arbetsmiljöverket, Skatteverket, Statens pensionsverk, Ekonomistyrningsverket, Justitiekanslern och Överklagandenämnden för Högskolan. 7 Ekonomi En sammanställning av resultatrapporter 2010-2012 för GF redovisas i bilaga 3. Bedömningen är att det per 2011-12-31 inte finns något myndighetskapital kvar på GF. Budgeten för 2012 innebär ett underskott på 2 720 tkr. Underskottet motsvarar kostnaden 2012 för identifierade rationaliserings-/kompetensväxlingsmöjligheter under perioden 2012-2014. GF ansöker för detta, tillgång till de i högskolans övergripande budget centralt avsatta omställningsmedlen. Petter Schönborg Enhetschef gemensamma förvaltningen Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Plan för kvalitetsarbete 2012-2014 (kompletteras senare) Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2012 vid gemensamma förvaltningen (kompletteras senare) Sammanställning av resultatrapport GF 2010-2012