Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 1 (12) Plats och tid: Västerås, Silvergruvan 2014-09-26, 09.00-12.00 ande: Roger Ljunggren (S) Ordf. Rolf Edlund Vice ordf. (C) Björn Eriksson (S) Tommy Levinsson (S) Elin Norén (S) Övriga deltagande: Ersättare: Kjell Andersson (S) Sara Dicksen (M) Hans Strandlund (M) Tjänstemän: Per Erik Sjögaard Berth Axelsson Berit Halldén Utses att justera: Elin Norén (S) Justeringens plats och tid: Underskrifter: Sekreterare: Berit Halldén Paragrafer: 71-93 Ordförande: Roger Ljunggren Justerande: Elin Norén Organ: Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Datum för anslags uppsättande: Förvaringsplats för protokollet: ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Varuförsörjningsnämnden Datum för anslags nedtagande: Varuförsörjningen, Virdings Allé 32 B, Hus 13 plan 3, 754 50 UPPSALA Underskrift:
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 2 (12) 71 Öppnande av sammanträdet Nämndens ordförande Roger Ljunggren (S) förklarar mötet öppnat. 72 Fastställande av föredragningslista Anmälan av övriga frågor: Varuförsörjningsnämnden fastställer föredragningslistan för sammanträdet. Ordförande Roger Ljunggren (S) har lagt fram förslag till föredragningslista för sammanträdet. 73 Val av justerare Nämnden utser Elin Norén (S) att jämte ordföranden Roger Ljunggren (S) justera protokollet. 74 Föregående mötesprotokoll Nämnden godkände föregående mötesprotokoll från den 13 juni 2014 justerat i föreskriven ordning. Föregående mötesprotokoll från den 13 juni 2014 anmäles justerat.
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 3 (12) 75 Reviderade riktlinjer för hållbar upphandling Nämnden beslutar att fastställa de reviderade riktlinjerna för hållbar upphandling, och lägger dem till handlingarna. Förvaltningschefen redovisade reviderade riktlinjer för hållbar upphandling. Bilaga 75 a-b 76 Leverantörsportal, elektronisk handel Nämnden beslutar att ärendet leverantörsportal behandlas på nästa nämndmöte i december. Nämnden önskar en närmare beskrivning av möjliga intäkter och kostnader På initiativ av Ägarrådet, har en kravspecifikation avseende en leverantörsportal utarbetats. Ägarrådet finner det lämpligt att Varuförsörjningsnämnden beslutar att en upphandling av en leverantörsportal startar och genomförs.
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 4 (12) 77 Svar till revisionsskrivelse Nämnden beslutar att genomföra den påtalade förändringen och därmed anse att skrivelsen är besvarad. Årsredovisningen 2013 års redovisades i förvaltningens namn. Revisionen åberopar att årsredovisningen för 2014 skall redovisas i nämndens namn istället för förvaltning med stöd av kommunallagen. Varuförsörjningen har i delårsrapporten 2014 samt i bokslut ändrat rubriceringen från Varuförsörjningen till Varuförsörjningsnämnden. Bilaga 77 78 Svar till revisionsskrivelse Nämnden beslutar att överlämna bifogade svar och därmed anse skrivelsen besvarad. Landstingets revisorer har rapporterat granskningen av landstingsstyrelsens beredskap och arbete med etik, korruption och oegentligheter. Nämndens uppmanas att redovisa vad som vidtagits med anledning av rapporten. Tyvärr har svar inte lämnats inom begärd tid varför ärendet aktualiseras efter påminnelse. Bilaga 78 a-b
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 5 (12) 79 Projektplan kategori- och processtyrning Nämnden godkänner redovisningen av kategori- och processtyrning och lägger redovisningen till handlingarna. Förvaltningschefen redovisade hur arbetet med kategori- och processtyrning fortlöper. Bilaga 79 80 Styrkort 2015 Nämnden beslutar att behandla styrkort för varuförsörjningen på december sammanträdet och noterar informationen till protokollet Landtinget i Uppsala har arbetat fram ett s.k. balanserat styrkort. Förvaltningen har gemensamt tagit fram förslag till styrkort för 2015. Bilaga 57
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 6 (12) 81 Driftgruppens checklista Nämnden godkänner redovisningen av Driftgruppens checklista och lägger redovisningen till handlingarna. Ekonomichefen redovisade Driftgruppens uppföljningsområden från respektive landsting gällande logistiken t.om juli. Bilaga 81 82 Internkontroll Nämnden beslutar att godkänna redovisningen av Internkontrollen och lägger den till handlingarna. Ekonomichefen redovisade den interna kontrollen t. om augusti. Bilaga 82
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 7 (12) 83 Prislistehantering Nämnden godkänner informationen om prislistehanteringen och lägger den till handlingarna. Ekonomichefen informerade att projektet med införandet av prislistehanteringen som är i grund för beställarportalen går enligt den tidsatta handlingsplanen. Bilaga 83 84 Ägarrådets minnesanteckningar Nämnden lägger Ägarrådets minnesanteckningar till handlingarna. Nämnden har tagit del av Ägarrådets minnesanteckningar från 18 augusti 2014. Förvaltningschefen informerade att beslut ska tas vid nästa nämndmöte i december om hur Ägarrådet ska se ut i framtiden. Bilaga 84
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 8 (12) 85 Personalrapport Utökning av personalresurser Nämnden lägger informationen till handlingarna, och ger förvaltningschefen i uppdrag att lämna förslag om utökning av personalresurser behövs. Förvaltningschefen informerade att det finns två vakanser på förvaltningen, dels en Materialkonsulent i Dalarna och dels en i Uppsala. I samband med ersättningsrekrytering, har gruppchefen för Materialkonsulenterna och Upphandlingschefen rapporterat genom en skrivelse att det är en ansträngd situation resursmässigt. Ledningsgruppen har beslutat att utreda situationen och lämnar eventuellt ett förslag till budgetprocessen inför 2015. Bilaga 85 86 Ekonomirapport - Delårsbokslut Nämnden godkänner ekonomiredovisningen och lägger redovisningarna till handlingarna. Ekonomichefen redovisade logistikjämförelse t.om augusti 2013/2014 samt förvaltningens delårsbokslut. Bilaga 86 a-b
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 9 (12) 87 Inför budget 2015 Nämnden har muntligt tagit del av förslaget, och behandlar budget 2015 vid nämndmötet i december. Ekonomichefen presenterade ett förslag till budget 2015, som kommer att behandlas vid nämndens decembermöte. 88 NYOS:ar (Ny order) Nämnden godkänner redovisningen av NYOS:ar och lägger redovisningen till handlingarna. Ekonomichefen redovisade de kostnader över NYOS:ar som uppstått t.om augusti 2014. Även en så kallad tio-i-topp lista redovisas över vilka artiklar som felar mest. Bilaga 88
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 10 (12) 89 Planerade utvecklingsinsatser Nämnden har muntligt tagit del av planerade utvecklingssatser och lägger redovisningen till handlingarna. Förvaltningschefen redovisade status över pågående utvecklingsinsatser: - Affärsmannaskap, - Processtyrning - Kategoristyrning inkl SPEND-analys - Varuförsörjningens Varumärke Utvecklingsinsatserna kan komma att omprioriteras i form av ett så kallat omtag. Omtaget består i en analys och ett så kallat nyläge. 90 Genomförda upphandlingar Nämnden godkänner redovisningen av de ackumulerade genomförda upphandlingar under 2014, och lägger den till handlingarna. Redovisningen av resultatet av genomförda upphandlingar behandlas vid nästa nämndmöte i december. Ekonomichefen har skapat en sammanställning av de genomförda upphandlingar ackumulerade under året 2014. Bilaga 90
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 11 (12) 91 Uppdaterad upphandlingsplan Nämnden godkänner redovisningen av upphandlingsplanen och lägger upphandlingsplanen till handlingarna. Förvaltningschefen redovisade status över förvaltningens nyuppdaterade upphandlingsplan. Bilaga 91 92 Statistikrapport miljö halvår 2014 Nämnden godkänner redovisningen av miljöhalvårsrapporten 2014 och lägger den till handlingarna. Förvaltningschefen redovisade miljöhalvårsrapporten 2014. Bilaga 92
Sammanträdesdatum: 2014-09-26 Sida 12 (12) 93 Mötets avslutande Förslag på ny mötesplan för 2015 mejlas ut före nämndmötet den 19 december. Därmed förklarar ordförande Roger Ljunggren (S) mötet avslutat. Kommande sammanträdesdagar: 19 december kl. 9.00 i Uppsala