50 NYANSER AV VARFÖR BARA NÅGRA FÅ LYCKAS Håkan Ivarsson, Claes Molin, Igor Lishajko, Jan Wiestål & Frank Bertil Johnsson
50 NYANSER AV LEAN VARFÖR BARA NÅGRA FÅ LYCKAS Författarna Grafisk form: Håkan Ivarsson och Claes Molin Omslagsfoto: Image copyright urosr, 2013, Used under license from Shutterstock.com Ansvarig utgivare: Leadership Design Group Sweden AB Tryck: Riga, 2013 ISBN 978-91-637-2636-1
A "po" is an idea which moves thinking forward to a new place from where new ideas or solutions may be found. Edward de Bono
FÖRFATTARNAS TACK Vi som är författare till boken är förändringsspecialister hos Leadership Design Group. Ett stort tack till alla företag och personer som valt att medverka i studien, som ligger till grund för denna bok. Det har varit en förutsättning för att genomföra studien och skriva boken. Tack till er alla, vd:n, vice vd:n, generaldirektören, produktionschefen, enhetschefen, platschefen, logistikchefen, kvalitetschefen, personalchefen och interna leanspecialisten. Vi vill även tacka vår tidigare kollega Lili Forssén som medverkade i början av arbetet. Till sist vill vi tacka våra familjer och övriga närstående personer som på olika sätt stöttat oss i det intensiva arbetet med att slutligen författa boken. Stockholm i februari 2013 Håkan Ivarsson, Claes Molin, Igor Lishajko, Jan Wiestål och Frank Bertil Johnsson
INNEHÅLL Kapitel 1 Inledning med nyckelfrågor... 1 Kapitel 2 Framgång och motgång med lean... 3 Kapitel 3 Vad vi menar med lean... 7 Kapitel 4 Så genomfördes studien... 9 Kapitel 5 Så här ser det ut i leansatsningarna... 13 Kapitel 6 Varför luften ofta går ur leansatsningar... 43 Kapitel 7 Varför satsar företagen på lean... 51 Kapitel 8 Svaren på nyckelfrågorna... 57 Kapitel 9 Det här skiljer framgångsrika från övriga... 63 Kapitel 10 Nycklar till uthålligt framgångsrik leansatsning... 71 Kapitel 11 Hur leanresan framåt skapas... 75 Kapitel 12 Epilog... 79 Kapitel 13 Definitioner... 80
Kapitel 1 INLEDNING MED NYCKELFRÅGOR Denna berättelse handlar om 50 unika leanresor. Genom åren har vi som författat boken kommit i kontakt med en stor mängd satsningar på lean. Vår samlade bild är å ena sidan att de flesta satsningar går bra i början, men att långvarig effekt uteblir och luften går ur efter hand. Å andra sidan finns ett flertal välkända företag, som lyckats uppnå uthålliga konkurrensfördelar och höga resultatnivåer, med en lyckad leansatsning som stöd. Vi blev nyfikna på och intresserade av att ta reda på hur det ser ut och varför. Vi utgick från ett antal nyckelfrågor som vi ville ha besvarade: Hur ser livscykeln ut för olika leansatsningar? Hur ser effektiviteten ut i olika leansatsningar? Varför är så få uthålligt framgångsrika med lean? Vad har företagen för ändamål med en leansatsning? I våra efterforskningar hittade vi inga studier eller fakta där man närmat sig lean utifrån ovanstående frågeställningar. Därför valde vi att själva genomföra en studie av leansatsningar hos 50 företag och organisationer (i boken benämnt företag), från olika branscher och i 1
olika storlekar med verksamhet i Sverige. Intresset för att delta i studien växte till vår glädje efter hand. Vi valde att avgränsa antalet deltagare till totalt 50 företag och organisationer. Det finns mycket skrivet om lean. Det mesta handlar om vad lean är, hur man gör och framgångsrika implementationer. Denna bok fokuserar istället på att ge svaren på nyckelfrågorna. Dessutom skildras nivån på framgång från olika satsningar på lean, jämfört med varandra och som en helhet. Varje leansatsnings livscykel med resan från uppstarten fram till nuläget synliggörs. Tillsammans bidrar detta till att illustrera 50 nyanser av lean. Boken skildrar även olika underliggande faktorers betydelse för att uppnå långvariga effekter från leansatsningen. Bland annat avlivas ett antal myter om vad som har betydelse. Slutligen beskrivs de nycklar som möjliggör en uthålligt framgångsrik satsning på lean. Vår förhoppning med denna bok är att möjliggöra för andra att ta del av det vi kommit fram till. Vi vill främst vända oss till dig som är beslutsfattare med intresse för och kunskap om lean. Vi vänder oss också till dig som är leanspecialist och som vill påverka hur den framtida leanresan skapas. Till dig som känner ett visst obehag inför budskapet och lärdomarna i boken, önskar vi att du tar del av vår berättelse. På detta sätt kan vi tillsammans fortsätta utforska kärnfrågorna i lean. Dessutom vill vi att boken ska inspirera till att reflektera över den egna leansatsningen, varför den görs, hur den ser ut och eventuella behov av korrigeringar av satsningen. 2
Kapitel 2 FRAMGÅNG OCH MOTGÅNG MED LEAN Många företag satsar på lean. Det finns företag som når uthållig framgång med stöd från sin leansatsning och det finns företag som misslyckas. Så här kan det se ut hos företaget som lyckades och hos företaget som misslyckades. Satsningen som gav försprång till konkurrenterna Detta är ett exempel på företag som haft en framgångsrik strategi. De har nått ett högt värdeskapande och förstärkt konkurrenskraft, med stöd från sin leansatsning. Företaget startade utifrån en lång historia med kortsiktiga insatser, som gav kortsiktiga resultat, vilka gick upp och ner över tid. Insatserna initierades främst som reaktion på oönskade händelser. Ledningen agerade som brandsläckare. Leveransförmågan till kund var långt från målsättningarna och produktionen präglades av frekventa störningar samt förhöjda produktionskostnader. Initiativet till förändring kom från högsta ledningen, som startade ett antal utvalda satsningar, varav en på lean. Syftet var klart uttalat att förstärka operationell excellens. Att förändringen skulle kräva uthållighet och det skulle ta lång tid att nå målbilden (minst tre år), var 3
ledningen medveten om redan från början. Ledningen har aldrig släppt taget, utan tålmodigt behållit fokus och säkrat resurser till leansatsningen. Även om leansatsningen gick trögt från början, har effekten från satsningen hela tiden haft en positiv utveckling. Parallellt och i samklang med leansatsningen, har företaget anpassat organisationsstrukturen, satsat på att utveckla ledarskapet och företagskulturen, vidareutveckla verksamhetssystemet och blivit mer processorienterade. Här använde ledningen externt stöd på strategisk nivå för att säkra framgång med helheten av förändringsarbetet. Vidare har företaget under resan attackerat större brister med fokuserade satsningar (på upp till ett år). Tack vare framgången i förbättringsinitiativen, inklusive lean, har företaget nått målbilden (på tre år) med den uttalade nivån av operationell excellens. Företaget har lagt konkurrenterna bakom sig tack vare den förstärkta konkurrenskraften. Satsningen där luften gick ur Här följer ett exempel på ett företag som haft en lång satsning på lean. De fick en bra uppstart där de senare nådde en hög effekt från satsningen och där luften slutligen gick ur. Starten av satsningen ligger mer än fem år tillbaka i tiden. Företaget har svårt att återge varför satsningen på lean initierades från början och det egentliga syftet med satsningen. Leansatsningen var ett av flera strategiska initiativ. Effekterna från satsningen på lean utvecklades till en början positivt och nådde en mycket hög nivå redan efter två år. De satsade tidigt på att implementera valda metoder och verktyg inom lean. Dessutom utbildades både medarbetare och chefer i lean. För att följa utvecklingen av leansatsningen använde företaget tiotalet nyckeltal. De 4
Framgång och motgång med lean investerade mycket pengar på externt stöd till leansatsningen inom hela organisationen. Efter tre år börjar effekterna från leansatsningen att falla brant. En omfattande organisationsförändring genomfördes och utöver detta drevs ett antal leanprojekt. Syftet med lean var fortsatt otydligt för organisationen. Ledningens fokus på lean hade minskat väsentligt. Energin till fortsatt satsning på lean kom främst från några få eldsjälar. Två år senare gick luften ur satsningen. Då återstod endast en tredjedel av den högst uppnådda nivån av effekter från satsningen. 5