HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 1 (9) Vitvaror Anbudsinbjudan Haparanda kommun och Stiftelsen Haparanda Bostäder infordrar anbud på vitvaror under tiden 2014-01-01 2016-12-31. Förfrågningsunderlaget innehåller följande delar: 1. Omfattning 2. Administrativa föreskrifter 3. Kravspecifikation Leverantören 4. Kravspecifikation - Uppdraget 5. Avtalsvillkor 6. Anbudsprövning och utvärdering Bilagor: 1. Kravspecifikation 2. Prisbilaga Anbudet skall vara oss tillhanda senast 2013-11-06 För sent inkommet anbud kommer inte att prövas. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON/ VÄXEL MOBILTELEFON PLUSGIRO E-POSTADRESS Haparanda stad Torget 9 0922-150 00 Marjaana.pakisjarvi@haparanda.se
HAPARANDA STAD Dnr 2 (9) 1. OMFATTNING 1.1 Bakgrund Haparanda kommun och Stiftelsen Haparanda Bostäder är upphandlande enhet. Denna upphandling avser vitvaror. 1.2 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningunderlaget består av följande handlingar: 1. Denna förfrågan daterad 2. Bilaga föreskrifter 3. Bilaga anbudsformulär 2. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Förutsättningar för upphandlingen Följande förutsättning(ar) gäller för upphandlingen: 1. Att kommunen och Stiftelsen Haparanda Bostäder fattar erforderliga beslut. 2.2 Upphandlingsform Förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling. Endast hela anbud kommer att accepteras. Haparanda kommun sköter upphandlingen för båda parter. Haparanda kommun kan komma att anta anbud utan föregående förhandling. 2.3 Anbudets lämnande Anbudet skall vara skriven på svenska, undertecknat av behörig firmatecknare och inlämnas i slutet kuvert som tydligt märkts med "Anbud: Vitvaror" och skickas till Haparanda stad /Upphandling 953 85 HAPARANDA OBS! Fax eller e-post godkännes ej som anbud med anledning av att sekretessen ej kan garanteras. Anbudsgivare får inte redigera eller förändra innehållet i bilagorna. 2.4 Sista dag för anbud Anbudet skall vara oss tillhanda senast 2013-11-06 2.5 Anbudets giltighet Anbudet skall vara giltigt t o m 2014-01-10
HAPARANDA STAD Dnr 3 (9) 2.6 Frågor under anbudstiden Endast skriftliga frågor besvaras. Frågorna skall vara skrivna på svenska. Anbudsgivare uppmanas att i god tid inkomma med frågor/funderingar angående förfrågningsunderlaget, så att eventuella misstag/otydligheter kan rättas/förtydligas före anbudstidens utgång. Frågorna skickas till Kalle Kyösti, via: E-post: kalle.kyosti@haparanda.se 2.7 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen fram till den tidpunkt då tilldelningsbeslut fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutas. Anbudsgivare som vill att uppgifter om anbudet bör sekretessbeläggas uppmanas att noggrant specificera vilka uppgifter i anbudet som bör sekretessbeläggas och på vilka grunder anbudsgivaren anser att sekretess skall gälla (vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjs). Observera att kommunen inte i förväg kan garantera sekretess. 3. KRAVSPECIFIKATION - LEVERANTÖREN 3.1 Intyg från myndigheter Anbudsgivaren skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Handlingar som kommunen kommer att kontrollera: 1. Blanketten Begäran om upplysningar vid upphandling SKV 4820. Blanketten skall vara ifylld och bifogas ansökan. Anbudsgivaren skall som bevis på att kraven uppfylls sända följande handling: 2. Kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet (motsvarande Sveriges Bolagsverket), under förutsättning att registreringsskyldighet föreligger. I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra uppgifter som ingår i uppdraget skall även denna leverantör uppfylla ovanstående krav. 3.2 Kundansvarig och kontaktansvarig Anbudsgivaren skall lämna information på vem som är kontaktperson avseende avtalsfrågor samt vem som är kontaktperson avseende beställning
HAPARANDA STAD Dnr 4 (9) och genomgång av aktuella ärenden och definiera de olika rollerna. Namn, telefonnummer samt mail skall lämnas på personerna. 3.3 Försäkringar Anbudsgivaren skall inneha under avtalstiden gällande erforderliga försäkringar som täcker skador på egendom som orsakats av anbudsgivaren. Intyg om försäkringar kan komma att begäras in. 3.4 Underleverantörer och samarbetspartners I den mån underleverantörer eller samarbetspartners anlitas, skall detta tydligt redovisas i anbudet. Samtliga underleverantörer och/eller samarbetspartners skall redovisas i anbudet. Anbudsgivaren skall skriftligen kunna bevisa samarbetet via, t ex. avtal/intyg som inlämnas med anbudet. 4. KRAVSPECIFIKATION - UPPDRAGET 4.1 Beskrivning av efterfrågade varor Upphandlingen omfattar spisar, ugnar, kyl-, frys- och kyl/frysskåp, diskmaskiner, tvättmaskiner, torktumlare och torkskåp utan installation. Service utöver garantiservice kan ingå. 4.2 Omfattning Anbudsgivaren skall uppfylla samtliga skall-krav på uppdraget i kravspecifikationen enligt föreskrifter för uppdraget. 4.3 Pris Priset ska anges som fast pris per styck inklusive alla omkostnader i svenska kronor och vara angivet exklusive mervärdesskatt. Detta betyder att alla avgifter såsom omkostnader och frakt ska ingå även miljöavgifter. Priset ska lämnas i enlighet med prisbilagan. Se bilaga 1. 5.0 AVTALSVILLKOR 5.1 Omfattning Uppdraget skall utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i förfrågningsunderlaget och detta avtal. Förändringar av huvudmannaskap, ändrade verksamhetsinriktningar, ekonomiska eller organisatoriska förändringar inom kommunen som påverkar avtalet kan medföra att kommunen tvingas omförhandla hela eller delar av avtalet.
HAPARANDA STAD Dnr 5 (9) 5.2 Avtalstid Avtalstiden är 2014-01-01 till 2016-12-31. Oaktat ovanstående avtalsperiod äger kommunen rätt att förlänga avtalsperioden i lämplig omfattning, i det fall överprövning enligt Lag (1992:1528) om offentlig upphandling föranleder försening vid kommande upphandling. 5.3 Pris och prisjustering Priset framgår i anbudet och är exklusive moms. Priser är fast under perioden 2014-01-01 2014-12-31 därefter kan parterna påkalla indexreglering av priset årsvis med 80 % av Entreprenadindex littera för hushållsutrustning respektive arbetskostnad baserad på indexberäkningsperioden oktober föregående år till oktober innevarande år. Priser inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader inga andra avgifter t ex. frakt, miljöavgifter eller andra administrativa avgifter får tillkomma. 5.4 Leveransförutsättningar Vid leverans och transport gäller LLK (Levererat Lossat Köparen) vid : Företagsvägen 2B, Haparanda. Definitioner enligt Leveransklausuler för byggbranschen 2008. 5.5 Ordererkännande Ordererkännande/bekräftelse ska alltid skickas, i första hand elektroniskt, till referensperson hos leveransmottagaren senast påföljande arbetsdag om denne inte särskilt meddelat att ordererkännande inte behöver sändas. 5.6 Vite vid försening Enligt ABM 07. Upprepade förseningar i leveranser anses som avvikelse mot avtalsvillkor och kan resultera i hävning. 5.7 Garantitid Enligt ABM 07 d v s 5 år. För väsentligt fel som under garantitiden uppkommer på minst 20% av på avtalet levererade enheter för respektive modell gäller att leverantören ska utföra förebyggande åtgärd (t ex byte av reservdel eller produkt), för att felet inte ska uppkomma på övriga inom avtalet levererade enheter av den aktuella modellen.
HAPARANDA STAD Dnr 6 (9) 5.8 Fakturering Fakturan skall, i de fall Haparanda kommun är beställare, skickas till Haparanda kommun, Fack 760017, R 067, 106 37 STOCKHOLM. Ange referens ZH XXX. I de fall Stiftelsen Haparanda Bostäder är beställare skickas faktura till stiftelsen Haparanda Bostäder.. Enbart tjänster som är godkända av beställaren får faktureras på dessa adresser. Fakturan skall innehålla: faktura- och leveransdatum, faktura- eller OCR-nummer, i klartext vad fakturan avser, brutto- samt momsbelopp. Tydliggörande vem i organisationen som är beställare, referens leverantörens juridiska namn, adress, plus- eller bankgiro samt organisations, momsregistrerings- eller VAT-nummer, uppgift om säljaren innehar F-skattsedel. kommunens namn samt aktuell förvaltning och avdelning i klartext. 5.9 Avgifter och ersättningar Fakturerings-, expeditions-, eller motsvarande avgifter godkännes ej. Andra administrativa avgifter kommer ej att godkännas. 5.10 Dröjsmålsränta Eventuell dröjsmålsränta skall debiteras enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsräntor understigande 50 SEK per faktura beaktas ej. 5.11 Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och faktura. 5.12 Meddelandeskyldighet Båda parterna är skyldiga att informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. 5.13 Kvalitetssäkring Leverantören förbinder sig att verka för att kvalitetsarbete utförs i den utsträckning som leverantören uppgivit i sitt anbud.
HAPARANDA STAD Dnr 7 (9) 5.14 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att äga giltighet vara skriftligen godkända av båda parterna. 5.15 Överlåtelse av avtal Leverantören får inte till någon del överlåta sina rättigheter eller skyldigheter till någon annan utan kommunens föregående skriftliga godkännande. 5.16 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av avtalet och därmed sammanhängande frågor avgörs i första hand genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse skall tvist avgöras av allmän svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuell talan skall väckas i Haparanda tingsrätt. I avvaktan på att tvisten löses har kommunen tolkningsföreträde. 5.17 Bestämmelses ogiltighet Skulle någon bestämmelse i avtalet eller del därav befinnas ogiltig skall detta inte innebära att avtalet i dess helhet är ogiltigt, utan skall i den mån ogiltigheten väsentligt påverkar parts utbyte eller prestation enligt avtalet, skäligen jämkas i avtalet. 5.18 Förtida upphörande Haparanda kommun har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om leverantören: i väsentligt hänseende inte utför sina åligganden och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftligt erinran försätts i konkurs, likvidation eller eljest är på sådant obestånd, att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina åligganden inte erlägger skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller beslut leverantören inte på ett affärsmässigt och etiskt sätt utför sina åtaganden Hävs avtalet på grund av ovanstående är leverantören ersättningsskyldig för den skada eller eventuella kostnadsökningar som avtalsbrottet förorsakar. Endera part äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse.
HAPARANDA STAD Dnr 8 (9) Leverantören äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan: om Haparanda kommun i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. 5.19 Force Majeure Följande omständigheter skall anses utgöra befrielsegrunder, om de inträffar efter det att avtalet trätt i kraft, eller om omständigheter inträffat dessförinnan och om följderna härav inte kunde förutses före tiden för avtalets ingående, och avtalets fullgörande därigenom hindras: arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt. För att part skall ha rätt att göra gällande sådan befrielsegrund skall denne omedelbart efter att ha fått kännedom om sådan omständighet, som kan utgöra befrielsegrund, underrätta den andra parten härom. 5.20 Försäkringar Leverantören skall vid avtalstecknande och under hela avtalstiden inneha erforderliga försäkringar. 5.21 Fel i uppdragets utförande Fel i uppdragets utförande föreligger om resultatet avviker från vad som avtalats eller vad beställaren särskilt med hänsyn till detta avtal har rätt att utkräva. Vid fel i uppdragets utförande kan kommunen komma att kräva ersättning. 5.22 Förbehåll Avtalet gäller endast under förutsättning att Beställaren inte blir ålagd av domstol, i laga kraft vunnen dom, att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. 5.23 Handlingarnas inbördes ordning Kontraktshandlingar kompletterar varandra. Om handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:
HAPARANDA STAD Dnr 9 (9) skriftliga ändringar och tillägg till avtal med bilagor avtal inkl bilagor och hänvisningar förfrågningsunderlag med bilagor och kompletteringar anbud 6. ANBUDSPRÖVNING OCH UTVÄRDERING 6.1 Allmänt Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Prövningen av anbuden sker i tre steg: 1. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställs på leverantören. (avsnitt 3) 2. De anbud som uppfyller dessa krav genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven på produkterna är uppfyllda (avsnitt 4) och att avtalsvillkoren accepterats (avsnitt 5). 3. Kommunen kommer sedan att utvärdera de anbud som kvarstår. 6.2 Utvärdering Utvärderingen kommer att ske med 100% pris då skallkraven skall vara uppfyllda, för att anbud skall gå vidare för utvärdering.