170 Datorkunskap Kalkyl och diagram KALKYL OCH DIAGRAM När du behöver göra beräkningar, diagram eller sammanställa större mängder data använder du Excel. Kalkylbladet Ett Excel-dokument kallas även för en arbetsbok. När du har startat Excel har du ett tomt rutnät framför dig, ett kalkylblad. Arbetsboken har tre blad som standard. Bladen kan innehålla olika kalkyler, diagram och listor. Du byter blad genom att klicka på flikarna nederst på skärmen. Varje rad i rutnätet har ett nummer och varje kolumn en bokstav som beteckning. Rutorna kallas celler och varje cell har ett namn som består av en bokstav och ett nummer, en cellreferens. Cellen längst upp till vänster heter A1. I en cell kan man skriva text (rubriker, förklaringar, namn etc.), värden (tal, datum, tid) och formler (beräkningar, funktioner, etc.). namnruta formelfält kolumnbokstav markerad cell radnummer bladflik cell statusfältet
Datorkunskap Kalkyl och diagram 171 Skriva in text och värden Det du skriver in hamnar i den cell som för tillfället är aktiv, dvs. markerad med en svart ram. 1. Klicka i den cell du vill skriva i. Du kan även flytta markeringen genom att trycka på enter, tab eller någon av piltangenterna. Cellens namn visas i namnrutan till vänster om formelfältet. 2. Skriv in texten eller värdet. Det du skriver visas både i formelfältet och i cellen. Skriver du fel kan du radera med backsteg. 3. Tryck på enter, tab eller någon av piltangenterna för att inmatningen ska fastna. Du kan även klicka på Skriv (se bild) eller i någon annan cell. Text justeras automatiskt till vänster i cellen och tal justeras till höger. Om du skriver tal på sätt som programmet inte uppfattar som tal eller tidsformat, t.ex. telefonnummer eller postnummer, behandlas informationen som text. Om du skriver fler tecken än vad som ryms i cellen visas dessa i cellen till höger tills du skriver något i denna cell. aktiv cell Skriv används som Redigera formel enter Avbryt avbryter och ångrar den senaste inmatningen Ändra cellinnehåll Om du vill ersätta innehållet i en cell med något annat: Klicka i cellen och skriv. Det gamla försvinner och ersätts med det du skriver in. Om du vill redigera innehållet i en cell: Klicka i cellen med innehållet. Cellinnehållet visas i formelfältet. Klicka i formelfältet och ändra. Tryck på enter när du är nöjd. eller Dubbelklicka i cellen du vill ändra i. Ändra i innehållet och tryck på enter när du är nöjd. Autoavsluta Funktionen Autoavsluta märker om du har skrivit samma inledning av något ord tidigare i kolumnen. Tryck på enter om du accepterar förslaget. Om du önskar annan avslutning fortsätter du bara att skriva eller trycker på delete.
172 Datorkunskap Kalkyl och diagram Ändra kolumnbredd. Ändra kolumnbredden Om du inte får plats med önskad information i en cell, måste du ändra kolumnens bredd. Du kan göra på olika sätt: Peka i skarven mellan kolumnbokstäverna, till höger om den kolumn vars bredd du vill ändra. (Muspekaren ändras till en dubbelpil). Dra åt vänster för att minska kolumnens bredd och åt höger för att öka den. Istället för att dra, kan du dubbelklicka i kolumnskarven. Bredden anpassas automatiskt efter den bredaste cellen i kolumnen. Markera en kolumn. Markera en rad. Markera hela bladet. Markera celler och kalkylblad Markera celler När du redigerar, formaterar eller arbetar med formler måste du ibland markera de celler du vill påverka eller ha med i dina formler. Alla celler i en markering blir svarta (utom den första, den aktiva). För att markera en cell: Klicka i cellen. Markera flera celler intill varandra: Dra över de celler du vill markera. Markera en rad eller en kolumn: Klicka på radnumret eller kolumnbokstaven. Markera flera rader/kolumner intill varandra: Dra över de radnummer/kolumnbokstäver du vill markera. Markera områden som inte hänger ihop: Markera det första området. Håll ner ctrl och markera de övriga områdena. Ta bort markering: Klicka i valfri cell. Markera hela kalkylbladet: Klicka på knappen där radnummer och kolumnrubriker möts. Markera kalkylblad När du ska hantera hela kalkylblad för att t.ex. flytta, ta bort eller kopiera, måste du först markera önskade blad. Det kalkylblad som för tillfället visas är markerat. För att markera ytterligare kalkylblad: Håll ner ctrl och klicka på önskade bladflikar. För att avmarkera kalkylblad: Klicka på en omarkerad bladflik eller håll ned ctrl medan du klickar på en markerad bladflik.
Datorkunskap Kalkyl och diagram 173 Beräkningar Vid en ytlig jämförelse kan man tycka att ett kalkylblad liknar en tabell i Word. Det finns emellertid väsentliga skillnader. Den främsta är att du genom att skapa formler kan göra långa och komplicerade beräkningar mycket snabbt. När formeln är färdig kan du, genom att ändra ett värde som ingår i formeln, snabbt få ett nytt resultat. I cell C2 finns en formel (visas i formelfältet) som räknar ut vad värdet i A2 minus värdet i B2 blir. Om man ändrar värdet i A2 eller B2 ändras resultatet i C2 automatiskt. Formelns konstruktion En formel inleds alltid med ett likhetstecken, =. Värdena som ska ingå i formeln hänvisar du till med hjälp av cellreferenser. De fyra räknesätten (addition, subtraktion, multiplikation och division) skriver du med tangenterna +,, * och /. För att ange vad som ska beräknas först används parenteser. För de fyra räknesätten gäller den vanliga regeln att multiplikation och division beräknas före addition och subtraktion. Exempel på formler: =B4+B5 Summerar värdena i cellerna B4 och B5. =(C5+C6)/C7 Summerar först värdena i cellerna C5 och C6 och dividerar sedan med C7. Redigera formel. Skriv. Skapa formler Om du vill att summan av innehållet i två celler, t.ex. A2 och B2, ska beräknas och skrivas i en tredje cell, t.ex. C2: 1. Klicka i cellen där du vill ha resultatet, dvs. C2. 2. Klicka på Redigera formel till vänster om formelfältet. Formelpaletten visas under formelfältet. 3. Klicka i den första cellen, dvs. A2. Är formelpaletten i vägen, pekar du på ett tomt område i den och drar den åt sidan. 4. Skriv»+«och klicka i den andra cellen, dvs. B2. 5. Klicka på OK på formelpaletten eller tryck på enter eller klicka på Skriv i formelfältet. Istället för att använda musen kan du skriva in din formel, enligt samma mönster, med tangentbordet.
174 Datorkunskap Kalkyl och diagram Funktioner I Excel finns ett stort antal funktioner (över 200) färdiga att använda. Istället för att skriva formeln =C2+C3+C4+C5+C6 kan du använda funktionen Summa: =SUMMA(C2:C6) Ett kolon mellan cellreferenser kan översättas med t.o.m. medan ett semikolon motsvaras av och. Exempel: =MEDEL(D2:D23) Beräknar medelvärdet av värdena i cellerna D2 t.o.m. D23. =SUMMA(C1;G12;A23) Summerar värdena i cellerna C1, G12 och A23. När du ska välja funktion visas en lista över de senast använda. För att, i cell B14, skapa en formel med en funktion som summerar värdena i cellerna B2 t.o.m. B13: 1. Klicka i cellen där du vill ha resultatet, dvs. B14. 2. Skriv ett likhetstecken»=«. 3. Klicka på nedåtpilen vid Funktioner (visas till vänster om formelfältet istället för aktiv cell), och välj SUMMA. 4. Formelpaletten visas (se bild på nästa sida). Den innehåller dels information om funktionen, dels fält med de tal eller cellreferenser som funktionen ska arbeta med. 5. Klicka i cellen eller dra över de celler som ska summeras. I det här fallet pekar du i cell B2 och drar t.o.m. B13. Klicka på knappen efter fältet för att förminska formelpaletten om den är i vägen. Du kan även dra formelpaletten åt sidan. 6. Klicka på OK i formelpaletten eller tryck på enter eller klicka på Skriv i formelfältet.
Datorkunskap Kalkyl och diagram 175 Formelpaletten. Du kan även kombinera de fyra räknesätten med funktioner, t.ex. =(B2+B3)/SUMMA(B2:B14) Summerar värdena i B2 och B3 och dividerar resultatet med summan av värdena i cellerna B2 t.o.m. B14. Infoga funktion. Tips! Istället för steg 2 3 ovan kan du klicka på Infoga funktion i verktygsfältet. I dialogrutan kan du välja mellan alla andra tillgängliga funktioner. Samma dialogruta når du genom att välja Fler funktioner i steg 3 ovan. Autosumma. Autoberäkning. Autosumma Istället för att skriva den vanligaste funktionen, Summa, kan du använda Autosumma: 1. Klicka i den cell där du vill ha en summering. 2. Klicka på Autosumma i verktygsfältet. Ett förslag på vad som ska summeras visas i cellen och i formelfältet. Om förslaget är rätt, trycker du på enter eller klickar på Skriv. Är det föreslagna intervallet fel, kan du dra över de celler som ska ingå och därefter trycka på enter. Autoberäkning I statusfältet, längst ned i Excelfönstret, kan du snabbt använda några vanliga funktioner på valfria celler utan att skriva in en formel: Markera önskade celler. SUMMA visas som standard i statusfältet. Högerklicka i statusfältet om du vill välja en annan funktion. Förutom SUMMA finns MEDEL, ANTAL, ANTAL TAL, MAX, MIN och INGA.
176 Datorkunskap Kalkyl och diagram Repetitionsfrågor 1. Förklara följande termer: arbetsbok, kalkylblad, cell, rad, kolumn, cellreferens, bladflik, formelfält. 2. Ange två olika sätt att redigera innehållet i en cell. 3. Ange fyra olika sätt att få den information du har skrivit in i en cell att fastna. 4. Hur känner du igen en aktiv cell? 5. Hur fungerar funktionen Autoavsluta? 6. Nämn två olika sätt att ändra kolumnbredden. 7. Hur gör du för att markera hela kalkylbladet? 8. Skriv Excel-formler som: a) räknar ut 8 multiplicerat med 7 b) adderar värdena i A1 och B5. Summan ska sedan delas med värdet i C10. c) multiplicerar 100 med summan av värdena i cellerna A2 och B2. 9. Redogör för två olika sätt att skapa formler i Excel. 10. Vad är en funktion? 11. Hur skulle en formel, där funktionen MEDEL används, se ut om du vill räkna ut medelvärdet av värdena i cellerna: a) A3 t.o.m. A30? b) B3, B5 och B7? c) A3 t.o.m. A10 samt C3 t.o.m. C10? 12. Hur skulle formeln se ut för att dividera summan av värdena i cellerna A1 A3 och med summan av värdena i cellerna C1 C3: a) om du enbart använde dig av funktionen SUMMA? b) om du enbart använde dig av de fyra räknesätten? 13. Hur fungerar Autoberäkning? 14. Var hittar du följande knappar och vad används de till?
Redigera kalkyl Datorkunskap Kalkyl och diagram 177 Hantera celler Radera i celler Om du vill ta bort allt innehåll i en eller flera celler: 1. Markera cellen eller cellerna du vill radera innehållet i. 2. Tryck på delete. Om du även vill ta bort formatering (inställningar för teckensnitt, storlek etc.), klickar du på Redigera-menyn, pekar på Radera och väljer Allt på undermenyn. Ta bort celler Om du tar bort celler kommer även cellernas innehåll att tas bort. De celler som befinner sig under eller till höger om området som tas bort kommer att flyttas (även deras innehåll) enligt dina val. 1. Markera cellen/cellerna du vill ta bort. Du kan även markera en eller flera kolumner eller rader. 2. Klicka på Redigera-menyn och välj Ta bort. 3. Markera önskat alternativ i dialogrutan för att flytta övriga celler. 4. Klicka på OK. Infoga rad eller kolumn När du infogar en rad eller en kolumn förskjuts cellerna ett steg nedåt eller åt höger. Cellreferenser till de flyttade raderna och kolumnerna ändras automatiskt. 1. Markera den rad/kolumn du vill infoga en rad/kolumn ovanför/framför. 2. Högerklicka i markeringen och välj Infoga. Ta bort rad eller kolumn När du tar bort en rad eller en kolumn förskjuts cellerna ett steg uppåt eller åt vänster. 1. Markera den rad/kolumn du vill ta bort. 2. Högerklicka i markeringen och välj Ta bort.
178 Datorkunskap Kalkyl och diagram Hantera blad Infoga blad Arbetsboken består normalt av tre kalkylblad. Om du vill infoga fler kalkylblad: 1. Klicka på bladfliken för det blad du vill infoga ett nytt kalkylblad till vänster om. 2. Klicka på Infoga-menyn och välj Kalkylblad. Ta bort blad När du tar bort ett kalkylblad tar du även bort allt det innehåller. 1. Högerklicka på bladfliken för bladet du vill ta bort och välj Ta bort. 2. Klicka på OK. Ändra namn på blad Kalkylblad tilldelas automatiskt namnen Blad1, Blad2, etc. Ibland blir det lättare att hitta i arbetsboken om man ger bladen egna namn: 1. Högerklicka på bladfliken du vill ändra namn på och välj Ändra namn. 2. Skriv ett nytt namn och tryck på enter. Kopiera och flytta blad Om du vill kopiera ett blad med allt dess innehåll: 1. Klicka på bladfliken till det blad du vill kopiera. 2. Håll ner ctrl och dra bladet till den plats där du vill placera kopian. En liten pil följer muspekaren och visar var kopian kommer att placeras. Vill du flytta ett blad gör du som ovan, men utan att hålla ner ctrl. Kopiera och flytta celler Genom att kopiera celler i Excel kan du spara mycket arbete. Du kan kopiera enskilda celler, större cellområden eller hela kalkylblad. Du kan även kopiera formler. Klippa och klistra Ett sätt att kopiera celler är att på vanligt vis använda Urklipp: Kopiera. Kopiera celler 1. Markera de celler du vill kopiera. 2. Klicka på Kopiera i verktygsfältet. Området du har kopierat markeras av en streckad ram. Om du ångrar dig och vill ta bort markeringsramen trycker du på esc.
Datorkunskap Kalkyl och diagram 179 Klistra in. 3. Klicka i den cell som du vill ska bli de kopierade cellernas övre vänstra hörn. 4. Klicka på Klistra in i verktygsfältet. Om du vill infoga de kopierade cellerna bland redan ifyllda celler utan att skriva över dessa, klickar du istället på Infoga-menyn, väljer Kopierade celler, markerar önskat alternativ i dialogrutan och klickar på OK. När du har kopierat ett område finns det kvar i Urklipp så att du kan klistra in det upprepade gånger på andra ställen i kalkylen. Klipp ut. Dra och släpp. Flytta celler 1. Markera de celler du vill flytta. 2. Klicka på Klipp ut i verktygsfältet. Det urklippta området markeras med en streckad ram. Om du ångrar dig och vill ta bort markeringsramen trycker du på esc. 3. Klicka i den cell som du vill ska bli de flyttade cellernas övre vänstra hörn. 4. Klicka på Klistra in i verktygsfältet. Området du markerade klipps nu ut och klistras in på sin nya plats. Dra och släpp Ett annat sätt att flytta och kopiera celler är att dra och släppa med musen. Om du vill flytta celler: 1. Markera de celler du vill flytta. 2. Peka i kanten av det markerade området så att muspekaren ändras till en pil. 3. Dra cellerna till önskad position och släpp. Om du vill kopiera cellerna, gör du som ovan, men håller ner ctrl medan du drar med musen. Obs! Släpp musknappen innan du släpper ctrl. fyllningshandtag Fyllningshandtaget Du kan enkelt kopiera över cellinnehåll till andra intilliggande celler genom att använda fyllningshandtaget. Fyllningshandtaget kan dras horisontellt eller vertikalt. Fylla celler 1. Klicka i den cell du vill kopiera och peka på fyllningshandtaget så att muspekaren ändrar form till ett svart kors. 2. Dra nedåt, uppåt, åt höger eller åt vänster så att de celler som ska fyllas blir markerade. De intilliggande cellerna fylls med samma innehåll.
180 Datorkunskap Kalkyl och diagram Skapa serier Du kan även lätt skapa en serie av tal, månader, datum, veckodagar eller annat med hjälp av fyllningshandtaget: 1. Skriv in de två första värdena i talserien, t.ex. 1, 2 eller 5, 10 i två intilliggande celler. 2. Markera cellerna genom att peka på den första cellen och dra till den andra. 3. Peka på fyllningshandtaget så att muspekaren ändrar sig till ett svart kors. 4. Dra så att de celler som ska fyllas blir markerade. Excel skapar en talserie med utgångspunkt från förhållandet mellan de två tal du skrev in.? Det finns i förväg definierade textserier, s.k. listor, i Excel. Vill du skapa en serie av årets månader behöver du bara skriva in en, t.ex.»januari«, och därefter dra i fyllningshandtaget. Jag vill fylla ett cellområde med enbart ordet»januari«. När jag drar i fyllningshandtaget fylls cellerna med resten av årets månader. Excel tror att du vill skapa en serie utifrån de fördefinierade serier som finns. Peka på cellen (inte fyllningshandtaget) du vill kopiera och dra tills du har markerat alla celler som du vill ska ha samma innehåll. Klicka på Redigera-menyn, peka på Fyll och välj Ned, Upp, Höger eller Vänster. Kopiera formler Att kunna kopiera formler är tacksamt, eftersom det ibland kan ta lite tid att skapa dem. Du bör emellertid vara medveten om hur cellreferenser i formler kopieras, eftersom det ibland är avgörande för vilket resultat som visas. Relativ kopiering När du kopierar celler som innehåller cellreferenser kommer dessa att anpassas automatiskt. Detta kallas relativ kopiering. =B1 original =C2 kopia Cellreferensen i kopian vid relativ kopiering ändras så att den också, i det här fallet, pekar en rad uppåt och en kolumn åt höger.
Datorkunskap Kalkyl och diagram 181 I D2 skrevs formeln =B2-C2. Genom att använda fyllningshandtaget och dra t.o.m. D7 kopierades formeln till dessa celler. Cellreferenserna ändrades automatiskt, och pekar mot samma område, relativt sett. Absolut kopiering Om du vill ha en cellreferens som inte ändrar sig när du kopierar måste du skriva ett dollartecken, $, före referensen t.ex. $B$4 istället för B4. Detta kallas för absolut kopiering. =$B$1 original =$B$1 kopia Cellreferensen i kopian vid absolut kopiering ändras inte, utan pekar på samma cell som originalet. I kolumn C ville man räkna ut andel invånare i respektive åldersgrupp genom att dela antal invånare med totalt antal invånare. Formeln =B3/$B$7 skrevs då in i C3. Genom att använda fyllningshandtaget och dra t.o.m. C6 kopierades formeln. Den första cellreferensen, antalet inom respektive grupp, skulle kopieras relativt, men den andra, det totala antalet invånare, måste ingå i alla formlerna, och försågs därför med dollartecken så att cellreferensen förblev densamma.
182 Datorkunskap Kalkyl och diagram Skapa absoluta cellreferenser Du skapar alltså absoluta cellreferenser genom att sätta ett dollartecken, $, framför kolumnbokstaven och/eller radnumret. $-tecknet skriver du genom att hålla nere alt gr medan du trycker på 4. Du kan även infoga dollartecknet med hjälp av f4: 1. Klicka, i formelfältet, i eller intill cellreferensen du vill göra absolut. 2. Tryck på f4. Ett dollartecken infogas framför både kolumnbokstaven och radnumret. Trycker du ytterligare en gång blir enbart radnumret absolut. Trycker du på f4 igen blir enbart kolumnbokstaven absolut. Ytterligare ett tryck tar bort dollartecknet. Repetitionsfrågor 1. Hur går du tillväga om du vill ta bort allt innehåll i en cell? Hur gör du om du även vill ta bort formateringen? 2. Hur gör du om du vill ta bort cellerna (med innehåll)? 3. Hur infogar du en rad respektive en kolumn? 4. Hur många kalkylblad består en arbetsbok normalt av? 5. Hur gör du för att kopiera respektive flytta ett kalkylblad? 6. Nämn en fördel med att kopiera celler. 7. Ange två sätt att kopiera och flytta celler. 8. Vad används fyllningshandtaget till? 9. Vad är det för skillnad mellan att fylla celler och att skapa serier? 10. Hur går du tillväga om du vill använda Excels fördefinierade textserier? 11. Redogör för relativ och absolut kopiering. 12. Hur kommer formeln =A1+A2 som finns i C2 att se ut om den kopieras relativt till D3? 13. Vilket är kortkommandot för att göra en cellreferens absolut? Vad händer om man upprepar kortkommandot flera gånger i en följd? 14. Ett kalkylblad har följande innehåll: Hur bör en formel i B2 se ut för att beräkna produkten av värdet i B1 och värdet i A2? Formeln ska gå att kopiera till B3, C2 och C3 med hjälp av fyllningshandtaget. De kopierade formlerna ska beräkna produkten av värdet överst i respektive kolumn och längst till vänster på respektive rad.