Registreringsprogram för kontrolluppgifter INKOMSTÅRET 2012
Checklista Om du redan har ett löneprogram som kan skapa diskett eller annat datamedium med redovisning av kontrolluppgifter till Skatteverket använd det programmet! Om din pc är kopplad till ett nätverk ska du först läsa avsnitt 3.5 innan du installerar programmet. Det är viktigt att du följer instruktionerna i avsnitt 3 när du installerar programmet. Du kan när som helst i programmet klicka på Hjälp-knappen eller trycka F1. Du kommer då till programmets hjälptexter. Om du får några tekniska problem med programmet kan du ringa vår tekniska support, tfn 0771-787 787. Telefonen är öppen måndag torsdag kl. 08:00 18:00 samt fredag kl. 08:00 16:00. Du kan även skicka e-post till: supporten@skatteverket.se Viktigt att tänka på vid registrering av person- och organisationsnummer Om du har registrerat och sparat en kontrolluppgift kan du inte senare lägga till, ändra eller komplettera personeller organisationsnummer på denna kontrolluppgift. Läs mer om detta i hjälptexten till programmet. 2
Innehållsförteckning Checklista... 2 Innehållsförteckning... 3 1. Inledning... 4 2. Systemkrav... 5 2.1 Operativsystem... 5 2.2 Särskilt gällande aktivitetsfältet... 5 3. Installation av programmet... 6 3.1 Installation... 6 3.2 Följ anvisningarna på skärmen... 6 3.3 Ändra inte föreslagna kataloger... 6 3.4 Installationen klar... 6 3.5 Installation i nätverk... 7 4. Starta programmet första gången... 7 4.1 Föra över uppgifter från förra året... 8 4.2 Programmets startsida... 9 5. Börja registreringsarbetet... 10 5.1 Inledning... 10 5.2 Registreringsbilderna... 10 6. Skicka kontrolluppgifter... 11 6.1 Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket... 11 6.2 Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket via Internet... 11 6.3 Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket på cd (eller annat ADB-medium)... 11 7. Vad gör jag med redovisningen jag skapat?... 12 8. Vanliga frågor... 13 8.1 Hur gör jag med sammandraget?... 13 8.2 Kan jag skicka filerna med kontrolluppgifter via e-post?... 13 8.3 Varifrån får man diskett/cd som ska sändas till Skatteverket?... 13 8.4 Etiketten till mediet varifrån får man den?... 13 8.5 Det går inte att öppna funktionen Skapa fil... 13 8.6 Vad betyder Medielämnare respektive Uppgiftslämnare... 13 8.7 Knapparna längst ner i registreringsbilderna syns inte... 14 8.8 Hur vet jag vilka uppgifter jag fört över från föregående år?... 14 8.9 Hur gör jag om min dator inte hittar databasen KU2011.mdb när jag ska överföra uppgifter från förra året?... 14 Övrig information... 16 3
Läs detta innan du installerar programmet och påbörjar registreringen! Läs avsnitt 3 och 4. När du installerat programmet, har du möjlighet att föra över uppgifter från förra året. Det är viktigt att hålla isär begreppen Medielämnare och Uppgiftslämnare. Se nedan, avsnitt 5 och i hjälptexten till programmet! Registrera på följande sätt: 1. Registrera uppgiftslämnare. Starta med att registrera en eller flera uppgiftslämnare. Detta kan helt eller delvis redan vara gjort om du fört över uppgifter från förra året, se avsnitt 4.1. 2. Registrera kontrolluppgifter. Det är först när du registrerat en uppgiftslämnare som du kan registrera kontrolluppgifterna. Detta kan helt eller delvis redan vara gjort om du fört över uppgifter från förra året, se avsnitt 4.1. 3. Registrera medielämnare. När du har registrerat samtliga kontrolluppgifter för alla uppgiftslämnare är det dags att ta ut kontrolluppgifterna på filer samt ange medielämnare (= dig själv eller det företag där du arbetar). Uppgiften om medielämnare ska du sedan normalt inte ändra. 1. Välkommen till Registreringsprogram för kontrolluppgifter Detta program vänder sig i första hand till dig som annars skulle lämna dina kontrolluppgifter på papper. Programmet kan också med fördel användas av dig som annars skulle skicka dina rättade kontrolluppgifter på papper. Om du redan har ett redovisningssystem som skapar disketter (eller andra datamedier) med kontrolluppgifter ska du använda det. Programmet kan endast användas för registrering av kontrolluppgifter avseende lön (KU10), ränteinkomst (KU20), ränteutgift (KU25), utdelning m.m. på delägarrätter (KU31) och överlåtelse av bostadsrätt (KU55). Du kan utföra följande moment: Registrera uppgiftslämnare. Registrera kontrolluppgifter. Skriva ut kontrolluppgifter. 4
Göra sammanställningar över registrerade kontrolluppgifter och skriva ut dessa. Skapa och lägga tillbaka en säkerhetskopia av databasen. Skapa filer för att lämna kontroll uppgifterna via Skatteverkets filöverföringstjänst på www.skatteverket.se. Alternativt kan du spara filerna på ett datamedium och sända till Skatteverkets inläsningscentral. Hur de olika momenten fungerar framgår av hjälptexterna till programmet. Tryck F1 eller klicka på Hjälp-knappen. Problem? Sist i denna broschyr har vi listat ett antal vanliga frågor och svar. Om du får tekniska problem med programmet är du välkommen att ringa vår tekniska support, tfn 0771-787 787 som har öppet måndag torsdag kl. 08:00 18:00 samt fredag kl. 08:00 16:00. Om du har problem med att fylla i kontrolluppgiften eller har frågor kring kontrolluppgiftsskyldigheten ska du vända dig till ditt skattekontor, se vår webbplats: www.skatteverket.se/kontakta oss. 2. Systemkrav 2.1 Operativsystem Programmet är för pc och går att använda i Windows 95, 98, 2000, ME, XP, NT, Vista och Windows 7. Programmet är inte utvecklat för att kunna köras under Mac-operativsystem. 2.2 Särskilt gällande aktivitetsfältet Inställningen för Aktivitetsfältet bör vara alternativet Dölj automatiskt. Det finns annars risk att aktivitetsfältet skjuter programmets bildfönster utanför bildskärmen. Resultatet blir då att hjälptexten och knapparna i programmet inte kommer att synas på skärmen. Läs mer om detta i avsnitt 8.7. 5
3. Installation av programmet 3.1 Installation Lägg i cd-skivan och stäng luckan. Installationen startar inom 10 sekunder. Om installationen inte startar automatiskt så finns det två olika sätt att gå vidare: Alternativ 1 1. Dubbelklicka på ikonen med namnet Den här datorn. 2. Dubbelklicka på ikonen för cdläsaren. 3. Dubbelklicka på ikonen med namnet KUInst12.exe. Alternativ 2 1. Klicka på knappen Start på aktivitetsfältet. 2. Klicka på menyalternativet Kör... 3. Om du har cd:n på enhet D: skriver du d:\kuinst12.exe i textfältet. Om du har cd:n på en annan enhet, skriv den enhetens bokstav i stället för d:. Klicka på OK. 3.3 Ändra inte föreslagna kataloger Programmet installeras i Windows standardmapp för programinstallationer, normalt blir det C:\PROGRAM\SKATTEVERKET\ KU2012 men kan variera lite beroende på vilken version av Windows du har. Du bör inte ändra den föreslagna installationskatalogen. Det blir lättare för dig att skapa filer, säkerhetskopiera filer, spara undan databasen till kommande år och överföra filer till Skatteverket om du inte ändrar installationskatalog. 3.4 Installationen klar När programmet är färdiginstallerat bör du läsa avsnitt 4. Tänk på att de filer som du skapar, både för att skicka till Skatteverket och din egen säkerhetskopia sparas i mappen Mina Dokument. Du ska inte använda de filer som ligger i installationskatalogen. Innan du startar programmet första gången bör du läsa avsnitt 4. 3.2 Följ anvisningarna på skärmen Under installationsförloppet bör du följa alla anvisningar på skärmen och tänk på att inte ändra de föreslagna katalogerna, se nästa avsnitt. 6
3.5 Installation i nätverk Programmet är avsett att användas på pc i singelmiljö, alltså inte i nätverk. I de allra flesta fall går det ändå bra att installera programmet lokalt på en pc som är kopplad i nätverk. Man bör dock först rådfråga den som är ansvarig för nätverket. Installation i nätverk sker alltid på användarens eget ansvar och Skatteverket har inte någon support för detta. 4. Starta programmet första gången Du har nu installerat programmet och ska starta det för första gången. Du startar programmet genom att välja START/PROGRAM/ SKATTEVERKET/KU2012. Första gången du startar programmet får du upp en dialogruta med följande utseende: får upp denna dialogruta nästa gång du startar programmet och kan då på nytt ta ställning till om du vill föra över uppgifter eller inte. OBS! Du har endast en chans att föra över uppgifter från förra året. Om du av någon anledning inte vill det klickar du på Nej. Du kommer i så fall inte Om du använde programmet förra året kan du föra över uppgifter från förra året, se avsnitt 4.1. Klicka i så fall på Ja. Om du klickar på Avbryt avbryts programmet och du att kunna göra detta vid ett senare tillfälle. Det är inget krav på att föra över uppgifter från förra året. 7
4.1 Föra över uppgifter från förra året Om du använde programmet på samma dator förra året kan du överföra personuppgifter från förra årets databas till årets. De uppgifter som överförs är: Person-/organisationsnummer. Namn, adress, postnummer och postadress. Specifikationsnummer för uppgiftslämnare (arbetsgivare/kreditgivare) och anställda/kunder. Uppgifter om medielämnare överförs inte. Inga belopp överförs från tidigare år. Överföring av personuppgifter sker endast från kontrolluppgifter avseende lön, ränteinkomst, ränteutgift samt utdelning m.m. på delägarrätter men inte från kontrolluppgift avseende överlåtelse av bostadsrätt. Anledningen till detta är att det är osannolikt att en person har sålt en bostadsrätt i samma förening två år i rad. Om du svarar Ja letar programmet upp databasen från föregående år och för över uppgifterna till årets databas. När det är klart visas en dialogruta med följande utseende: Du kan nu börja registrera årets kontrolluppgifter. Om programmet inte skulle hitta databasen från förra året, visas en särskild dialogruta. Läs mer i avsnitt 8.9. 8
4.2 Programmets startsida När du startar programmet kommer du alltid först till programmets startsida, som ser ut så här: Alla funktioner i programmet startas från menyraden på denna sida. Sidan har ingen webbfunktionalitet. Det går alltså inte att klicka i bilden och på så sätt starta de olika funktionerna. 9
5. Börja registreringsarbetet 5.1 Inledning All manövrering i programmet utgår från programmets startsida. Registreringsfälten för kontrolluppgifter är uppbyggda för att påminna så mycket som möjligt om papperskontrolluppgifterna. Detta för att du som användare ska känna igen dig. Du förflyttar dig alltid mellan fälten med TAB och bekräftar med ENTER. En utförlig information om arbetsgången i programmet finns i hjälpfunktionen, som du når genom att antingen trycka på F1 eller på Hjälp-knappen. 5.2 Registreringsbilderna Registreringsbilderna för uppgiftslämnare och kontrolluppgifter ska längst ner i bilden ha sex stycken knappar med texterna Sök, Rensa, Hjälp, Spara, Ta bort och Stäng. Kontrollera att dessa knappar syns på din bildskärm. Om de inte syns, läs mer i avsnitt 8.7. 5.2.1 Redigering av sparad kontrolluppgift I en sparad kontrolluppgift kan du inte ändra på uppgifterna om person-/organisationsnummer eller specifikationsnummer. Om någon av dessa uppgifter är felaktig måste du ta bort kontrolluppgiften och registrera en ny. Det går med andra ord inte att registrera kontrolluppgifter utan personnummer genom att skriva nollor i personnummerfältet och senare komplettera med personnummer. OBS! Skilj på uppgiftslämnare och medielämnare. Uppgiftslämnare är den som enligt lag är skyldig att lämna kontrolluppgifter till Skatteverket, t.ex. arbetsgivare, långivare och bostadsrättsföreningar. Medielämnare är den som faktiskt skickar in kontrolluppgifterna till Skatteverket, t.ex. en bokföringsbyrå. Då dessa begrepp är viktiga vid användning av registreringsprogrammet ber vi er att läsa mer om dessa i hjälptexten till programmet. 10
6. Skicka kontrolluppgifter 6.1 Skicka kontrolluppgifterna till Skatteverket När du är klar med registreringen är det dags att skapa filer eller diskett med kontrolluppgifterna som ska skickas till Skatteverket. Oavsett om du väljer att skicka kontrolluppgifterna till Skatteverket på diskett/cd (eller annat ADB-medium) eller via Skatteverkets filöverföringstjänst på Internet skapar detta registreringsprogram två filer som tillsammans innehåller din kontrolluppgiftsredovisning. Dessa filer har namnen KURED och INFO.KU och lagras i din dator i den katalog du valt när du skapar redovisningen. Du kan nu välja att antingen skicka kontrolluppgifterna via Skatteverkets filöverföringstjänst på Internet eller att lägga dem på en diskett eller cd (eller annat ADB-medium) som du skickar till Skatteverkets inläsningscentral. 6.2 Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket via Internet. För att kunna skicka dina kontrolluppgifter till Skatteverket via Internet krävs att du har e-legitimation. Det är filerna KURED och INFO.KU som du ska skicka via Skatteverkets filöverföringstjänst på Internet. Läs mer på www.skatteverket.se/ e-tjanster/filoverforing. Under alternativet skapa filer, finns möjlighet att starta Skatteverkets filöverföringstjänst på Internet. 6.3 Skicka kontrolluppgifter till Skatteverket på cd (eller annat ADB-medium) Välj alternativet Skapa filer under menyvalet Arkiv och följ instruktionerna. När du är klar finns dina filer KURED och INFO.KU i katalogen du valde när du skapade redovisningen. Det är filerna KURED och INFO.KU som du ska bränna på en cd (eller annat ADB-medium). När du är klar tar du cd:n (eller det andra mediet) och följer instruktionerna under avsnitt 7. Välj alternativet Skapa filer under menyvalet Arkiv och följ instruktionerna. När du är klar finns dina filer KURED och INFO.KU i katalogen du valde när du skapade redovisningen. 11
7. Vad gör jag med redovisningen jag skapat? Om du skapat ett datamedium med kontrolluppgifter ska du förse detta med en etikett med följande innehåll: Att innehållet är kontrolluppgifter (skriv KU). Namn, adress och telefonnummer till kontaktperson (viktigt om mediet är oläsligt för inläsningscentralen). Medielämnarens person- eller organisationsnummer. OBS! Du ska enbart skicka mediet med kontrolluppgifter till Skatteverkets inläsningscentral. Du ska aldrig bifoga någon information på papper, eftersom ingen ärendehandläggning förekommer vid inläsningscentralen. Information som du vill lämna i anslutning till kontrolluppgiften ska du skicka till ditt skattekontor. Kontakta ditt skattekontor för ytterligare upplysningar. Uppgifterna är nödvändiga för att Skatteverket ska kunna veta vad som finns på mediet och vem som ska kontaktas om mediet inte är läsbart. Skicka mediet senast den 31 januari till: Skatteverkets inläsningscentral Enhet 4300 839 86 Östersund Skapa bara ett datamedium eller en omgång filer Det går utmärkt att skicka in kontrolluppgifter för fler än en arbetsgivare/långivare/bostadsrättsförening på samma medium eller samma filer. Skapa därför endast ett medium eller en omgång filer även om du registrerat kontrolluppgifter för flera olika uppgiftslämnare. Läs mer om detta under rubriken Skapa diskett till Skatteverket i hjälptexten till programmet. 12
8. Vanliga frågor 8.1 När man lämnar kontrolluppgifter på papper ska man också bifoga ett s.k. sammandrag. Hur gör man med detta när man i stället lämnar kontrolluppgifter elektroniskt? När kontrolluppgifter lämnas elektroniskt lämnas uppgifter i form av en etikettfil. Etikettfilen motsvarar blanketten Sammandrag av kontrolluppgifter för inkomståret 2012 (SKV 2304). Någon sådan pappersblankett ska då inte bifogas. I Registreringsprogram för kontrolluppgifter skapas denna etikettfil automatiskt när man väljer funktionen Skapa fil. Underlag för etikettfilen är uppgifterna som man registrerar via formuläret Registrera/ komplettera uppgifter om medielämnare. Funktionen Skapa fil skapar alltså två filer, en etikettfil (INFO.KU)och en fil med själva kontrolluppgifterna (KURED). Båda filerna kopieras automatiskt till disketten respektive hårddisken. 8.2 Kan jag skicka filerna med kontrolluppgifter till Skatteverket via e-post eller Internet i stället för på diskett? filerna via Internet krävs e-legitimation. Läs mer om detta i avsnitt 6.2. 8.3 Varifrån får man diskett/cd att skicka till Skatteverket? Medielämnaren måste själv hålla med den diskett/cd som ska skickas till Skatteverkets inläsningscentral. 8.4 Varifrån får man etiketten som ska fästas på mediet? Skatteverket tillhandahåller inga etiketter. Använd en vanlig etikett eller märkpenna. 8.5 Det går inte att öppna funktionen Skapa fil. Det beror på att det inte finns några registrerade kontrolluppgifter. Registrera först uppgiftslämnare och därefter aktuella kontrolluppgifter. 8.6 Vad betyder Medielämnare respektive Uppgiftslämnare? Medielämnare är den som skapar mediet och skickar det till Skatteverket. Det är medielämnaren som kontaktas om mediet är oläsligt. Du kan skicka filerna via Internet men inte som e-post. För att skicka 13
Uppgiftslämnare är arbetsgivaren/ kreditgivaren/bostadsrättsföreningen. Medielämnare och uppgiftslämnare kan vara samma person/företag. Läs mer om detta i programmets hjälptext. 8.7 Knapparna (Sök, Rensa, Hjälp, Spara m.fl.) längst ner i registreringsbilden syns inte. Vad gör jag åt det? Aktivitetsfältet längst ned på skärmen kan skjuta programmets bildfönster utanför bildskärmen så att hjälptexten och knapparna inte syns. Därför ska du ställa in aktivitetsfältet så att Dölj automatiskt är vald. Gör så här: Klicka på START. Välj Inställningar, Välj Aktivitetsfältet, markera Dölj automatiskt och klicka på Verkställ. 8.8 Hur vet jag vilka uppgiftslämnare/kontrolluppgifter jag fört över från föregående år? För att få reda på vilka kontrolluppgifter/uppgiftslämnare du fört över från förra året måste du gå in i respektive registreringsformulär. I formuläret kan du klicka på SÖK. Du får nu upp en dialogruta med uppgifter om namn och personnummer på de personer/företag som du fört över uppgifter om. Vartefter du registrerar uppgiftslämnare och kontrolluppgifter kompletteras listan i dialogrutorna med dessa uppgifter. Programmet saknar funktion för att skriva ut dessa uppgifter. 8.9 Min dator hittar inte databasen KU2011.mdb när jag ska överföra uppgifter från förra året. Hur gör jag? När du svarar Ja på frågan om du vill föra över uppgifter från förra året kan du få upp en dialogruta på skärmen. I denna dialogruta står det följande: Programmet kan inte hitta databasen med de kontrolluppgifter du registrerade förra året. För att överföring av uppgifter ska kunna ske måste du ange den katalog där databasen KU2011.MDB återfinns. Detta beror på något av följande: Databasen ligger inte på enhet C: på din dator. Åtgärd: Via rullisten väljer du den katalog där databasen ligger och klickar sedan på OK. Uppgifterna förs nu över från förra årets databas. Databasen ligger inte på denna dator. Åtgärd: Klicka på Avbryt. 14
Gå in i Utforskaren. Där skapar du en katalog som heter KU2011 och som har följande sökväg: C:\PROGRAM\ SKATTEVERKET\. Flytta över databasen KU2011.mdb från den dator där du har den och lägg den i katalogen du just skapat. Starta Registreringsprogram för kontrolluppgifter. Klicka på Ja när du får frågan om du vill föra över uppgifter från förra året. Uppgifterna förs nu över från förra årets databas. 15
Övrig information Tekniska problem Om du har tekniska problem med programmet kan du ringa vår tekniska support. Telefonnumret är 0771-787 787 och telefonen är bemannad måndag torsdag kl. 08:00 18:00 samt fredag kl. 08:00 16:00. Du kan även skicka e-post till: supporten@skatteverket.se Andra problem Om du har problem med att fylla i en kontrolluppgift eller har frågor kring kontrolluppgiftsskyldigheten ska du vända dig till ditt skattekontor, se vår webbplats: www.skatteverket.se/kontakta oss. Skatteverkets webbplats Skatteverkets webbplats (www.skatteverket.se) innehåller bl.a. broschyrer med ytterligare information om kontrolluppgifter. Broschyrerna kan du hämta i form av PDF-filer. Skatteverkets servicetelefon Skatteverkets servicetelefon 020-567 000 är öppen dygnet runt. Här kan du få information om skatteregler samt beställa broschyrer och blanketter. Vill du ha en förteckning över vad som erbjuds? Ring 020-567 000, och slå sedan direktval 8999. SKV 261 utgåva 15. Utgiven i december 2012.