Revisionsrapport Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering Katrineholms kommun 2009-06-11 Oscar Hjelte
2009- - Namnförtydligande Namnförtydligande
Innehållsförteckning 1 Bakgrund...1 1.1 Uppdrag och revisionsfråga...1 1.2 Avgränsning och metod...1 2 Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner...2 2.1 Iakttagelser och bedömning...2 3 Attestförteckning...3 3.1 Iakttagelser och bedömning...4 4 Integrering av scannings- och ekonomisystem...4 4.1 Iakttagelser och bedömning...4 5 Övergripande revisionsfråga...5 Bilaga 1: Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner
1 Bakgrund Katrineholms kommuns revisorer genomförde 2007 en granskning av intern kontroll avseende fakturahanteringen i Katrineholms kommun. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunen hade ändamålsenliga, säkra och tillförlitliga rutiner avseende fakturahantering och om dessa rutiner tillämpades. Granskningen visade på brister och förslag till åtgärder lämnades. Följande förslag till åtgärder lämnades: Reglementet anpassas för både elektroniska attester och traditionell manuell attestering av leverantörsfakturor. Den interna kontrollen stärks om kravet på behörighetsattest i enlighet med nuvarande reglemente byggs in i nuvarande fakturahanteringssystem. Reglementet anpassas och förtydligas gällande fakturor för egna kostnader som en attestant ej bör attestera. En kommungemensam förteckning upprättas över samtliga attestberättigade. Detta ger en ökad kontroll och möjlighet att säkerställa att rätt person erhåller de fakturor denne ska attestera. Scannings- och ekonomisystemen integreras så att systemen använder samma databaser vad gäller leverantörer. 1.1 Uppdrag och revisionsfråga Katrineholms revisorer har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att genomföra en uppföljning av tidigare genomförd granskning av fakturahanteringen. Den övergripande revisionsfrågan är: Hur har kommunen förhållit sig till de förslag som granskningen gav och har kommunen säkerställt att fakturahanteringen idag är ändamålsenlig, säker och tillförlitlig? 1.2 Avgränsning och metod Granskningen omfattar vilka åtgärder som har vidtagits sedan föregående granskning och baseras på intervjuer, genomgång av dokument och stickprov. 1
2 Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Efter granskningen 2007 lämnades följande förslag på åtgärder avseende reglementet: Reglementet anpassas för både elektroniska attester och traditionell manuell attestering av leverantörsfakturor. Den interna kontrollen stärks om kravet på behörighetsattest i enlighet med nuvarande reglemente byggs in i nuvarande fakturahanteringssystem. Reglementet anpassas och förtydligas gällande fakturor för egna kostnader som en attestant ej bör attestera. Sedan granskningen 2007 har kommunen uppdaterat sitt reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner. Nuvarande reglemente antogs av KF 2008-06-16 127 (se bilaga 1). Det nya reglementet har tagits fram gemensamt av service- och teknikförvaltningen samt ekonomikontoret. I den uppdaterade versionen hanteras IT-systemet på ett utförligare sätt. Till exempel framgår att attest kan ske genom godkännande i IT-system. I reglementet framgår att rutin för behörighetsattest inte går att få i IT-systemet. För att utföra kontrollen ges möjlighet för förvaltningarna att utföra momentet (behörighetsattest) som en del av antagen internkontrollplan. I reglementet ges förslag på att kontroll görs genom att 50 fakturor granskas varje måndag. Dessutom framgår att det ska finnas beslutade behörighetsattestanter. För att undersöka i vilken omfattning detta ingår i förvaltningarnas internkontrollplaner för 2009, har ett urval av fyra nämnders internkontrollplaner hämtats in. Av dessa fyra nämnders internkontrollplaner följer en förslaget från reglementet, en nämnd anger 10 attesterade fakturor i månaden, en nämnd ska kontrollera behörighetsattest tillsammans med övrig attesthantering. Slutligen tar en nämnd inte alls upp området som en del av internkontrollplanen. Avseende hantering av fakturor för egna kostnader som en attestant ej bör attestera, har reglementet utvecklats. Det som först och främst tillkommit är att rutinen även innefattar attest av betalningar från kommunen till attestant eller person i beroendeförhållande. Vidare har rutinen kompletterats med exempel på egna kostnader där det inte är tillåtet att själv attestera. Avslutningsvis redogörs för attestgången då egna kostnader ska attesteras. 2.1 Iakttagelser och bedömning Det uppdaterade reglementet har anpassats för den elektroniska fakturahanteringen till exempel genom att attest kan ske genom godkännande i IT-system. Rutinen för behörighetsattest har förändrats och ska för fakturahanteringen i första hand ske som en del av den interna kontrollen. Granskningen visar inte att någon intern kontroll kring behörighetsattest har skett under 2008, vilket förklaras av att reglementet tillkom 2
detta år. Detta utesluter inte att kontroll av behörighetsattest skett, utan att det inte skett som en del av internkontrollplanen. Vi bedömer att om behörighetsattesten ska ersättas med intern kontroll, behöver kontrollen ske på ett mer omfattande sätt än vad som finns angivet i internkontrollplanerna för 2009. Enligt reglementet ska även behörighetsattest finnas med i attestförteckning, något sådant har inte påträffats i genomförd granskning. För att en faktura ska kunna definitivbokas erfordras fortfarande att två personer attesterar (en gransknings- och en beslutsattest). Ett elektroniskt faktureringssystem innebär att en attestant inte kan attestera för andra objekt än de som registrerats i systemet. Registreringen av attesträtt görs av tre administratörer inom service- och teknikförvaltningen, vilket ger en viss kontroll. För att stärka den interna kontrollen är det viktigt att översyn görs, att rätt personer har attesträtt och att personer som slutat inte ligger kvar i systemet. Detta kan förslagsvis göras en gång om året, under förutsättning att rutinen kring upprättande av attestförteckning följs. Innan denna årliga kontroll bör respektive förvaltning gå igenom sina attestanter. Vi har även noterat att det varierar vilket underlag som används vid registrering av attesträtt. Exempelvis har en form av ändringsblankett använts vid ändringar. Vi bedömer att för att stärka den interna kontrollen bör det formella beslutet ligga till grund för förändring/nyupplägg av attestant i systemet. Reglementet beskriver på ett tydligt och bra sätt vad som gäller vid attest av fakturor för egna kostnader. Vi bedömer att rutinen kring attest av egna kostnader är tillräckligt säker. Det är dock viktigt att säkerställa att rutinen efterlevs, vilket kan vara en del av den interna kontrollen kring behörighetsattesten. 3 Attestförteckning Följande förslag på åtgärd lämnades efter granskningen 2007: En kommungemensam förteckning upprättas över samtliga attestberättigade. Detta ger en ökad kontroll och möjlighet att säkerställa att rätt person erhåller de fakturor denne ska attestera. Kommunen har i det uppdaterade reglementet gjort ett tillägg avseende attestförteckning. I tillägget framkommer att en sammanställning av attesträtter och förändringar som sker ska skickas till service- och teknikförvaltningen samt till ekonomikontoret. För att underlätta arbetet vid personalförändringar, ska kommunens förvaltningar lägga upp en attestförteckning som utgår från tjänst. Med andra ord tjänsten styr attesträtten. Till detta hör en blankett där det framgår vem som innehar tjänsten och namnteckningsprov, blanketten ska skrivas under av ansvarig enligt delegationsordning. 3
3.1 Iakttagelser och bedömning Kommunen fördelar attesträtt utifrån tjänst och det ska framgå vem som innehar tjänsten och namnteckningsprov på en separat blankett. Vi bedömer att om förvaltningarna upprättar attestförteckningar på detta sätt och använder de mallar som finns så blir den interna kontrollen tillräcklig. Granskningen visar dock att rutinen inte följs utan det varierar hur attestförteckningarna upprättats. Vi bedömer att kommunen inte har upprättat någon fullständig kommungemensam attestförteckning enligt reglementets anvisningar. Det finns för vissa förvaltningar men saknas för andra. Vidare varierar det i vilken utsträckning attestförteckningarna uppdateras. För att stärka den interna kontrollen är det viktigt att en aktuell kommungemensam attestförteckning upprättas, detta möjliggör kontroll av inrapporterade attestanter med mera. 4 Integrering av scannings- och ekonomisystem Efter genomförd granskning 2007 lämnades följande förslag: Scannings- och ekonomisystemen integreras så att systemen använder samma databaser vad gäller leverantörer. Kommunen arbetar med att få de två systemen att använda samma databas vad gäller leverantörer. Arbetet har inte slutförts utan de olika systemen använder fortfarande två olika databaser. Problemet ligger framförallt i att kunna använda samma leverantörs-id i de olika systemen. I nuläget använder sig Proceedo av Postgiro/Bankgiro som ID medan Agresso använder en nummerserie. Det har hänt att ett PG/BG i Agresso finns upplagt under flera leverantörs-id. Detta kan bero på att en leverantör felaktigt har lagts upp trots att denna redan finns upplagd, annan stavning t.ex. Det har också förekommit att factoringbolag använder samma PG/BG för flera olika kunder vilket orsakar problem. Ytterligare problem som uppstått är när en kod för till exempel ett objekt finns upplagt i Proceedo, men inte i Agresso. Konsekvensen av ovanstående fel är att Agresso får problem med att läsa in filen eller att betalning går till fel leverantör. 4.1 Iakttagelser och bedömning Arbetet med att skapa en databas har påbörjats, men inte slutförts. Agressos databas är den systemen ska utgå ifrån. Problemet ligger i att få de olika systemen att samsas kring samma leverantörsdatabas. För att åstadkomma detta krävs ett omfattande manuellt arbete, vilket har påbörjats. Kommunen har sett över rutinen kring nyupplägg av leverantör, vilket 4
inneburit att det finns en större samordning mellan nyupplägg av leverantör i Proceedo kontra Agresso. I dagsläget ligger problemen främst i att till exempel kod för ett objekt i Proceedo inte finns upplagt i Agresso och tvärtom. Kommunen har påbörjat arbetet med att få de två systemen att använda samma databas vad gäller leverantörer. Vi bedömer att det är av stor betydelse att arbetet fortgår och att systemen integreras och använder samma leverantörsdatabas. Slutligen kan vi konstatera att det inte är möjligt att ta ut en komplett leverantörsreskontra. Orsaken till detta beror till stor del på att det inte är möjligt att återläsa i fakturahanteringssystemet vilka fakturor som betalats eller ej. Vår bedömning är att det är viktigt att kommunen har möjlighet att ta ut en reskontra för att bland annat kunna stämma av de två systemen mot varandra och för att kunna utläsa vilka fakturor som är obetalda. 5 Övergripande revisionsfråga Granskningens övergripande revisionsfråga har varit: Hur har kommunen förhållit sig till de förslag som granskningen gav och har kommunen säkerställt att fakturahanteringen idag är ändamålsenlig, säker och tillförlitlig? Vår bedömning är att kommunen utvecklat rutinerna för fakturahanteringen och tagit hänsyn till de förslag som gavs efter senaste granskningen. Reglementet för kontroll av ekonomiska transaktioner har uppdaterats efter den senaste granskningen. Vi bedömer att om det nuvarande reglementet efterlevs, möjliggör det en tillräcklig intern kontroll gällande ekonomiska transaktioner. Vi bedömer utifrån genomförd granskning att kommunens fakturahantering inte är tillräckligt ändamålsenlig, säker och tillförlitlig. Vår bedömning grundar vi på att det fortfarande finns en viss osäkerhet och det krävs manuella kontroller kring överföringen mellan Proceedo och Agresso, samt att rutinerna kring behörighetsattest kan förbättras. För att förbättra fakturahanteringen föreslår vi att kommunen: - fortsätter och slutför arbetet med att integrera Proceedo och Agressos databaser för leverantörer och ser över möjligheterna att ta fram en leverantörsreskontra. - gör regelbundna avstämningar av beslutade attestanter och vad som finns inrapporterat. Förslagsvis gör respektive förvaltning årligen en översyn över attestförteckning, denna kan därefter ligga till grund för en årlig kontroll över vad som finns inregistrerat i fakturahanteringssystemet. - säkerställer att kontroll av behörighetsattest genomförs i en större omfattning mot vad som finns planerat att genomföras under 2009. 5