Förfrågningsunderlag 2014-04-11 Upphandlande organisation Södertörns högskola Upphandling Verksamhetsutvecklare Eva-Britt Hoflin Nygren Dnr 851/1.4.3/2014 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: 2014-04-25 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Anbudsinbjudan 1.1. Inbjudan att lämna anbud Södertörns högskola inbjuder intresserade ramavtalsleverantörer att lämna anbud gällande en verksamhetsutvecklare. Avropet görs från det statliga ramavtalet E-förvaltningsstödjande tjänster 2010, dnr 93-69-09. Uppdraget gäller i första hand ett uppdrag på halvtid i cirka två (2) månader med möjlighet till ökning upp till heltid (option 1) och förlängning (option 2), dock längst till och med 31 augusti 2014. Södertörns högskola avser att teckna avtal med en (1) leverantör. Leverantörens tjänster ska vara fullt tillgängliga för högskolan direkt efter avtalstecknandet. Avropet har diarienummer 851/1.4.3/2014. 1.1.1. Presentation av Södertörns högskola Södertörns högskola är ett lärosäte beläget i Flemingsberg, Stockholm. Här bedrivs utbildning samt forskning inom humaniora, samhällsvetenskap, naturvetenskap och teknik. Här finns också en lärarutbildning med interkulturell profil och från 2015 polisutbildning. En särskilt stark forskningsprofil vid Södertörns högskola är den mångvetenskapliga forskningen i frågor som anknyter till Östersjöområdet och Östeuropa. Ett mångvetenskapligt arbetssätt är utmärkande för Södertörns högskola, både inom forskning och inom utbildning. År 2013 hade Södertörns högskola drygt 800 anställda och omkring 13 000 studenter. Ytterligare information om Södertörns högskola finns på www.sh.se. 1.1.2. Beskrivning av projektet och uppdraget Bakgrund Södertörns högskola har beslutat att genomföra projekt studiewebb, ett samarbetsprojekt mellan Kommunikationsavdelningen (systemägare), Biblioteket, Avdelningen för IT och teknik, Utvecklingsenheten för högskolepedagogik och bildning samt representanter för huvudmålgrupperna lärare och studenter. En övergripande målbeskrivning slår fast att studiewebben ska: - sätta studenten i fokus och vara ett optimalt stöd i studierna. - möjliggöra för studenten att uppfatta en sammanhållen lösning för sina behov, det vill säga Utskrivet: 2014-04-11 15:25 Sida 1 av 9
ha ett system med integrerad funktionalitet (studenten ska inte uppfatta att det är olika system i bakgrunden, exempelvis genom flera olika inloggningar). - underlätta och effektivisera lärarnas arbete och interaktion med studenterna, det vill säga erbjuda en sammanhållen lösning för lärarens behov med integrerad funktionalitet; exempelvis möjlighet till peer-bedömning, MOOCs, betygsrapportering direkt till Ladok. - möta hela högskolans behov av att kommunicera med studenterna. - kunna hantera "alla" typer av kursinslag. - vara flexibel och enkel. - syfta till en ökad tillgänglighet, där e-post, chatt och gärna sms-tjänster ingår, lösningen skall vara hållbar och framtidsinriktad. En övergripande målsättning är att högskolan ska sträva mot att ha ett fåtal, men optimala publiceringsverktyg/cms för effektivaste resursutnyttjande varför Kommunikationsavdelningen parallellt också ska se över publiceringssystem/cms för personalintranätet. För projekt studiewebb sätts följande grupper samman: - Styrgrupp bestående av kommunikationschefen, bibliotekschefen, chefen för IT och teknik, utvecklingsledaren för Utvecklingsenheten för högskolepedagogik och bildning, representant från studentkåren och slutanvändare. - Projektgrupp inkluderande bl a representant för T/A-personal och lärare (utses av systemägaren i samarbete med styrgruppen). - Referensgrupp (utses vid behov av systemägaren i samarbete med styrgruppen). Projektgruppens uppdrag är att se över vilka tekniska plattformar (inklusive befintliga) som motsvarar styrgruppens målbeskrivning och ger bäst förutsättningar att leda mot ovan beskrivna vision; studiewebben. För detta projekt är Södertörns högskola i behov av en verksamhetsutvecklare/projektledare som ska utses av Kommunikationsavdelningen. Uppdrag Verksamhetsutvecklarens/projektledarens uppdrag är att från halvtid upp till heltid (enligt option) leda projektgruppen, driva projektet inom budget och tidplan samt delta och avrapportera till projektets styrgrupp. Verksamhetsutvecklaren avropas för definierad projektid, se Tidsplan. 1.1.3. Tidsplan Projektgruppens arbete ska påbörjas så snart en verksamhetsutvecklare är på plats. Översyn av vilka tekniska plattformar (inklusive lärosätets befintliga) som motsvarar styrgruppens målbeskrivning och ger bäst förutsättningar att leda mot ovan beskrivna vision - Studiewebben - ska ske under andra kvartalet 2014. Verksamhetsutvecklarens uppdrag är att i första hand på halvtid men med möjlighet till Utskrivet: 2014-04-11 15:25 Sida 2 av 9
ökning upp till heltid (option 1) leda projektgruppen, driva projektet inom budget och tidsplan samt delta och avrapportera till projektets styrgrupp fram till den 30 juni 2014 då projektgruppen ska leverera förslag till åtgärder, möjliga tekniska lösningar, kostnadsuppskattning och tidsplan för föreslagna lösningar. Uppdraget behöver eventuellt förlängas (option 2) efter den 30 juni 2014, dock längst till och med den 31 augusti 2014. Option 1: Ytterligare timmar vid behov av ökning från halvtid (i snitt 20h/vecka) till heltid (i snitt 40h/vecka) perioden från och med att verksamhetsutvecklaren är på plats till och med 30 juni 2014. Ökningen är en uppskattning och ingen garanti. Optionen ska kunna uttnyttjas genom beställning av timme för timme. Option 2: Förlängning av uppdrag efter den 30 juni 2014, dock längst till och med den 31 augusti 2014. Förlängningen är en uppskattning och ingen garanti. Optionen ska kunna uttnyttjas genom beställning av timme för timme. 1.1.4. Att lämna anbud Anbud ska vara Södertörns högskola tillhanda senast 2014-04-25. Anbudet ska vara giltigt till 2014-10-31. Giltighetstiden förlängs automatiskt vid eventuell överprövning. Anbudsgivare som vill delta i den förnyade konkurrensutsättningen förväntas lämna ett elektroniskt anbud via systemet TendSign (www.tendsign.com). För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet? Kontakta TendSign Support: 0771-440 200. 1.1.5. Anvisning för komplett anbud För att anbudet ska vara komplett ska samtliga ställda obligatoriska krav (ska-krav) i förfrågningsunderlaget vara uppfyllda, vilket inkluderar att besvara samtliga frågor i förfrågningsunderlaget och bifoga erforderliga bilagor (genom TendSign). 1.1.6. Anbud inkomna efter anbudstidens utgång Anbud inkomna efter anbudstidens utgång kommer inte att prövas av Södertörns högskola. Vänligen notera att Södertörns högskola enligt lag inte får pröva anbud inkomna efter anbudstidens utgång, även om förseningen ej beror på anbudsgivaren. 1.1.7. Frågor om avropet Vid oklarheter i avropsförfrågan, eller om ytterligare information önskas, bör detta i första hand ske via TendSign, Frågor och svar-funktionen och i andra hand via e-post (obs! vid e-post använd funktionsadressen upphandling@sh.se). Om avropsförfrågan behöver kompletteras med anledning av frågor från anbudsgivare eller av annan anledning, kommer skriftlig komplettering att sändas till samtliga ramavtalsleverantörer. Anbudsgivare kan i efterhand endast åberopa skriftlig kommunikation. Sista dag för att ställa frågor: 2014-04-22. Utskrivet: 2014-04-11 15:25 Sida 3 av 9
Svar kommer att ges senast 2014-04-23 till samtliga anbudsgivare. (Datum är satt för att alla anbudsgivare ska hinna få svar innan anbud ska lämnas in). 1.1.8. Underskrift I tjänsten Ebba Hoflin Nygren Södertörns högskola Upphandlingsenheten/Ekonomiavdelningen 141 89 HUDDINGE Tel: 08-608 4021 Fax: 08-608 4090 E-post: upphandling@sh.se Utskrivet: 2014-04-11 15:25 Sida 4 av 9
2. Anbudsutvärdering 2.1. Utvärdering och modell 2.1.1. Allmänt Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Prövningen och utvärdering sker i dessa steg: 1. Prövning av obligatoriska krav på tjänsten (avsnitt 3.1.1). 2. Utvärdering av kvalitetskriterier (avsnitt 3.1.2-3.1.3) I anbudsutvärderingen kommer en utvärderingsgrupp bestående av företrädare för verksamheten att göra en bedömning av respektive anbuds kvalitetskriterier och sätta ett sammanvägt betyg per anbud. I det sammanvägda betyget bedöms vilket mervärde offererade tjänster ger Södertörns högskola. 2.1.2. Bedömning av tidigare prestationer genom referenstagning En bedömning av lämnade referenser kommer att göras. Utvärderingsgruppen sätter poäng på referenstagningarna utifrån angiven skala. Maxpoäng för varje referenstagning är 10 och maxpoäng för referenstagningarna alltså 20 eftersom 2 referenstagningar kommer göras. 2.1.3. Bedömning av konsultens kompetens och erfarenhet Södertörns högskola kan komma att kalla de 2-4 bästa anbudsgivarna till en intervju. Anbudsgivaren kommer då att bli ombedd att presentera genomförda liknande uppdrag i liknande miljö (högskola/universitet). Den tilltänkta konsulten ska vara beredd att genomföra en intervju i Södertörns högskolas lokaler under perioden slutet av april - början av maj. Maxpoäng för bedömning av kompetens och erfarenhet genom intervju är 10. 2.1.4. Betygsnivåer Utvärderingskriterierna kommer att bedömas enligt följande betygsskala. Högsta möjliga totalpoäng är 30, nämligen 10 poäng för varje referenstagning och 10 poäng för bedömning av intervju. Om det inte blir aktuellt att genomföra intervju kommer endast refernstagningar att utvärderas och högsta möjliga totalpoäng blir då 20. 10 Den lämnade beskrivningen visar att uppdraget i detta avseende kommer utföras på bästa tänkbara sätt utan synbar potential till förbättring. 8 Den lämnade beskrivningen visar att uppdraget i detta avseende kommer att utföras på ett mycket bra sätt men med viss förbättringspotential. 5 Den lämnade beskrivningen visar att uppdraget i detta avseende kommer att utföras på ett bra sätt men med tydlig förbättringspotential. 2 Den lämnade beskrivningen visar att uppdraget i detta avseende kommer att utföras på ett godtagbart sätt men visar inte på något mervärde. Utskrivet: 2014-04-11 15:25 Sida 5 av 9
0 Den lämnade beskrivningen gör det sannolikt att uppdraget i detta avseende inte kommer att utföras på ett godtagbart sätt. 2.1.5. Utvärderingsmodell För uträkning av resultat för de anbud som kvalificerar till anbudsutvärdering används Tilläggstalsmodellen. Skillnaden mellan maximal poäng och erhållen poäng kallas för kvalitetsavvikelse. Resultatet som räknas fram kallas jämförelsetal. Formeln för denna modell är: Jämförelsetal=anbudpris X (1+(högsta möjliga totalpoäng - anbudets erhållna poäng)/15) RÄKNEEXEMPEL: Anbud A 4000=4000X(1+(30-30)/15) Anbud B 7000=3000X(1+(30-10)/15) I det här fallet vinner alltså Anbud A. Deras anbudspris är 1000 kr högre men de har ingen kvalitetsavvikelse och får därför ett lägre jämförelsetal. Följande utvärderingskriterier kommer att tillämpas vid anbudsutvärderingen: A) Pris Med pris avses det totala anbudspriset enligt svarsformuläret för pris (avsnitt 4). B) Kvalitet Med kvalitet avses en samlad bedömning av angivna kvalitetskriterier (punkt 3.1.2-3.1.3). 2.1.6. Grund för tilldelning av kontrakt Det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt, det vill säga uppnår det lägsta jämförelsetalet enligt utvärderingsmodellen, kommer att antas. Tilldelningsbeslut kommer att meddelas samtliga anbudsgivare, så snart det är fattat, genom TendSign. I samband med tilldelningsbeslutet inträder en avtalsspärr på tio (10) dagar, från och med dagen efter distributionen av meddelandet. Utskrivet: 2014-04-11 15:25 Sida 6 av 9
3. Kravspecifikation 3.1. Krav på tjänsten 3.1.1. Krav på kompetens Anbudsgivaren ska beskriva hur nedanstående krav uppfylls. För att anbudet ska kvalificera sig till utvärderingsfasen ska beskrivningar som redovisar hur nedanstående krav uppfylls ingå i anbudet. Ansvarig verksamhetsutvecklare ska: - ha vana av och haft tidigare ansvar att leda projekt. - ha god erfarenhet av och förmåga att genomföra verksamhetsutveckling i projektform inom högskola/universitet. - ha förmåga att genomföra verksamhetsutveckling i projektform med olika intressenter. Som bevis på ovan kvalifikationer ska anbudsgivaren bifoga CV (inklusive referensuppdrag) för offererad konsult, där efterfrågad kompetens och erfarenhet tydligt framgår. Uppfyller anbudsgivaren ovan nämnda krav? (/ svar) Kravgräns Har CV för offererad konsult bifogats anbudet? (/ svar) Kravgräns 3.1.2. Bedömning av tidigare prestationer genom referenstagning Anbudsgivaren ska lämna två referenser från tidigare genomförda, eller pågående, uppdrag från liknande verksamhet (universitet/högskola). Ref. 1. Uppdragsgivare: (Fritextsvar) Ref. 1. Beskriv kortfattat uppdragets art, tid och omfattning: (Fritextsvar) Ref. 1. Kontaktperson för uppdraget/uppdragen: (Fritextsvar) Ref. 1. Telefonnummer: (Fritextsvar) Ref. 1. E-postadress: (Fritextsvar) Ref. 2. Uppdragsgivare: (Fritextsvar) Ref. 2. Beskriv kortfattat uppdragets art, tid och omfattning: (Fritextsvar) Ref. 2. Kontaktperson för uppdraget/uppdragen: (Fritextsvar) Ref. 2. Telefonnummer: (Fritextsvar) Ref. 2. E-postadress: (Fritextsvar) Har samtliga efterfrågade uppgifter gällande referenser lämnats? (/ svar) Kravgräns Betyg ref. 1: (Fritextsvar) Betyg ref. 2: (Fritextsvar) 3.1.3. Bedömning av konsultens kompetens och erfarenhet Södertörns högskola kan komma att kalla de 2-4 bästa anbudsgivarna till en intervju. Anbudsgivaren kommer då att bli ombedd att presentera liknande uppdrag i liknande miljö (universitet/högskola). Den tilltänkta konsulten ska vara beredd att genomföra en intervju i Utskrivet: 2014-04-11 15:25 Sida 7 av 9
Södertörns högskolas lokaler under perioden slutet av april - början av maj. Accepterar anbudsgivaren ovanstående? (/ svar) Kravgräns Betyg intervju: (Fritextsvar) 3.1.4. Leveransavtal Bilagt finns Kammarkollegiets mall för leveransavtal. Godkänns bilagt utkast till leveransavtal? (/ svar) 3.1.5. Betalning och fakturering Priser ska anges i svenska kronor och vara exklusive moms men inklusive expeditions- och faktureringskostnader. Angivna priser ska inkludera samtliga för tjänsterna förenade kostnader. Inga resekostnader accepteras. Södertörns högskola tillämpar e-fakturering där så är möjligt. Leverantören bör kunna skicka e-faktura i sveorderformat. Vid fakturering ska alltid beställarens fakturareferens anges. Referensen består av bokstäverna ORG följt av en organisationskod samt beställarens nätverksid (t ex ORG30320SHABCD07). Fakturering ska ske till följande adress: Södertörns högskola Box 4002 141 04 HUDDINGE Utskrivet: 2014-04-11 15:25 Sida 8 av 9
4. Priser - Svarsformulär 4.1. Priser 4.1.1. Priser Priser ska anges i svenska kronor och vara exklusive moms men inklusive expeditions-/faktureringsavgifter. Angivna priser ska inkludera samtliga för tjänsterna förenade kostnader. Inga resekostnader accepteras. Anbudssumman som ligger till grund för utvärderingen utgörs av priser enligt nedan. Beskrivning av uppdragets längd är en ungefärlig uppskattning och ska ses som tillämplig för utvärderingen av anbud men ingen garanti. 4.1.2. Priskorg 1 - Pris för uppdrag Angivet pris ska avse totalpris för det beskrivna uppdraget som avropet omfattar för halvtid (i snitt 20 h per vecka) för 2 månaders arbete. Pris för beskrivet uppdrag: (Prisruta) 4.1.3. Priskorg 2 - Option 1 Angivet pris ska avse pris per timme för ytterligare timmar vid behov av ökning från halvtid till heltid under uppdragets första period om 2 månader. Ökningen kan komma att bli aktuell under hela eller delar av angiven period. Ökningen är en uppskattning och ingen garanti. Pris per timme för option 1: (Prisruta) 4.1.4. Priskorg 3 - Option 2 Eventuellt behöver uppdraget förlängas efter den 30 juni 2014, dock längst till och med den 31 augusti 2014. Angivet pris ska avse pris per timme för ovan angiven option. Angiven förlängning är en uppskattning och ingen garanti. Pris per timme för option 2: (Prisruta) Utskrivet: 2014-04-11 15:25 Sida 9 av 9