PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF 2016-09-28 Närvarande: Ann Lindgren, Christina Kvarnström, Eva-Lotta Olsson, Fredrik Nilsson, Johan Magnusson, Lena Sjölin, Madelene Anefur Marklund, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund Margareta Marmdahl, ärende om TimeCare Pool Förändrad sammansättning av ledningsgruppen från 1 oktober 2016 Åsa presenterar den nya sammansättningen av ledningsgruppen och tanken med hur den organiseras med avseende på roller och arbetssätt. De funktioner som inte längre finns representerade i ledningsgruppen är PUE, kompetensutvecklare och ekonomer med uppgift att vara direkt stöd till verksamhetsgrenarna. I stället för att rollerna alltid finns representerade på mötena kommer ledningsgruppen att bjuda in personer med viss specialkompetens när frågor på dagordningen kräver det. Det kan såväl vara personer inom Stöd och service som personer från andra avdelningar och enheter. Ledningsgruppen består från 1 oktober av avdelningschef Åsa Israelsson verksamhetschef boende och daglig verksamhet, Lena Sjölin verksamhetschef personlig assistans, Inger Engström verksamhetschef socialpsykiatri, Ann Lindgren chef beslutsenheten, Christina Kvarnström chef verksamhetsstöd, Madelene Anefur Marklund verksamhetscontroller Eva-Lotta Olsson ekonom med helhetsansvar för avdelningens budgetarbete, redovisning, rapportering samt stöd till avdelningschef, Fredrik Nilsson chef för HS team SSF, Johan Magnusson ledningssekreterare, Eva Åkerlund Ledningsgruppen noterar informationen
Information från socialnämnden och socialkontorets ledningsgrupp Åsa rapporterar från senaste socialnämndsmötet och möte i socialkontorets ledningsgrupp. Socialnämnden Delårsrapport per 31 augusti 2016 är godkänd av socialnämnden. Ledningsgruppen uppdrar till Fredrik att paketera delårsrapporten i en lättillgänglig version som enhetscheferna kan redovisa i sina verksamheter. På socialnämndens möte togs också frågan om introduktion av nya chefer upp. Bakgrunden var att ett par nya chefer upplevt att introduktionen haft stora brister. Det framkom inte från vilken avdelning eller enhet frågan väckts. I diskussionen som följer i SSF ledningsgrupp menar man att om den rör SSF så kan bristen förklaras med att flera nya chefer tillträdde ungefär samtidigt som avtalet om periodplanerad arbetstid sagts upp. Det blev då chefernas ansvar att lägga schema för verksamheterna, och tid till introduktion fick stå tillbaka. Ledningsgruppen vill också särskilt betona, att om man som nyanställd tycker att introduktionen brister, ska man omedelbart kontakta närmaste chef. Socialkontorets ledningsgrupp Från senaste ledningsmötet: Inför nästa möte med socialkontorets ledningsgrupp önskar Åsa synpunkter från SSF:s ledningsgrupp i frågan om vilken information socialkontoret skulle kunna ha på webbsidan Vårdguiden 1177, och ett ärende om hur vi vill använda kommunhälsans tjänster. Ledningsgruppen diskuterar frågorna och lämnar synpunkter till Åsa att ta med till nästa möte med socialkontorets ledningsgrupp. Uppföljning av kulturarbetet Erik Jansen lämnar en rapport över vad han hittills genomfört inom sitt projekt. Han önskar också ett förtydligande av uppdraget kring stöd till chefer att arbeta med kulturfrågan. Lena Sjölin har gjort reflektionen att det behövs en tydlig helhetsbild det är mycket på gång, vad ska vi göra?, varför gör vi det här?, hur ska vi göra?, hur hänger det ihop?
Det finns också påbörjat ett arbete med en film som en del i ett utbildningsmaterial om Stöd och service vision och ledord Självständig i vardagen, delaktig i samhället, valmöjlighet i livet. Den medarbetare som tagit fram grundmaterialet har slutat sin anställning, och Åsa föreslår nu att Erik tar över och fullföljer filmprojektet. Ledningsgruppen noterar informationen. Personalläget/rekryteringar Socialpsykiatrin rekryterar just nu en första linjens chef. Boendechef Madelene Leonardsson har begärt förlängd tjänstledighet och Erika Svanborg Ekströms vikariat förlängs därför efter nyår. Verksamhetsstöd har för närvarande ett antal tidsbegränsade anställningar med varierande uppdrag. Efter Stöd och service verksamhetsplanering 11 oktober, tittar verksamhetsstöd över hur behovet ser ut inför våren 2017. Titulaturerna kompetensutvecklare, neuropsykiatrisamordnare och metodutvecklare har alla omreglerats till verksamhetsutvecklare. När ett utvecklingsuppdrag kommer till verksamhetsstöd fördelas detta till den utvecklare som har rätta kompetensen för uppdraget. Ledningsgruppen noterar informationen. Internbudget 2017 Avdelningen arbetar med fördelning av internbudget 2017 utifrån den ram som socialnämnden tilldelat Stöd och service. Under oktober påbörjas arbetet med att fördela tilldelade resurser. Ekonom beskriver vikten av likvärdiga förutsättningar inom och mellan chefsområdena utifrån beslutade insatser och vikariemedel. Fredrik och Åsa får i uppdrag att tillsammans ta fram en plan för internbudgetarbetet. Åsa kallar till möte. Rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete SAM, SSF 2017-2018 Lena Sjölin och Inger Engström fick i augusti uppdraget att gå igenom dokumenten Kommunövergripande rutin för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), rutiner för Stöd och service och Gap-analys över AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö.
Vid dagens sammanträde presenterar Lena resultatet av arbetet. För att underlätta för den som söker information om arbetsmiljörutiner har dokumenten slagits samman till ett. Ledningsgruppen får i uppdrag att till nästa möte läsa dokumentet och komma med synpunkter till Lena och Inger. Hantering av anmälan till utbildningar Verksamhetsstöd önskar ledningsgruppens syn på hur man ska hantera anmälningar till utbildningar som anordnas internt. De frågeställningar verksamhetsstöd har är: Ska kompetensadministratör direktboka medarbetare på de stora obligatoriska utbildningarna t.ex. brandutbildning och sommarintroduktion. Basutbildningar och ansvar? När verksamhetsstöd fått beställningar på utbildningar, t.ex. Dokumentation, Varsågod och ät, Fria luftvägar, hur ska vi agera när ingen eller endast ett fåtal anmäler sig? Hur ska vi agera när anmäld deltagare inte kommer till utbildningen, utan t.ex. tar semester, måste jobba osv. Debitera verksamheten 500 kr för plats som inte nyttjas? Kan kompetens behandlas på chefsträffar? Information om vad som finns att tillgå, och diskussion om vad som är angeläget. Ska verksamhetsstöd erbjuda vissa utbildningar löpande, eller endast efter behov? Ledningsgruppen ger verksamhetscheferna i uppdrag att till nästa möte ta upp frågorna med enhetscheferna. Nuläge och prioriteringar, IT-satsningar Madelene informerar om pågående arbete inom området IT. Från ett antal servicebostäder har det kommit önskemål om WiFi (SKENET) i gemensamhetsutrymmena, så att personal enskilt eller tillsammans med brukare ska kunna komma åt internet. Installation av trådlöst SKENET kostar c:a 10 000 kronor, plus månadskostnad. Det är också oklart i vilka av Stöd och service verksamheter det redan finns trådlöst SKENET, så verksamhetsstöd har begärt en sammanställning från IT-avdelningen. Ledningsgruppen konstaterar, att om trådlöst SKENET ska installeras i gemensamhetsutrymmena, måste det vara till nytta för verksamheten. Skellefteå kommun ska inte till-
handahålla trådlöst öppet internet för brukare i servicebostaden, och personalen ska inte heller låna ut sin personliga inloggning till brukare. Ledningsgruppen menar att det är positivt att det efterfrågas teknik som hjälpmedel i verksamheterna. Däremot behöver vi ta fram riktlinjer för hur vi går till väga och på vilka grunder tekniken ska installeras. Beslut fattas i november. Lärlingsutbildning Madelene har träffat rektor för barn- och fritidsprogrammet på Balderskolan. Stöd och service har under flera år efterfrågat en social inriktning på programmet, men intresset från eleverna har varit för lågt för att det ska gå att genomföra en traditionell gymnasieutbildning. Balderskolan kan nu erbjuda fyra lärlingsplatser inom barn- och fritid med social inriktning. Utbildningen är upplagd med 50 % studier i klassrum och 50 % arbetsplatsförlagd utbildning där handledaren på arbetsplatsen ansvarar för vissa utbildningsblock. Läraren utbildar handledaren, och avdelningen ersätts terminsvis för den extratid som krävs för handledarens uppdrag. Man är angelägen om att betyget från lärlingsutbildningen ska vara likvärdigt betyget från den traditionella gymnasieutbildningen, och att lärlingsutbildningen ska hålla hög kvalitet. Förslag från gymnasieskolan är att eleven, under sin utbildningstid får sin arbetsplatsförlagda utbildning inom olika verksamhetsgrenar. Balderskolan önskar att Stöd och service deltar vid gymnasievalsdagen 19 november och presenterar verksamheten. Ledningsgruppen är positiv till förslaget och beslutar att Stöd och service ska delta vid gymnasievalsdagen och uppdrar till verksamhetsstöd att arbeta vidare tillsammans med Balderskolan. Utveckling av TimeCare Pool Margareta Marmdahl, chef för bemanningen inom socialkontoret, berättar om ett test/pilotprojekt inom TimeCare Pool tillsammans med skol- och kulturkontorets vikariepool.
Ett pilotprojekt genomförs under oktober december 2016, och från socialkontoret är det ett område inom äldreomsorgen som deltar. Genom att komplettera TCP med modulen Bokningsassistenten möjliggörs automatisering av vissa delar av bokningsprocessen. Modulen hanterar förfrågningar och bokningar av vikarier. Bokningsassistenten (BA) schemaläggs att boka vikarier på tid när bemanningsadministratörerna inte är på plats. Projektgruppen har studerat hur Luleå kommun arbetar med TimeCare Pool och tar med sig deras erfarenheter. Syfte Effektivisera korttidsbemanning genom automatiserad direktbokning av vikarie. Mål och effektiviseringseffekter Höja kvaliteten och kvalitetssäkra vikarietillsättning till verksamheterna Direktbokning via sms av tillgängliga vikarier - snabbare arbetssätt via direktbokning Öka servicegraden till verksamheterna Jämnare arbetsbelastning för bemanningsadministratörerna Bokningsassistenten frigör tid till mer avancerade beställningar, semesterplanering, rekrytering, skapar tid till strategiskt arbete för bemanningsadministratörer Gemensam hantering och arbetssätt på förvaltningarna SOK och SKK Säkerställande av vikariers kompetens och erfarenhet för rätt tillsättning av vikariebehoven till verksamheterna Nöjda medarbetare genom att vikariernas tillgänglighet respekteras Minska antalet 0-vik på morgnarna eftersom BA jobbar kvällen innan för att tillsätta turerna för kommande morgon Ledningsgruppen noterar informationen och tackar Margareta för redovisningen. Vid protokollet Eva Åkerlund