VÄGLEDNING Hur man fyller i Excel-bladet

Europeiska kommissionen GENERALDIREKTORAT GD MILJÖ GD KLIMATPOLITIK VÄGLEDNING Hur man fyller i Excel-bladet Europeiska kommissionen, B-1049 Bryssel Belgien, tfn: 32 22991111

1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 2 Inledning... 3 3 Syftet med denna vägledning... 3 4 Hur får jag tillgång till Excel-bladet?... 3 5 Skriva in data i Excel-bladet... 3 5.1 Datainmatning allmänt... 3 5.2 Förbereda data... 7 5.3 Enkel datainmatning (vågrät riktning)... 7 5.4 Datainmatning med hjälp av dataformuläret... 8 6 Kontrollera data i Excel-bladet... 20 7 Fylla i kontaktuppgifter....23

2 Inledning Den här manualen riktar sig till dig som ska lämna information om användning av djur för vetenskapliga ändamål. Krav för inlämning av statistiska data om användning av djur för vetenskapliga ändamål är fastställda i svensk lagstiftning och EU-lagstiftning 1,2,3. Kraven har ändrats i och med de nya reglerna som kommit i samband med införlivandet av direktivet i svensk lagstiftning. För att underlätta inlämningen av data har ett särskilt Microsoft Excel-blad skapats. Excel-bladet är utformat för att göra det lättare att föra in uppgifter på ett effektivt sätt och minimera felen. Excel-bladet är gemensamt för hela EU, men anpassat efter svenska krav. 3 Syftet med denna vägledning Vägledningen förklarar steg för steg hur du använder Excel-bladet och vad du ska fylla i. Det är viktigt att du förstår vad kolumnerna i Excel-bladet står för och vilka värden du kan skriva in för varje kolumn (text, siffror, "Ja", "Nej"). Denna vägledning baseras på Excel 2007 för registrering av data. 4 Hur får jag tillgång till Excel-bladet? Du laddar ned Excel-bladet från http://www.jordbruksverket.se/forsoksdjursstatistik 5 Skriva in data i Excel-bladet När du har laddat ned Excel-bladet är det dags att skriva in djurdatan i bladet. När du är färdig ska du maila in bladet till Jordbruksverket på forsoksdjursstatistik@jordbruksverket.se. 1 http://www.jordbruksverket.se/download/18.3c1967aa13afeea1eb880002406/1353660757041/2012-026.pdf 2 http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32010l0063:en:not 3 http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:l:2012:320:0033:0050:en:pdf

5.1 Datainmatning allmänt Du behöver ha Microsoft Office 2003, 2007 eller 2010 för att kunna använda Excel-bladet. Bladet är låst och kan därför inte ändras. Bladets struktur får inte ändras, eftersom det kan leda till att inlämningen inte godkänns på grund av en ogiltig post. Excel-bladet innehåller makron som ger ytterligare hjälp när du matar in din information. Makron måste vara aktiverade i din version av Microsoft Excel. Här ser du ett exempel på hur makron kan hjälpa dig. Återanvändning kan inte vara en siffra, utan måste vara ett Ja eller ett Nej. Om du skriver in en siffra kommer ett felmeddelande.

Nu öppnar du Excel-arbetsboken i din dator. Så här ser en tom Excel-arbetsbok ut: Du ser namnet på bladet längst ned. Vi är nu i bladet "List". Arbetsboken innehåller tre blad: "Kontaktuppgifter", "List" och "Validera". Längst upp ser du bokstäverna A, B, C, osv. Varje bokstav anger en kolumn. Till vänster ser du numren 1, 2, 3 osv. Varje nummer anger en rad. VIKTIGT: Toppraden 3 är alltid avsedd för namnen på dataelementen. Varför är det så viktigt? När du skickar in filen kommer programvaran att läsa den här raden som namnen på dataelementen och allt annat i följande rader kommer att läsas som data.

Det finns sammanlagt 22 fält (som representeras av kolumner i ditt Excel-blad) som du kan skriva in dina uppgifter i. De fält som måste fyllas i har en asterisk (*). När du väljer ett värde från en rullgardinsmeny som innehåller ordet "övriga" kommer du att märka att det fältet är markerat i mörkgult. Excel-bladet markerar dessa värden för att påminna dig om att du måste fylla i fältet "Specificera övrig" som finns bredvid. Här är ett exempel: 5.2 Förbereda data Först av allt måste du förbereda dina data för inmatning i Excel-bladet. Resultat från vissa försök behöver du dela upp på flera rader. Det gäller till exempel om djuren har haft olika svårhetsgrad i försöket. Om du rapporterar tio möss från samma studie som har utsatts för tre olika svårhetsgrader (t.ex. 2 i ringa svårhet, 3 i måttlig svårhet och 5 i avsevärd svårhet) måste du använda tre separata rader en för ringa, en för måttlig och en för avsevärd. Du kan dock kopiera raderna och på så sätt underlätta inmatningen av nästan identiska registreringar. Det finns två möjliga alternativ för datainmatningen: a) Enkel datainmatning (vågrät riktning) se 5.3. b) Datainmatning med hjälp av dataformuläret se 5.4.

5.3 Enkel datainmatning (vågrät riktning) Standardinställningen i Excel är att du trycker på TAB för att flytta den aktiva cellen en cell till höger och sedan trycker du på ENTER för att flytta ned din aktiva cell en cell. Om du vill mata in data i rader följer du bara dessa steg. 1. Flytta till den första cellen i din rad cell A4. 2. Välj ett värde från "EU-statistik"-listan. 3. Tryck på TAB för att flytta din aktiva cell till höger. 4. Skriv in din referenstext för Region_Sektor-fältet; 5. Tryck på TAB för att flytta din aktiva cell till höger. 6. upprepa tills du kommer till den sista kolumnen. 7. Tryck på ENTER för att flytta din aktiva cell till nästa rad (Excel kommer ihåg vilken kolumn du började med och hoppar automatiskt ned en rad och hela vägen tillbaka till den första kolumnen). Lämna inga rader tomma. Det är viktigt att du matar in data från vänster till höger eftersom det finns flera underordnade fält i bladet. Nedan ser du ett exempel på ett Excel-blad med ifyllda data: Glöm inte att spara - "Spara"/"Spara som" - när du är klar med datainmatningen. Vi rekommenderar dig att använda rapporteringsår-anläggning som filnamn. Exempel: djur som använts under 2013 på företaget XYZ blir då 2013-XYZ. Tips: Hur man använder kortkommandon för att datainmatningen ska gå snabbare. Visa rullgardinsmenyn genom att använda pilarna ALT + ned. Fyll i uppifrån och ned genom att använda kommandot CTRL + D (kopiera innehållet och formatet i cellen högst upp i ett valt område till cellerna nedanför). Det går att kopiera och klistra in celler från ett Excel-blad till ett annat.

5.4 Datainmatning med hjälp av dataformuläret Ett dataformulär är en dialogruta med fälten för en enda rad. Formuläret finns högst upp i Excel-bladet under knappen Lägg in data och låter dig mata in data per rad. Dina kolumnrubriker blir formulärets fältetiketter. När du har kommit längst ned i formuläret trycker du på "Nästa" för att börja på en ny rad.

Steg 1: Navigera till bladet "List" Steg 2: Klicka på cellen A4 Steg 3: Klicka på "Lägg in data" Steg 4: Välj ett värde från listan "EU-statistik" Klicka på nedåtpilen. En rullgardinsmeny visas med två val: Ja och Nej. Här väljer du om din information ska behandlas för EU-statistik eller inte. EU-statistiken räknar de djur som utsatts för lidande. Sverige har en vidare försöksdjursdefinition än EU och räknar fler djur i statistiken. Om du har rapporterat in statistik tidigare år så gjorde du dessa val i fälten 1.1 A respektive 1.1 B i den dåvarande blanketten. Välj Ja för djur som utsatts för någon form av ingrepp. Välj Nej för djur som - avlivats enbart för uttagande av organ och/eller vävnad, - använts i beteendeförsök utan tvångsanordningar, - använts i andra försök, t.ex. utveckling av utfordrings-, inhysnings-, eller skötselsystem. Du som provfiskar ska också kryssa i Nej.

Steg 5: Fyll i dina referenser i fälten Region_Sektor, Föreståndare, Institution eller motsvarande. Under Region_Sektor ska du välja tillhörighet. Du har fasta värden du får välja mellan: Stockholm_Läkemedelsindustri Stockholm_Universitet, högskola och landsting Stockholm_Övriga företag och myndigheter Uppsala_Läkemedelsindustri Uppsala_Universitet, högskola och landsting Uppsala_Övriga företag och myndigheter Linköping_Läkemedelsindustri Linköping_Universitet, högskola och landsting Linköping_Övriga företag och myndigheter MalmöLund_Läkemedelsindustri MalmöLund_Universitet, högskola och landsting MalmöLund_Övriga företag och myndigheter

Göteborg_Läkemedelsindustri Göteborg_Universitet, högskola och landsting Göteborg_Övriga företag och myndigheter Umeå_Läkemedelsindustri Umeå_Universitet, högskola och landsting Umeå_Övriga företag och myndigheter I dataformuläret måste du än så länge skriva in detta i fritext. Om du fyller i data horisontellt i Excelbladet finns de olika alternativen som en rullgardinsmeny. Under Föreståndare skriver du i fritext namnet på din godkända föreståndare Under Institution eller motsvarande skriver du i fritext din institution, ditt företag eller motsvarande. Steg 6: Välj "Djurslag" Klicka på nedåtpilen. En rullgardinsmeny visas med olika val. Välj djurslag. Om du väljer " övrig ", måste du i fältet "Specificera övrig" ange vilka andra arter som användes.

Steg 7: Skriv in "Antal djur". Steg 8: Ange om djuret har återanvänts eller inte. Klicka på nedåtpilen. En rullgardinsmeny visas med två val: Ja och Nej.

Steg 9: Välj "Födelseplats (ursprung)" Klicka på nedåtpilen. En rullgardinsmeny visas med olika val. Välj relevant födelseplats. NYTT! Om du valde en icke-mänsklig primat i Djurslag ska du inte fylla i "Födelseplats (ursprung)", utan fyller i stället i "Icke-mänskliga primater (källa)" och " Ickemänskliga primater (generation)"

Steg 10: Välj "Genetisk status" NYTT! Klicka på nedåtpilen. En rullgardinsmeny visas med olika val. Välj genetisk status. Steg 11: Välj "Framställande av en ny genetiskt modifierad stam" NYTT! Klicka på nedåtpilen. En rullgardinsmeny visas med två val: Ja och Nej. Steg 12: Ange "Syfte" Klicka på nedåtpilen. En rullgardinsmeny visas med olika val. Välj syfte.

Bredvid fältet "Syfte" ser du en "Leta"-knapp. Klicka på den. En popup-meny visas. Här kan du också välja syfte. Nivå 1 utgör den övre nivån för syftet. I nivå 2 delas det upp ytterligare i nivå 3 och därefter nivå 4. I stället för att välja syfte från rullgardinsmenyn kan du alltså använda popup-fönstret för att välja syfte.

Om du väljer " övriga ", måste du i fältet "Specificera övrig" ange vilket annat ändamål du avser. Här har du ett antal fasta värden som du kan välja bland: Uttagande av organ / vävnad Beteendeförsök utan tvångsanordningar, Andra försök (t.ex. utveckling av utfordrings-, inhysnings-, eller skötselsystem) Provfiske I dataformuläret måste du än så länge skriva in detta i fritext. Om du fyller i data horisontellt i Excelbladet finns de olika alternativen som en rullgardinsmeny. Du kan också skriva in ett annat syfte, men då får du en fråga från systemet om du är säker på att du vill ange ett syfte som ligger utanför de fasta värdena. Om du har ett syfte som inte går in under NÅGOT av syftena på nivå 1 OCH det samtidigt är Icke-EU statistik kan du använda [PN107] Icke-EU syfte. Steg 13: Ange lagstiftningsskäl "Testning enligt lagstiftning" Klicka på nedåtpilen. En rullgardinsmeny visas med olika val. Välj lagstiftning.

Om du väljer " övriga ", måste du i fältet "Specificera övrig" ange vilken lagstiftning som krävdes för användningen. Steg 14: Välj ursprungslagstiftning "Lagstadgade krav" Klicka på nedåtpilen. En rullgardinsmeny visas med olika val. Välj ursprungslagstiftning. Steg 15: Ange "Svårhetsgrad" NYTT! Klicka på nedåtpilen. En rullgardinsmeny visas med olika val. Välj svårhetsgrad.

Anpassad svårhetsgrad Om du har avlivat djur för uttagande av organ och/eller vävnad utan föregående ingrepp ska svårhetsgraden räknas som Terminal - organ. Då fyller du först i Terminal under Svårhetsgrad och sedan går du in i fältet Anpassad svårhetsgrad och fyller i Terminal organ. I dataformuläret måste du än så länge skriva in detta i fritext. Om du fyller i data horisontellt i Excelbladet ligger det under en rullgardinsmeny. Steg 16: Fyll i fälten " Kommentar 1/Förklaring av varningar" och "Kommentar 2" Det finns två sätt att testa om de data du lämnar in är korrekta. Det ena ligger inbyggt i Excelbladet som en validering på sista sidan i arbetsboken, under Validera se 6. Det andra är en funktion i EUs databas - se 6. När vi har byggt systemet har vi identifierat ett antal mer eller mindre troliga inmatningar. Om du fyller i sådana värden kommer du att få en varning tillbaka när du testar dina data mot databasen. Om du får en varning men dina data är korrekta ska du tala om att de är det i Kommentar 1/Förklaringar av varningar. Exempelvis: I detta projekt användes ett ytterst högt antal godkänt.

Steg 17: Klicka på Spara för att spara den datarad som du just matat in eller Spara och Duplicera för att spara dataraden och skapa en ny rad under. Tips: Spara och Duplicera underlättar inmatning av rader som innehåller mycket liknande data, till exempel data som endast varierar i antalet djur eller svårhetsgrad.

Steg 18: Klicka på Nästa > för att gå till nästa rad, nummer 5. Tips: Om du vill hoppa till en särskild rad behöver du bara skriva in radnumret i fältet "Nuvarande rad" och sedan klicka på "Kör!".

6 Kontrollera data i Excel-mallen Det finns två sätt att testa om de data du lämnar in är korrekta. Det ena ligger inbyggt i Excelbladet som en validering på sista sidan i arbetsboken, under Validera. Det andra är en funktion i EUs databas, Testfilskvalitet. Validera Innan du sparar Excel-bladet rekommenderar vi starkt att du använder funktionen "Validera" för att kontrollera din inmatade data. Om du har avslutat datainmatningen eller om du i något skede vill kontrollera om den data du matat in är korrekt kan du gå till bladet "Validera" och klicka på "Validera". Klicka Validera om du vill kontrollera din data. Rätta till eventuella fel och klicka på Validera igen. Fel som upptäcks i valideringen markeras genom att den aktuella cellen färgas röd. Klicka på Rensa validering om du vill ta bort den röda färgen. Validera Rensa validering Excel talar om för dig om din datastruktur är korrekt eller inte och vilka rader som har fel.

Dessutom rödmarkeras alla fält som innehåller fel. Om bladet innehåller fel måste du korrigera dina uppgifter. Inmatning av ett värde som inte finns med på listorna ger också ett felmeddelande: När du har rättat till felen i raderna kan du klicka på "Validera" igen. Valideringsprocessen startar om och alla celler som hade fel och som har korrigerats återgår till normalt format. Om du inte vill kontrollera din data igen men vill återställa cellformatet till normalt format klickar du på "Rensa validering" och alla celler återställs till normalt format. Valideringsalternativet i Excel-filen är endast till för att bekräfta att den ursprungliga strukturen är komplett.

Testfilskvalitet Med Testfilskvalitet kan du kontrollera din data mot EUs databas. När du går in där utför systemet en ytterligare validering där även eventuella varningar anges. Gå in på https://webgate.ec.europa.eu/alures/ och skicka in din fil. Du laddar upp din fil mot systemet genom att söka fram den under Browse, fylla i en captcha och sedan trycka på test. En captcha är ett robotfilter som förhindrar att automatiska program missbrukar tjänsten. Om du fyller i fel bokstäver får du ett nytt försök.

Så här ser det ut om du får tillbaka varningar på din data: Du kan nu gå tillbaka till ditt Excel blad och ändra om systemet har hittat faktiska fel i din rapport. Om systemet har varnat för data som är korrekta ska du gå in i i "Kommentar 1/Förklaring av varningar" (steg 16) och skriva en förklaring till varför varningen för den posten kan ignoreras.

Så här ser det ut om din data är korrekt: Nu har du testat klart dina data. Fyll i kontaktuppgifterna på första bladet i arbetsboken (punkt 7) och skicka in ditt Excel-blad till forsoksdjursstatistik@jordbruksverket.se.

7 Fylla i kontaktuppgifter På första bladet i arbetsboken fyller du i kontaktuppgifter. Det är viktigt för att Jordbruksverket ska kunna kontakta dig om vi har frågor. Land Namn Email Telefon Arbetsplats Rapporteringsår

EGNA NOTERINGAR: