Utredning inför införande av ett Facility Management-koncept John Tillman projektledare Uppsala, 201309
Sammanfattning Landstingsservice har fått i uppdrag från produktionsstyrelsen att utreda vad införande av ett FM-koncept skulle ge på Akademiska sjukhuset. Syftet med denna utredning är att ta fram ett FM-koncept som ska stötta vårdpersonalen. Ett antal tjänster identifierades för att ingå i utredningen. De olika utförandemomenten i tjänsterna togs fram och tidssattes genom tidigare utredningar, kunskap i projekt- och referensgruppen och intervjuer av vårdpersonal. Utredningen visade att vårdpersonalen lägger ner mycket tid på tjänster/moment som inte är vårdrelaterade. På en genomsnittsavdelning tar det ca 125 timmar/vecka att utföra dessa moment. Det är även många olika personer som utför de olika tjänsterna. Utredningen visar att man kan hitta många synergier mellan dessa tjänster. Detta gör att det blir färre personer som utför tjänsterna, tidsåtgången minskas samtidigt som kvalitén höjs. Slutsats Ett övergripande FM-koncept som innefattar hela sjukhuset skulle ge många vinster. Arbetsmiljön blir bättre, tjänsterna utföras effektivare och med högre kvalité. Detta kan i sin tur leda till att hygienen blir bättre, infektionsrisken minskar och eventuellt skulle även vårdköerna kunna minskas eftersom vårdpersonalen kommer att ha mer tid till just vården. Allt detta bör också leda till en kostnadsbesparing för sjukhuset. En förutsättning är att detta koncept inte är valbart utan en standard för hela sjukhuset. 2
Innehållsförteckning Inledning... 4 Material och metod... 5 Resultat/nuläge... 7 Post- och godshantering... 7 Provtransporter... 7 Förrådshantering... 7 Avfallshantering... 8 Textilhantering... 8 Lokalvård... 8 Patientmat/kosthantering... 8 Diskussion/slutsats...10 Bilagor...12 3
Inledning Enkelt uttryckt kan man säga att FM (Facility management) innebär att tillhandahålla helhetslösningar inom stöd och service. Leveransen blir resurssnål och kostnadseffektiv samt bidrar till att arbetsplatsen för en verksamhet, i detta fall vården, fungerar så optimalt som möjligt. Vårdpersonalen på Akademiska Sjukhuset ägnar idag mycket tid åt servicetjänster som ej är vårdrelaterade. Landstingsservice (LSU) ser att det finns stora kostnads- och tidsbesparingar att göra för Akademiska sjukhuset om ett FM-koncept införs. Om rätt person gör rätt sak kommer både kvalitén och effektiviteten att bli ännu bättre. Även arbetsmiljön, patientnöjdheten och ekonomin är delar som kommer att gynnas av ett FM-koncept. Syftet med denna utredning är att ta fram ett FM-koncept som ska underlätta för vårdpersonalen i deras dagliga arbete. Utredningen visar vilka tjänster som kan avlastas från vårdpersonalen och hur de kan tänkas skötas i framtiden. Utredningen visar att ett FM-koncept kommer att: Optimera resursanvändningen Stötta vårdpersonalen i deras dagliga arbete Få till en högre kvalité på tjänsterna Se till att rätt person gör rätt sak 4
Material och metod En styrgrupp, en projektgrupp och en referensgrupp togs fram (se bilaga 1. Medlemmar). Styrgruppen har träffats under utredningens gång och gett direktiv för hur arbetet ska gå vidare. Arbetsgruppen har haft formella möten 2ggr/månad och utfört enskilt arbete mellan mötena. Gruppen tog fram ett antal tjänster som skulle ingå i utredningen. Referensgruppen har samlats 3ggr under utredningens gång och använts som bollplank och kunskapsbank och bidragit med sin erfarenhet från arbetet på sjukhuset. För varje tjänst togs det fram ett flödesschema där varje arbetsmoment i tjänsten redovisades (se bilaga 2. Flödesschema). Dessa flödesscheman baserades på tidigare utredningar på sjukhuset (Materialflöden mm Nulägesbeskrivning januari 2009; Benchmarking 2012 och 2011; Tidsstudie patientnära städ 2013). I schemat redogjordes även för vem som utförde de olika momenten (underleverantör, Landstingsservice eller vårdpersonal). Dessa scheman säkerställdes därefter med referensgruppen som även tog med sig dem till verksamheten för genomgång. Flödesschemana uppdaterades sedan efter insamlade synpunkter. De olika momenten rangordnades för att säkerställa vilken kompetens som krävs för utförandet (se bilaga 3. Rangordning). Även Vårdhygien har tittat igenom rangordningen och gett sitt godkännande. Rangordningen var följande: Vårdutbildning krävs Särskild utbildning krävs Landstingsintern utbildning krävs Varje moment som vårdpersonalen utförde bröts ut och tiden uppskattades genom intervjuer med vårdpersonalen. Dessa intervjuer gjordes på plats hos respektive avdelning. De avdelningar som besöktes var följande: 78 B 78 C 70 E1 70 B2 70 B1 70 A2 70 A1 AIMA CIVA Psyk, slutenvård Psyk, vuxenpsykiatri Neurofys Neuromottagning Smärtrehab 5
Smärtmottagning ELS-A 35 D ögon 65 B1 65 B2 NIVA 85 D Spinalskadeavdelningen 85 D1 Neurologi Tider kom även in från ortopeden men där gjordes inget besök då Anna Eriksson (medlem i referensgruppen) redan hade aktuella siffror. 6
Resultat/nuläge Tjänsterna som styr-, arbets- och referensgrupperna gemensamt beslutade skulle ingå i utredningen var: Post- och godshantering Provtransporter Förrådshantering Avfallshantering Textilhantering Lokalvård Kosthantering Post- och godshantering Idag levereras posten varje dag osorterad direkt till avdelningen. Postpaket och liknande levereras på eftermiddagen. Antingen läses en streckkod av eller så får man en signatur innan försändelsen lämnas ut. Provtransporter Det finns i huvudsak fyra olika varianter av provtransporter: 1.) Vårdpersonalen bär ner provet till provskåp i kulvert och ställer detta på avsedd plats. Transport/Logistik hämtar provlådor enligt körschema och transporterar till lab. 2.) Akuta prover hämtas av vaktmästare och körs direkt till lab (beställning sker till Transports ordercentral.) 3.) Vårdpersonal går själva med prov till lab. 4.) Prover skickas i rörpost. Förrådshantering I stora drag kan man säga att denna handhas på tre olika sätt på sjukhuset. 1.) Vårdpersonalen sköter själva all hantering. Man beställer, packar upp, ankomstregistrerar och sorterar in på avsedd plats. Personalen lägger även tid på att bevaka lager och lagersaldo. 2.) Man har denna tjänst upphandlad från Transport (LSU) som sköter hanteringen åt avdelningen. Vårdpersonalen ansvarar dock för lagerbevakning. De markerar när en artikel ska beställas. Även hanteringen i Agresso (varumottagning, attester mm) sköts av personalen. 3.) En underleverantör (i detta fall Mediq) sköter hanteringen åt vårdpersonalen. Några avdelningar har 100 % stöd, andra har hjälp med beställning och uppackning och några har bara hjälp med uppackning. 7
Avfallshantering Vårdpersonalen källsorterar avfall i säckar och boxar för att sedan transportera dem till återvinningsstation i kulvert. Visst avfall slängs direkt i sopnedkast som finns på avdelningarna. Textilhantering Även denna hantering sköts lite olika på de olika avdelningarna. Av ca 150-175 avdelningar bistår ISS med sin hjälp till 80-90 st. Volymmässigt står dock dessa 80-90 avdelningar för den stora och tunga delen. Vissa avdelningar har bara delhjälp (t.ex. uppackning och/eller beställning ) av ISS. Andra hjälper ISS med hela textilhanteringen. Dock vilar huvudansvaret för textil på avdelning. Vårdpersonalen lägger smutsiga textilier i en tvättsäck, sedan transporteras dessa till nedkasten. På vissa delar av sjukhuset är det en annan hantering av personalkläderna. Där ligger plaggen på avsedda platser i omklädningsrummen. Även säckarna för smutstvätten står här. Dessa säckar transporteras sedan bort av Transport (LSU). Lokalvård Lokalvården sköts i dag av underleverantör. Den patientnära städen sköts av vårdpersonalen. Patientmat/kosthantering Vårdpersonalen sköter stora delar av hanteringen som frukost, mellanmål och en del disk från lunch och middag. Man inventerar, tar reda på behov, beställer, hämtar upp matvagn, kontrollerar temperatur och serverar lunch och middag. Personalen ser även till att disken från lunch och middag ställs tillbaka i vagn som sedan körs ner till kulvertplan. Disk från frukost och mellanmål diskas på avdelning. Vissa avdelningar har anställda köksor som hjälper till med kosten. Oftast har varken köksorna eller vårdpersonalen någon kostutbildning. 8
Fig 1. Diagrammet visar antalet moment som sorterades in under respektive rangordning. Som diagrammet visar är det inte något av momenten som kräver vårdutbildning och endast ett moment som kräver särskild utbildning. Fig 2. Tidsåtgång i timmar/vecka/avdelning på intervjuade avdelningar. Tittar man på antalet timmar så rör det sig om totalt mer än 3st heltidstjänster för dessa moment. Detta är på avdelningar med vårdplatser. Mottagningarna som ej har vårdplatser har varken kosthantering eller patientnära städ. De andra tjänsterna tar inte heller lika lång tid för dem. Här rör det sig endast om ca 5 timmar / vecka. Det köps även in hjälp med vissa tjänster från externa och interna leverantörer. Sett till hela sjukhuset rör det sig om ca 400 000 SEK/månad. Dessa tjänster köps in från Mediq (ca 185 ), LSU(ca 40 ) och ISS (ca 179 ). Tjänsterna det handlar om är framför allt materialförsörjning och textilhantering. I intervjuerna med vårdpersonalen kom det fram att ett moment som var väldigt tidskrävande och stressframkallande var att jobba i Agresso. Systemets huvudsakliga uppgift är att hantera landstingets räkenskaper men vårdpersonalen använder det bl.a. till materialhanteringen. Man beställer, godsmottager och hanterar avvikelser i programmet. 9
Diskussion/slutsats Alla flödesscheman som togs fram visar tydligt att många moment av servicetjänsterna utförs av vårdpersonal. Detta är alltså personal som har en vårdutbildning. Rangordningen som gjordes visar att dessa moment ej kräver en sådan utbildning. Totalt rör det sig om ca 125 timmar per vecka och avdelning som går åt för att utföra dessa moment. Den patientnära städen är den tjänst som tar mest tid. Denna tjänst kräver viss utbildning som vårdpersonalen ofta inte besitter. Genom att ha personal med rätt utbildning kan man göra denna mer effektiv och med högre kvalité. Även kosthanteringen tar mycket tid och utförs oftast av personer som inte har någon kostutbildning. I ett FM-koncept ser man till att personerna som hanterar kosten har utbildning i både kost och egenkontroll. Detta har stor betydelse för att patienterna ska få säker mat. Stora synergier finns att hitta mellan servicetjänsterna om man skulle implementera ett FMkoncept. I praktiken innebär detta att man på ett vårdplan t.ex. skulle kunna ha en FM-person som hjälper till med både lunch och middag. Däremellan finns tid över till att utföra andra uppgifter såsom materialförsörjning och textilhantering. Sedan skulle man kunna ha en FMperson som hjälper till med den patientnära städen, avfall, post och gods samt provtransporter. Ett FM-koncept leder även till en ytbesparing för textil- och materiallager på avdelningarna, detta ger både praktiska och ekonomiska fördelar. Ett projekt som det arbetas med på sjukhuset är materialflödesprojektet. Eva-Lena Nilsson (medlem i referensgruppen) har varit med och drivit detta projekt. Både arbetsgruppen och Eva-Lena ser stora möjligheter att kunna koppla ihop detta med ett FM-koncept. Centralsjukhuset i Karlstad som i ett av sina hus hade en omsättning på 150 miljoner SEK gjorde ett materialbesparingsprojekt och lyckades spara 15 miljoner SEK under ett år. I och med artikeloptimeringen finns det även stora fördelar med att lyfta bort jobbet i Agresso från vårdpersonalen och istället centralisera hanteringen. På detta sätt skulle man kunna ha några få personer som är experter i systemet vilket effektiviserar arbetet både tids- och kvalitetsmässigt. Detta är bara några av synergierna ett FM-koncept skulle ge. Synergierna skulle i sin tur leda till stor tidsbesparing för utförandet av dessa tjänster. Sammanfattningsvis kan ett FM-koncept leda till: Nöjdare personal Högre patientnöjdhet Högre kvalité på tjänsterna Bättre arbetsmiljö Rätt person gör rätt sak Mindre infektioner Kortare vårdköer 10
För att säkerställa alla synergier, tidsbesparingar och fördelar ett FM-koncept skulle leda till bör en pilot på en eller flera avdelningar genomföras. 11
Bilagor Bilaga 1. Medlemmar Bilaga 2. Flödesschema Bilaga 3. Rangordning 12
Bilaga 1. Medlemmar Styrgrupp: Thord Hägg (Ordförande styrgrupp, Förvaltningsdirektör) Sonja Ekström Boström (Biträdande chef, Affärsområdet Akademiska) Andreas Endrédi (Produktionsdirektör) Britt Söderberg (Chef försörjningsenheten Enköping) Robert Arktell (Försörjningschef, Primärvården) Yvonne Andersson (Drift/försörjningsansvarig, Folktandvården) Jan-Erik Sundquist (Bitr. sjukhusdirektör, Controllerenheten) Björn Ragnarsson (Bitr. sjukhusdirektör, Sjukhusadministration) Projektgrupp: John Tillman (Projektledare) Christina Edling (Kost och tvätt) Lennart Bergman (Servicecontroller) Pernilla Krafft (Verksamhetsutvecklare transport) Karin Söder (Städ och vaktmästeri) Erik Sköldstam (Miljöcontroller) Tommy Wahlström (Service- o. logistikhandläggare Akademiska Sjukhuset) Referensgrupp: Annika Eriksson (Kirurgdivisionen) Anne-Marie Tagerud (MTh-divisionen) Roger Fredén (Neuro-divisionen) Elisabeth Lund Ihre (Kvinna och barn) Agneta Eriksson Tollin (Psykiatridivisionen) ersatte Britt Marie Hansson Marie Thorén / Eva-Lena Nilsson (DAT divisionen)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Moment Avfallshantering Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på att transportera källsorterat-, brännbart (inkl sopnedkast) och smittförande/kliniskt avfall till återvinningsstation eller annan anvisad plats från avdelnings- eller våningsbundna sköljrum, miljörum eller motsvarande? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på att källsortera avfall som uppkommer vid avemballering av gods Materialförsörjning Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på att inventera och beställa förbrukningsvaror? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på att kontrollera mottaget material, packa upp och sortera in i förråd? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på att köra ner tomma vagnar till kulvert? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på hantering och uppföljning av ev felleverens och returer? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på hantering av avdelningsspecifika förbrukningsmateriel som köps via styrda flöden? (Ej Mediq) Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på arbete i Agresso (t.ex. inleverans, uppdatera beställningsmallar och hålla koll på ersättningsartiklar)? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på att hålla ordning i förråd och städa förråd? Hur mycket tid ( minuter ), per vecka, lägger du på att gå igenom lagerstatus på Era förrådsartiklar Patientkost Hur många minuter per patient och dag lägger du på servering Hur många minuter per patient och dag lägger du på diskning och städning i avdelningsköket Hur mycket tid (minuter) lägger du på att tillaga patientkost per dag och patient Hur mycket tid lägger du på beställningar per patient och dag Provtransporter Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på att gå med prover från avd till provskåp (som Transport hämtar lådorna i)? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger avd på att själv gå med prover till lab? Posthantering Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på postöppning med datumstämpling av inkommande post (< 2kg)? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på registrering och kvittens av inkommande post- och fullmakter? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på kuvertering, adressering, frankering och massutskick? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på insamling och distribution från och till slutleverensplats? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på transport från slutleverensplats till avdelning och/eller slutkund om sådan sker? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på hantering av "sista minuten-lådor"? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på sortering inkl. försortering? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på uppdatering av intern-/externadresser och namn på postfack? (om avdelningen har personlig leverans) Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på eftersökning vid ankommande post utan tydlig mottagare? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på expressleverenser, prover och värdeförsändelser från Post Nord? Textilhantering Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på att lägga smutsiga textillier i tvättsäck? Hur mycket tid per vecka (minuter) lägger du på att lägga tvättsäcken i tvättnedkastet? Vårdkunskap? Lul Intern Utbildning Lul Intern Utbildning Lul Intern Utbildning Lul Intern Utbildning Lul Intern Utbildning Lul Intern Utbildning Lul Intern Utbildning Lul Intern Utbildning Särskild Utbildning Lul Intern Utbildning Lul Intern Utbildning Lul Intern Utbildning