PROTOKOLL FÖRT VID SAMFÄLLIGHETEN BAKBORDETS ÅRSMÖTE 2004-10-06 Bakbordets ordförande Stefan Säve hälsade alla närvarande välkomna och förklarade mötet öppnat. 1 Val av ordförande och sekreterare för stämman Till ordförande för stämman valdes Anders Olsson och till sekreterare Elisabeth Åström. 2 Val av två justeringsmän Till justeringsmän valdes Kurt Gustafsson samt Lars Andersson. 3 Mötets utlysande Årsmötet var utlyst i behörig tid. 4 Styrelsen och revisorernas berättelse Resultaträkningen, som bifogats kallelsen, gicks igenom och kommenterades. Det framgick att föreningen gått med 15 000 kr i förlust. En felaktig extra utdebitering har gjorts pga. att en dubbelfakturering har skett av en faktura, vilket nu är tillrättat. Snöröjningen blev högre än förväntad. En större faktura har avräknats mot fonden. Resultaträkningen godkändes och lades till handlingarna, bil 1. Revisionsberättelsen lästes upp, godkändes och lades till handlingarna, bil 2. Förvaltningsberättelsen gicks igenom och kommenterades. Mats Wahlstedt påpekade bl. a att värmecentralen upphandlades under året 2003-2004 men installerades under nästkommande år. Förvaltningsberättelsen godkändes och lades till handlingarna, bil 3. 5 Ansvarsfrihet för styrelsen Årsmötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. 6 Framställning från styrelsen eller motioner från medlemmarna Tre motioner har inkommit. Motion 1 från styrelsen som består av tre delar. Misstämning i budgeten 2003-2004 Anders Olsson gick igenom lite historia om budgeten från föregående år där en missbedömning gjordes med bl.a. för låg medlemsavgift, felaktig utdebitering samt en dubbelbokad faktura se bilaga 4. Kommentarer från medlemmarna kring detta: Margareta Eriksson opponerade sig emot förlusten, anser att budgeten är felaktig då fonden inte är medräknad. Avsättningen till fonden finns inte med i budgeten. Vid tidigare år har fonden räknats som intäkt. Kände en viss orolighet att fondpengarna bara försvinner. Enligt kassör Kenneth Karlsson så skall fondpengarna inte tas upp som en intäkt, vilket han fått bekräftat av revisorerna. Fonden påverkar inte resultatet. Margareta och Kenneth var inte överens här.
Enligt Kurt Gustafsson så ska fonden vara separat. Det är ett kapital som vi kan ta av när vi behöver. Ska inte ingå i den löpande budgeten. Det är ett gemensamt sparkonto inte en intäkt. Enligt Margareta så ska man vid en förlust kalla till extra stämma för att besluta om hur detta ska betalas (ur fond eller extra debitering). Ett krav ställdes dock att sammanställa en grupp som ska gå igenom budgeten och ekonomin tillbaks i tiden för att kontrollera att allt ser riktigt ut. Margareta Eriksson, Lars Andersson samt Bengt Hemmingsson ska titta på detta. Styrelsens förslag om slutdebiteringsmall för värme och vatten 2004-2005. Anders Olsson gick igenom styrelsens förslag om slutdebiteringsmall för värme och vatten, se bil 5. Förklarade beräkningen av kostnaden för kallvatten, varmvatten samt fjärrvärmen. Kommentarer kring detta: Stig Nilsson hade önskemål att gå tillbaka till individuell värmemätning för att få en mer rättvis mätning då det framkommit att vissa har uppvärmda extra utrymmen bl.a. utbyggnad av balkong och altan. Lars Andersson förslog att man skulle bekosta en insättning av egna mätare. En mätare kostar omkring 5 000 kr inkl arbete. Dessa förslag bör komma in som en motion till nästa årsstämma. Styrelsen ska komma med förslag om hur man ska kunna mäta värmekostnaderna för dessa extra utrymmen för att få en mer rättvis beräkning. Det bör kosta extra för detta precis som det kostar extra för gavelhusen. Debitering av medlemsavgifter Anders Olsson gick slutligen igenom förslaget om nya utdebiteringsdatum, se bil 6. Detta skulle vara aktuellt när beslut om höjning eller sänkning av medlemsavgiften tas vid en årsstämma. Eftersom årsstämman är i oktober och budgeten gäller fom juli så krävs en eventuell retroaktiv debitering/kreditering. Beslut som på årsstämman fattade i dessa ovanstående förslag är: - Inga pengar betalas tillbaka för den felaktiga utdebiterade värmen, bil 4. - Styrelsens nya uträkningssystem för värme och vatten antas, bil 5. - Styrelsens motion om debitering av medlemsavgiften antas, bil 6. Motion 2 Har inlämnats av Emanuel Ström och gäller stängslet runt tennisplanen. Pga hårt spel med puckar och bollar finns stor risk att dessa far över stängslet på västra kortsidan på bollplanen och landar i sandlådan där de små barnen leker. Olyckan har nästan varit framme redan. Föreslår därför att stängslet höjs till samma höjd som den östra kortsidan. Motionen bifölls och styrelsen ser till att detta blir gjort.
Motion 3 Har inlämnats av styrelsens kassör Kenneth Karlsson och gäller för sent inbetalda medlemsavgifter. Idag debiterar vi en förseningsavgift på 100 kr oavsett hur länge man dröjer med betalningen. Detta är inte rättvist. Föreslår att föreningen skickar ut räntefakturor en gång om året med en ränta på 18 % plus påminnelseavgift med 20 kr för varje påminnelse. Motionen bifölls och en extra debitering av räntekostnader med 18 % plus 20 kr i påminnelseavgift för varje påminnelse kommer att skickas ut till de som släpar med betalningarna. 7 Ersättning till styrelse och revisorer Styrelsearvodet blir även nästkommande verksamhetsår 50 000 kr att fördelas inom styrelsen. 8 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. Förslaget gicks igenom och kommentarerna kring detta blev: Kurt Gustafsson påpekade att han var väldigt nöjd med varmvattnet sedan han fått backventiler inmonterat. Föreslog att vi sätter in backventiler i alla hus. Stefan Säve påpekade att även huvudkranarna i samliga hus är dåliga och bör bytas ut. Stefan Säve berättade att även ett nytt snöröjningsavtal har antagits där vi har fått bättre villkor ännu tidigare. I det fasta priset ingår 13 st snöröjningar 15 st sandningar Maskinsopning samt sandupptagning på våren. Suggorna flyttas på hösten och ställs sedan tillbaks på våren. Skopning av parkeringen 1 gång. Förhoppningsvis ska det inte bli en sådan vinter som vi hade i fjol. Det uppstod vissa problem för snöröjaren då han skulle ploga parkeringen då det alltid står för mycket bilar parkerade där. Styrelsen kommer att lämna ut instruktion hur snöröjningen ska gå till, när bilarna ska flyttas och var snön ska läggas. Angående sophämtningsavgiften så finns där ett anläggningsbeslut så denna borde inte stå separat utan ingå i medlemsavgiften. När det gäller debiteringslängden så är det lika där att sophämtningsavgiften bör ingå i grundbeloppet. Årsmötet godkände den förslagna utgifts- och inkomststaten med följande ändringar: - budgetering ska ske för utbyte av 81 backventiler och detta ska tas mot fonden - sophämtningsavgiften ska ingå i medlemsavgiften i budgeten - ändring i debiteringslängden, sophämtningsavgiften ska ingå i grundbeloppet Ändringarna genomförs och handlingarna bifogas detta protokoll
Ett eventuellt utbyte av samtliga huvudkranar beslutas inte nu. Undersökning angående pris mm ska först ske genom styrelsens försorg sedan tas beslut på ett nytt kortare möte. 9 Val av styrelse och styrelseordförande Valberedningen har under verksamhetsåret utgjorts av Mats Wahlstedt samt Roger Pott. Mats redogjorde för valberedningens förslag till styrelsens sammansättning kommande budgetår. I enlighet med valberedningens förslag valde stämman: Ordinarie ledamöter Stefan Säve, ordförande Elisabeth Åström, ordinarie ledamot Kenneth Karlsson, ordinarie ledamot Anders Olsson, ordinarie ledamot Emanuel Ström, ordinarie ledamot Hans Höglund, suppleant Sture Lundvall, suppleant (Nyval 1 år) (Nyval 2 år) (Kvarstår 1 år) (Kvarstår 1 år) (Kvarstår 1 år) (Nyval 1 år) 10 Val av revisorer I enlighet med valberedningens förslag valde stämman. Dick Åström, revisor Solveigh Skrufve-Wahlfridsson, revisor Dick Åström valdes tillfälligt då en person från samma familj (Elisabeth Åström) är ordinarie ledamot och jäv kan föreligga. Styrelsen undersöker reglerna om detta och om jäv föreligger så måste i så fall omval ske. 11 Val av valberedning I enlighet med valberedningens förslag valde stämman. Mats Wahlstedt Roger Pott Johan Tirén (Nyval 1 år) 12 Val av festkommitté Det fanns inte så många som var intresserade att vara med i festkommittén så det diskuterades om den ska finnas kvar eller inte. Dock vill de flesta ha kvar traditioner såsom korvgrillning vid städdagar samt julfesten. Henrik Pettersson tog på sig uppgiften att vara sammankallande. Styrelsen får sedan se till att andra i föreningen ställer upp vid eventuella aktiviteter. 13 Övriga frågor Emanuel Ström informerade om bredband och skatteavdrag. De som har installerat uttag samt har abonnemang på någon tjänst inom stadsnätet och betalat in de 5 000 kr har rätt till avdrag. Styrelsen kommer att dela ut en skatteblankett som ska fyllas i och återlämnas till Emanuel senast 31/10. Man kommer endast att behöva fylla i när tjänsten togs i drift. Emanuel lämnar sedan in blanketten till skatteverket. Bredbands-
gruppen kommer att skicka in alla fakturorna. I samband med utdelning av blanketterna kommer styrelsen också att dela ut en enklare instruktion om hur blanketten ska fyllas i. Lars Andersson gav en eloge till styrelsen att budgeten var lättläst men önskade bättre redovisning av värmekostnaderna. Det blir ändringar på detta i år. Anders Olsson visade ett nytt dataprogram där värmekostnader och förbrukning lätt ska kunna följas. Henrik Pettersson frågade om hur det blir med digital-tv. Säve förklarade att möjligheten finns att koppla ihop tv-kabelnätet (alla som är anslutna) med bredbandsnätet. Kostnad idag är ca 100 kr/m för 25 kanaler + att det krävs ett nytt anläggningsbeslut. Utredning pågår. Det kan eventuellt komma ett förslag till nästa budgetår. Harald Lindell tog upp frågan angående städområdena. Förr hade varje hushåll sitt eget städområde och nu har varje hus ansvar för ett område. Många gånger är det dålig anslutning till städdagarna precis som det är till årsmötet. En bättring borde ske. Kurt Gustafsson framförde att det borde vara varje husägares intresse att någon gång vara med i styrelsen. Henrik Pettersson frågade om hur man gör med de nyinflyttade. Ett informationsblad lämnas och någon i styrelsen pratar med de nyinflyttade och hälsar de välkomna. Stefan Säve tog upp kontrollerna av husgrunderna. Styrelsen har nyligen gjort en kontroll och då upptäcktes läckage på ett varmvatten- och ett avloppsrör. Vi måste kontrollera husgrunderna oftare än vad som nu görs, endast på städdagarna. Styrelsen kommer att komma ut med vidare information hur och vad vi ska göra. Förslag från styrelsen är att det bör göras 1 gång/månad. Stig Nilsson frågade vad som ska göras åt cykelbanan mot Rösegårdsgatan. Säve kunde där informera att en utredning med kommunen pågår om vem som är ansvarig för denna. Eftersom det nu bor fler längst ned på gatan och det även är en bussgata kan det vara aktuellt med en ändring av stadsplanen. Föreningens förslag är att kommunen tar över allt ansvar (det är även de som planterat popplarna som förstört asfalteringen). Att asfaltera om kostar ca 200 000 kr. Vi måste få fram en handlingsplan vad vi ska göra. Utredning pågår. Det framfördes även att det sjunkit i backen vid garagen (nr 36, 37). 14 Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt Årsmötesprotokollet kommer att delas ut till samtliga hushåll. Då det blir väldigt många kopior måste troligen någon anlitas för att göra detta mot en viss kostnad. Detta godtogs av stämman. Mats Wahlstedt erbjöd sig att han eventuellt kunde göra detta mot en viss kostnad.
Vid protokollet Elisabeth Åström Sekreterare för stämman Justerat: Anders Olsson Ordförande för stämman Kurt Gustafsson Av stämman utsedda justeringsmän Lars Andersson