Granskning av kommunens leasingbilar

www.pwc.se Revisionsrapport Stina Björnram Granskning av kommunens leasingbilar Surahammars kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning och bakgrund...2 2.1. Uppdrag...2 2.2. Metod...2 3. Granskningsresultat...4 3.1. Hur är leasingavtalen utformade?...4 3.2. Vad finns det för riktlinjer och rutiner för fordonens användning? Vilka får använda fordonen?...4 3.3. Stämmer kommunens förteckning över fordon med officiella uppgifter (Infotorg)?...5 3.4. Hur är administrationen för hanteringen (bokning, betalning och nyckelutlämning) av fordonen uppbyggd?...5 3.5. Vad har kommunen för journalsystem för att redovisa gjorda resor? Hur följs dess resor upp?...5 3.6. På vilket sätt har kommunen ordnat med service och tvättning/städning av fordonen?...6 3.7. På vilket sätt är fordonen redovisade i kommunens årsbokslut?...6 3.8. Har fordonen alkolås?...6 3.9. Bedömning...6 Surahammars kommun

1. Sammanfattning och revisionell bedömning De förtroendevalda revisorerna i Surahammars kommun har gett i uppdrag att granska kommunens bilpool. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har Surahammars kommun har en ändamålsenlig organisation för att hantera leasingbilar på ett effektivt sätt? Efter att ha granskat leasingbilarna utifrån revisionskriterierna är bedömningen att det i huvudsak finns en ändamålsenlig organisation för att hantera leasingbilarna på ett effektivt sätt. Vi rekommenderar att man kompletterar befintliga rutiner och riktlinjer med ytterligare dokument för att bland annat tydliggöra arbetssättet. Vår bedömning baseras på bland annat följande iakttagelser: Det är positivt att det finns en person som är ansvarig för kommunens samtliga fordon och att han även ser till att det administrativa arbetet fungerar på ett bra sätt. Den som arbetar med leasingbilarna är väl insatt i hur han ska agera vid olika scenarier, dock saknas det dokumenterade rutiner för arbetet. Det saknas även andra dokumenterade rutiner och riktlinjer, bland annat när det gäller vad fordonen får/inte får användas till samt hur det går till vid inköp och försäljning. Uppföljning bör göras på varje respektive resa utifrån körjournalerna då man lättare kan avgöra resans effektivitet. Bra att det sker månadsvisa uppföljningar av tankningarna utifrån fakturan månadsvis. Vi rekommenderar att man tar fram dokumenterade rutiner och riktlinjer för vad fordonen får/inte får användas till, detta för att ge tydlighet i hur bilarna får brukas. Surahammars kommun 1 av 8

2. Inledning och bakgrund Surahammars kommun leasar ett antal fordon, ca 35 stycken, till en årlig kostnad av cirka 2,3 mnkr exklusive drivmedel. Det finns dels fordon ute i verksamheterna dels fordon i en pool. Fordonen i poolen är placerade vid kommunhuset. Att ha fordon i en pool innebär ett visst administrativt arbete och även arbete med att ordna med bland annat service och tvättning av fordonen. Har kommunen utvecklat tillräckliga rutiner för en effektiv administration och effektiv användaning av fordonen? 2.1. Uppdrag De förtroendevalda revisorerna i Surahammars kommun har gett i uppdrag att genomföra granskningen av kommunens leasingbilar Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har Surahammars kommun en ändamålsenlig organisation för att hantera leasingbilar på ett effektivt sätt? För att bedöma detta används följande revisionskriterier: Hur är leasingavtalen utformade? Vad finns för riktlinjer och rutiner för fordonens användning? Vilka får använda fordonen? Stämmer kommunens förteckning över fordon med officiella uppgifter (Infotorg)? Hur är administrationen för hanteringen (bokning, betalning och nyckelutlämning) av fordonen uppbyggd? Vad har kommunen för journalsystem för att redovisa gjorda resor? Hur följs dessa resor upp? På vilket sätt har kommunen ordnat med service och tvättning/städning av fordonen? På vilket sätt är fordonen redovisade i kommunens årsbokslut? Har fordonen alkolås? 2.2. Metod Granskningen har genomförts genom intervju och dokumentstudier. Vid intervjun deltog ekonomichef samt den som är fordonsansvarig. De dokument som studerats är Mötes- och resepolicy för Surahammars kommun och tillhörande bilaga Riktlinjer för möten och resor, båda antagna av kommunfullmäktige 2013-12-09. Surahammars kommun 2 av 8

Har även tagit del av kommunens bilregister som är en förteckning av kommunens samtliga fordon, både de som är leasade och som de själva äger. De intervjuade har fått möjlighet att sakgranska rapporten. Surahammars kommun 3 av 8

3. Granskningsresultat För att kunna besvara revisionsfrågan och kunna bedöma om kommunen har en ändamålsenlig organisation för att hantera leasingbilarna på ett effektivt sätt besvaras först revisionskriterierna. Det är kommunstyrelsen som har det övergripande ansvaret för leasingbilarna och det praktiska arbetet sköts av anställd fordonsansvarig på ekonomiavdelningen. Kommunen har enligt sitt bilregister 35 leasade bilar. De äger 7 bilar och har 10 släpvagnar samt 5 andra fordon som till exempel mopeder och traktorer. I kommunen finns det en bilpool, vilken avser 5 av de ovannämnda bilarna som är bokningsbara via kommunens mailsystem First Class eller via kommunkontorets växel. De resterande bilarna är knutna och placerade vid en specifik verksamhet. 3.1. Hur är leasingavtalen utformade? Kommunen har tidigare haft ett ramavtal med fullserviceleasing för bilarna via Möller bil AB, detta avtal gick ut 2012-01-31. Dock har kommunen fortfarande kvar bilar i det avtalet då vissa bilar har leasingperiod ända fram till 2016-03-13. De har ytteliggare ett avtal med Björkmans Bil, som endast gäller en bil vars avtal går ut 2014-10-09. Idag har kommunen tecknat ett nytt leasingavtal via Swedbank vilket ska finansiera de bilar som införskaffas under 2014. Avtalet med Swedbank är på 3 år och med ett restvärde på bilarna med 50 %. Kommunen har fyra olika bilkategorier. Sedan det nya leasingavtalet trädde i kraft har de upphandlat respektive bilkategori med olika bilfirmor, i två kategorier använder sig kommunen av samma bilfirma vilket gör att de har upphandlingsavtal med tre olika bilfirmor. Utvärderingarna på upphandlingarna är gjorda utifrån 90 % pris och 10 % garantier, man har valt det alternativ som var mest ekonomiskt fördelaktigt för kommunen. Under 2014 kommer kommunen att leasa cirka 22 nya bilar med det nya avtalet. 3.2. Vad finns det för riktlinjer och rutiner för fordonens användning? Vilka får använda fordonen? Det finns en framtagen policy som heter Mötes- och resepolicy för Surahammars kommun till dokumentet finns även en bilaga Riktlinjer för möten och resor. Policyn gäller för samtliga anställda och förtroendevalda inom kommunen och har som syfte att ge ett underlag för de som reser i tjänsten att bidra till ett gemensamt ansvar för att kommunens resor sker på ett planerat, klimatsmart och kostnadseffektivt sätt. Kommunens alla fordon får användas av samtliga anställda inom kommunen samt förtroendevalda och det är upp till var och en att ta ansvar för att man följer Surahammars kommun 4 av 8

resepolicyn och gällande avtal. Det framgår i riktlinjerna hur man bör tänka när man ska kalla till möten eller konferenser samt vilka olika färdmedel man kan använda sig av när resor är nödvändiga. Det saknas tydliga riktlinjer för vad man får/inte får använda fordonen till. 3.3. Stämmer kommunens förteckning över fordon med officiella uppgifter (Infotorg)? Kommunens bilregister, förteckning på fordonen, stämmer bra överens mot infotorgs uppgifter. Det finns några bilar som är med i kommunens bilregister och inte på listan från Infotorg och tvärtom, det handlar bland annat om en bil som är avställd samt en moped som är ny och ej blivit inlagd i registret än. Förteckningen ska uppdateras löpande av fordonsansvarige varje gång man leasar ett nytt fordon eller säljer/lämnar tillbaks ett. 3.4. Hur är administrationen för hanteringen (bokning, betalning och nyckelutlämning) av fordonen uppbyggd? Kommunen har sedan 2014 en fordonsanställd som har det fulla ansvaret för samtliga fordon, han ser även till att den administrativa hanteringen av fordonen fungerar. Bokning sker antingen via kommunens mailsystem First Class eller via kontakt med receptionen. Nycklarna för de bokningsbara bilarna förvaras i receptionen som finns i kommunhuset och lämnas ut först efter att personen som bokat bilen legitimerat sig. Bilarna används mer eller mindre varje dag och om det är någon bil som används mer än någon annan har fordonsansvarige koll på detta och kan flytta om bilarna så att det används ungefär lika mycket. Budgeten för samtliga leasingbilarna ligger centralt inom kommunstyrelsens förvaltning. Fordonsansvarige har denna budget på ett och samma ansvar, men uppdelad på verksamheter så att det går att urskilja vart kostnaderna ska hänföras för respektive bil. Det finns även en budgeterad intäkt för respektive bil så att interndebitering blir möjligt, på så sätt kan verksamheterna se helhets kostnaderna för just sina fordon. Dock ligger kostnaderna för drivmedel ute på respektive verksamhet. De bokningsbara bilarna som finns i kommunens bilpool debiteras inte ut på olika kostnadställen utan samtliga kostnader redovisas under ett övergripande ansvar. För dessa bilar finns inga intäkter budgeterade. 3.5. Vad har kommunen för journalsystem för att redovisa gjorda resor? Hur följs dess resor upp? Kommunen har inget journalsystem utan i varje bil ligger det en körjournal som manuellt ska fyllas i av den som kört bilen, vilket enligt de intervjuade efterlevs väl Körjournalerna får ansvarig för fordonen av respektive verksamhetschef månadsvis per mail. Fordonsansvarige går igenom körjournaler och gör en Surahammars kommun 5 av 8

rimlighetsbedömning så att allt ser rätt ut. Till exempel att man skrivit i när bilen använts och av vem. I varje bil som finns ute på verksamheterna finns det ett bensinkort och ett förarkort, dessa kort är sammankopplade med varandra och kan endast användas till den bil de är avsedda att användas till. De kan inte användas i någon annan bil. För de bokningsbara bilarna finns bensinkorten hos fordonsansvarige. När dessa används vid tankning finns en spärr där personen som tankar måste fylla i mätarställningen innan man börjar tanka, detta gör det lätt att hålla kolla så man inte missbrukar tankkortet och kan även stämma av att man brukat bilen i rätt syfte. Det görs ingen direkt avstämning av körjournalerna som ligger i bilen mot fakturan som kommer på bensinkorten. Den uppföljningen som fordonsansvarige gör är av tankkorten när räkningen kommer månadsvis. 3.6. På vilket sätt har kommunen ordnat med service och tvättning/städning av fordonen? Det är fordonsansvarige som har ansvaret för service, tvättning samt städning för de bokningsbara fordonen. Månadsvis stämmer han av service- och leasingperiod för att se vilka fordon som behöver servas eller ersättas inom snar framtid. De bilar som är placerade ute på verksamheterna ansvarar fordonsansvarig på respektive enhet själv för att meddela om städ, tvätt eller service. Vid mindre reparationer eller tvätt och städ kan personalen själva utföra arbetet eller använda sig av arbetsmarknadsenheten. 3.7. På vilket sätt är fordonen redovisade i kommunens årsbokslut? Kommunens bilar redovisas under kommunstyrelsen i årsredovisningen. I den ekonomiska analysen under leasingåtaganden i årsredovisningen 2013 kan man utläsa att kommunen bland annat leasar bilar. Det framgår att de under 2013 leasade bilar och andra transportmedel, med avtalstid 36 månader, för 1 716 tkr (1 697tkr 2012). 3.8. Har fordonen alkolås? Kommunen har som krav att samtliga fordon ska ha alkolås vilket de har sedan cirka 3 år tillbaks. 3.9. Bedömning Vi bedömer att det är positivt att det finns en person ansvarig för kommunens samtliga leasingbilar som har det fulla ansvaret för samtliga fordon. Han ser även till att den administrativa hanteringen av fordonen fungerar. Enligt vår bedömning är det viktigt att dokumentera ansvarsfördelningen när det gäller arbetet med leasingbilar. Den ansvarige för leasingbilarna vet vilka arbetsuppgifter som är hans och hur han ska utföra dessa, dock är arbetssättet ej dokumenterat. Surahammars kommun 6 av 8

För att undvika att något i arbetet missas, då upplägget för tjänsten som fordonsansvarig är relativt ny, rekommenderar vi att kommunstyrelsen tar fram dokumentera rutiner och ritlinjer för arbete med leasingbilarna i sin helhet. Vi bedömer att det är en brist att det inte direkt görs någon uppföljning av körjournalerna. Detta kan medföra att leasingbilarna inte används på ett ändamålsenligt sätt samt att det är svårt att bedöma om resorna kan effektiviseras. Det är positivt att det finns en spärr vid tankning då den som tankar måste ange mätarställningen och att detta följs upp av fordonsansvarige månadsvis. Bedömningen vi gjort är att det saknas rutiner och riktlinjer för vad fordonen får/inte får användas till. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att ta fram rutiner och riktlinjer för att ge tydlighet så att fordonen inte används till något som de inte är tänkta för. Efter att ha besvarat samtliga revisionskriterier är vår bedömning att Surahammars kommun i huvudsak har en ändamålsenlig organisation för att hantera leasingbilarna på ett effektivt sätt dock bör man se över dokumenten och komplettera för de rutiner som det saknas för. Surahammars kommun 7 av 8

2014-05-23 Stina Björnram Projektledare Thomas Lidgren Uppdragsledare Surahammars kommun 8 av 8