Avrop Kammarkollegiet ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 2010 Avropande enhet Malmö stad Stadskontoret Avdelning vård- och omsorg 205 80 Malmö Organisationsnummer: 212000-1124 Bakgrund och syfte Malmö stad, vård och omsorg arbetar för ökad kvalitet genom webbaserad utbildning inom ett flertal områden. Ett webbaserat lärande ökar tillgängligheten av utbildningar till samtliga anställda inom vård och omsorg. Det möjliggör samma kunskapsbas till alla, vilket i sin tur ska leda till att alla Malmöbor får samma vård och omsorg. Malmö stad kommer att administrera e-kurser direkt på interna/externa webbsidor. För uppföljning av webbaserat lärande behövs kunskapstest. Kontraktets giltighetstid Två års giltighet med möjlighet till förlängning på upp till ytterligare tre år. Behov och volymer Malmö stad avser avropa LMS för att administrera kunskapstest för ca 6500 anställda inom vård- och omsorg. specifikation Allmänna Verktyget ska vara tillgängligt på webben dygnet runt Verktyget ska stödja de webbläsare som anges på malmo.se/wag Verktyget ska anpassas enligt riktlinjer för Malmö stads webbapplikationer, se malmo.se/wag Verktygets användargränssnitt ska ha responsiv designa, RWD, och anpassa sig efter användarens enhet. Leverantören ska i samverkan med beställaren följa upp användbarhet, kvalitet, säkerhet och tillgänglighet regelbundet, en gång per kvartal Beställaren ska få tillgång till demoversion för att testa verktyget och den testen används som grund i utvärderingen Leverantören skall ha minst två kunder med vardera minst 500 användare, kontaktuppgifter till kunderna ska anges
2 (10) Tekniska Verktyget ska inte kräva Flash, Adobe Air eller Silverlight eller några andra tilläggsmoduler i webbläsaren Verktyget ska inte kräva Java hos klientenheten Verktyget ska vara anpassat mot html5 Verktyget ska kunna autentisera användare med LDAP mot Active Directory samt SAML 2.0. Verktyget ska inneha SSL-certifikat (stöd för kryptering) Behörigheter Det ska finnas personlig inloggning för användarna Användare ska kunna ändra sitt namn, e-post och lösenord Registrering i verktyget ska kunna göras enligt PUL Det ska gå att skapa ett flertal (minst fem) olika behörighetsroller Det ska gå att skapa ett flertal (minst tio) olika befattningskategorier Det ska finnas möjlighet att koppla verktyget till Malmö stads AD (Active directory), se bilaga 1 Verktyget ska kunna hantera olika nivåer av administratörer, t ex administratörer för att skapa kunskapstester samt administratörer som enbart hanterar användarbehörigheter Funktionalitet Det ska gå att skapa frågor på olika sätt, t ex envalsfrågor, flervalsfrågor Det ska gå att lägga in bilder i frågor Det ska gå att lägga frågor i olika mappar Det ska gå att bestämma hur många frågor från respektive mapp som ska vara med vid skapande av kunskapstest Frågorna ska kunna slumpas från mappar Frågornas ordningsföljd ska ändras när användaren gör om testet Svarsalternativ på frågor ska kunna ändra ordning om användaren gör om testet Kunskapstest ska kunna distribueras med automatik till grupper eller enskild användare Användaren ska få direkt återkoppling på sitt kunskapstest där både det rätta svaret och användarens svar syns Användaren ska kunna skriva ut diplom efter genomgångna och godkända kunskapstest Diplomen ska designas efter Malmö stads grafiska manual med Malmö stads logotype, teckensnitt samt färger Det ska gå att tidsbestämma giltighetstid för godkända kunskapstest Det ska gå att automatiskt skicka påminnelse till användaren när giltighetstiden av godkänt kunskapstest håller på att gå ut
3 (10) Systemadministration Systemadministratör ska kunna bygga organisation i flera nivåer, se bilaga 2 Systemadministratör ska kunna göra förändringar i den egna organisationsstrukturen Det ska gå att ändra en användares organisationstillhörighet Statistik och sökfunktion Det ska gå att ta fram statistik på enskild användares aktiviteter, genomgångna och godkända kunskapstest Det ska gå att ta fram statistik på gruppers aktiviteter Det ska gå att jämföra olika gruppers aktiviteter Det ska gå att skicka ut schemalagda rapporter till grupper, chefer och/eller till enskild användare i organisationen Drift och support Drift av webbapplikationen ska tillhandahållas av leverantör Uppdateringar av nya versioner ska ingå och ska ske i samråd med beställaren Företaget ska tillhandahålla användarsupport per telefon och e-post, vardagar mellan kl. 8 och 17 Utvärderingskriterier Nedan utvärderingskriterier ska kommenteras av leverantör. Utifrån de lämnade kommentarerna kommer utvärderingsgruppen att bedöma uppfyllelsen (se även mall nedan för bedömning). Rapporter och säkerhet Kriterier Det bör vara möjligt att ställa in vad och hur mycket som ska visas i rapporter Det bör finnas automatisk utloggning ur verktyget vid inaktivitet på tid som anges av systemadministratör Det bör ske en automatisk utloggning ur verktyget om användaren stänger ner webbläsaren Kommentar
Ej tillfredställande 0 poäng Bra 50 poäng Mycket bra 100 poäng 4 (10) Utvärderingskriterier Användarvänlighet (bedöms utifrån testdemon) 80 % Verktyget bör vara lätt att förstå sig på även för personer med liten datorvana Det bör vara lätt att hitta i verktyget Verktyget bör vara avskalat. Men detta menar vi ex. att knappar/funktioner som ej används ej syns. Det bör vara ett logiskt och lättförståeligt flöde i verktyget för användaren. Texter och knappar bör ha tydlig text och vara lättlästa Medelvärde Ja, finns = 100 poäng Nej, Saknas = 0 poäng Rapporter och säkerhet (bedöms utifrån av leverantören lämnade kommentarer, ja eller nej) Det bör vara möjligt att ställa in vad och hur mycket som ska visas i rapporter Det bör finnas automatisk utloggning ur verktyget vid inaktivitet på tid som anges av systemadministratör Det bör ske en automatisk utloggning ur verktyget om användaren stänger ner webbläsaren 20 % Totalt poäng/kolumn Medel Medelvärde
5 (10) Kriterierna ovan för användarvänlighet kommer att utvärderas av grupp bestående av personer från olika områden inom vård och omsorgsverksamheten och bygger på den testdemon som kommunen ska få tillgång till. Varje kriterium värderas från 0 poäng till 100 poäng. Utvärderingskriterier avseende Rapporter och säkerhet kommer att bedömas utifrån de kommentarer som leverantören lämnar. Om kriteriet uppfylls (ja) erhålls 100 poäng och om inte (nej) erhålls noll poäng. Medelvärdet av samtliga 8 kriterier används vid utvärderingen. Pris Pris ska lämnas enligt tabell nedan. A. Pris ska beräknas som en årlig kostnad och på att antalet användare succesivt kommer öka till 6500 under de första två åren. Pris anges för varje år enligt tabell nedan år 1 till år 5 Pris år 1 Pris år 2 Pris år 3 vid ev. förlängning Pris år 4 vid ev. förlängning Pris år 5 vid ev. förlängning Summa pris för år 1 till 5 år (del av utvärderingspris) B. Pris ska anges för samtliga kostnader i samband med installations- och införande processen (inkl. utbildning av två systemadministratörer). C. Pris ska anges för ev. integration med AD Summan av angivna priser ovan (A+B+C) utgör utvärderingspris. Pris ska även anges för konsulttjänster i SEK/timme, detta kommer inte att utvärderas och/eller ingå i utvärderingen. Prislista på tilläggstjänster som kan levereras ska bifogas anbudet, detta kommer inte att utvärderas och/eller ingå i utvärderingen. Anbudsutvärdering Utvärderingsmodell Innan anbud poängsätts sker kontroll att samtliga krav i avropsförfrågan är uppfyllda av anbudsgivaren. De anbud som uppfyller kraven poängsätts under utvärderingsperioden utifrån bedömningsgrunder för angivna kriterier och dess mervärde i avropsförfrågan. Vid prövning av anbuden kommer en mervärdesmodell (absolut utvärderingsmodell) att tillämpas.
6 (10) Mervärdesmodellen utgår från varje anbudsgivares anbudssumma och det görs ett prisavdrag motsvarande det mervärde som utvärderingskriterium är värderat till. Resultatet blir ett utvärderingstal där anbudet med det lägsta utvärderingstalet är lika med det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Det anbudet med lägst utvärderingstal kommer att antas. Mervärdet är baserat på kvalitetskriteriernas andel i förhållande till upphandlingens beräknade värde. För utvärderingskriterierna kan anbudsgivare erhålla maximalt 100 poäng och ett maximalt avdrag på 1 350 000 SEK. Detta ger att mervärdet är 13500 SEK per erhållen poäng. Varje kriterium som uppfylls blir ett avdrag på anbudssumman motsvarande kriteriets mervärde i SEK. Mervärdet för respektive utvärderingskriterium är angett nedan. Anbudsgivarens anbudssumma subtraheras med mervärdet, vilket ger ett utvärderingstal. Har en anbudsgivare exempelvis 80 poäng av maximalt 100 blir avdrag för mervärdet 80 * 13500 = 1 080 000 SEK. Avdrag av priset sker oberoende av storlek på anbudssumman samt oberoende av andra anbudsgivares anbudssummor. Utvärderingstalet är enbart till för jämförelse mellan och utvärdering av anbuden det är leverantörens offererade anbudssumma som erläggs under avtalstiden. Den anbudsgivare som erhåller lägst utvärderingstal vid utvärderingen samt uppfyller samtliga krav tilldelas kontraktet. Utvärderingskriteriernas fördelning Mervärdet är fördelat på utvärderingskriterierna enligt tabell med angiven vikt. Användarvänlighet 80 % Rapporter och säkerhet 20 % Summa kriterier 50 % Pris 50 % Resultatet blir ett utvärderingstal där anbudet med det lägsta utvärderingstalet är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Det anbud med lägst utvärderingstal kommer att antas. Leverans Senast 2013-12-01. Införandet ska ske under december 2013 och verktyget ska vara i bruk 1 januari 2014. Utbildning ska ges till 2 systemadministratörer. Leverantören ska tillhandahålla uppföljning och support under införandefasen.
7 (10) Leveranskontroll En månad efter leverans. Betalning Betalning 30 dagar netto. Betalning sker endast för utförd och godkänd leverans. Leverantören ska tillhandahålla elektronisk faktura enligt de standarder, Svefaktura eller SFTI Fulltextfaktura, som tagits fram genom SFTI (Single Face to Industry). Faktura skickas till: 102 Kommunstyrelsen Scanningenheten 2368 objekt 8836 205 80 Malmö För övrigt gäller att: Mervärdesskatt ska redovisas separat. Fakturerings-, expeditions- eller påminnelseavgifter får ej förekomma. Fakturan ska innehålla uppgift om beställarens namn och mottagaradress. Fakturan ska innehålla uppgift om leverantörens plus-/bankgiro nummer, organisationsnummer, innehav av F-skattebevis samt namn, adress och telefonnummer. Fakturan ska innehålla specifikation, ersättningskostnad, specificerad moms etc. Felaktig faktura ska krediteras. Faktureringsrutiner kan komma att förändras. på redovisning i anbudet Redovisa svar på krav och utvärderingskriterier enligt samma ordning som de anges i Avropsförfrågan. Tidpunkter och frågor All kommunikation ska ske med epost. Avropssvar ska skickas till bodil.lindberg@malmo.se ange Avropssvar Kammarkollegiet i ämne senast den 22:e oktober. Avropsfrågor besvaras per e-post och skickas till bodil.lindberg@malmo.se ange Fråga Avrop Kammarkollegiet i ämne. Sista dag att ställa frågor är den 15:e oktober kl. 15.00.
Begreppsförklaringar Administratör: person som kan hantera användare i verktyget Aktiviteter: att logga in i verktyget, att göra kunskapstest Användare: medarbetare i Malmö stad som ska använda/arbeta i verktyget Befattningskategori: olika professioner som ex sjusköterska, arbetsterapeut, omvårdnadspersonal Behörighetsroll: systemadministratör, administratör, chef, medarbetare E-kurser: utbildningar i form av e-learning Grupp: flera medarbetare som ex tillhör samma arbetsplats, samma befattningskategori eller samma behörighetsroll Klientenhet: medarbetarens dator/läsplatta/mobil där medarbetaren ska arbeta i verktyget LMS: Learning Management System, lärplattform Systemadministratör: användare som skapar kunskapstest samt administrerar organisation och användare Rapport: redogörelse för vad medarbetare gjort i verktyget, ex påbörjat eller avslutat ett kunskapstest AD: system för att hantera behörigheter 8 (10)
9 (10) specifikation Författare Avd Telefon Datum Version Sida David Ravenna ITS PoU 0733-428208 2013-09-18 1.0 1 (1) Funktion Anslutning till katalogtjänst AD Noteringar Förankrat ITS IT-säkerhetsakitekt Per Johansson Bilaga 1 specifikation anslutning till katalogtjänst 1. Systemlösningen ska ha stöd för autentisering mot standardkatalogtjänst som Microsoft Active Directory (baserat på lägst Windows Server 2008 R2) / SLDAP (Secure LDAP) och eller Kerberos, lägst RC4 128bit, bör vara eller ha stöd för AES 256bit. 2. Systemlösningen bör kunna tillämpa roll- och gruppbaserad åtkomst utifrån filtrerade attribut och gruppmedlemskap i Malmö stads katalogtjänst (standardinstallation, befintligt schema, i Microsoft Active Directory) 3. Systemet bör erbjuda stöd för SSO (single sign on) med som lägst NTLM v2 128 bit 4. Systemet ska klara framtida uppdateringar och versioner av Active directory så länge branschstandarder såsom x500 och x509 följs 5. Systemkontot som systemlösningen använder för att ansluta till Malmö stads katalog ska inte vara av typen "Domain admin" 6. Systemlösningen bör vara anpassad för att kommunicera mot domännamnet 7. Om systemlösningen inte kan använda domännamnet så bör mer än en domänkontrollant (DC) kunna anges för redundans i kopplingen till katalogen 8. Systemlösningen ska inte behöva lokala systemkonton för att fungera 9. Systemlösningen ska inte ha behov av att startas om för att retablera kontakt med katalogen vid avbrott 10. Systemlösningen ska inte fånga upp eller i någon form lagra lösenord som från Malmö stads katalogtjänst 11. Lösenord ska vara krypterade när de transporteras i systemlösningen, ingående komponenter och med ev. integrerade system, exempelvis med SSL men bör vara TLS 12. Tider för automatisk utloggning, ned-koppling av session ska kunna aktiveras och regleras i systemlösningen 13. Beroende på systemets information och dess klassning rörande sekretess, tillgänglighet, riktighet och eller spårbarhet, så ska systemet logga händelser relaterat till autentisering 14. Systemlösningen ska fungera i en miljö där IPsec och SDI tillämpas
10 (10) Bilaga 2: Organisationskiss Malmö stad Innerstaden Norr Sociala resursförvaltningen Funktionsstöd Avlösning/Ledsagning/Personlig assistans Avlösning Ledsagning Personlig assistans LSS Boende 1 LSS Boende 2 LSS Boende 3 Söder Väster Öster