Projektnummer 10054 2011-07-11 Förfrågningsunderlag INKASSOTJÄNSTER 2011
2 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SIDA 1 Anbudsinbjudan 4 1.1 SKL Kommentus Inköpscentral 4 1.2 Inbjudan att lämna anbud 4 1.3 Upphandlingens omfattning 5 1.3.1 Volym och antal Ramavtal 5 1.3.2 Avtalsperiod 5 1.4 Upphandlingsförfarande 6 1.5 Avropsförfarande 6 1.6 Annonsering och tidplan 6 1.7 Förfrågningsunderlaget 7 1.7.1 Disposition 7 1.7.2 Skall-krav 8 1.8 Frågor om förfrågningsunderlaget 8 1.9 Anbudets form och innehåll 9 1.9.1 Förutsättningar för att anta anbud 10 1.9.2 Anbuds- och Svarsformulär 10 1.9.3 Anvisningar för ifyllande av anbudsformulär 10 1.9.4 Anvisningar för ifyllande av Svarsformulär 11 1.10 Sista anbudsdag och inlämnande av anbud 11 1.11 Anbudsprövning 12 1.11.1 Steg 1 - Kvalificering 12 1.11.2 Steg 2 Övriga skall-krav 12 1.11.3 Steg 3 - Utvärdering 12 1.12 Förtydligande och kompletteringar av anbud 12 1.13 Tilldelningsbeslut och avslutande av upphandling 13 1.14 Sekretess 13 2 Information om anbudsgivare och anbud 14 2.1 Anbudsgivare 14 2.2 Anbudets giltighetstid 15 2.3 Anbudet 15 2.4 Ramavtal 15 2.5 Undertecknande av anbud 16 3 Krav på Leverantören 17 3.1 Uteslutning av leverantör 17 3.1.1 Uteslutning enligt 10 kap. 1 LOU 17 3.1.2 Uteslutning enligt 10 kap. 2 LOU 17 3.2 Registreringsskyldighet 18 3.3 Skatter och sociala avgifter 19
3 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 3.4 Ekonomisk stabilitet 19 3.5 Underleverantörer 20 3.6 Kvalitetsarbete 21 3.7 Leverantörens kompetens och erfarenhet 21 3.7.1 Obligatoriska tillstånd 21 3.7.2 Erfarenhet och referensuppdrag 22 4 Krav på tjänsten 24 4.1 Krav på integration 24 4.2 Webbaserat kommunikationsgränssnitt 24 4.2.1 Statistikuppgifter 24 4.3 Systemkrav och krav på leveransintervall 25 4.4 Tjänstens utförande 25 4.4.1 Tjänstens utförande 25 4.4.2 Underlag hos Myndigheten 26 4.4.3 Ersättning om inkassokostnader 27 4.5 God inkassosed 27 4.6 Rutiner 27 4.7 Utbildning 28 4.8 Kundservice 28 4.9 Priser och ersättning till Myndigheten 28 4.9.1 Svarsformulär 1 - DEL 1 29 4.9.2 Svarsformulär 1 - DEL 2 29 5 Anbudsprövning 31 5.1 Utvärdering 31 5.1.1 Summering av ersättning till Myndigheten Del 2 31 5.1.2 Summering av ersättning till Myndigheten Del 2 31 5.1.3 Utvärderingspris 32
4 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 1 ANBUDSINBJUDAN 1.1 SKL KOMMENTUS INKÖPSCENTRAL SKL Kommentus Inköpscentral AB (organisationsnummer 556819-4798), nedan kallad SKI, ägs av SKL Kommentus AB som i sin tur ägs av Sveriges kommuner och Landsting (SKL), genom dess bolag SKL Företag AB. SKI är en inköpscentral som vid samordnad upphandling dels kan ingå ramavtal i eget namn avsedda för andra upphandlande myndigheter/enheter och dels kan medverka som ombud åt flera upphandlande myndigheter/enheter. SKI:s ramavtal är avsedda främst för kommuner, landsting, regioner och deras bolag. För vidare information om SKL Kommentus Inköpscentral AB, www.sklkommentus.se 1.2 INBJUDAN ATT LÄMNA ANBUD SKI inbjuder leverantörer att lämna anbud avseende upphandling av Inkassotjänster 2011. Ett antal avropsberättigade myndigheter och enheter kommer att tillämpa Ramavtalet från avtalsstart och vissa från ett senare datum, se bilaga 1 Avropsberättigade myndigheter/enheter för detaljerad information. Detta innebär att även andra än de avropsberättigade myndigheter och enheter som initialt meddelat intresse kan komma att tillämpa Ramavtalet under avtalsperioden. Vad avser Stockholms läns landsting (SLL) har deras samtliga verksamheter/bolag redovisats i bilaga 2 Koncernöversikt SLL. Med Myndigheten avses fortsättningsvis sammantaget samtliga avropsberättigade myndigheter och enheter enligt ovan, om inget annat anges. Syftet med ramavtalsupphandlingen är att tillförsäkra Myndighetens behov av Inkassotjänster. Med stöd av tecknade ramavtal kan Myndigheten anskaffa Inkassotjänster genom ett avropsförfarande utan att separata upphandlingar genomförs i varje enskilt fall.
5 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 Myndigheten ska ha kontinuerlig tillgång till de tjänster som verksamheten kräver och som ingår i upphandlingen. Ramavtalet ska kännetecknas av förmånliga priser och avtalsvillkor. 1.3 UPPHANDLINGENS OMFATTNING Den aktuella upphandlingen avser Inkassotjänster och omfattar följande delar: Inkassokrav Utlandsinkasso Anbud skall omfatta samtliga ovan angivna tjänster, om inte annat anges i underlaget. Upphandlingen omfattar förvaltning av Myndighetens fordringsstock, bestående av fordringar som tillkommer efter att Ramavtal tecknats. Anbudsgivaren äger rätten att förvalta de fordringar som influtit under avtalstiden, men äger ej rätten att sälja vidare denna fordringsstock. Upphandlingen är rikstäckande vilket innebär att anbudsgivaren lämnar anbud för samtliga i bilaga 1 och 2 angivna avropsberättigade myndigheter/enheter 1.3.1 VOLYM OCH ANTAL RAMAVTAL Avsikten är att upphandlingen ska resultera i tre (3) Ramavtal under förutsättning att antalet anbud som uppfyller ställda krav uppgår till detta antal. Den årliga volymen för inkassokrav och utlandsinkasso uppskattas till 200 000 ärenden per år. Totalt kapital beräknas till 100 miljoner kronor per år. Dessa beräkningar bygger på uppgifter från de 27 avropsberättigade myndigheter som anmält intresse att avropa från Ramavtalet. Inköpsvolymen kan inte garanteras utan kommer att bero på Myndighetens verkliga behov och övriga omständigheter som inte var kända vid tidpunkten för upphandlingen. 1.3.2 AVTALSPERIOD Ramavtalen gäller i trettiosex (36) månader med möjlighet till förlängning med tolv (12) månader. Förlängning av Ramavtal ska påkallas av SKI senast tre (3) månader innan Ramavtalet löper ut. Om inte förlängning påkallas upphör Ramavtal att gälla efter trettiosex (36) månader.
6 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 1.4 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen genomförs med tillämpning av öppet förfarande enligt 4 kap 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Detta innebär bland annat att samtliga leverantörer får lämna anbud och att anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Upphandlingsprocessen kommer i stora drag att se ut på följande sätt: Annonsering i EUT TED och publicering av förfrågningsunderlaget via SKI:s ombud, Visma Opic AB, www.opic.com Anbuden inkommer. Anbudsgivarna kvalificeras. Anbuden prövas enligt krav på tjänsten och utvärderas. Tilldelningsbeslut fattas och samtliga anbudsgivare meddelas detta. Ramavtal tecknas med antagna anbudsgivare tidigast efter det att tio (10) kalenderdagar har passerat från det att upplysningar om tilldelningsbeslutet har skickats till samtliga anbudsgivare. Ramavtalen träder i kraft när båda parter undertecknat Ramavtalet 1.5 AVROPSFÖRFARANDE Myndigheten kommer att tillämpa avropsförfarandet enligt 5 kap 5 LOU vid tilldelning av Kontrakt enligt Ramavtalet. Detta innebär att vid tilldelning av Kontrakt (avropsavtal) får Myndigheten precisera sina behov med kraven som ställts i upphandlingen, som utgångspunkt. Den Ramavtalsleverantör som rankats som nr 1 ska alltid tillfrågas först. I det fall Ramavtalsleverantören inte kan leverera inom önskad leveranstid och/eller inte kan tillhandahålla efterfrågad tjänst ska Leverantör nr 2 i rangordningen tillfrågas o s v Förfarandet regleras i punkt 1.8 Avropsförfarande i Ramavtalsutkast, bilaga 4. 1.6 ANNONSERING OCH TIDPLAN Annonsering sker i EUT/TED (Europeiska unionens officiella tidning/tenders Electronic Daily) 2011-07-11. Samma dag kan förfrågningsunderlaget hämtas på http://www.opic.com (Visma Opic AB). Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att fullständigt Förfrågningsunderlag enligt bilageförteckningen i avsnitt 1.7 erhållits.
7 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 Tilldelningsbeslut, d v s beslut om vilka leverantörer SKI avser teckna Ramavtal med, beräknas kunna fattas under oktober 2011. 1.7 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Det är viktigt att anbudsgivaren så snart som möjligt noga läser igenom hela förfrågningsunderlaget. 1.7.1 DISPOSITION Förfrågningsunderlaget är uppdelat i följande avsnitt: 1. Anbudsinbjudan 2. Information om anbudsgivare och anbud 3. Krav på Leverantören 4. Krav på Tjänsten 5. Prövning och utvärdering Till förfrågningsunderlaget hör även följande bilagor: 1. Svarsformulär 1 Priser och ersättning 2. Bilaga 1 Avropsberättigade myndigheter/enheter 3. Bilaga 2 Koncernöversikt SLL 4. Bilaga 3 Beskrivning av olika tjänster inom Inkassotjänster 2011 5. Bilaga 4 Ramavtalsutkast Inkassotjänster 2011 6. Avtalsbilaga 1 Förfrågningsunderlag 7. Avtalsbilaga 2 Avropsberättigade myndigheter/enheter (inklusive Koncernöversikt SLL) 8. Avtalsbilaga 3 Underleverantörsuppgifter (i förekommande fall) 9. Avtalsbilaga 4 Priser och ersättning 10. Avtalsbilaga 5 Mall för Kontrakt 11. Avtalsbilaga 6 Redovisning för försäljning Publicerade frågor och svar samt eventuella förtydliganden och kompletteringar under anbudstiden kommer även de att utgöra en del av förfrågningsunderlaget. Notera att text som i förfrågningsunderlaget markerats med kursiv stil innehåller information till anbudsgivaren och därmed inte kommer att finnas med i den slutliga Avtalsbilagan.
8 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 1.7.2 SKALL-KRAV Ett skall-krav är antingen uppfyllt eller ej uppfyllt. Någon värdering av ett skall-kravs grad av uppfyllelse får inte ske. I de fall ett svar på ett skall-krav är motsägelsefullt eller kombinerat med villkor för svarets giltighet på någon plats i anbudet, eller att svar utelämnats kan skall-kravet komma att bedömas vara ej uppfyllt. I de fall underleverantörer ingår i anbudet skall anbudsgivarens svar avse helheten, d v s anbudsgivaren inklusive samtliga underleverantörer. Endast om kravet uttryckligen anger det ska svar specifikt avges även för underleverantörer. Om underleverantör inte uppfyller samtliga ställda skall-krav kan SKI komma att utesluta aktuell underleverantör ur anbudsgivarens anbud. Anbudsgivarens anbud kommer således inte att förkastas i sin helhet. Observera dock att uteslutning av underleverantör kan resultera i att anbudet förkastas med anledning av att andra skall-krav inte uppfylls. Anbudsgivare kommer i dessa fall inte att ges möjlighet att komplettera sitt anbud i aktuellt avseende. I förfrågningsunderlaget framgår vilka krav som är skall-krav genom att dessa markeras med det fetstilta ordet skall. Observera att samtliga skall-krav måste vara uppfyllda för att anbudet ska kunna utvärderas. 1.8 FRÅGOR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Under upphandlingsprocessen är det inte tillåtet för SKI och/eller avropsberättigade myndigheter/enheter att diskutera förfrågningsunderlag, anbud, utvärdering etc. med anbudsgivare på ett sådant sätt att någon anbudsgivare gynnas eller missgynnas. Finner anbudsgivare att förfrågningsunderlaget eller tillhörande dokument i något avseende är oklart eller har något att anföra mot dess innehåll, ska detta omedelbart och under anbudstiden skriftligen meddelas SKI via e-postadressen minna.forsling@sklkommentus.se. Ställda frågor av allmänt intresse, som avidentifierats, och svar samt eventuell ytterligare information om förfrågningsunderlaget (såsom förtydliganden och ev. rättelser) kommer att publiceras löpande på nämnda webbadress enligt avsnitt 1.6. Svar avgivna på annat sätt är ej giltiga och utgör därmed inte en del av förfrågningsunderlaget. Normalt publiceras svar inom fem (5) arbetsdagar från det att frågan har inkommit. Fråga ställs genom att tydligt uppge vilket avsnitt som frågan gäller och i förekommande fall, bilagenummer.
9 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 Frågor om varför ett visst krav ställts eller hur upphandlingen utformats besvaras ej. Det åligger varje anbudsgivare, oavsett hur förfrågningsunderlaget erhållits, att ha bevakning för eventuell ny information som publiceras på nämnda webbplats under anbudstiden. Observera att frågor endast kan ställas under perioden 2011-08-01 t o m 2011-09-13.Frågor som ställts efter detta datum kommer inte att besvaras. Svar på frågor publiceras sista gången 2011-09-15. Svar avgivna på annat sätt är ej giltiga och utgör därmed inte en del av förfrågningsunderlaget. 1.9 ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Anbudet skall vara formulerat på svenska. Bevis får även vara på engelska. Anbudet skall beskriva situationen på anbudsdagen såvitt ej kravet uttryckligen medger annat. Anbudsformuläret och samtliga bevis skall lämnas som ett (1) undertecknat original samt en (1) elektronisk läsbar kopia på USB-minne med undantag av Svarsformulär 1 Priser och ersättning. Svarsformuläret skall enbart lagras på USB-minnet då den elektroniska versionen anses vara originalet. Svarsformuläret begärs således inte i pappersformat. Observera att utöver det undertecknade originalet, ska anbudsformuläret lämnas i samma digitala format som det erhållits och därmed inte lagras som pdf-fil. Om anbudsformuläret samt samtliga bevis skiljer sig åt mellan dessa media anses pappersformaten vara originalet med undantag för Svarsformulär 1 Priser och ersättning. Anbudet i pappersmedia ska inlämnas i pärmar med organisationsnamn och organisationsnummer på samtliga pärmryggar och försättsblad. USB-minnet ska märkas med anbudsgivarens namn. Anbud skall innehålla följande: Flik 1: Ifyllt och undertecknat anbudsformulär Flik 2: Bevis utöver ovanstående som ska biläggas anbudet Flik 3: Läsbart USB-minne i plastficka Ifyllt Svarsformulär 1 i samma format som erhållet (enbart digitalt i USB-minnet). Bifoga inte Ramavtalet med tillhörande bilagor i anbudet.
10 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 Vad avser Svarsformulär 1 Pris och ersättning skrivs det inte ut utan lagras enbart på USB-minnet. 1.9.1 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT ANTA ANBUD Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav som anges i detta förfrågningsunderlag. Vi vill poängtera att SKI bara har möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad information och som uppfyller samtliga ställda krav. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar samtliga förutsättningar och krav kommer alltså inte att antas. Därför är det av största vikt att anbudsgivaren tillser att svar och beskrivningar på ställda krav innehåller all information som krävs för att kunna avgöra att aktuellt krav uppfylls. I samband med prövningen av anbudet kan SKI komma att kontrollera de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna. Felaktiga uppgifter kan leda till att anbudet inte upptas till prövning. 1.9.2 ANBUDS- OCH SVARSFORMULÄR Förfrågningsunderlaget är upprättat så att det även är ett anbudsformulär med tillhörande svarsformulär. Anbudsgivaren använder dessa för att ta fram sitt anbud då det bidrar till att anbudsgivaren lämnar ett fullständigt anbud. Svaren lämnas i de kryss- och svarsrutor som återfinns i dokumentet. Anbudsformuläret har tagits fram med hjälp av Microsoft Words formulärfunktion. För att kunna läsa och fylla i dokumentet krävs Microsoft Word 97 eller senare version av denna programvara. Svarsformuläret har tagits fram med hjälp av Microsoft Excel. För att kunna läsa och fylla i svarsformuläret krävs Microsoft Excel 97 eller senare version av denna programvara. Anbuds- och Svarsformuläret ska efter ifyllnad sparas i respektive programvara version 97 eller senare. Om anbudsgivaren har problem att fylla i formuläret eller svarsbilagorna, bör kontakt tas snarast med SKI. 1.9.3 ANVISNINGAR FÖR IFYLLANDE AV ANBUDSFORMULÄR För att kunna fylla i anbudsformuläret måste filen laddas ned och därefter sparas. Anbudsformuläret är skyddat så att förändring av texten inte är möjlig. Dess struktur, layout, text och tabeller får inte ändras. Endast de textrutor som anbudsgivaren ska använda för att lämna efterfrågad information är åtkomliga för ifyllnad. Förflyttning i formuläret sker med Page Down (framåt) och Page Up (bakåt) alternativt med piltangenterna eller med hjälp av musen. Textrutorna används för att lämna efterfrågade uppgifter och redovisningar. Notera att samtliga krav ska vara uppfyllda för att anbudet ska få delta i den avslutande anbudsutvärderingen.
11 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 1.9.4 ANVISNINGAR FÖR IFYLLANDE AV SVARSFORMULÄR Respektive kravtext innehåller instruktioner om hur svar ska anges, exempelvis avseende svarsfält som ska fyllas i samt under vilken flik begärda uppgifter ska biläggas/sparas. Endast de textrutor som anbudsgivaren ska använda för att lämna efterfrågad information är åtkomliga för ifyllnad. Förflyttning i formulären sker med piltangenterna eller med hjälp av musen. En förutsättning för ovanstående är att anbudsgivaren fyller i enligt instruktioner och levererar ifyllt svarsformulär i det format som det är utformat samt lagrar dessa i USB-minnet. 1.10 SISTA ANBUDSDAG OCH INLÄMNANDE AV ANBUD Anbudet skall ha inkommit till SKI senast 2011-09-21, denna dag betecknas anbudsdag. Anbud som inkommer efter detta datum och anbud inlämnade via e-post eller fax beaktas ej. Anbudet skall lämnas i neutralt förseglat kuvert, kartong eller motsvarande samt vara märkt: Anbud Inkassotjänster 2011. Anbud skall adresseras till: SKL Kommentus Inköpscentral AB 117 99 Stockholm Anbud kan även lämnas i receptionen på Hornsgatan 15 i Stockholm under följande tider: Vardagar kl 07:30-17:00. Anbudsöppning sker dagen efter anbudstidens utgång, kl 10:00 i SKI:s lokaler. Om denna dag infaller på en lördag, söndag eller helgdag, sker anbudsöppning efterföljande vardag. Vid anbudsöppning får inte anbudsgivaren delta. Dock kan anbudsgivaren begära att en representant från Stockholms Handelskammare närvarar vid öppningen. Kostnaden för detta skall betalas av den som framställt begäran, d v s anbudsgivaren.
12 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 1.11 ANBUDSPRÖVNING Samtliga anbud prövas och utvärderas enligt nedan beskrivna steg. 1.11.1 STEG 1 - KVALIFICERING Vid det första steget kvalificering prövas om anbudsgivaren uppfyller ställda kvalificeringskrav, d v s krav på Leverantören. Dessa är angivna som skall-krav. Ett skall-krav kan vara uppfyllt eller ej uppfyllt. De anbudsgivare som uppfyllt kraven går vidare till steg två (2), övriga förkastas. 1.11.2 STEG 2 ÖVRIGA SKALL-KRAV Vid det andra steget prövas om anbudet uppfyller övriga skall-krav utöver kvalificeringskraven, d v s skall-krav kopplade till upphandlingsföremålet (Inkassotjänster). Ett skall-krav kan vara uppfyllt eller ej uppfyllt. De anbud som uppfyller dessa skall-krav går vidare till steg tre (3), övriga förkastas. 1.11.3 STEG 3 - UTVÄRDERING I steg tre (3) utvärderas kvarvarande anbud enligt principen lägst pris i enlighet med utvärderingen som beskrivs utförligt i avsnitt 5. 1.12 FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERINGAR AV ANBUD Anbudsgivare har att se till att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter i föreskriven form. SKI har ingen skyldighet att begära att ett ofullständigt anbud förtydligas eller kompletteras. SKI har heller ingen rätt att begära detta annat än i undantagsfall, under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsgivare kan få rätta uppenbara felskrivningar, felräkningar eller annat uppenbart fel i anbudet om SKI så tillåter.
13 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 1.13 TILLDELNINGSBESLUT OCH AVSLUTANDE AV UPPHANDLING Ramavtal kommer att tilldelas de anbudsgivare som har de lägsta utvärderingspriserna med hänsyn till vad som angivits i förfrågningsunderlaget. Meddelande om tilldelningsbeslut kommer att skickas ut med e-post till den e- postadress som angetts i anbudet, se avsnitt 2.1 Anbudsgivare. Det är därför av yttersta vikt att rätt e-postadress/-er uppges i anbudet. Tilldelningsbeslutet kan även läsas på www.opic.com (Visma Opic AB). Tilldelningsbeslutet är inte att ses som en accept enligt avtalslagen. Ramavtal kan tecknas, alternativt träda i kraft, tidigast efter att avtalsspärren har upphört, d.v.s. tidigast efter det att tio (10) dagar har gått från det att SKI lämnat underrättelse om tilldelningsbeslut. 1.14 SEKRETESS SKI omfattas inte av offentlighetsprincipen. SKI lämnar därför, som huvudregel, inte ut anbud. Detta gäller även efter att tilldelningsbeslut har fattats. SKI förbehåller sig emellertid rätten att lämna ut handlingar för det fall domstol, tillsynsmyndighet eller annan myndighet så begär eller om det i övrigt krävs för ett effektivt bedrivande av SKI:s verksamhet. Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan bör i anbudet precisera vilka uppgifter i anbudet sekretess begärs för, och beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. SKI vill dock betona att i samband med att tilldelningsbeslutet distribueras, kan uppgifter ur anbud som är relaterade till tilldelningskriterierna och utvärderingsmodellen komma att offentliggöras (t.ex. vissa prisuppgifter)..
14 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 2 INFORMATION OM ANBUDSGIVARE OCH ANBUD 2.1 ANBUDSGIVARE Anbudsgivaren skall ange nedanstående begärda uppgifter: Observera att organisationsnummer och organisationsnamn skall överensstämma med de uppgifter som är registrerade i aktuellt gällande registreringsbevis eller motsvarande från annat land enligt krav i avsnitt 3.2. Anbudsgivarens företagsnamn: Organisationsnummer: Adress: Postadress: Telefonnummer (växel): Kontaktperson 1 för anbudet: Namn: Telefonnummer: E-post: Kontaktperson 2 för anbudet: Namn: Telefonnummer: E-post: Kontaktperson under avtalstiden: Namn: Telefonnummer: E-post: Behörig företrädares namn: E-postadress/-er dit tilldelningsbeslut skall skickas:
15 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 2.2 ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbudet skall vara bindande t o m 31 augusti 2012. Anbudets giltighetstid bekräftas: Ja 2.3 ANBUDET Anbudet skall lämnas i ett skriftligt original avfattat på svenska och i sin helhet som en digital kopia med samtliga bevis på USB-minne. Anbudet lämnas i ett skriftligt original enligt anvisning ovan och är avfattat på svenska: Ja Anbudet lämnas därutöver i sin helhet med samtliga bevis m.m. som en digital kopia i form av USB-minne. Observera att Svarsformulär 1 är original i digital form då den enbart lämnas i digital form. Observera även i vilket format formuläret ska sparas i. Märk minnet med ert företags namn! Ja 2.4 RAMAVTAL Anbudsgivaren skall godkänna Ramavtalsutkast, bilaga 4 med dess villkor i sin helhet utan reservation, ändringar och tillägg. Ramavtalet utgörs av Ramavtalets huvudtext inklusive avtalsbilagor. Observera att vissa delar i Ramavtalet kommer att hämtas från inlämnade uppgifter i anbudet. Anbudsgivare accepterar Ramavtalsutkastet med dess villkor: Ja
16 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 2.5 UNDERTECKNANDE AV ANBUD Angiven anbudsgivare enligt avsnitt 2.1 lämnar härmed anbud till SKI avseende Inkassotjänster 2011. Samtliga krav i detta förfrågningsunderlag inklusive eventuell kompletterande information och förtydliganden som publicerats på nämnd webbsida enligt avsnitt 1.8 godkänns genom behörig företrädares underskrift. Ort: : Underskrift av behörig företrädare Namnförtydligande/-en: Behörighet att företräda anbudsgivande företag framgår av inlämnat registreringsbevis enligt krav i 3.2 eller Ja Behörighet att företräda anbudsgivande företag framgår ej av registreringsbevis, annat bevis bifogas anbudet och lagras i USB-minnet: Ja Bilagenr:
17 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 3 KRAV PÅ LEVERANTÖREN Nedan anges de generella krav som ställs på Leverantör inom området Inkassotjänster 2011. 3.1 UTESLUTNING AV LEVERANTÖR 3.1.1 UTESLUTNING ENLIGT 10 KAP. 1 LOU Enligt 10 kap. 1 LOU skall en upphandlande myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att Leverantören enligt laga kraft vunnen dom är dömd för sådan brottslighet som innefattar: 1. deltagande i kriminell organisation, 2. bestickning, 3. bedrägeri, 4. penningtvätt. Är Leverantören en juridisk person, skall Leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Bekräftelse att Leverantören och eventuella underleverantörer inte är föremål för ovanstående omständigheter: Ja 3.1.2 UTESLUTNING ENLIGT 10 KAP. 2 LOU Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Enligt 10 kap. 2 LOU kan en anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandling om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och SKI kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker.
18 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 6. i något väsentligt hänseende låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap. Är Leverantören juridisk person, får Leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott enligt punkt 3, eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkt 4. Leverantören ansvarar för att eventuella underleverantörer uppfyller kraven enligt 10 kap. 2. Leverantören äger heller inte rätt att anlita underleverantör som är föremål för dessa omständigheter. Bekräftelse att Leverantören och eventuella underleverantörer inte är föremål för ovanstående omständigheter: Ja 3.2 REGISTRERINGSSKYLDIGHET Leverantören och eventuella underleverantörer skall uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter, dvs. vara registrerad i aktiebolags-, handelsregister (Bolagsverket) eller motsvarande register som förs i det land där Leverantörens och eventuella underleverantörers verksamhet är etablerad. Anbudsgivaren skall i sitt anbud bekräfta att krav på registrering är uppfyllt för såväl anbudsgivaren som eventuella underleverantörer samt bifoga aktuellt gällande registreringsbevis, eller motsvarande i hemlandet, för anbudsgivande företag. Beviset skall inte vara äldre än 90 dagar räknat från anbudsdagen. Beviset biläggs under flik 2. Observera att registreringsbevis enbart får vara på svenska alternativt en översatt styrkt kopia av originalet till engelska. Bekräftelse att kraven uppfylls och att beviset bilagts anbudet Ja
19 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 3.3 SKATTER OCH SOCIALA AVGIFTER Leverantören och eventuella underleverantörer skall uppfylla i Sverige eller de i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. För utländska Leverantörer och utländska underleverantörer skall bevis som visar att företaget erlägger F-skatt eller motsvarande och som klarlägger att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och socialförsäkringsavgifter i det egna landet, biläggas under flik 2 i anbudet. Beviset skall inte vara äldre än 90 dagar räknat från anbudsdagen. Anbudsgivare skall bekräfta att kravet uppfylls. Bekräftelse att kravet uppfylls: Ja Bevis för utländsk Leverantör och/eller utländska underleverantörer bifogats med anbudet och lagrats i USB-minnet: Ja Bilagenr: SKI kommer som en del av leverantörsprövningen, att kontrollera att Leverantören och eventuella underleverantörer uppfyller i Sverige ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter genom hämtning av uppgifter från Skatteverket. För utländska Leverantörer och utländska underleverantörer kommer SKI att kontrollera uppfyllelsen av ställda krav i det egna landet genom bilagt bevis som enbart får vara på engelska. Om Leverantören inte uppfyller kravet förkastas anbudet. Om någon av angivna underleverantörer inte uppfyller dessa krav, kommer aktuell underleverantör att strykas från anbudet. Observera dock att en eventuell uteslutning av underleverantör kan komma att påverka anbudet i sin helhet. 3.4 EKONOMISK STABILITET Leverantör skall ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att denne kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Underlag för bedömningen av Leverantörens ekonomiska stabilitet och finansiella ställning är utdrag ur affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafes register. SKI kommer att inhämta utdrag från Creditsafe avseende samtliga anbudsgivare efter anbudsöppning. Utdraget skall visa att Leverantören minst är "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala samt har en årsomsättning härförlig till inkassoverksamhet om minst 50 mnkr per år för de senaste två räkenskapsåren (2009 och 2010).
20 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 Om Leverantören är medveten om att kravet på riskklassificeringen inte uppfylls skall Leverantören ändå anses uppfylla kravet om a) och/eller b) enligt nedan är uppfyllt. a) Anbudsgivaren inlämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. Det är SKI som slutligen bedömer om kravet ändock kan anses vara uppfyllt i och med lämnad förklaring. b) Garanti lämnas gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg skall vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan skall i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (garanten). Garanten skall minst vara "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Nystartade företag skall redovisa sin ekonomiska ställning och styrka att de har tillräcklig finansiell ställning för att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis kan utgöras av senaste resultaträkning eller revisorsintyg. Bekräftelse att kravet på ekonomisk stabilitet uppfylls Ja Ev. förklaring i det fall lägre kreditrating redovisas: Garanti från moderbolag eller annan garant bifogas. Garantin biläggs flik 2. Ja Bilaga: 3.5 UNDERLEVERANTÖRER Kraven gäller endast om underleverantörer ingår i anbudet. Utelämna svar om underleverantör inte ingår i anbudet. Om underleverantör kommer att anlitas för utförande av del av uppdraget skall denna/dessa anges med företagets/-ens namn och organisationsnummer. Det ska även framgå inom vilken/vilka tjänst/-er inom området Inkassotjänster som underleverantören/-erna kommer att anlitas. Mellan Leverantören och underleverantör skall ett giltigt samarbetsavtal finnas. Observera att annat bolag som ingår i samma koncern, t ex moderbolag/dotterbolag, är i denna upphandling att betrakta som underleverantör till Leverantören om bolagen har olika organisationsnummer
21 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 Leverantören svarar för underleverantörs arbete så som för sitt eget arbete. Bekräftelse på att kraven uppfylls Ja Organisationsnamn: Organisationsnummer: Tjänst/-er 3.6 KVALITETSARBETE Leverantören skall ha ett dokumenterat kvalitetsledningssystem samt arbeta kontinuerligt med kvalitetsuppföljning. Leverantören skall i anbudet ange om företaget är certifierat enligt ISO 9001 eller annan likvärdig certifiering alternativt ett eget utvecklat kvalitetsledningssystem. I kvalitetsarbetet skall ingå rutiner för att hantera eventuella klagomål från gäldenärer och att fånga upp problem och missförhållanden så att de kan åtgärdas. Leverantören skall till anbudet bifoga kopia på certifiering enligt ISO 9001 eller likvärdigt alternativt bifoga en utförlig beskrivning av sitt egna kvalitetsarbete. Bekräftelse att kraven uppfylls samt att bevis/beskrivning biläggs flik 2 Ja 3.7 LEVERANTÖRENS KOMPETENS OCH ERFARENHET 3.7.1 OBLIGATORISKA TILLSTÅND Leverantören skall inneha giltiga tillstånd att bedriva inkassoverksamhet Med giltiga tillstånd menas att Leverantören skall ha tillstånd från Datainspektionen att bedriva inkassoverksamhet, om lagen så påbjuder. Detta krav gäller även eventuella underleverantörer. Med inkassoverksamhet avses alla åtgärder som vidtas från det att inkassokravet sänds ut tills ärendet slutredovisas, d v s när redovisningshandling, övriga handlingar och tillkommande medel lämnas över till uppdragsgivaren/borgenären 1. Bekräftelse att Leverantören och eventuella underleverantörer uppfyller kraven : Ja 1 Datainspektionens allmänna råd, Tillämpning av inkassolagen, s 9. Se www.datainspektionen.se/documents/faktabroschyr-allmannarad-inkasso.pdf
22 (32) 3.7.2 ERFARENHET OCH REFERENSUPPDRAG Projektnummer 2011-07-11 10054 Leverantören skall ha erfarenhet av inkassoverksamhet som regleras i inkassolagen (1974:182). Kravet innebär att Leverantören skall kunna visa att man har utfört minst två (2) uppdrag inom inkassoverksamhet innehållande inkassokrav. Respektive referensuppdrag skall ha innehållit minst tre (3) av nedanstående fodringsslag. 1. Fordringar mot omyndiga 2. Fordringar mot personer med skyddade personuppgifter 3. Fordringar mot avlidna personer 4. Hyresfordringar 5. Fordringar mot stiftelser och föreningar (idrottsföreningar, ideella föreningar, ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar) 6. Fordringar som uppkommit genom myndighetsbeslut (s k betalningsanmaning) 7. Fordringar avseende kontrollavgifter (P-bot) Referensuppdragen skall avse uppdrag som påbörjats 2008-06-30 eller senare, dock senast 2011-05-31, hos extern kund och utförts med godkänt resultat. SKI kan i samband med prövningen av anbud komma att kontakta angivna kunder för att kontrollera de av Leverantören lämnade uppgifter. De av kunden angivna uppgifter skall överensstämma med uppgifterna i anbudet för att kravet ska anses uppfyllt. Bekräftelse att Leverantören uppfyller rav på erfarenhet enligt ovan: Ja SKI kan i samband med prövningen av anbud komma att kontakta angivna kunder för att kontrollera de av Leverantören lämnade uppgifter. De av kunden redovisade uppgifter skall överensstämma med uppgifterna i anbud för att kravet ska anses uppfyllt. Som bevis på ovanstående krav skall två (2) referensuppdrag lämnas, se nedan. Referenterna skall vara vidtalade av Leverantören och ha godkänt att vara referent. Observera att efterfrågad beskrivning av referensuppdrag skall innehålla tillräcklig information för att fastställa att samtliga krav i detta avsnitt uppfylls.
23 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 Referensuppdrag 1: Kundens organisationsnamn: Ange fullständigt datum när uppdraget påbörjades: Ange vilka fodringsslag som ingått/ingår i uppdraget: Beskrivning av uppdraget som tydligt visar att ovan ställda krav uppfylls: Kontaktpersonens hos kunden, namn Kontaktpersonens telefonnummer Kontaktpersons e-post Referensuppdrag 2: Kundens organisationsnamn: Ange fullständigt datum när uppdraget påbörjades: Ange vilka fodringsslag som ingått/ingår i uppdraget: Beskrivning av uppdraget som tydligt visar att ovan ställda krav uppfylls: Kontaktpersonens hos kunden, namn Kontaktpersonens telefonnummer Kontaktpersons e-post
24 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN 4.1 KRAV PÅ INTEGRATION Leverantören skall starta arbetet avseende integrationen av inkassotjänster med Myndigheten inom två (2) veckor efter det att Myndigheten avropat tjänsten, enligt punkt 1.7 i Ramavtalet. I samband med integrationen skall anbudsgivaren kunna skicka testfil till Myndigheten. Bekräftelse att kraven uppfylls Ja 4.2 WEBBASERAT KOMMUNIKATIONSGRÄNSSNITT Leverantören skall erbjuda Myndigheten ett webbaserat kommunikationsgränssnitt där Myndigheten kan följa hela processen av sina inkassoärenden. I gränssnittet skall förändringar i ärendets status loggas och en historik finnas av ärendets händelser. Information om gäldenärens skuld skall vara aktuell och uppdateras dagligen. Gränssnittet skall kunna erbjudas med behörighetsnivåer. Det webbaserade gränssnittet skall fungera med webbläsare som finns som standard ute på marknaden. Bekräftelse att kraven uppfylls Ja 4.2.1 STATISTIKUPPGIFTER Leverantören skall tillhandahålla Myndigheten statistikuppgifter genom det webbaserade kommunikationsgränssnittet. Följande statistik skall minst kunna erhållas: antal inkassoärenden och antal utlandsinkassoärenden antal ärenden på efter- och långtidsbevakning aktuella ärenden där kapitaldel på fordran och räntekostnader specificerats separat antal ärenden hos Kronofogden
25 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 antal ärenden med avbetalningsplan Samtliga ovan angivna statistikuppgifter skall kunna tas ut i rapportform. Bekräftelse att kraven uppfylls Ja 4.3 SYSTEMKRAV OCH KRAV PÅ LEVERANSINTERVALL Leverantören skall ha den tekniska förmåga och kapacitet som krävs för att kunna ta emot filer från Myndigheten och minst tre (3) av nedan angivna filformat. Leverantören skall kunna ta emot filer dagligen från Myndigheten. Underlag från Myndigheten skickas till Leverantören i form av en fil från Myndigheten. I enstaka fall kan Myndigheten skicka underlag via mejl eller brev De avropsberättigade myndigheterna har olika system, såsom Agresso, Raindance och EMS, Aditro, Winsam SQL och Public 360 från Software Innovation eller RES (reskontra patientavgifter mm). Fordringar som skickas i filformat från dessa system varierar såsom TED-format, html, xml, txt, ink eller pdf- format. Bekräftelse att kraven uppfylls Ja 4.4 TJÄNSTENS UTFÖRANDE 4.4.1 TJÄNSTENS UTFÖRANDE Som tidigare nämnts, avser inkassoverksamhet alla åtgärder som vidtas från det att inkassokravet sänds ut tills ärendet slutredovisas, d v s när redovisningshandling, övriga handlingar och tillkommande medel lämnas över till Myndigheten (uppdragsgivaren/borgenären 2 ). Tjänstens utförande skall minst omfatta följande tjänstedelar: betalningsanmaning åtgärder för eventuellt anstånd med betalning och/eller upprättande av amorteringsplan med gäldenären kreditbedömning av gäldenären (solvenskontroll) ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten 2 Datainspektionens allmänna råd, Tillämpning av inkassolagen, s 9. Se www.datainspektionen.se/documents/faktabroschyr-allmannarad-inkasso.pdf
26 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 ansökan om vanlig handläggning hos Kronofogdemyndigheter ansökan om särskild handräckning hos Kronofogdemyndigheten efter- och långtidsbevakning tjänster för att i efterbevakning bevaka konkurser och skicka fordringsanspråk till konkursförvaltare tjänster för att i bestridande av en obetald fordran erbjuda juridisk rådgivning i ärendet alternativt sammanställa ärendet och skicka det till Myndigheten Bekräftelse att kraven uppfylls Ja 4.4.2 UNDERLAG HOS MYNDIGHETEN Uppdrag från Myndigheten i denna upphandling består hos landsting till stor del av obetalda fakturor från enskilda såsom patient- tandvårds- och resenärsavgifter. Utöver avgifter från enskilda förekommer obetalda fakturor till privata vårdgivare för t ex laboratorietjänster men även till andra företag, samt löneskulder hos anställda. Hos kommuner utgörs underlag till inkassotjänster bland annat av förfallna betalningar avseende barnomsorg, äldreomsorg, hyreskostnader, renhållningsavgifter (sophämtning), avgifter för vatten och avlopp, tomträtt, bygglov, biblioteksavgifter och kontrollavgifter (P-bot). Leverantören skall i tjänstens utförande följa till inkassoverksamhet tillämpliga delar i lagen (1976:206) om felparkering och i lagen (1984:318) om kontrollavgift vid olovlig parkering. Hos kommunala energibolag utgörs underlag till inkassotjänster utav betalningspåminnelse avseende elräkningar som förfallit till betalning. Leverantören skall i tjänstens utförande vid fordringar avseende elkostnad följa till inkassoverksamhet tillämpliga delar angivna i Ellagen (1997:857). Bekräftelse att kraven uppfylls Ja
27 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 4.4.3 ERSÄTTNING OM INKASSOKOSTNADER Leverantören skall följa lag (1981:739) om ersättning för inkassoverksamhet m m vid bedrivande av inkassoverksamhet. Storleken på belopp som gäldenären kan bli skyldig att betala regleras i förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader. Leverantören skall följa denna lag vid sin tjänsteutövning Bekräftelse att kraven uppfylls Ja 4.5 GOD INKASSOSED Leverantören skall bedriva sin verksamhet enligt god inkassosed 3 och enligt inkassolagen (1974:182) med anknutna förordningar och andra lagar. Leverantören skall även följa personuppgiftslagen (1998:204) som också innehåller övergångsbestämmelser beträffande datalagen. Bekräftelse att kraven uppfylls Ja 4.6 RUTINER Leverantören skall ha utarbetade rutiner för hur Leverantören arbetar med följande: hyresfordringar mot privatpersoner, fordringar avseende elräkningar mot privatpersoner, fordringar mot föreningar, fordringar mot personer med skyddad identitet, fordringar mot avlidna, fordringar mot personer som står under god man/förvaltare och fordringar mot minderåriga. Fordringar för när ett ärende förs till efter- och långtidsbevakning Därutöver skall Leverantören ha för hantering av återkallelse av ärende, d v s när Myndigheten återkallar ärendet. Rutinerna skall vid behov anpassas till Myndighetens verksamhet. 3 God inkassosed innebär till exempel att gäldenären inte ska vållas onödig skada eller olägenhet, eller utsättas för otillbörlig påtryckning. God inkassosed återges i Datainspektionens allmänna råd, Tillämpning av inkassolagen och återfinns på www.datainspektionen.se/documents/faktabroschyrallmannarad-inkasso.pdf.
28 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 Leverantören skall i samband med anpassning av ovan angivna rutiner till Myndigheten även erbjuda kostnadsfri genomgång. Bekräftelse att kraven uppfylls Ja 4.7 UTBILDNING Leverantören skall i samband med att kontrakt slutits erbjuda Myndigheten en introduktionsutbildning avseende avropad inkassotjänst. Utbildningen skall genomföras i av Myndigheten anvisade lokaler och omfatta minst fyra (4) timmar. Bekräftelse att kraven uppfylls Ja 4.8 KUNDSERVICE Leverantören skall erbjuda kundservice vardagar under kontorstid kl 08:00-17:00. Detta gäller även för gäldenären. Leverantören skall även kunna erbjuda personlig handläggning till Myndigheten avseende råd till Myndigheten i frågor rörande Kontraktets tillämpning. Bekräftelse att kraven uppfylls Ja 4.9 PRISER OCH ERSÄTTNING TILL MYNDIGHETEN Priser och ersättning skall anges i SEK exklusive moms eller i procent, se anvisning i Svarsformulär 1 Priser och ersättning. Om procentsats efterfrågas skall detta vara exakt, d v s 40 %. Spann som exempelvis 30-40 % accepteras ej. Svarsformuläret innehåller två delar, Del 1 och Del 2. I Del 1 skall Leverantören ange priser för de i Del 1 angivna tjänsterna. I Del 2 skall Leverantören ange eventuella ersättningar till Myndigheten. I Svarsformuläret anges det även Antagen utvärderingsvolym. Denna volym bygger på uppgifter från de 27 myndigheterna som anmält intresse att avropa från Inkassotjänster 2011. Bekräftelse att kraven uppfylls och Svarsformuläret bifogats anbudet Ja
29 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 4.9.1 SVARSFORMULÄR 1 - DEL 1 Priserna skall anges på det sätt som anges i punkterna 1.1-1.10 (vita rutor) i Svarsformuläret. Priser skall anges för följande: 1.1 Betalningsanmaning 1.2 Manuell registrering eller manuell komplettering av inkassounderlag 1.3 Manuell registrering av tillkommande handling, t ex avtal 1.4 Eventuella kostnader vid kreditprövning 1.5 Sammanställa och skicka ärendet till extern jurist 1.6 Juridiska tjänster i samband med bestridande av obetalda fordringar och juridiska processer som följer därav. Priset skall avse resurs med två (2) års erfarenhet av inkassoverksamhet. 1.7 Ärenden i utlandsinkasso 1.8 Eventuell behållen provision/del på återvunnet kapital från inkassoärenden innan de förs till efter- och långtidsbevakning Erbjuden procentsats skall vara 100 % tillsammans med angiven procentsats i punkt 2.2. 1.9 Eventuell provision på återvunnet kapital från ärenden i efter- och långtidsbevakning. Erbjuden procentsats skall vara 100 % tillsammans med angiven procentsats i punkt 2.3. 1.10 Eventuell provision på räntekostnader. Erbjuden procentsats skall vara 100 % tillsammans med angiven procentsats i punkt 2.4. Bekräftelse att Leverantören angett priser i Svarsformulär 1 Ja 4.9.2 SVARSFORMULÄR 1 - DEL 2 Ersättning skall anges på det sätt som anges i punkterna 2.1 2.4 (vita rutor) i Svarsformuläret. Ersättning till Myndigheten skall anges för följande: 2.1 Leverantörens ersättning till Myndigheten (SEK per ärende) 2.2 Leverantörens ersättning till Myndigheten i procent på återvunnet kapital före överföring av ärendet till efter- och långtidsbevakning. Angiven procentsats skall vara 100 % tillsammans med angiven procentsats i punkt 1.8. 2.3 Leverantörens ersättning till Myndigheten i procent på återvunnet kapital i efter- och långtidsbevakning. Angiven procentsats skall vara 100 % tillsammans med angiven procentsats i punkt 1.9. 2.4 Leverantörens ersättning till Myndigheten i procent av återvunnen ränta. Angiven procentsats skall vara 100 % tillsammans med angiven procentsats i punkt 1.10.
30 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 Bekräftelse att Leverantören angett ersättning i Svarsformulär 1 Ja
31 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 5 ANBUDSPRÖVNING Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras utifrån de uppgifter som Leverantören redovisat i sitt anbud. Prövningen av inkomna anbud sker i tre (3) steg: Steg 1 Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställts på Leverantören (avsnitt 3). Steg 2 De anbud som visat sig uppfylla kraven i steg 1 genomgår därefter en prövning av att ställda krav på tjänsterna är uppfyllda (avsnitt 4). Att samtliga krav är uppfyllda och att samtliga redovisningar är inlämnade enligt anvisning är en förutsättning för att anbudet ska gå vidare till anbudsutvärdering steg 3. Steg 3 Bland de anbud som därefter kvarstår (= godkända anbud) kommer SKI att anta de anbud som har lägst utvärderingspris enligt nedan beskriven utvärdering. 5.1 UTVÄRDERING Anbud kommer att utvärderas enligt principen lägsta pris. Utvärderingen kommer att baseras på lämnade priser och ersättningar i Svarsformulär 1. 5.1.1 SUMMERING AV ERSÄTTNING TILL MYNDIGHETEN DEL 2 De i Svarsformulär 1 Del 1 angivna priser beräknas på det sätt som anges för respektive efterfrågad tjänst, se kolumn Uträkning av efterfrågad tjänst i Svarsformuläret. Därefter summeras samtliga uträknade priser till ett totalpris. 5.1.2 SUMMERING AV ERSÄTTNING TILL MYNDIGHETEN DEL 2 De i Svarsformulär 1 Del 2 angivna ersättningar beräknas på det sätt som anges för respektive efterfrågad tjänst, se kolumn Uträkning av efterfrågad tjänst i Svarsformuläret. Därefter summeras samtliga uträknade ersättningar till en totalsumma.
32 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 5.1.3 UTVÄRDERINGSPRIS Totalpriset kommer att subtraheras med totalsumman och resultatet blir ett utvärderingspris. Ramavtal kommer att tilldelas till de anbudsgivare som har de lägsta utvärderingspriserna.
Projektnummer 10054 2011-07-11 Förfrågningsunderlag INKASSOTJÄNSTER 2011
2 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SIDA 1 Anbudsinbjudan 4 1.1 SKL Kommentus Inköpscentral 4 1.2 Inbjudan att lämna anbud 4 1.3 Upphandlingens omfattning 5 1.3.1 Volym och antal Ramavtal 5 1.3.2 Avtalsperiod 5 1.4 Upphandlingsförfarande 6 1.5 Avropsförfarande 6 1.6 Annonsering och tidplan 6 1.7 Förfrågningsunderlaget 7 1.7.1 Disposition 7 1.7.2 Skall-krav 8 1.8 Frågor om förfrågningsunderlaget 8 1.9 Anbudets form och innehåll 9 1.9.1 Förutsättningar för att anta anbud 10 1.9.2 Anbuds- och Svarsformulär 10 1.9.3 Anvisningar för ifyllande av anbudsformulär 10 1.9.4 Anvisningar för ifyllande av Svarsformulär 11 1.10 Sista anbudsdag och inlämnande av anbud 11 1.11 Anbudsprövning 12 1.11.1 Steg 1 - Kvalificering 12 1.11.2 Steg 2 Övriga skall-krav 12 1.11.3 Steg 3 - Utvärdering 12 1.12 Förtydligande och kompletteringar av anbud 12 1.13 Tilldelningsbeslut och avslutande av upphandling 13 1.14 Sekretess 13 2 Information om anbudsgivare och anbud 14 2.1 Anbudsgivare 14 2.2 Anbudets giltighetstid 15 2.3 Anbudet 15 2.4 Ramavtal 15 2.5 Undertecknande av anbud 16 3 Krav på Leverantören 17 3.1 Uteslutning av leverantör 17 3.1.1 Uteslutning enligt 10 kap. 1 LOU 17 3.1.2 Uteslutning enligt 10 kap. 2 LOU 17 3.2 Registreringsskyldighet 18 3.3 Skatter och sociala avgifter 19
3 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 3.4 Ekonomisk stabilitet 19 3.5 Underleverantörer 20 3.6 Kvalitetsarbete 21 3.7 Leverantörens kompetens och erfarenhet 21 3.7.1 Obligatoriska tillstånd 21 3.7.2 Erfarenhet och referensuppdrag 22 4 Krav på tjänsten 24 4.1 Krav på integration 24 4.2 Webbaserat kommunikationsgränssnitt 24 4.2.1 Statistikuppgifter 24 4.3 Systemkrav och krav på leveransintervall 25 4.4 Tjänstens utförande 25 4.4.1 Tjänstens utförande 25 4.4.2 Underlag hos Myndigheten 26 4.4.3 Ersättning om inkassokostnader 27 4.5 God inkassosed 27 4.6 Rutiner 27 4.7 Utbildning 28 4.8 Kundservice 28 4.9 Priser och ersättning till Myndigheten 28 4.9.1 Svarsformulär 1 - DEL 1 29 4.9.2 Svarsformulär 1 - DEL 2 29 5 Anbudsprövning 31 5.1 Utvärdering 31 5.1.1 Summering av ersättning till Myndigheten Del 2 31 5.1.2 Summering av ersättning till Myndigheten Del 2 31 5.1.3 Utvärderingspris 32
4 (32) Projektnummer 2011-07-11 10054 1 ANBUDSINBJUDAN 1.1 SKL KOMMENTUS INKÖPSCENTRAL SKL Kommentus Inköpscentral AB (organisationsnummer 556819-4798), nedan kallad SKI, ägs av SKL Kommentus AB som i sin tur ägs av Sveriges kommuner och Landsting (SKL), genom dess bolag SKL Företag AB. SKI är en inköpscentral som vid samordnad upphandling dels kan ingå ramavtal i eget namn avsedda för andra upphandlande myndigheter/enheter och dels kan medverka som ombud åt flera upphandlande myndigheter/enheter. SKI:s ramavtal är avsedda främst för kommuner, landsting, regioner och deras bolag. För vidare information om SKL Kommentus Inköpscentral AB, www.sklkommentus.se 1.2 INBJUDAN ATT LÄMNA ANBUD SKI inbjuder leverantörer att lämna anbud avseende upphandling av Inkassotjänster 2011. Ett antal avropsberättigade myndigheter och enheter kommer att tillämpa Ramavtalet från avtalsstart och vissa från ett senare datum, se bilaga 1 Avropsberättigade myndigheter/enheter för detaljerad information. Detta innebär att även andra än de avropsberättigade myndigheter och enheter som initialt meddelat intresse kan komma att tillämpa Ramavtalet under avtalsperioden. Vad avser Stockholms läns landsting (SLL) har deras samtliga verksamheter/bolag redovisats i bilaga 2 Koncernöversikt SLL. Med Myndigheten avses fortsättningsvis sammantaget samtliga avropsberättigade myndigheter och enheter enligt ovan, om inget annat anges. Syftet med ramavtalsupphandlingen är att tillförsäkra Myndighetens behov av Inkassotjänster. Med stöd av tecknade ramavtal kan Myndigheten anskaffa Inkassotjänster genom ett avropsförfarande utan att separata upphandlingar genomförs i varje enskilt fall.