Ökad användning av offentlig elektronisk handel

2007:4 Ökad användning av offentlig elektronisk handel Att skapa en IT-infrastruktur för e-handel där såväl företag som individers behov tillgodoses

Ökad användning av offentlig elektronisk handel Att skapa en IT-infrastruktur för e-handel där såväl företag som individers behov tillgodoses Verva 2007:4

1 Sammanfattning..5 2 Bakgrund..6 2.1 Regeringsuppdraget.....7 2.2 Tilläggsuppdraget 8 2.3 Vervas avgränsning... 8 2.4 Om elektronisk handel. 8 2.5 Sammanfattning av verksamheten 2003 2006....8 2.6 Budget/redovisning 2003 2007... 12 3 Utvecklingen av den offentliga användningen av elektronisk handel..13 3.1 En tillbakablick..13 3.2 Genomförda undersökningar.13 3.3 i2010 och e-handelsmålen för Europa...14 3.4 Utvecklingen i Norden...15 3.5 Utvecklingen i Sverige..15 4 Genomförda aktiviteter för att gynna en ökad offentlig användning av elektronisk handel......17 4.1 Införande av elektronisk handel: problembild myndigheter.. 17 4.2 Problembild små och medelstora företag.. 18 4.3 Svefaktura..18 4.4 Elektroniskt inköpsstöd.19 4.5 Införandestöd. 20 4.6 Fakturaväxel..22 4.7 SKEA Skåne Kommunernas Elektroniska Affärer. 22 4.8 Handelsplats Wermland 23 4.9 Härnösand.23 4.10 Övrig samverkan och samarbeten.....24 5 Vervas engagemang inom Nätverket för Elektroniska Affärer..25 5.1 Bakgrund till bildandet av NEA 25 5.2 Arbetsgrupper inom NEA.26 5.3 NEAs lönsamhetskalkyl 26 6 Samarbeten för nationella standarder för elektronisk handel...27 6.1 Samverkan inom SFTI...27 6.2 Samarbete inom NES Northern European Subset...28 3

7 Samarbeten för internationella standarder för elektronisk handel......30 7.1 Harmonisering på europeisk nivå..30 7.2 UN/CEFACT.31 8 Framgångsfaktorer och förslag till åtgärder för att uppnå en ökad användning av offentlig elektronisk handel....33 8.1 Övergripande förslag.33 8.2 Förutsättningar...34 8.3 Regeringens mål bör konkretiseras och en handlingsplan tas fram för att nå målet och för att möjliggöra en löpande uppföljning 34 8.4 Samverkan med näringslivets organisationer.34 8.5 Mandat och resurser för att utveckla gemensamma kravspecifikationer...35 8.6 Samordna och stödja förvaltningens åtgärder...36 8.7 Ansvarsfördelningen mellan olika aktörer inom området måste tydliggöras. Medel och resurser bör avsättas och fördelas för att underlätta för förvaltningen att komma igång med arbetet...36 4

1 Sammanfattning En ökad användning av offentlig elektronisk handel har inte bara betydelse för statlig och kommunal verksamhet, utan har även positiv återverkan på såväl individer som företag och samhället i stort. Sedan juni 2003 har Statskontoret, och därefter Verva, på regeringens uppdrag arbetat för en ökad användning av offentlig elektronisk handel. Uppdraget har sträckt sig över årsskiftet 2006-2007 och arbetet redovisas i denna rapport. Resultatet av uppdraget utgörs bland annat av en förstudie till inköpsstöd, där även en konceptuell modell som beskriver en målbild presenteras. Ett införandestöd har arbetats fram vilket är en elektronisk vägledning till hjälp för projektledare vid inköp och införande av e-handel. Ett pågående arbete är de samarbetsprojekt som initierats för att etablera nationella och internationella standarder, en förutsättning för att genomföra e-handel. Uppdragets resultat, tillsammans med bidrag från bland andra Ekonomistyrningsverket och Sveriges Kommuner och Landsting, utgör en plattform för att skapa en infrastruktur i syfte att öka och förenkla e-handel i den offentliga sektorn. Plattformen är även avsedd att utökas med funktioner för elektronisk upphandling. I rapporten redovisas den verksamhet som skett inom uppdragets ram åren 2003 2006. Vidare redovisas ett antal framgångsfaktorer och förslag till åtgärder som identifierats under arbetets gång. Dessa tar sikte även på regeringens medverkan till att uppnå EU:s i2010-mål. För att få den elektroniska inköpshanteringen på plats krävs kraftfull och tydlig samordning. Verva föreslår därför följande. Regeringens mål bör konkretiseras och en handlingsplan tas fram för att nå målet och för att möjliggöra en löpande uppföljning. En funktion bör inrättas med mandat och resurser för att: Samverka med näringslivets organisationer, utveckla gemensamma kravspecifikationer samt samordna och stödja förvaltningens åtgärder. Ansvarsfördelningen mellan olika aktörer inom området måste tydliggöras. Medel och resurser bör avsättas och fördelas för att underlätta för förvaltningen att komma igång med arbetet. 5

2 Bakgrund Målet för Vervas uppdrag att verka för ökad e-handel är inte avgränsat till att förvaltningen samordnat ska effektivisera sina inköp. Målet är att en ökad e-handel ska bidra till en förbättrad IT-infrastruktur i allmänhet, en infrastruktur där såväl företag som individers behov sätts i första rummet. Den offentliga förvaltningen är en betydande aktör på affärsmarknaden. Enligt en ungefärlig beräkning hanterar offentlig förvaltning 25 miljoner fakturor per år. Antalet inköpsorder finns det ingen statistik för, men uppenbarligen är volymen betydande och därmed finns förutsättningar för besparingar genom en övergång till e-handel. I en enskild myndighet eller kommun kan upphandlingen uppgå till 50 60 % av budgeten så det finns stora besparingar att göra. Ekonomistyrningsverket räknar med att staten, bara på en övergång till e-faktura, kan spara en miljard kronor per år. Det kan antas att övergången till en datorstödd beställningsprocess ger en motsvarande besparing. Likaså att kommuners och landstings fortsatta övergång till e-handel ger betydande besparingar. Till detta kommer besparingar genom att inköpsprocessen effektiviseras och möjliga besparingar genom att införa en inköpsstrategi som i sin tur leder till lägre inköpspriser och bättre ramavtalstrohet. Även nyttan att med hjälp av e-handel frigöra personresurser som kan användas för myndighetens kärnverksamhet måste vägas in. I det material som framtagits under uppdragets gång finns hjälpmedel för den enskilda myndigheten till att göra beräkningar för det egna beslutsunderlaget. Ytterligare studier av nyttan kan göras med hjälp av den metod för potentialanalys som Verva tagit fram och som bygger på en vinst/nyttovärdering av gapet mellan nuläget och det potentiella framtida läget. (Se Vervas rapport Effektivisera genom att automatisera ärendehandläggningen www.verva.se/e-handel). En ökad offentlig e-handel kan inte bara leda till effektiviseringar och besparingar inom den offentliga förvaltningen. Det kan även öka e-handeln i näringslivet i stort, eftersom offentlig förvaltning är en viktig beställare i samhället. En väl utvecklad elektronisk handel leder till effektivisering av affärsprocesserna hos både köpare och säljare och som en följd av detta till ekonomisk tillväxt. Samtidigt kan det leda till en effektivare beslutsprocess hos myndigheterna som köpare och därmed till bättre produktval och lägre priser. Utvecklingen av e-handel mellan offentliga sektorn och näringslivet kan även leda till att andra parters e-handel underlättas, inte minst eftersom standardisering och harmonisering är av stor betydelse för en god utveckling. En ökad e-handel kan effektivisera verksamheten i små och medelstora företag och möjliggöra för dem att nå större och internationella marknader. I Europas länder finns stora gemensamma intressen kring att lösa e-handelsfrågorna. År 2005 publicerade Europeiska kommissionen sin aktionsplan gällande elektronisk handel. Medlemsstaterna har bland annat förbundit sig att nå 100 procents tillgänglighet och att minst 50 procent av anskaffningarna ska ske elektroniskt år 2010. Om målen 6

uppfylls kommer EU att bli den mest avancerade regionen i världen vad gäller inköp genom elektronisk handel. En ökad användning av standarder kan bidra till den elektroniska inköpsprocessen, redan i steget mottagande av elektroniska anbud. Den teknik som ligger till grund för det i denna utredning föreslagna elektroniska inköpsstödet, främst utgående från NESUBL, kan även utgöra en grundsten i ett framtida IT-stöd för elektronisk upphandling. Ett framtidsscenario är därför att olika försystem till inköpsstödet utvecklas, anpassade till den nya lagstiftningen. Arbetet med NESUBL planeras fortsätta i ett gemensamt arbete under CEN och CIP. Sannolikt är behoven olika för upphandlingar under direktupphandlingsgränsen, under tröskelvärdet och för de stora upphandlingarna. En gemensam faktor kan antas bli den pris- och produktkatalog som skulle kunna tas i produktion redan i inköpsstödet. Genom att offerten lämnas i den form den ska tillämpas efter ett tilldelningsbeslut, underlättas såväl upphandlingsprocessen som kvalitetskontrollen av offererade priser. 2.1 Regeringsuppdraget I juni 2003 fick Statskontoret i uppdrag av regeringen att arbeta för en ökad användning av offentlig elektronisk handel. Uppdraget som per den 1 januari 2006 har förts över till Verket för förvaltningsutveckling, Verva, sträcker sig mellan åren 2003 2006. Uppdraget innebär att Verva skall arbeta för en ökad användning av offentlig elektronisk handel genom att bl.a. följa utvecklingen av den offentliga användningen av elektronisk handel genom att årligen undersöka den i samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting 1 (SKL) (Avsnitt 3) föreslå och möjliggöra förändringar som gynnar en ökad kostnadseffektiv offentlig användning av elektronisk handel, - varvid hänsyn skall tas till små företags möjligheter att delta i offentlig upphandling (Avsnitt 4) fortsätta sitt engagemang inom Nätverket för elektroniska affärer 2 (Avsnitt 5) stärka sitt nationella arbete med standarder för elektronisk handel i samarbete med bl.a. Sveriges Kommuner och Landsting (Avsnitt 6) stärka sitt internationella arbete med standarder för elektronisk handel, främst inom europeiska standardiseringsorganisationer som t.ex. CEN, ISSS och ebxml (Avsnitt 7) i samverkan med Härnösands kommun genomföra en kartläggning av förutsättningar för utvecklingen av e-handel i kommunen och närliggande kommuner samt i små och medelstora företag, varvid hänsyn bör tas till eventuellt pågående projekt inom området. (Avsnitt 4.9) Under åren 2003 2006 har årliga redovisningar gjorts av uppdraget, som genomförts i nära samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting och Ekonomistyrningsverket. 1 Tidigare Svenska Kommunförbundet. 2 Tidigare Gemenskapen för elektroniska affärer, GEA 7

2.2 Tilläggsuppdraget Ett EU-direktiv för offentlig upphandling antogs år 2004 av parlamentet och rådet. EU:s medlemsländer ska införa dessa nya direktiv i sina nationella lagstiftningar. Man har då samtidigt möjlighet att lägga till regler om användning av elektroniska metoder i upphandlingar. Den svenska regeringen gav Statskontoret i uppdrag att leda den arbetsgrupp som ska verka för ökad elektronisk offentlig upphandling i Sverige. Uppdraget att leda arbetsgruppen gick över till Verva den 1 januari 2006 och ska slutredovisas separat under februari 2007. 2.3 Vervas avgränsning I väntan på ny lagstiftning inom upphandlingsområdet har Verva i e-handelsuppdraget valt att avgränsa området till händelserna från behovs- och marknadsanalys fram till upphandling och från beställning till betalning. Området upphandling får vidareutvecklas efter det att den nya upphandlingslagstiftningen beslutats. För att kunna genomföra själva leveransen i uppdraget har Verva gjort ytterligare en avgränsning och presenterar en teknisk plattform som täcker stegen från beställning (avrop och order) till betalning. 2.4 Om elektronisk handel Begrepp som e-handel, e-upphandling och e-affärer är inte entydiga, de överlappar varandra och har olika innebörd för olika personer. Begreppet elektronisk handel, eller e-handel, använder vi här som ett samlingsnamn för hela den process som innehåller: Avtalshantering Prislistehantering Beställningar och avrop, order Leveranser Fakturahantering Statistik och uppföljning 2.5 Sammanfattning av verksamheten 2003 2006 2.5.1 Undersökningar Enkät genomfördes år 2004 gentemot statliga myndigheter. Hösten 2006 genomfördes en uppföljande enkät, med utgångspunkt i den från år 2004. (Se www.verva.se/ehandel) Genom Ramavtalsutredningen små och medelstora företags deltagande i ramavtalsupphandlingar fick SCB i uppdrag av Statskontoret att undersöka storleken hos de leverantörer som vid den angivna tidpunkten var ramavtalsleverantör till något ramavtalsområde inom den statliga inköpssamordningen. Detta för att kunna få en indikation om representationen av små och medelstora företag bland ramavtalsleverantörer till de statliga ramavtalen inom den statliga inköpssamordningen. 8

Denna utredning bidrog till att Verva i förstudien till inköpsstöd gjorde avgränsningen att inköpet startar vid ordertillfället. Därför ställs inte några krav på att leverantören har tillgång till avancerat IT-stöd eftersom det, förutom möjligheten att ta emot e-order, blir möjligt att ta emot order i traditionella former. När arbetet går vidare och man skapar försystem till Inköpsstödet för att genomföra upphandlingsprocessen, som föregår inköpsordern, är det av stor vikt att tillämpningen blir sådan att även företag med låg IT-mognad har möjlighet att delta i konkurrensen. 2.5.2 Seminarier, konferenser och bilaterala möten Verva har - medverkat vid ett flertal seminarier och konferenstillfällen i egen eller marknadens regi för att informera om e-handel, sprida erfarenheter och föra diskussioner med enskilda myndigheter, organisationer och företag. - genomfört seminarieserien Effektivare inköps- och fakturahantering. - i samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting och andra strategiska aktörer genomfört ett nationellt seminarium där nyttoeffekterna av e-handel stod i fokus. - genomförts olika arrangemang med Single Face To Industry (SFTI), Nätverket för Elektroniska Affärer (NEA) och Northern European Subset (NES). - arrangerat frukostseminarium med fokus på de nya upphandlingsdirektiven och konsekvenserna för e-handel. - deltagit i externa mäss- och konferensarrangemang, som Kvalitetsmässan och Kommunekonommässan. 2.5.3 Publikationer Under 2003 2006 har uppdraget årligen redovisats i ett antal rapporter. Rapporter och böcker har även publicerats i olika samarbeten som SFTI (se avsnitt 6) och genom studier gällande olika genomförda stödprojekt. Bland publikationerna kan nämnas: PM 2004-02-27 (Dnr 2003/349-5): Att främja offentlig elektronisk handel Rapport 2005:16: Elektroniskt stöd effektiviserar verksamheten i offentliga organisationer ökad användning av offentlig elektronisk handel. Projektet Mäta nyttan som genomfördes i statliga myndigheter, kommuner och några verksamheter inom landsting resulterade bland annat i en beräkningsmodell som publicerats i samband med rapporten. En förenklad kalkylmodell har tagits fram för att underlätta investeringsbedömningar för enskilda organisationer. Rapport 2006:529: Införande av elektroniskt inköpssystem i offentlig sektor 9

Analys av införandet och adoptionen på Skatteverket Rapport av forskaren Katarina Arbin, Handelshögskolan, med en beskrivning och analys av Skatteverkets införande av ett elektroniskt inköpssystem samt erfarenheter av detta projekt. Rapport 2006/228-2: Lärdomar och reflektioner från SKEA-projektet : En studie av samverkansprojektet SKEA, (Skånes Elektroniska Affärer). Utförd på Vervas uppdrag under våren 2006 av Fredrik Nordin, ekonomie doktor och forskare på Handelshögskolan. Rapport 2006/228-1: Vervas erfarenheter från SKEA-projektet : Kompletterar rapporten ovan och innehåller även en samverkansmodell som pekar på framgångsfaktorer vid genomförande av samverkansprojekt. Handledningar: Gemensamt inom samarbetet SFTI har även ett antal rapporter och böcker publicerats, som "E-handel. Redovisning och juridik" och Handledning avseende juridiska frågor vid e-fakturering från 2006. Före 2003 publicerades Kvalitetssäkring av upphandlingsprocessen ; Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat, handbok ; Handledning till EDI-avtal ; Elektronisk handel - Intern kontroll och redovisning ; Kontroll av verifikationer samt Elektronisk offentlig upphandling, Rapport 1 och 2. 2.5.4 Samverkan och nätverksarbete Nationellt: Verva har - deltagit i utvecklingsarbetet med SFTI och i dess styr- och beredningsgrupp. Statskontorets/Vervas medverkan har gjort det möjligt för SFTI att fokusera på utvecklingsarbetet med en standard för en enkel elektronisk faktura, Svefakturan, - genom en seminarieserie i tre delar inlett en uppbyggnad av ett E-handelsnätverk mellan myndigheter, - vidareutvecklat samverkan med Ekonomistyrningsverket (ESV), SKL, Nutek och med leverantörsmarknaden genom dess organisationer och i samverkansgrupper som NEA, - inom NEA medverkat i arbetsgrupperna Juridik och säkerhet, Teknik och Harmonisering samt Användning och Spridning, och genom plats i styrelsen haft möjlighet att samordna offentliga aktiviteter med näringslivet, - presenterat kalkylmodeller för att mäta nyttoeffekterna av e-handel, - ordnat regelbundna möten med näringsdepartementets e-handelsgrupp för informationsutbyte och avstämning, - deltagit i utvecklingsgruppen E-handel, ett samarbete mellan Statskontoret, Svenska Kommunförbundet och NUTEK och 10

- ingått i Svenska Kommunförbundets nätverk SKEA för kommuner som e-handlar. Internationellt: Verva har - deltagit aktivt i IDA:s och den rådgivande kommitténs EU-initierade utvecklingsarbete gällande e-handel, standarder och det nya upphandlingsdirektivet, - haft en ledande roll i Learning Lab, det EU-baserade benchmarkingprojektet. Sverige ansvarade för framtagandet av en rapport, Ramavtal och dess effekter på små och medelstora företag, - medverkat i Nordiskt nätverk Nordic network for e-business. Inom ramen för detta samarbete har de nordiska länderna gemensamt kunnat föra fram sin syn på harmoniserings- och standardiseringsarbetet för elektroniska affärsdokument. Genom det nordiska samarbetet utvecklades och samordnades e-handelsområdet även med EUoch FN-organ, - deltagit i det internationella standardiseringsorganet CEN/ISSS:s workshop kopplat till e-handel/e-procurement, - medverkat i projektet RES med ebxml för att lämna vägledning och riktlinjer för hur den praktiska tillämpningen och användningen av ebxml kan ske. (Se avsnitten om NES och UN/CEFACT, avsnitt 6.2 respektive 7.2.) och - bildat och medverkat i Northern European Subset (NES). Detta är ett samarbetsprojekt för att ta fram en nordeuropeisk standard baserad på internationell öppen standard från Oasis. (Se avsnitt 6.2.2.). 2.5.5 Stödinsatser Verva har - initierat förberedande arbete i syfte att en funktionsupphandling av inköpsstöd ska genomföras för att underlätta införandet av e-handel inom offentlig sektor som kan samverka med ekonomisystemen och med den fakturaväxel som upphandlats av ESV för myndigheterna. Förstudien sammanfattas i avsnitt 4.6, - genom seminarieserien Effektivare inköps- och fakturahantering hjälpt myndigheter att ta fram handlingsplaner för elektronisk handel, - gett stöd till projekt som bedriver ett utvecklingsarbete inom e-handel inom stat, kommun och landsting. SKEA 4 är avslutat och SKEA 5 är påbörjat. Verva deltar i såväl projekt- som styrgruppsarbetet. Vervas deltagande innebär att samla, koordinera, analysera och kvalitetssäkra resultatet, i syfte att utveckla en vägledning för genomförande av e-handelsprojekt, - i dialog med Härnösands kommun vidareutvecklat deras initiala projektidé till att bli ett länsövergripande projekt med fokus på att skapa förutsättningar för elektronisk 11

kommunikation när det gäller fakturor mellan regionens kommuner och landsting samt deras lokala små och medelstora underleverantörer, - varit samarbetspartner i Wermlands Handelskammares projekt Handelsplats Wermland. Projektet blev utvalt till Europas bästa e-handelsexempel bland ett hundratal insända bidrag vid en EU-konferens i Wien 2006, - tagit fram förstudie för ett gemensamt inköpsstöd för offentlig sektor och en konceptuell modell med målbild för ett elektroniskt inköpsstöd. Förstudien beskrivs närmare i avsnitt 4.4, - utvecklat en vägledning till stöd vid införande av e-handel. Den elektroniska vägledningen följer införandeprocessen och är tänkt som ett verktyg för projektledare och ger stöd i form av mallar, checklistor, goda exempel och källhänvisningar. Införandestöd beskrivs närmare i avsnitt 4.5, - medverkat till att ta fram Svefakturan som fastställts som standard för myndigheterna genom Vervas föreskrift VERVAFS 2007:1 och - medverkat i NES för att ta fram nordeuropeiska specifikationer för elektronisk handel baserat på öppen internationell standard. 2.6 Budget/redovisning 2003 2007 Totalt har uppdraget beviljats bidrag om högst 850 000 kronor för år 2003 och 2 000 000 kronor årligen 2004 2006. Den ekonomiska redovisningen är som följer: Intäkter 2003 2004 2005 2006 2007 TOTALT 850 000 2 000 000 1 200 000 2 000 000 0 6 050 000 Kostnader Löner 632 435 181 499 020 1 232 934 300 000 2 467 766 Konsultkostnader 67 000 199 745 293 800 566 548 326 011 1 127 094 Resor 36 767 82 691 214 047 142 994 41 000 476 499 Kurser 29 499 51 425 17 635 25 000 123 559 Medlemsavgifter 800 000 920 000 890 000 820 000 50 000 3 430 000 Kostnader 904 399 1 667 116 1 948 293 2 780 111 742 011 7 739 325 Not. Verksamheten bedrevs 2003-2005 i Statskontorets regi. Belopp för 2007 avser budgeterade kostnader. 12

3 Utvecklingen av den offentliga användningen av elektronisk handel 3.1 En tillbakablick Redan under det tidiga nittiotalet sattes fokus på hur den svenska offentliga förvaltningen skulle kunna använda sig av de nya möjligheterna som följde på ITutvecklingen. Ett initiativ togs av dåvarande finansministern, Kommunförbundet och Landstingsförbundet för att skapa ett forum för IT-frågor, Toppledarforum. Representerade i detta forum var förutom finansministern ett tiotal generaldirektörer vid informationsintensiva myndigheter samt cheferna för Landstingsförbundet och Svenska kommunförbundet. De formade en programstyrelse med 15 20 personer, för att förbereda och utvärdera initiativ och projekt. Målet var att skapa en öppen elektronisk infrastruktur för informationsförsörjning med tyngdpunkt på offentlig förvaltning. Verksamheten bedrevs i projektform. I Toppledarforum ingående organisationer ansvarade för projekten och Statskontoret biträdde i det löpande arbetet. Under drygt fyra år var Toppledarforum mycket aktivt och under perioden levererades flera utredningar som satte spår i förvaltningen. En av dem var Elektronisk handel för kommuner, landsting och stat (1997; ledd av Svenska kommunförbundet). I detta projekt konstaterades stora möjligheter till besparingar, men även legala och andra hinder definierades, undersöktes och utvärderades. I rapporten underströks att standardisering, både vad gäller produktdefinitioner och vad gäller kommunikation, är en avgörande framgångsfaktor. När projektet avslutades 30 juni 1998 fortsatte därför Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet, Statskontoret samt Kammarkollegiet ett gemensamt arbete i syfte att främja förutsättningarna för elektronisk handel inom offentlig sektor, främst när det gällde branschstandarden SFTI (Single Face To Industry). SFTI specificerar den branschstandard som fortfarande rekommenderas för offentliga sektorns elektroniska handel och som bygger på internationella och nationella standarder. Den kan även användas vid handel Business to Business (B2B), även om vissa detaljer utformats med hänsyn till offentliga sektorns specifika behov. 3.2 Genomförda undersökningar Jämförande undersökningar av e-handelns utveckling i statliga myndigheter genomfördes år 2004 och 2006. Åren 2003 och 2006 gjordes motsvarande undersökningar gällande kommuner. År 2006 innefattades även landsting. Vervas fullständiga rapport, Användning av elektronisk handel inom stat, kommun och landsting. En sammanfattning finns på www.verva.se/e-handel. Undersökningsresultaten visar att kommunerna i landet utvecklas i riktning mot en utökad e-handel, medan myndigheter och förvaltningar uppvisar en i reella tal långsam ökning, sett såväl till genomförda som till planerade e-handelsprojekt. 13

Ur resultaten kan några framgångsfaktorer urskiljas, liksom tänkbara områden att kommunicera. Det tycks som att det är avgörande att förankra idén om e-handel hos såväl medarbetare som ledning, och att tydligt peka ut ansvariga för införandet. I syfte att förstärka intresset kan man också anta att de exempel som finns på nyttoaspekter i form av ökade personella och ekonomiska resurser till kärnverksamheten måste lyftas fram tydligt, tillsammans med de besparingar som kommuner och myndigheter som arbetar med e-handel säger sig göra genom större pris- och produktkännedom, uppföljningsmöjligheter och minskade förseningar i fakturabetalningar. Uppfattningen att brist på resurser är orsak till att elektronisk handel inte införs kan då möjligen överbryggas. Dessutom krävs fortsatta åtgärder i syfte att stödja leverantörerna, för att minska motståndet vid den tekniska anslutningen för att ta emot order, skicka fakturor och hantera kataloger. Anslutningen av leverantörer utgör en betungande arbetsuppgift för förvaltningarna. 3.3 i2010 och e-handelsmål för Europa I januari 2005 publicerades Europeiska kommissionens aktionsplan gällande elektronisk handel, som har som mål att modernisera och förenkla handelsprocedurer inom EU. Den introducerar ett gemensamt ramverk för offentlig elektronisk handel och kompletterar EU:s direktiv för offentlig handel (2004/18/EC och 2004/17/EC) som trädde i kraft januari 2006. Målet är att möjliggöra för alla företag i EU som har en PC och en Internetuppkoppling att på elektronisk väg delta i upphandlingen av offentliga kontrakt. På samma gång kommer det medföra att EU blir den mest avancerade regionen i världen vad gäller offentlig handel och elektronisk handel. 3.3.1 Upprättande av nationella planer Offentlig upphandling utgör 16 procent av bruttonationalprodukten inom EU, eller cirka 1 500 miljarder euro om året. Medlemsstaterna har förbundit sig nå 100 procents tillgänglighet och att minst 50 procent av upphandlingarna ska kunna ske elektroniskt år 2010. Detta beräknas kunna spara 40 miljarder euro om året. Aktionsplanen innehåller en beskrivning för hur man ska nå dessa mål, tillsammans med de praktiska steg som krävs för en storskalig gränsöverskridande handel och full elektronisk hantering av företagsdokument. Aktionsplanen anger vidare vad kommissionen och medlemsländerna kan göra för att undanröja byråkratiska hinder och för att försäkra sig om att det nya juridiska ramverket blir konsekvent genomfört inom EU. I synnerhet inriktar den sig på att undanröja barriärer som kan uppstå på grund av inkompatibla system i olika medlemsstater. EU-studien från 2004 visar att det finns utrymme för att öppna upp och ytterligare effektivisera marknaden för offentlig upphandling och på så sätt sänka de priser som offentlig förvaltning betalar för varor och tjänster. I studien görs beräkningar med prissänkningar på 10 procent, en siffra som uppges ligga mycket lågt i jämförelse med andra aktuella studier. I Sverige ökar den offentliga upphandlingen allteftersom offentlig verksamhet läggs ut på entreprenad. Enligt Nämnden för offentlig upphandling uppgick den offentliga 14

upphandlingen till 17 18 procent av den svenska BNP år 2002. Detta motsvarar cirka 400 miljarder kronor. De lägsta potentiella besparingarna som EU-studien indikerar är således 40 miljarder kronor, per år. Detta förutsätter att alla hinder för en effektiv offentlig upphandling överbryggats. En av förutsättningarna är offentlig elektronisk handel. Se http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/studies_en.htm Den svenska regeringen gav år 2004 Statskontoret i uppdrag att leda en arbetsgrupp som ska verka för ökad elektronisk offentlig upphandling i Sverige. Arbetsgruppen har tagit fram underlag till en nationell plan för att införa elektronisk offentlig upphandling. Detta underlag redovisades till regeringen i december 2005. 3.4 Utvecklingen i Norden I Danmark måste alla offentliga myndigheter kunna ta emot alla fakturor elektroniskt och leverantörerna förutsätts sända e-fakturor. Lagen infördes i februari 2005. Initiativet har inte enbart tagits för att effektivisera den offentliga sektorn, utan även för att uppmuntra en större användning av elektronisk fakturering i privata företag. E-faktureringslösningen har blivit en succé och redan 2005 tog den offentliga sektorn emot nästan tio miljoner digitala fakturor. Nu fokuserar man på att digitalisera hela affärsprocessen, från e-kataloger till e-order och e-faktura. Därför arbetar man aktivt inom OASIS för att utveckla en öppen och internationell standard för e-handel. Detta arbete koordineras med övriga nordiska länders, bland annat i samarbetet NES (Northern European Subset). Norge planerar att införa e-fakturering i den offentliga sektorn. Även om man inte är medlem i EU så är Norge en del av det Europeiska offentliga upphandlingsområdet genom EEA-överenskommelsen och följer noga utvecklingen i Bryssel och EU. Man har inrättat ett särskilt e-upphandlingssekretariat, som lyder under Ministeriet för myndighetsadministration och reformer. Även Island och Finland förbereder sig nu för elektroniska fakturor och andra elektroniska affärsdokument i den offentliga sektorn. Islands e-faktureringsprojekt påbörjas i mars 2007. 3.5 Utvecklingen i Sverige I regeringens strategi för fortsatt utveckling av elektronisk förvaltning (budgetpropositionen 2007, prop.2006/07:1) fastställs tre mål som förvaltningen gemensamt ska uppnå. Den statliga förvaltningen bör år 2010 ha: En effektiv informationshantering som gör informationen lättillgänglig och användbar En i lämpliga delar automatiserad ärendehantering Kapacitet att hantera sina inköpsprocesser elektroniskt Vidare sägs att utvecklingen av elektronisk förvaltning ska göra det enklare för myndigheter att samverka och för medborgare och företag att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter gentemot förvaltningen. Detta har bäring även på e-handelsområdet och kontakten 15

mellan kund/företag. År 2010 ska Sverige ha återtagit en ledande position när det gäller elektronisk förvaltning. Därigenom ska Sverige bidra till att göra EU till världens mest konkurrenskraftiga ekonomi. Regeringen vill stärka styrningen av den förvaltningsgemensamma utvecklingen. Prioriterade insatsområden är utbyte av registerinformation, standardiserad informationshantering, säker kommunikation och dokumentation, gemensam finansiering av pilotprojekt samt systematisk uppföljning och granskning. 3.5.1 Elektronisk fakturering 2008 och Vervas föreskrift Inom insatsområdet standardiserad informationshantering initierar regeringen ett antal åtgärder för att säkerställa att myndigheter vid övrig informationsöverföring och kommunikation använder sig av enhetliga format när det krävs. Det innebär bland annat att gemensamma standarder, regelverk och arbetssätt kommer att utvecklas och att en bred tillämpning i statsförvaltningen ska säkerställas. Som en första åtgärd beslutade regeringen den 14 december 2006 att elektronisk fakturahantering ska vara införd i staten den 1 juli 2008. Staten förväntas spara närmare fyra miljarder kronor under en femårsperiod och därefter en miljard kronor per år. Ekonomistyrningsverket har fått i uppdrag att leda och samordna införandet. Verva beslutade den 12 januari 2007 om en föreskrift (VERVAFS 2007:1) med gemensam standard för fakturor i staten. Det fastlagda dokumentformatet som kallas Svefaktura, beskrivs närmare i avsnitt 6.1.3. 3.5.2 Övriga insatsområden Inom området säker kommunikation och dokumentation kommer regeringen tillse att statsförvaltningen, i samverkan med kommuner och landsting, utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma specifikationer för elektronisk identifiering, signering, lagring samt sökning av elektroniska meddelanden och dokument. Specifikationerna som kan ligga till grund för upphandling och utveckling av tekniska tillämpningar bygger på tillgängliga och öppna standarder. Regeringen avser att identifiera angelägna pilotprojekt som ska finansieras samordnat, utveckla former för en sådan finansiering samt fördela samordningsansvar för dessa projekt. De senaste årens IT-investeringar i den statliga förvaltningen ska kartläggas. Målet med åtgärderna är att en större andel av myndigheternas IT-investeringar ska komma andra i förvaltningen till del, varigenom en högre kostnadseffektivitet uppnås. Effektiviteten ska öka, bland annat genom minskning av tidskrävande manuella arbetsmoment. Verva ges i uppdrag att samordna och främja utvecklingen av elektronisk förvaltning i den statliga förvaltningen. Andra uppdrag med anknytning till e-handelstjänster är Vervas uppdrag att genomföra ett treårigt program för att främja användandet av e-legitimationer i offentlig förvaltning. 16

4 Genomförda aktiviteter för att gynna en ökad offentlig användning av elektronisk handel En av utmaningarna i detta uppdrag har varit att överbrygga eller undanröja de hinder som bromsat utvecklingen under de senaste 10 åren. E-handelsprojektet har både den offentliga sektorn och näringslivet som målgrupp och har planerats i samråd med SKL och ESV för den offentliga sektorn. Dessutom har referensmyndigheter medverkat i arbetet med både inköpsstöd och införandestöd. Även erfarenheterna från SKEAprojektet, Skatteverkets erfarenheter och pågående införande hos Arbetsmarknadsstyrelsen och Försäkringskassan har påverkat. I syfte att förstå problembilden för små och medelstora företag har även kontakt tagits med leverantörer av varor och tjänster och med olika branschorganisationer. 4.1 Införande av elektronisk handel: problembild myndigheter Det största hindret för utveckling av e-handel idag är företags, organisationers och individers inställning till e-handel. Det gäller såväl offentlig som privat sektor. Att införa e-handel innebär en stor organisatorisk förändring och förändringar i arbetsprocesser och metoder. Övergripande verksamhetsmässiga förändringar ställer stora krav på en organisations ledning och personal, men framförallt tar det tid. Tid krävs för att förändra individers attityder och för att initiera och genomföra ett förändringsarbete. Hindren handlar om: Svårigheter att frigöra personella resurser i organisationen för införande av e- handel och utbildning av personalen. Personalens tekniska kompetens att rent praktiskt använda e-handelslösningar. Svårigheter att integrera organisationens befintliga IT-system med ett e-handelssystem. Svårt att frigöra ekonomiska resurser till utvecklingsprojekt inom e-handel. Incitament för att införa e-handel saknas och man är inte övertygad om nyttan. Ledningen prioriterar inte förändringsarbete för att effektivisera inköpen med hjälp av e-handel. Utredningar har visat att vissa myndigheter ansåg att det vore bra om man skapade ett gemensamt centralt system som uppfyllde samtliga behov, medan andra med bestämdhet hävdade att detta inte fungerar. Vissa myndigheter ansåg att e-handel bör startas i pilotverksamhet med enkla produktgrupper som t.ex. kontorsmaterial. Andra har behov att internt kunna hantera och följa upp alla avrop och inköp, det vill säga även de egna avtalen och inköpen som görs. Vissa hävdar att vi ska låta marknaden ta ansvar för att det ska finnas gemensamma beställningsfunktioner genom marknadsportaler eller andra system. Andra tycker att det skulle underlätta om det fanns en färdig bild av vad som ska tillhandahållas inom ramen för den statliga inköpssamordningen. 17

4.2 Problembild små och medelstora företag Lagen om offentlig upphandling (LOU) började gälla den 1 januari 1994. 2004 års Upphandlingsutredning har i två delbetänkanden redovisat förslag till hur två EGdirektiv ska genomföras i svensk rätt, nämligen Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/17/EG och 2004/18/EG. Det senare om offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster. Ett syfte med upphandlingsreglerna är att etablera eller utveckla den inre marknaden. Genom att underlätta handeln mellan länderna ökar konkurrensen mellan företagen. Effekten kan bli lägre priser och högre kvalitet på varor och tjänster. Ett annat syfte med lagen är att upphandlingen ska bedrivas i effektiva former och att det allmänna ska uppnå förmånliga inköpsvillkor. Man uppmärksammar särskilt möjligheterna att använda elektroniska processer. Små och medelstora företag riskerar ofta inlåsningsmekanismer i form av specifika tekniska lösningar. Förvaltningen stödjer därför standardiseringsarbetet genom att delta i olika internationella standardiseringssamarbeten. Skapandet av enhetliga gränssnitt mot medborgare, företag och andra aktörer är även viktigt för att offentliga e-tjänster ska ge ett enhetligt intryck. Även efter det att en förvaltning infört e-handel enligt förstudien Inköpsstöd kommer leverantörerna inte att behöva IT-stöd fullt ut, utan kan ta emot order som mail, till dess att det för det enskilda företaget är ekonomiskt motiverat att använda den nya tekniken fullt ut som stöd i försäljning och leverans. Små och medelstora företag kommer därmed att kunna växa i teknikanvändning i sin egen takt. Inledningsvis kan de klara sig med en PC och en Internetuppkoppling. 4.3 Svefaktura Sveriges Kommuner och Landsting, Ekonomistyrningsverket och Verva arbetar tillsammans med att främja införandet av elektronisk handel inom offentlig sektor. Bland annat genom att rekommendera en standard for offentliga köpare och dess varu/tjänsteleverantörer. Arbetet sker inom ramen for SFTI. Verva sitter i SFTI styrgrupp och även i dess beredningsgrupp. Våren 2003 initierade SFTI Beredningsgrupp en arbetsgrupp för utveckling av en enkel, elektronisk faktura i avsikt att underlätta för fler nya intressenter att komma igång med e-handel. Tidigare har arbetet huvudsakligen varit inriktat mot EDI (Electronic Data Interchange, standardiserat elektroniskt informationsutbyte mellan datorer) vad avser avrop mot ramavtal, men behov fanns att komplettera med en standard för en enkel elektronisk faktura. Målet har varit att utveckla ett standardiserat, enkelt förfarande för att skapa och överföra elektroniska fakturor. Den elektroniska fakturan ska kunna tas emot och ankomstregistreras automatiskt hos köparen, medan fakturahandläggning, flertalet kontroller och attest kan ske manuellt. 18

Svefaktura: är ett komplement till fakturor i existerande e-handelsscenarier under ramavtal (SFTI EDI scenarier eller andra likvärdiga arbetssätt), vilka ger stöd för långtgående automatisering av processerna ger mervärden jämfört med skanning/tolkning av fakturor, både kvalitativt och kostnadsmässigt är jämfort med SFTI Fulltextfaktura enklare, men ändå mer generellt användbar Även om Svefaktura initierades från offentlig sektor finns det inga skäl till att den enbart ska vara en offentlig angelägenhet. Många leverantörer har kunder bland såväl privata som offentliga köpare. Leverantörerna utgör en heterogen grupp, som tillsammans genererar en stor fakturavolym men som var för sig representerar en liten eller begränsad mängd fakturor mot en viss köpare. För ramavtalsleverantörer med stora fakturavolymer ger förmodligen andra scenarier, med potential för högre grad av automatisering, bättre nytta. Se vidare i avsnittet om NES (Northern European Subset), se vidare 6.2. 4.4 Elektroniskt inköpsstöd Som en del i Vervas regeringsuppdrag har en förstudie av ett gemensamt elektroniskt inköpsstöd för offentlig sektor tagits fram. Även en konceptuell modell som beskriver en målbild för ett elektroniskt inköpsstöd har tagits fram. Förstudien Inköpsstöd publiceras i sin helhet på www.avropa.nu. 4.4.1 Sammanfattning Studien visar att direkta planer att anskaffa elektroniskt inköpsstöd saknas bland många statliga myndigheter. Generellt sett har kommunerna kommit längre i sitt arbete och flera som inte har inköpsstöd idag planerar att införa det. Inom den offentliga sektorn är det dock många som uttrycker behov av ett elektroniskt inköpsstöd i syfte att styra, effektivisera och utveckla inköpsverksamheten. Erfarenheter från dem som i större skala har infört inköpsstöd visar på att det finns stora vinster att göra. 4.4.2 Stort intresse från leverantörerna Det finns idag flera tjänster på marknaden som i stort sett motsvarar de behov som redovisas i studien. Leverantörerna visar ett stort intresse för en eventuell upphandling. Det finns även behov av att driva en sammanhållen infrastruktur för inköpsprocessen. Det vill säga en uppsättning gemensamma regler, standarder, funktioner och krav för att stödja enskilda förvaltningars inköpsverksamhet och att underlätta införandet för leverantörer. Studien drar slutsatsen att det inte finns någon etablerad standard för enklare affärsprocesser att basera inköpsstödet på. SFTI EDI-scenarier stödjer de mer kvalificerade ramavtalsavropen på ett utmärkt sätt. Det pågår ett intensivt utvecklingsarbete inom standardiseringsområdet. De standarder som tas fram inom det nordiska samarbetet (NES) är avsett att på sikt uppfylla kraven för hela inköpsbredden. Ett inköpsstöd måste också erbjuda stöd för de SFTI-standarder som idag används av många kommuner. 19