1 (6) Datum 2017-03-27 Sak- och Diarienr (åberopas) 949-A398-713/2016 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Ansvarig handläggare Arash Jahani E-post arash.jahani@polisen.se FRÅGOR OCH SVAR 4 Fråga 1:1-1:3: Frågor angående bilaga 4 Avtal : 1:1. Angående punkten 2 Handlingar. Finns det möjlighet att lägga till Leverantörens allmänna leveransvillkor och NSAB2015 till avtalet som är praxis i transportbranschen för distribution? 1:2. Angående punkten 4 Implementeringstid. Det är inte rimligt/realistiskt med endast två dagar implementeringstid efter att Avtalet trätt ikraft enl. punkt 3. Kan vi få ett förtydligande vad som gäller vid flytt av lager? Finns en tänkt implementeringstidsplan? 1:3. Angående punkten 28 Skadestånd. Är det möjligt att lägga till en bestämmelse om att vårt totala ansvar enligt avtalet är begränsat till ett visst belopp, t.ex. 10 miljoner kronor. Förslag: Leverantörens totala ansvar enligt detta Avtal är begränsat till 10 miljoner kronor. Svar 1:1: Nej, de villkor som framgår av Förfrågningsunderlaget ska gälla under Avtalstiden. Svar1:2: Utgångspunkten är att Avtalet (bilaga 4) påbörjas den 30 juni 2017 med antagen leverantör. Inga väsentliga ändringar får göras under tiden då leverantören anpassar sin verksamhet för att kunna leverera i enlighet med Avtalet. Vid en ändamålsen- Postadress Polismyndigheten Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se
2 lig tillämpning av Avtalet kan dock vissa temporära lösningar bli aktuella vilket också medges enligt Förfrågningsunderlaget. Notera också att i flera avseenden torde implementeringskostnader falla in under en eller flera tjänstefunktioner vilket gör det möjligt för leverantören att kunna ta betalt för detta. Se till exempel tjänstefunktion 7 som sett till sitt innehåll lär aktualiseras vid avtalsstarten och under avtalstiden. Leverantören ska ha lokalen förbredd och klar vid avtalsstart. Viss flexibilitet ges leverantören för att anpassa sin verksamhet under avtalsstarten. Observera att leverantören inte får betalt för implementeringskostnader som inte är hänförliga till de tjänstefunktioner som framgår av Förfrågningsunderlaget, det borde därför ligga i leverantörens intresse att inför avtalsstarten ha förberett sin organisation för att kunna leverera i enlighet med Avtalet. I god tid före avtalsstart, och om inget oförutsett händer, kommer dessutom antagen anbudsgivare/leverantör vara varse om att denne ska leverera enligt Avtalet. Leverantören kan således påbörja sitt arbete med att anpassa sin verksamhet innan avtalsstarten. Se även svar på fråga 17 under Frågor och svar 3 i belysande syfte. Svar 1:3: Skadeståndsvillkoret i avtalet ska alltjämt gälla. Fråga 2: Fråga angående punkten 4.4 Teknisk och yrkesmässig kapacitet i Anbudsförfrågan. En aktör inom tredjepartslogistik och distribution hanterar ju en mängd olika typer av produkter, inte bara exempelvis kläder. För en leverantör av tjänster inom tredjepartslogistik och distribution är det ingen skillnad mellan att hantera kläder eller andra typer av produkter, bara kraven på hanteringen är uppfyllda för kläder i enlighet med specifikationen i upphandlingen. När det gäller referensuppdrag, finns det något krav, på att det ska vara just kläder eller räcker det med att lämna referensuppdrag där efterfrågad distributionstjänst görs för andra typer av produkter, bara omfattningen är jämförbar? Det kan ju finnas referensuppdrag där man hanterar exempelvis medicinsk utrustning eller hjälpmedel till sjukvården som ställer höga krav på hanteringen av produkter i en lager- och logistiktjänst med exempelvis höga krav på hur man hanterar och förvarar sterilt gods, spårbarhet, returhantering, reklamationer m.m. I enlighet med punkten 4.4 i Anbudsförfrågan ställs det bland annat ett obligatoriskt krav på tidigare erfarenhet av lagerhållning där kläder har ingått. Polismyndigheten har gjort bedömningen att det är av väsentlig betydelse att anbudsgivare haft erfarenhet av lagerhållning av kläder eftersom det bland annat utgör en stor andel av lagerhållningen under avtalstiden. Polismyndigheten gör tolkningen att distributionstjänst faller in under tjänstefunktion 8, det vill säga frakt. Där ställs inga krav på att tidigare åtagande/-n
3 även innefattat frakt av kläder. Inte heller ställs det krav på att kläder ingått enligt de övriga tjänstefunktioner som framgår av punkten 4.4 i Anbudsförfrågan. Ta gärna del av svar på fråga 3 under Frågor och svar 1, i belysande syfte. Frågställningen och dess svar avser delar av punkten 4.4 i Anbudsförfrågan, anbudsgivare uppmanas att ta del av krav och beviskrav i dess helhet. Fråga 3: Fråga angående punkten 5.2 i bilaga 5. Det står att ett överenskommet antal artiklar ska skickas för kvalitetskontroll. Är det på varje leverans och varje SKU i leveransen? Kvalitetskontroll sker vid samtliga leveranser. Det brukar röra sig om cirka 4-6 prover (artiklar) per leverans. I vissa fall kan det förekomma en utökad kontroll, till exempel vid ny produkt, ny leverantör eller vid kvalitetsproblem. Fråga 4: Hur stor yta behövs för uppställning av gods som inväntar kvalitetsgodkännande av myndigheten innan det kan flyttas till lagerplats? Alternativt hur mycket gods väntar på godkännande (max/medel)? Denna yta ska ingå i lagerhållningen, i enlighet med tjänstfunktion 4 och eventuellt tjänstefunktion 5. Uppställningsytan bör rymma cirka 10-15 pall även om det sällan är så stora leveranser som väntar på godkännande. Fråga 5: Det står att Polismyndighetens och Tullverkets artiklar ska hållas isär. Måste de stå i separata delar i lokalen eller kan de lagerhållas i samma gång förutsatt att sammanblandning inte sker? Artiklarna får placeras i samma lokal men i separata delar (hyllor). Ingen sammanblandning får ske av respektive myndighets artiklar. Fråga 6: Fråga angående punkten 6.1 i bilaga 5.
4 Kan ni förklara innebörden av "Tidsåtgång för beställningsärenden avseende beställning av tjänstefunktioner ingår inte som kundtjänst eller inom ramen för tjänstefunktion 6. Tidsåtgång för beställningsärenden ska ingå i Leverantörens prissättning i enlighet med anbudet. Inte heller ingår det som framgår av punkten 9 inom ramen för tjänstefunktion 6. Det är ett förtydligande om vad som inte kan debiteras som kundtjänst enligt tjänstefunktion 6. Det arbete som leverantören lägger ner för att ta emot beställningar/order ska inte ingå som kundtjänst. Inte heller ska det som framgår av punkten 9 i bilaga 5 ingå som kundtjänst. Det ges flera exempel på vad som avses med kundtjänst i punkten 6.1. Fråga 7: Bekostas allt emballage och pallar av leverantören och ska det ingå i priset? Ja, allt emballage och pallar ska ingå i priset. Se bland annat svar på fråga 5 under Frågor och svar 3. De priser som av anbudsgivare angetts ska gälla under avtalstiden. Inga ytterligare kostnader får tillkomma. Detta gäller även emballage som i tillämpliga delar ingår i relevanta tjänstefunktioner. Fråga 8: Förekommer det flera order till samma mottagare, som ska levereras samma dag? Ska dessa konsolideras och sampackas? Ja. Det kan även förekomma restorder till samma mottagare som ska personpackas och sampackas Fråga 9: Skickas order till leverantören endast på artiklar som har tillgängligt saldo? Om ej, ska leverantören hålla reda på när saldo inkommit och därefter plocka godset? Om det förekommer, hur stor är förekomsten av detta? Nej. Restorder förekommer regelbundet. Restorder ska sparas i systemet och när restad artikel kommer in på lager ska den utlevereras vid nästkommande utleverans. Det finns ingen statistik på hur ofta detta förekommer. Vi arbetar
5 för att minimera antalet restorder men det beror helt på hur avtalssituationen ser ut på artiklarna. Registrerade restorder ska även finnas med i de rapporter som leverantören ska kunna presentera, se punkten 9.2 i bilaga 5. Fråga10: Det står att order endast undantagsvis skickas med e-post. Hur stor omfattning är det uppskattningsvis? Flera om dagen, flera i veckan eller flera i månaden? Beställning via e-post sker i undantagsfall, till exempel om beställningssystem tillfälligt är ur funktion, vid expressorder med mera. Detta förekommer endast någon gång per månad. Fråga 11:1-11:3: Frågor angående tjänstefunktion 8 i Förfrågningsunderlaget. 11:1. Drivmedelstillägg, orttillägg, storstadstillägg, malmtillägg och Gotlandstillägg ska de vara inbakade i priset? 11:2. Om det ska vara inbakat, vad med ändringar i drivmedelstillägget? 11:3. Hur länge är priserna låsta? Svar 11:1: Detta framgår av Förfrågningsunderlaget, ja det ska ingå. Inga ytterligare kostnader får tillkomma för utförandet av tjänster som är föremål för den här upphandlingen. Svar 11:2: Polismyndigheten är inte helt säker på vad som efterfrågas med Om det ska vara inbakat, vad med ändringar i drivmedelstillägget? och kan inte ge ett svar. Svar 11:3: Se punkten 21 i bilaga 4. Fråga 12: Fråga angående tjänstefunktion 8 i Bilaga 3. Där framgår det att vi ska notera pris per styck inom specifika vikt och postnummer zoner. Avser vikttarifferna verklig vikt eller fraktdragande vikt? Det avser fraktdragande vikt.
6 Fråga 13: Ska samtliga av leverantörens implementeringskostnader ingå i de tariffer som lämnas, eller kan de faktureras separat? Ja, de ska ingå men notera att i flera avseenden torde implementeringskostnader falla in under en eller flera tjänstefunktioner vilket gör det möjligt för leverantören att kunna ta betalt för detta. Fråga 14: Kan leverantören fakturera för de inleveranser som sker vid inflyttning eller ska de ingå i tjänstefunktion 1? Det ska ingå i Tjänstefunktion 1. De priser som av anbudsgivare angetts ska gälla under avtalstiden. Inga ytterligare kostnader får tillkomma. Fråga 15: Hur kommer flyttkostnader (ut från befintligt lager, transport och inflytt i nytt lager) samt Myndighetens startkostnader att vara en del av utvärderingen av befintlig leverantör och nya leverantörer? Kostnader för flytt ingår inte i utvärderingen. Vad gäller flyttkostnader från befintligt lager så hanteras detta enligt det nuvarande Avtalet. Tjänstefunktioner som aktiveras enligt det nya Avtalet och som är föremål för den här upphandlingen (tex inleveranser mm) faktureras i enlighet med villkoren i det Avtalet. Fråga 16: Är transportpriserna fasta under hela avtalstiden? Hur justeras transportpriserna vid förändrade bränslekostnader under avtalstiden? Se punkten 21 i bilaga 4. Fråga 17: Hur regleras priset vid kostnadsökningar som beror på skatter eller andra myndighetsavgifter? Prisregleringar får ske i enlighet punkten 21 i bilaga 4.