Handläggare 0480-450000 Datum 2017-05-29 Plan och aktiviteter för att nå målet förbättrad personalkontinuitet i hemtjänsten, Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år 2020 1. Bakgrund: Vikten av personkontinuitet inom hemtjänsten En god personkontinuitet inom hemtjänsten handlar om att omsorgstagare ska möta så få olika medarbetare som möjligt när hemtjänstinsatserna ska utföras. I en studie från 2014 (Brukares syn på omsorgskvalitet i hemtjänsten, Mälardalens högskola) framgår att personkontinuitet är ett av de allra viktigaste kvalitetsområdena för omsorgstagarna. Med kontinuitet skapas lugn och förtroende. Det upplevs som en förutsättning för trygghet i sin hemmiljö. Flera brukare bedömer att med en bra kontinuitet så löser sig även brister på andra kvalitetsområden. Det innebär att personkontinuiteten tydligt påverkar andra kvalitetsområden som t.ex. upplevd nöjdhet eller trygghet. I rapporten ovan framkom det bl.a. att flera omsorgstagare upplevde oro och uppgivenhet när man mötte många olika medarbetare och ansikten. När omsorgsförvaltningen arbetade med egna brukarundersökningar (senast år 2013) fanns frågan om personkontinuiteten med. Även då var personkontinuiteten ett av de viktigaste kvalitetsområdena för omsorgstagarna. I Socialstyrelsens rapporter har personkontinuitet lyfts fram som det enskilt viktigaste kvalitetsområdet när omsorgstagarna rankade vad som var viktigast. Personkontinuiteten låg till och med före att alla beviljade insatser utfördes, dvs omsorgstagare avstod hellre en insats om det var en ny personal. Det handlar ju då också om vilka typer av insatser man kan avstå ifrån. 2. Nuläge och mål Kalmar kommun Kalmar kommunfullmäktige har beslutat om målet att Kalmar ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år 2020. Detta mäts inom ram av Omsorgsförvaltningen Adress Tel 0480-45 00 00 vx
2 (5) SKL:s Öppna jämförelser Äldreomsorg (ÖJ). En av kvalitetsindikatorerna i öppna jämförelser är personkontinuiteten inom hemtjänsten. Omsorgsnämnden har utifrån fullmäktiges mål beslutat att personkontinuiteten inom hemtjänsten ska förbättras. Under de senaste två åren har personkontinuiteten också förbättrats enligt följande: Personkontinuitet inom hemtjänsten Kalmar kommun: År 2014 19 olika personal År 2015 17 olika personal År 2016 15 olika personal Den senaste förbättringen har inneburit att Kalmar kommun har nått riksgenomsnittet för personkontinuiteten inom hemtjänsten. Ytterligare förbättringar måste dock till för att Kalmar ska ha ett resultat som är i nivå med Sveriges 30 bästa kommuner inom området personkontinuitet. För 2016 såg resultatet ut enligt följande: Kalmar topp 30 bästa äldreomsorgskommun 2020 Identifierade mätpunkter SKL Placering 2016 Placering 2015 Trend / Placeringar Värde topp 30 Värde 2016 Värde 2015 Kontinuitet hemtjänst 107 155 48 11 15 17 För att nå målet till år 2020 skulle en önskvärd framtida resultatutveckling se ut enligt följande: År 2017 14 olika personal År 2018 13 olika personal År 2019 12 olika personal År 2020 11 olika personal 3. Aktiviteter För förbättra personalkontinuiteten kommer ett flertal aktiviteter genomföras för att nå önskvärd resultatutveckling. a) Bättre grundplanering för ökad personkontinuitet Den allra viktigaste delen för att förbättra personalkontinuiteten i hemtjänsten är planeringen inför att hemtjänstinsatser ska utföras. Detta är omvittnat i princip i samtliga kommuner som har förbättrat personalkontinuiteten. Några grundregler som gäller för att förbättra personkontinuiteten är, att dela in medarbetarna i en hemtjänstgrupp i mindre grupper som stödjer ett färre antal omsorgstagare. En stor enhet med ett stort antal medarbetare och många omsorgstagare som behöver stöd, kan på så vis omstruktureras och delas in i mindre geografiska områden för bästa möjliga kontinuitet.
3 (5) Liknande arbetsordning råder även vid dubbelbemanning, där man tydliggör vilka medarbetare som ska gå till vilka omsorgstagare för att bistå en kollega vid dubbelärende. I stor utsträckning bygger arbetssättet på Skönsmon-modellen som flera kommuner arbetar efter. I Kalmar har vi ett pågående arbetet med Skönsmonmodellen i Norrliden hemtjänst. Liknande arbetsätt finns på enstaka enheter där man sedan tidigare implementerat delar av ovanstående kontinuitetstänk och arbetssätt. I Kalmar kommun används planeringsverktyget Laps care i hemtjänsten sedan flera år tillbaka. Idag saknas det tydliga och enhetliga arbetsrutiner och riktlinjer för hur planeringen i Laps care ska genomföras. Därför är det ett område som med hög prioritering bör ses över och det behöver arbetas fram och tydliggöras hur hemtjänstenheter ska arbeta med sin planering. I arbetet behöver riktlinjen även säkerställa att Laps care är integrerat med bemanningsplaneringen i kommunens schemaverktyg Time care. Otydlighet råder också idag kring hur kontaktpersonens funktion ska planeras in. Likt ovan finns ett behov att tydliggöra rutiner för hur kontaktpersonens arbete ska planeras hos den enskilde omsorgstagaren. Detta behöver och förtydligas inom ramen för uppdraget. Sedan hösten 2016 finns det ett tydligare uppdrag kring samordnarnas funktion i hemtjänsten. Samordnaren är en nyckelfigur i planeringen av hemtjänstinsatserna och ska vara ytterst delaktiga i arbetet med att implementera de nya riktlinjerna i Laps care. För att lyckas med målet att uppnå en förbättrad personalkontinuitet för omsorgstagarna måste dock varje enskild medarbetare ta ett ansvar för att så kan ske i praktiken genom att man så långt som möjligt följer lagd planering och går till samma omsorgstagare. Följande ska genomföras: Tydliga riktlinjer, som gäller för samtliga hemtjänstenheter, arbetas fram. De ska visa hur grundplaneringen i Laps care ska genomföras, med syfte att nå bästa möjliga personalkontinuitet. Inkluderas i riktlinjerna ska även arbetsgruppens indelning i mindre grupper, hantering av dubbelbemanning samt kontaktpersonens roll. Från september-december 2017 tillsätts fyra medarbetare, varav en på heltid, som samordnar uppdraget att ta fram riktlinjer i Laps care för att nå en bättre personalkontinuitet. Därtill skall dessa medarbetare tillsammans med enhetschefer, samordnare och arbetsgrupper implementera de nya riktlinjerna för ökad personkontinuitet. b) Ledarskap Förbättrad personkontinuitet är ett prioriterat mål för samtliga hemtjänstenheter. Enhetscheferna inom hemtjänsten är centrala i att leda det kvalitets- och utvecklingsarbete som måste till på samtliga enheter. Varje enhetschef inom hemtjänsten skall ges förutsättningar för att tillsammans med sin personalgrupp avsätta planeringsdagar under hösten 2017 för detta förändringsarbete. Den nyinrättade funktionen enhetschef med teamansvar ger också enhetschefen ett bättre stöd i utvecklingsarbetet än vad omsorgsförvaltningen har kunnat erbjuda tidigare.
4 (5) c) Bättre hemtjänst - införande av IBS och ökad delaktighet Individuell behovs segmentering (IBS), som är verktygets arbetsnamn, innebär en förändring i hur handläggaren tar fram tid för biståndsbedömda insatser. Detta påverkar även hur beställningen av insatser och tid för dessa presenteras av biståndshandläggaren till hemtjänsten. Verktyget hjälper biståndshandläggaren att sammanställa schablontiderna för olika insatser utifrån behovsnivå samt genom att beräkna synergieffekter då flera insatser görs under ett och samma besök. Sammanställningen visar sedan en totalsumma tid, vilken därefter finns med i beställningen till hemtjänst tillsammans med de insatser som den enskilde omsorgstagaren beviljats. Efter beställningen gör samordnaren en preliminär planering för att omsorgstagaren omgående ska få de beviljade insatserna utförda. Inom en treveckorsperiod formulerar sedan omsorgstagaren tillsammans med sin kontaktperson från hemtjänsten en genomförandeplan som visar när och hur insatserna ska utföras. Därefter meddelar kontaktpersonen eventuella förändringar av planeringen till samordnaren. Vid behov av förändringar i ordinarie planering lyfter kontaktpersonen det med samordnaren som omfördelar insatstiden med den totalt beställda summan tiden som ram. Syftet med införandet är att förbättra biståndshandläggares arbetssätt, minska minutdiskussioner och minutstress och genom en gemensam planering, förbättra den enskilde omsorgstagarens delaktighet i hur och när de beviljade insatserna ska utföras. Arbetsformen med verktyget ligger väl i linje med införandet av arbetssättet Individens behov i centrum (IBIC). Införandet av IBS har påbörjats i Rinkabyholm- Trekanten samt Smedby hemtjänstgrupper och genomförs successivt i samtliga hemtjänstenheter. d) Ökad personalkontinuitet inom enheten Under hösten 2016 har ett pilotförsök genomförts med en teampool i team 1 med ett mycket gott resultat. Färre delade turer, minskade kostnader och inte minst en förbättrad personalkontinuitet är några av resultaten. Teampoolen underlättar även för enheterna att klara semesterrekryteringen på ett bättre sätt. Teampoolen ersätter inte Resurscentrum, utan det behövs fortsatt en central enhet som kan lösa akut sjukfrånvaro. Införandet av teampool i samtliga team kommer dock att ge bättre förutsättningar för en ökad personalkontinuitet inom hemtjänsten än vad som sker idag. Ökad personalkontinuitet stärks också genom att samtliga enheter arbetar med utökad grundbemanning. Med detta menas att enheten förstärker med fler medarbetare än vad bemanningskravet kräver och att man därigenom minskar antalet vikariebokningar vid frånvaro. Liksom idag skall all planerad frånvaro läggas in i schemat för att möjliggöra att det är enhetens ordinarie medarbetare som i första hand täcker varandras kända frånvaro, det skapar trygghet både för medarbete och omsorgstagare samt bidrar till en god kontinuitet för båda grupperna. Utökad grundbemanning ger en bättre kontinuitet för omsorgstagaren som på detta sätt för en högre andel ordinarie personal istället för vikarier som utför behovsinsatserna. Förvaltningens pågående arbete med Heltid som norm är också av vikt för en bättre personkontinuitet. Detta arbete fortsätter och vidareutvecklas med målet att heltid som norm ska kunna uppnås inom hela förvaltningen.
5 (5) e) Uppföljning Personalkontinuiteten inom hemtjänsten följs upp månadsvis på enhetsnivå inom förvaltningen. Enhetschef rapporterar tertialvis in i verksamhetssystemet Hypergene gällande målet personkontinuitet. Enhetschef med teamansvar har ansvar att följa upp personkontinuitetsutvecklingen med varje hemtjänstchef. Rapportering om personkontinuiteten sker även tertialvis från förvaltningen till nämnd. f) Lärande organisation En årsplan tas fram av enhetschefer med teamansvar för kontinuerliga gemensamma möten med hemtjänstcheferna. Fokus för dessa möten är verksamhetsutveckling och att lära av varandra och av andra genom att lyfta fram goda exempel och erfarenhetsutbyte. Personalkontinuitet är ett prioriterat fokusområde för dessa möten. g) Brukarmedverkan i kvalitetsutvecklingen Enhetschef ansvarar välkomstsamtal och arbetsmiljöriskbedömning genomförs vid nya omsorgstagare. Underlag för detta finns framtaget. Till 2018 utreds också införandet av Uppföljning webbkollen i hemtjänst ett digitalt instrument och systematiskt arbetssätt som används för att följa upp nya omsorgstagares upplevda kvalitet i verksamheten i förbättringssyfte. h) Ekonomi Extra resurser tillsätts centralt från förvaltningen för att genomföra projekttjänsterna beskrivet i punkt 1 ovan samt för planeringsdagarna i punkt 2 ovan. Kvalitetsarbetet med fokus på förbättrad personkontinuitet skall i övrigt genomföras inom befintlig budgetram för respektive enhet. Madeleine Andersson Enhetschef med teamansvar Team 1 Mattias Ask Förvaltningschef