Sammanträdesdatum Socialnämnden (1)

Transkript

1 Gagnefs kommun Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida Socialnämnden (1) 6 Redovisning av PUA - proaktiv uppföljning och analys i hemtjänsten (SN/2016:124) Socialnämndens beslut 1. Sammanställa presentationen i en skriftlig slutrapport och överlämna den till kommunstyrelsen med förslag att rapporten även delges kommunfullmäktige. Ärendebeskrivning Projekt Proaktiv uppföljning och analys i hemtjänsten (PUA) startade under hösten Syftet med projektet var att minska kostnaderna och få en mer effektiv hemtjänst. Företaget Jotib har tillhandahållit ett program för analys och uppföljning och en konsult har arbetat med kommunens enhetschefer en gång per månad. Det största arbetet har skett genom hemtjänstens personal i verksamheten. Projektet avslutades i december Flera förbättringsåtgärder inom hemtjänsten har lett till att kostnader har minskat och hemtjänsten har blivit mer effektiv. Hemtjänstens enhetschefer kommer att fortsätta förbättringsarbetet tillsammans med personalen i verksamheten. Avstämning kommer att göras en gång per månad tillsammans med verksamhetschef och ekonom. Socialnämnden kommer att få rapport om fortsatta förbättringar i socialförvaltningens verksamhetsrapport. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, socialförvaltningen, , en sida Presentation (powerpoint), socialförvaltningen, , 16 sidor Tidigare beslut i ärendet SN Protokollsutdrag Kommunstyrelsen + handling Kommunstyrelsens förvaltning + handling Utdragsbestyrkande Margareta Marjeta

2 PUA Proaktiv uppföljning och analys i hemtjänsten

3 Bakgrund Gagnefs hemtjänst dyrare än andra kommuner

4 Syfte Att minska kostnaderna i hemtjänsten Få en mer effektiv hemtjänst- effektiv = göra rätt saker

5 Hemtjänst Kommunens viktigaste stöd till äldre och funktionshindrade Sveriges största lasarett - det finns mycket fler patienter i hemmet än på lasarettet Gagnefs kommun har en mycket kompetent hemtjänstpersonal Personalens kunskap, bemötande och flexibilitet är verksamhetens styrka

6 PUA Projektet som helhet startade under september månad All äldreomsorg PUA hemtjänst startade 2 november Särskilda boenden togs ur projektet då dessa saknade planeringssystem mm.

7 Vad / hur? Hjälp av konsult Tony Högnelid, JOTIB Ett program där vi lägger in data- hur såg det ur för ett år sen, förra månaden, hur tror vi det ser ut nästa månad = bättre koll Träffat Tony en fm varje månad, planerarna med 1-1,5 timme Ser nytt, gör nytt varje månad Största jobbet görs av enhetschefer, planerare och hemtjänstpersonal

8 Brukartid Planen var att gå från 49% brukartid 2016 till 65% brukartid under Under arbetets gång har det visat sig att cirka 60% är den brukartid som är möjlig att nå. När brukartiden går över 60% blir det svårt att hantera akuta situationer, så som larm eller annat som inte kan förutses. Fram till och med november 2017 ligger snittet på 55% brukartid.

9 Beläggningsgrad Beläggningsgraden är all planerad tid. Det vill säga brukartid, restid, tid för möten, genomförandeplaner, mm. Beläggningsgraden var i snitt 77,71 % under Till och med november 2017 var beläggningsgraden i snitt 81,74%.

10 Vad har vi gjort (förbättringar) - Vi har börjat nätverka med andra kommuner (Leksand och Rättvik) vilket ger nya idéer, omvärldsbevakning, mm. - Bättre planering, mer tid hos brukare, mindre kringtid, ändrat i schema förlängt kvällar, förlängt restider, lagt in planerad kringtid. - Större dataskärmar till planerarna. Ser luckorna bättre. - Planerna har börjat verkställa beslut i verksamhetssystemet = beslut verkställs snabbare, lättare att göra en bra planering. - Tänka beviljade insatser inte beviljad tid. - Köpt in mer arbetskläder - behöver inte tvätta lika ofta.

11 Förbättringar forts. - Använder SMS istället för telefonsamtal - Vi har börjat lära oss att ha is i magen - 17% av den planerade tiden blir inte utförd - Avgifter för sent avbokade besök kronor är debiterat under perioden augusti oktober, vilket motsvarar 35 avbokningar. I de flesta fall anhöriga som varit på planerade besök. - Uppdaterat olika rutiner - tydliga rutiner sparar tid. - Lånar ut personal mellan Östra och Västra = mindre vikarier.

12 Förbättringar forts. - Dubbelbemanningsturer - spar på väntetiden, bättre flyt. - Justerar insatstider vid ändrat behov. - Förskjuten arbetstid i större utsträckning - ingen vikarie. - Förlängt tiden vid första besöken hos nya brukare, vid behov. - Inventerat hur mycket larm vi hade för att säkerställa att vi kan svara. - Planerad tid för genomförandeplan. - Genomförandeplaner läggs in i verksamhetssystemet, med bevakning.

13 Ekonomi Prognos 1,3 miljoner bättre i budget än beräknat Nästa år i budget = kvar att spara

14 Brukarundersökning Vad tycker våra brukare om hemtjänsten Vi är Sveriges bästa hemtjänst (nästan) Allt som personalen själva kan påverka ligger i topp Länk till presentation

15 Exempel på förbättringar framåt - Konsult från Jotib ersätts av de verkliga experterna personalen i hemtjänst - Se över inköp - Hemtjänst hela dygnet - Fortsätta effektivisera planering, bli bättre på att lägga in rätt tider, återkoppla till planerare när tiden ligger fel - Se över dubbelbemanning - Viktigt att alla följer planeringen, ge kunden det kunden beställt

16 Exempel på förbättringar framåt forts. - Fjärrtillsyn via kamera - Elektroniska nyckelgömmor till de hushåll där phonirolås inte kan sättas upp - Ett första besök där vi får tid att göra omvårdnadspärmen - Robotar vid medicinöverlämning - Lägga ihop insatser hos samma brukare till samma besök se över om det går att göra mer än vad vi gör Se över telefonerna så att dom fungerar i hela kommunen (när vi byter distrikt) Förlänga restiden och annan tid när vi byter distrikt Se över hur vi lägger dubbelbemanningar exempelvis besöket efter

17 Hemtjänst personalens synpunkter Trivs bra på jobbet, varierande arbetsuppgifter Känner uppskattning från brukare och att jobbet utförs på ett bra sätt Bra med förbättringar, finns mer att göra som kan göra verksamheten mer effektiv. Finns mycket små saker som kan göras som gör att verksamheten blir bättre Tror att det finns mycket att göra när det gäller inköp, har fler förslag på förbättringar, olika förslag kommer att diskuteras i personalgrupperna och implementeras under 2018 Hemtjänst hela dygnet, personal tror att detta blir bra speciellt för våra brukare och att det minskar arbetsbelastningen morgon/kväll