Uppföljning HS hemtjänst 2018

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson ON 2018/ Omsorgsnämnden Uppföljning HS hemtjänst 2018 Förslag till beslut Omsorgsnämnden antecknar informationen till protokollet. Bakgrund Uppföljning har genomförts av omsorgsförvaltningen och upphandlingsenheten, Kalmar kommun, avseende avtal och krav i förfrågningsunderlag med HS service och support. Samtliga krav i förfrågningsunderlag och innehållet i avtalet har följts upp. Den samlade bedömningen är att företaget uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget och i avtal. Kravet på överrapportering till kommunens nattpatrull fullföljs inte alltid. Den åtgärd företaget har är att säkerställa att kravet på överrapportering till kommunens nattpatrull uppfylls. Mattias Ask Förvaltningschef Thomas Johansson Kvalitet- o miljöstrateg Bilagor Rapport uppföljning HS hemtjänst 2018 Beskrivning HS hemtjänst Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Thomas.Johansson@kalmar.se

2 Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson ON 2018/ Uppföljning HS hemtjänst 2018 Uppföljning har genomförts av omsorgsförvaltningen och upphandlingsenheten, Kalmar kommun, avseende avtal och krav i förfrågningsunderlag med HS service och support. Deltagare Kalmar kommun: Johan Råberg, Jens Fransson och Thomas Johansson Deltagare HS service och support: Håkan Sundqvist, Anna Gustafsson och Maria Assarsson Datum: 22 oktober 2018 Plats: HS lokaler Engelska vägen 8, Kalmar Bakgrund HS service och support är godkänd utförare av biståndsbeslutade sociala tjänster i ordinärt boende sedan Företaget är verksamt sedan april 2015 i Kalmar. Är i övrigt Karlskrona baserade. Inriktningen är att utföra biståndsbeslutad hemtjänst alla dagar i veckan mellan kl Företaget har 65 omsorgstagare i verksamheten. Företagets beskrivning av organisation, hemtjänstprocess och rutiner bifogas rapporten. Verksamhetens mål Arbetar utifrån tre mål: Arbetsmiljö - 100% nöjda medarbetare - 100% utförda risk- och konsekvens-analyser Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Thomas.Johansson@kalmar.se

3 ON 2018/ (4) Kvalitet - 100% nöjda kunder enligt Nationella årliga kvalitetsundersökningen - 100% utförda brukardialoger - 100% aktuella genomförandeplaner Ekonomi - Ekonomi i balans som ger återbäring tillbaka till verksamheten Arbete pågår med att ta fram åtgärdsplaner för att nå målen. Personal och ledning Verksamhetschefen har den utbildning som krävs för driften. Bland personal är 6 personer undersköterskor. Det är den utbildningsbakgrund som efterfrågas vid rekrytering av tills vidare anställda. Några anställda på väg in i organisationen med usk utbildning. Stor vikt vid personlig lämplighet vid rekrytering. Arbetet med personkontinuitet åstadkoms genom att man i planeringen arbetar med fasta rundor. Plan för komptensutveckling av personalen finns samt introduktionsplan. Kollektivavtal finns och meddelarfrihet tillämpas. Ledningssystem/processer Företaget följer Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem vilket också verifieras genom dokument under besöket. Egen kontroll av verksamheten utförs bl a genom brukardialoger. Under uppföljningen presenteras hemtjänstprocessen. De processer som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet har identifierats, beskrivits och fastställts. Utföraren är förtrogen med och ansvarar för att uppdraget utförs i enlighet med de mål och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, patientsäkerhetslagen, arbetsmiljölagen samt alla andra vid varje tillfälle tillämpliga lagar och förordningar. Hälso- och sjukvårdsinsatser Hälso- och sjukvårdsinsatser som kan utföras på delegering eller instruerats av kommunens sjuksköterska, arbetsterapeut eller sjukgymnast, ingår i uppdraget hos de omsorgstagare som beviljats hemtjänst enligt SoL. Företaget upplever att rutin för att få delegation väl fungerande. Beställning, bekräftelse och påbörjande av uppdrag När den enskilde valt utförare skickar biståndshandläggaren en beställning, via verksamhetssystemet Procapita till utföraren. Av beställningen framgår vilka insatser som skall utföras och målet för dessa. Av beställningen framgår också beviljad tid för uppdraget. Efter inkommen beställning har utföraren alltid en vardag till förfogande för att planera, innan insatserna påbörjas. Som systemstöd används Procapita. Nyligen har företaget utrustats med s k kommundator för att bättre säkerställa funktionaliteten. Utföraren uppfyller kraven. Dokumentation Aktuella biståndsbeslut finns för samtliga omsorgstagare. Aktuella genomförandeplaner finns. Förvaring av dokumentation finns hos företaget i brandsäkra skåp. Löpande dokumentation förs. Önskemål finns att övergå till digital dokumentation.

4 ON 2018/ (4) Samverkan kring den enskilde Rutinen kring hemteamsmöten fungerar bättre. Företaget kallar till månadsvisa möten. Från kommunens nattpatrullverksamhet har framförts att rutin för överrapportering kväll och morgon inte fungerar som det ska. Överrapportering sker inte alltid. Detta framförs till företaget och vi har samsyn kring att detta ska ske. Utföraren tar upp i sin organisation. Brukarundersökning Resultatet från nationell brukarundersökning presenteras. Ligger till grund för fortsatt kvalitetsarbete. Områden där andelen positiva svar var högst Får bra bemötande från 97 Personalen har tillräckligt med tid för arbetet Personalen kommer på avtalad tid Är sammantaget nöjd med hemtjänsten Känner förtroende för personalen HS Service & Support Procent Områden där andelen positiva svar var lägst Besväras inte av ensamhet 35 Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar Kan påverka vid vilka tider man får hjälp Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål Känner sig trygg hemma med hemtjänst Procent HS Service & Support 70 77

5 ON 2018/ (4) Sammanfattning och bedömning Den samlade bedömningen är att företaget uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget och i avtal. Kravet på överrapportering till kommunens nattpatrull fullföljs inte alltid. Den åtgärd företaget har är att säkerställa att kravet på överrapportering till kommunens nattpatrull uppfylls. Thomas Johansson Kvalitet- och miljöstrateg

6 1 av 8 Projekt/område Hemtjänst Utfärdad av Anna Gustafsson Dokumentnamn H-Beskrivning av Hemtjänst Datum Rev Beskrivning av Hemtjänst Alla insatser utförs utifrån biståndsbedömda beslut från biståndshandläggare i de kommuner där HS Service och Support AB har tecknat avtal enligt LOV (Lag (2008:962) om valfrihetssystem.

7 2 av 8 Organisationsschema enligt nedan: Hemtjänst Karlskrona/Ronneby Hemtjänst Kristianstad Hemtjänst Kalmar VD Personalchef VD Personalchef VD Personalchef Verksamhetschef Verksamhetschef Verksamhetschef Operativ chef Operativ chef Operativ chef Koordinator Koordinator Koordinator Kvalitetsundersköterska Kvalitetsundersköterska Kvalitetsundersköterska ledare Medarbetare Medarbetare Medarbetare

8 3 av 8 HS hemtjänst är uppbyggt enligt följande och arbetar enligt de rutiner och beskrivningar som finns. Verksamhetschef HS hemtjänst - Övergripande ansvar för kvalitet, ekonomi och arbetsmiljö inom hemtjänsten. Operativ chef HS hemtjänst Huvuduppgifter är att följa den dagliga driften i alla städer enligt rutiner. Koordinatorer HS hemtjänst - arbetar huvudsakligen med att koordinera det dagliga arbetet för personal och kunder. Fullständiga arbetsbeskrivningar finns för samtliga roller inom HS hemtjänst.

9 4 av 8 Kortfattad beskrivning av arbetssätten inom HS hemtjänst 1) Beställning BHL-beslut Alla insatser utförs utifrån biståndsbedömda beslut från biståndshandläggare i de kommuner där HS Service och Support AB har tecknat avtal enligt LOV (Lag (2008:962) om valfrihetssystem. //Brukare/ProCapita //Brukare/Karlskrona (alt. annan stad) Avsedda pärmar respektive hemtjänstkontor 2) Förberedelser HS hemtjänst ansvarar för att verksamheten har resurser och bemanning med rätt kompetens för att utföra de insatser som krävs utifrån de biståndsbedömda insatserna. //Brukare/Omvårdnad/Karlskrona/Karlskrona (alt. annan stad)/ledning Avsedda pärmar respektive hemtjänstkontor

10 5 av 8 3) Dokumentation Upprättade rutiner finns för hur dokumentation ska utföras. //ProCapita //Mobipen //SharePoint //Prator //SVPL //Brukare/Omvårdnad/Karlskrona/Karlskrona (alt. annan stad)/prator //Brukare/Omvårdnad/Karlskrona/Karlskrona (alt. annan stad)/rutiner Avsedd Mobipenpärm på hemtjänstens kontor. 4) Genomförandeplan Varje kund ska ha upprättad genomförandeplan inom 14 dagar från det att det biståndsbedömda beslutet fattats och insatser påbörjats. Därefter sker uppföljning av genomförandeplanen var 6:e månad eller då det sker någon förändring av de beslutade insatserna. //ProCapita Avsedd dokumentationsmall//hemtjänst Kalmar//Hemtjänst Kristianstad 5) Utför insats Insatserna utförs utifrån biståndsbedömda insatser. Varje enskilds kunds insats/er planeras in utifrån den genomförandeplan som upprättats. Utifrån avsedda program Procapita samt SharePoint. Avvikelser sker utifrån extern- ProCapita, internt- QS-Q-Mall-Anmälan om avvikelse Avsedda pärmar respektive hemtjänstkontor 6) Dokumentation/samordning Dokumentation sker i avsedda dokumentationsprogram utifrån varje kommuns krav exempelvis ProCapita, MobiPen/Phoniro Care/LifeCare. Planering av beviljade insatser sker i SharePoint. Samordning sker mellan de olika avdelningarna inom hemtjänstverksamheten: städ-tvätt-omvårdnad samt inom de olika städerna där hemtjänst bedrivs i företaget. Avsedda program: Procapita, Mobipen, PhoniroCare/LifeCare, Prator, SVPL. 7) Tidrapport Tidrapporter lämnas av samtlig personal efter sista arbetspasset i varje månad. Tidrapporten godkänns sedan av Verksamhetschef som sedan i sin tur lämnar in samtliga tidrapporter till lönekontoret. //Brukare/Omvårdnad/Tidrapporter Omvårdnad Avsedd dator på kontoret Avsedda pärmar respektive hemtjänstkontor

11 6 av 8 Kortfattad beskrivning av arbetssätten inom Tvätteriservice. Nedanstående (1-9), kan utläsas utifrån //Brukare/Omvårdnad/Karlskrona/Ledning 1) Accept Tvättnota skrivs till all tvätt, vilken sedan följer tvätten i hela tvättprocessen. Hämta tvätt Företaget hämtar även tvätt då detta önskas av kund. 2) Sortering i vagnar Tvätten läggs i olika vagnar beroende varifrån den kommer ifrån. 3) Sortering På tvättnotan markeras vilken sort samt hur många av varje tvättplagg som fanns då tvätten anlände till tvätteriet i Karlskrona. Nät används för att separera kläderna och hålla koll på vad som tillhör vem. 4) Tvättning Tvätten tvättas, tumlas, hängs i torkskåp och läggs sedan i vagnar. Miljömärkta tvättmedel används. 5) Sortering Tvätten stryks, manglas och viks ihop. 6) Räkna & Packa Tvätten räknas och packas i paketomslag. Notering görs på tvättnotan med slutliga antal plagg och vilka som packats till kund. 7) Lämna tvätt Tvätten körs ut och lämnas åter enligt överenskommelse med kund. 8) Kontantnota Fakturering sker till kund utifrån tvättens underlag- tvättnota. Underlaget samlas i avsedda pärmar på tvätteriet. 9) Faktureringsunderlag Fakturering slutförs av företagets ekonomiavdelning. Kortfattad beskrivning av arbetssätten inom Funktionsansvar. 1) Veckorapport sker till ledningen skriftligen varje fredag. KUM-Kvalitét och utvecklingsmöte sker i gång varje månad. Där träffas ledningspersonal

12 7 av 8 från varje hemtjänstverksamhet inom HS. 2) Ekonomi Fakturering sker till de olika kommunerna där insatserna bedrivs. Verksamhetsansvariga inom hemtjänsten har huvudansvaret för ekonomin. Ledningen för företaget sammankallar till budgetmöte enligt årsplanering. Fakturering sker utifrån varje enskild kommuns avsedda faktureringsprogram. 3) Månadsrapport Månadsrapporter lämnas in från varje verksamhetsansvarig till ledningen. Månadsrapporterna diskuteras sedan på HLM. 4) Budgetmöte Ledningen kallar verksamhetsansvariga till budgetmöte en gång per år. 5) Uppföljning Uppföljningar utförs i verksamheten efter årsplanering. Även uppföljningar utförs utifrån krav från de olika kommunerna där avtal finns tecknat. 6) Faktureringsunderlag Fakturering görs utifrån registrerade och utförda insatser i olika system utifrån varje kommuns avsedda faktureringsprogram. Fakturering sker utifrån varje enskild kommuns avsedda faktureringsprogram. 7) Personalansvar Verksamhetsansvariga har övergripande ansvaret för personal vad avser bemanning, kompetens, arbetsmiljö, nyanställningar, sjukfrånvaro, utbildning. Samråd sker alltid med företagets personalchef. 8) APT APT sker utifrån årsplanering. Målet med APT är att viktig information ska lyftas inom de olika verksamheterna och bil förankrat hos såväl personal som ledning. 9) Lagar & bestämmelser HS hemtjänst arbetar efter de lagar som styr verksamheten. 10) Kvalitetssäkring HS hemtjänst har idag en kvalitets- och utvecklingsgrupp. Gruppen sammankallas av Verksamhetschef. Gruppen består av Verksamhetschef, Operativ chef och alla städers koordinatorer. I gruppen diskuteras avvikelser, undersökningar internt-externt, utbildning m.m.

13 8 av 8