Slutrapport projekt IntraPhone

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Slutrapport projekt IntraPhone"

Linda Månsson
för 5 år sedan
Visningar:

1 (5) Slutrapport projekt IntraPhone Bakgrund Omsorgsnämnden har under ett antal år haft svårigheter att klara sin budgetram. Hemtjänsten har inte haft förutsättningar att rapportera orsakerna till underskott på ett tillräckligt faktabaserat underlag. Ett viktigt led har också varit att få kontroll och kunskap om arbetsbelastning i relation till budgetram. Ett led i det är att införa ett digitalt planeringssystem. Projektets mål Ett i samtliga verksamheter implementerat digitalt planeringssystem med möjlighet att kunna ta fram följande rapporter för: - Planerad tid hos brukare o Planerad tid för personal o Planerad personalkontinuitet o Kunna jämföra planerad tid och verkligt utförd tid hos kund o Frekvenser En planerare per enhetschef introducerad i arbetet Projektets syfte att få kontroll på verkställd tid kontra arbetsbelastning att ha ett faktaunderlag för att kvalitetssäkra och utveckla arbetssätt att kunna bemanna ur ett kostnadseffektivt perspektiv såväl som ur ett kundperspektiv att kunna ta fram följande rapporter: o Planerad tid hos brukare o Planerad tid för personal o Planerad personalkontinuitet o Kunna jämföra planerad tid och verkligt utförd tid hos kund o Frekvenser Projektets förväntade effekt Samtliga planerare introducerade i arbetet i verksamheterna Digitalt planeringssystem implementerat i samtliga hemtjänstgrupper Genomförande Projektets genomförande planerades av projektledare och redovisades för styrgruppen. Planering och frågeställningar gicks igenom i projektgruppen. Projektledare samt planerare utbildades i IntraPhone av konsult. Inför varje uppstart av en hemtjänstgrupp (totalt 23 grupper) i planeringssystemet upprättades tidsmallar. Projektledare utformade tidsmallarna utefter hemtjänstpersonalens förslag till planering. I arbetet deltog även ansvariga planerare som färdigställde planeringen i IntraPhone. Varje grupp fick utbildning i IntraPhones applikation i mobiltelefonen. Informationsblad om att tagg kommer att sättas upp se bilaga 1. delades ut till

2 2(5) Datum berörda omsorgstagare i området inför varje uppstart. Instruktioner för planeringssystemet upprättades och lades in i applikationen IntraPhone. Januari 2018 sattes Tv-monitorer upp ute i sex hemtjänstgrupper. På dessa monitorer kommer personalen att kunna se den dagliga planeringen för hela gruppen, inte endast sin egen som de har i sin mobiltelefon. Tidplan Forum Oktober Projektledare Daniel Gottschlich blev projektanställd Beställdes 111 smartphones till hemtjänstpersonal och planerare Telefonerna överlämnades ut till planerarna samma dag de levererades Alla Excelarken: organisationsark, omsorgstagarark och personalark är färdigställda och skickas till IntraPhone. IntraPhone har allt grundläggande material för uppbyggnad av instansen Nybro i websystemet IntraPhone Alla telefonerna delades ut i alla hemtjänstgrupper för att personal skulle hinna lära sig hantera Smartphones i väntan på IntraPhone Omorganisationen i omsorgsförvaltningen var klar och arbetet med projektet satte igång med utbildning för planerarna. Hemtjänstplanerare får 3-dagars utbildning i planeringssystemet IntraPhone av Christian Witt supportansvarig på IntraPhone. Säboplanerare deltar under 4 timmar 1 dag och lär sig grunderna i hur man byter personal i arbetslagen. Omorganisation med ändrade gränsdragningar av hemtjänstområden och personalbyten samt byte av telefonoperatör i slutet av februari flyttade fram projektets start till februari istället för i januari som var tänkt för start Arbetslagen Skomakaren 1:1, 1:2, Centrum, Boken och Madesjö hemtjänst startas i IntraPhone 23 februari Uppstart för Hanemåla hemtjänst i IntraPhone 30 mars Alsterbro/Bäckebo hemtjänst startar med IntraPhone 3 april. Instruktioner uppdaterade i applikationen IntraPhone. Krishantering, chef i beredskap, väderstörning, rutiner vid dödsfall, rutin vid behov av akut lyft och rutiner vid stickskada m.m Uppstart för arbetslagen Paradiset, Borgmästaren och Grönvägen hemtjänst i IntraPhone 4 maj.

3 3(5) Utbildning i webbverktyget IntraPhone i hur man söker fram all statistik för enhetscheferna. Projektledare och en planerare åker på IntraPhones användarträff i Ullared Inga grupper startas innan/under sommaren Inga grupper startas innan/under sommaren Inga grupper startas innan/under sommaren Uppstart i IntraPhone för arbetslagen Trygghetsboende och Kungshall hemtjänst 21 september Samtliga arbetslag Skomakaren 2.1, Skomakaren 2.2, Flerohopp, Myrdalen, Målerås/Gullaskruv, Norra natt och Östra natt hemtjänst startas i IntraPhone 19/10. Planerare får ett extra utbildningstillfälle i applikationen IntraPhone Uppstart för Västra natt och Orrefors hemtjänst i IntraPhone 16 november. Mats Nielsen från IntraPhone kommer och visar digitala dörrlås, TV-modulen och Säbo-modul Uppstart för arbetslagen Södra natt och Landet hemtjänst i IntraPhone 7 december. Projektets resultat Alla grupper är nu uppstartade i IntraPhone. Uppdragets förväntade effekt var Samtliga planerare introducerade i arbetet i verksamheterna Digitalt planeringssystem upphandlat och installerat i verksamheterna Avgränsningar i uppdraget var Digitalt planeringssystem är implementerat i hemtjänsten ej i särskilt boende. Genomfört Ett i samtliga verksamheter implementerat digitalt planeringssystem i hemtjänsten med möjlighet att kunna ta fram följande rapporter för: - Planerad tid hos brukare - Planerad tid för personal - Planerad personalkontinuitet - Kunna jämföra planerad tid och verkligt utförd tid hos kund - Frekvenser har kontroll på verkställd tid kontra arbetsbelastning har ett faktaunderlag för ett kvalitetssäkrat och utvecklat arbetssätt möjlighet att bemanna ur ett kostnadseffektivt perspektiv såväl som ur ett kundperspektiv det finns en planerare per enhetschef som är introducerad i arbetet

4 4(5) Utvärdering av genomförandet Sammanfattningsvis har införandet fungerat bra i alla 23 grupperna. Samtliga grupper tycker att applikationen fungerar bra och är lätt att använda. Tre grupper har dock förmedlat vissa problem. De synpunkter som framkommit är bland annat att personalen upplever att de inte har kontroll och är rädda för att det missas besök och insatser. I en del grupper får planerare in mycket ändringar som gäller planeringen. Olika personal i samma grupp kan ge olika besked om hur planeringen ska se ut. Projektledaren har haft uppföljningar gällande de synpunkter som framkommit. Information har getts om att personalen måste komma överens tillsammans i gruppen innan planerare kontaktas och gör ändringar. I januari 2018 sätts Tv-monitorer upp i sex hemtjänstgruppers lokaler där de kommer att kunna se hela gruppens dagliga planering. Detta har efterfrågats av alla grupper. Vi börjar med sex stycken för att därefter utvärdera innan fler införskaffas. Planen är att alla hemtjänstgrupper ska få tillgång till Tv-monitorer om utvärderingen visar på detta. Sammanställning avvikelser som inkommit pga att det inte varit inplanerat i IntraPhone under tillfällen uteblivna besök 2 tillfällen utebliven medicin 1 miss att beställa inköp samhall, personal fick handla 1 person fick ej insatsen Sociala kontakter 1g/v 2 tillfällen som en person ej fick besök med rehabiliteringsträning Påbyggnadsarbete efter projektets slut Integration mellan IntraPhone och Procapita så beslutade insatser förs över och visas i hemtjänstens telefoner utan manuellt arbete. Talad dokumentation i telefonen skrivs ner och sparas i Intraphone. Personal behöver bli utbildad i dokumentation via telefon. Genomförandeplan dokumenteras i Intraphone så den går att läsa i telefonen. Integrering Intraphone med bemanningssystemet Besched. Bilaga 1 Informationsblad tagg

5 5(5) Bilaga 1. Informationsblad tagg Information Under 2017 kommer hemtjänsten att börja använda ett digitalt planeringsverktyg för att kvalitetssäkra besök och insatser. Hemtjänsten kommer att göra detta med hjälp av sin mobiltelefon som loggas in vid varje enskilt besök. Detta innebär att ett klistermärke kommer att fästas på din dörrkarm till ytterdörren. Klistermärket har ungefär samma storlek som en femkrona och gör ingen åverkan på dörrkarmen. IP För ytterligare frågor kontakta: Daniel Gottschlich Projektledare Planeringssystem Omsorgsförvaltningen Nybro kommun

Relevanta dokument

Rutin för registrering av tid och insatser i Phoniro Care i Kristianstad kommun

Rev. 2015 02 13 Omsorgsförvaltningen Rutin för registrering av tid och insatser i Phoniro Care i Kristianstad kommun Innehåll Innehåll... 2 1 Insats- och närvaroregistrering i hemtjänst genom Phoniro Care...