Praktiska råd vid upphandling av IT-system

Upphandling av PA- Lönesystem Praktiska råd vid upphandling av IT-system

Upphandling av PA- Lönesystem Hur lär man sig att göra rätt? Genom att göra misstag och lära sig av dem Det finns genvägar Lär av andras misstag Lär sig av andras framgångar

Upphandling av PA- Lönesystem Vanliga misstag vid implementering av IT-system Oklarheter om vad som ingår / inte ingår i leveransen Överoptimistska tidplaner Gränsdragningsproblem mellan olika leverantörer Ej tillräckligt med resurser på köparsidan Ej tillräckligt med resurser på leverantörssidan

Upphandling av PA- Lönesystem Modell för IT-systeminförande 20% 30% 50% Avtal 90 Förfrågningsunderlag Test inför Driftstart Formell leveranskontroll Anbud Frågor 1 Svar 1 Frågor 2 Svar 2 Frågor 3 Svar 3 Avtal Integrerade i avtal Leverens hårdvara Installation Leverans enl. avtal Parameter sättning Leverans Konvertering integrationer Köparens Test Verifiering Avtal Driftstart Övertagande Betalningstillfällen kopplat till utförda prestationer

Upphandling av PA- Lönesystem Tre frågor! 1. Vet vi vad vi vill köpa? om ja. 2. Hur ska vi kunna välja bland alternativa lösningar? om vi kan välja.. 3. Hur ska vi kunna kontrollera att vi fått det vi köpt? 5

Vad behöver vi? En modern sportbil? 6

En rejäl timmerbil? 7

En ordinär familjebil? 8

Duger det inte att åka till jobbet med den vi har? 9

Finns det en kombination av alla? 10

Vad behöver vi veta för att kunna välja? Funktioner Inköpsorder, matchning av leverantörsfakturor, artikelregister, statistik e.t.c System/Teknik Licenser, klienter, prestanda, databas, kommunikation, drift Kommersiella villkor Support & Underhåll Dokumentation Leveransprojekt Installation, konvertering, projektmetodik, utbildning 11

Upphandling av PA- Lönesystem Som man frågar får man svar! Detaljeringsnivå Antal frågor Omfattning 12

Förbjudna ord vid IT-upphandling Användarvänligt Flexibelt Bra, snabbt, enkelt Lättintegrerat, lättanpassat Automatiskt etc, o.s.v. m.m.

Exempel ur verkligheten! 1.1 Generella behov av stor betydelse Behoven avser i huvudsak alla tre systemkategorierna. LPA-systemet är moduluppbyggt och skalbart samt flexibelt. Det är möjligt för Myndigheter att med minimala insatser installera ett levererat standardupplägg. Anpassningar kan lätt göras till olika, i vissa fall långtgående, Myndighetsspecifika behov inom ramen för ett sammanhållet standardsystem. LPA-systemet kan lätt integreras med andra system. Det är enkelt för Myndigheten att administrera LPA-systemet över tiden, exempelvis att genomföra uppgraderingar, versionsbyten etc. LPA-systemet har genomgående användargränssnitt som är enkla för användare av olika slag att lära sig och som understödjer ett effektivt och logiskt arbetssätt. Gränssnitt och arbetsmetodik är utformade så, att användare känner igen sig från på marknaden förekommande standardgränssnitt. Effektiva situationsanpassade hjälpfunktioner i LPA-systemet bidrar till att det går att snabbt komma igång med att arbeta i systemet. Osäkerheter om handhavandefrågor och LPA-systemets gränssnitt till andra system har minimerats. Ur statlig myndighets ramavtalsupphandling 14

Exempel ur verkligheten! Leveransprovet skall också visa att LPA-systemet har en sådan utformning att svars-, åtkomst- och bearbetningstider samt övriga faktorer som ur användarsynpunkt har betydelse för att LPA-systemets tillgänglighet är den avtalade. Variationer vid normaltransaktioner får inte uppträda på ett sådant sätt att LPA-systemet totalt sett upplevs som långsamt, inkonsekvent eller orytmiskt. Ur statlig myndighets ramavtalsupphandling 15

Exempel ur verkligheten! 1.3.2 Är informationen så uppbyggt och relaterad att relevanta uppgifter erhålles för den aktuella situationen? Är det enkelt att få fram all erforderlig information i systemet? 1.3.3 Är det offererade systemet på svenska, Windows-baserat och har ett användarvänligt gränssnitt. 2.2.1 Är systemets rapportgenerator flexibel och användarvänlig? Beskriv rapport-generatorns möjligheter. Ur en kommuns upphandling av standardsystem 16

Exempel på tydligare krav/frågor 8.4 Går det att publicera en bild till varje artikel? 8.5 Ser beställaren priser, ledtider och leverantör för varje artikel? 8.6 Kan beställaren fritt plocka ihop en (1) varukorg utan att ta hänsyn till att den består av flera leverantörer? 8.7 Om ja, omvandlas beställningen till en inköpsorder per leverantör?

Exempel på tydligare krav/frågor 9.1 På vilka sätt kan elektroniska fakturor tas emot/importeras? 9.2 Vilka meddelandetyper/-format kan tas emot? 9.3 Hanterar systemlösningen Svefaktura? 9.4 Kan fakturor preliminärbokas mot ekonomisystemet? 11.3 Kan klient-delen i systemlösningen köras i en browser-miljö? 11.4 Kan systemlösningen användas både från extern webbplats som intranät? 11.5 Kräver systemlösningen någon installation i klientdatorn (den fysiska arbetsplatsen)?

Upphandling av PA- Lönesystem Hur kan vi kontrollera att vi fått det vi köpt? Avtal 90 Förfrågningsunderlag Anbud Frågor 1 Svar 1 Frågor 2 Svar 2 Frågor 3 Svar 3 Avtal Integrerade i avtal

Sammanfattning Bestäm omfattning först (Volvo V70 eller timmerbil) Ställ tydliga frågor och få tydliga svar, undvik förbjudna ord Fråga om allt ni avser utvärdera (även leveransförmåga, kommersiella frågor, support/underhåll mm) Kontrollera referenser även referenser som inte anges av leverantören. Ta in alla utväxlade handlingar i avtalet. Avtala om formell leveranskontroll, först när systemet är i operativ drift. Avsätt interna resurser, både för upphandling och implementering. Vill ni ha en kopia på dessa bilder.. maila