Förfrågningsunderlag lokalvård 1(11)
Innehållsförteckning 1. Formalia... 3 1.1 Inledning... 3 1.2 Anbudet... 3 1.3 Övrigt... 4 1.4 Beskrivning av lokalerna... 5 1.4.1 Golvytor... 5 1.4.2 Disposition av ytor... 5 1.4.3 Övrigt... 6 1.5 Visning av lokalerna... 6 2. Krav på leverantör... 7 3. Kravspecifikation... 7 3.1 Löpande lokalvård... 8 3.1.1 Daglig;... 8 3.1.2 Måndag, onsdag, fredag... 8 3.1.3 Veckovis... 8 3.1.4 Månadsvis... 9 3.2 Skötsel av kaffeautomater... 10 3.3 Utvärderingskriterier... 10 3.3.1 Tider och genomförande... 10 3.3.2 Personal... 10 3.3.3 Pris... 10 4. Kommersiella villkor... 10 4.1 Uppdragets genomförande... 10 4.2 Avtal... 11 5. Bilagor:... 11 2(11)
1. Formalia 1.1 Inledning Lotteriinspektionen är en central förvaltningsmyndighet för frågor om spel och lotterier i Sverige. Inspektionen ger tillstånd till olika former av lotterier. Inspektionen utövar också kontroll och tillsyn över den svenska spel- och lotterimarknaden. Andra arbetsområden rör exempelvis information, statistik och omvärldsanalys. Inspektionens nuvarande avtal om lokalvård löper ut den 31 januari 2014, varför inspektionen har ett behov av att upphandla lokalvård from 1 februari 2014. Upphandlingen sker genom förenklat förfarande. 1.2 Anbudet Leverantörens anbud ska innehålla all begärd information enligt nedanstående. Anbudet ska uppfylla nedanstående krav för att kvalificeras till utvärdering. De anbud som inte uppfyller nedanstående krav kommer att uteslutas från vidare utvärdering. Anbudet ska lämnas skriftligt. Anbudet ska innehålla en redovisning av i förfrågningsunderlaget ställda obligatoriska krav och utvärderingskrav Anbudet ska innehålla ett pris för löpande lokalvård inklusive skötsel av kaffeautomater. Priset ska inkludera anbudsgivarens samtliga kostnader såsom utrustning, förbrukningsmaterial, resor, restid, traktamenten m.m. och besök hos inspektionen i Strängnäs. Anbudet ska innehålla en beskrivning av företaget och dess verksamhet, med antal anställda och tjänsteutbud samt vilken typ av förbrukningsmaterial som används Anbudet ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens resurser, kompetens och erfarenhet av lokalvårdstjänster. Anbudet ska innehålla en förteckning över de personer som kan vara aktuella för uppdraget samt underlag som visar att de uppfyller ställda krav, dvs. referenser från liknande uppdrag Anbudet ska beskriva de miljövänliga medel som ska tillämpas i lokalvården och för vilka ytor de ska användas. Använd 3(11)
miljöklassning på materialet ska anges (t.ex. svanmärkning, bra miljöval) Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för företaget Anbudet ska vara inkommet i pappersformat i slutet anonymt kuvert/paket märkt med Upphandling lokalvård 13LI5948 till Lotteriinspektionen Box 199 645 23 Strängnäs alternativt lämnas personligen eller genom bud till: Lotteriinspektionen Finningevägen 54B 645 42 Strängnäs Öppettider är måndag-fredag 9.00 15.00 (lunchstängt 12.00 13.00). eller via e-post till: anbud@lotteriinspektionen.se senast den 10 januari 2014. Observera att svar på förfrågan via fax inte accepteras. Anbudet ska vara bindande tom 2014-03-31, vilket skriftligen ska bekräftas i svaret. Anbudet ska följa dispositionen i denna förfrågan med hänvisning till aktuell punktnumrering och rubriksättning. Svaret ska vara fullständigt ur såväl formell, teknisk som kommersiell synpunkt. All dokumentation i detta ärende inklusive all korrespondens ska vara på svenska. Anbudsgivaren ska bekräfta i anbudet att LI:s krav accepteras och uppfylls. 1.3 Övrigt Då alla anbudsgivare ska ha tillgång till samma information måste frågor ställas skriftligen senast 5 dagar innan sista dag för inlämnande av anbud. Frågor och svar kommer att kommuniceras till alla anbudsgivare. Samtliga frågor ställs till Lotteriinspektionens registrator med e-post: registrator@lotteriinspektionen.se. Lotteriinspektionen erinrar om omständigheterna som ska medföra uteslutning av leverantör enligt 10 kap. 1 Lagen om offentlig upphandling 4(11)
(2007:1091) samt om omständigheterna som kan medföra uteslutning av leverantör enligt 10 kap. 2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Inspektionen kan komma att begära ut kopia av registreringsbevis och intyg från skattemyndigheten som visar fullgjorda skatte- och avgiftsskyldigheter, samt att anbudsgivaren är registrerad enligt 11 kap 6 ovan nämnda lag. Tilldelningsbeslut kommer att sändas till de som ingivit anbud skriftligt senast den 17 januari 2014. Avtal sluts genom parternas underskrifter 1.4 Beskrivning av lokalerna Den fastighet i vilken Lotteriinspektionen bedriver sin verksamhet ligger på Finningevägen 54 B i Strängnäs. Fastigheten delas med annan hyresgäst. Fastigheten består av fem plan och Lotteriinspektionen disponerar en yta om ca 2 200 kvadratmeter. Ritningar bifogas över fastigheten. Plan 1; rum som börjar med 1. Plan 2; endast entré Plan 3; rum som börjar med 3. Plan 4; rum som börjar med 4. Plan 5; rum som börjar med 5. 1.4.1 Golvytor - Golven i utrymme 101, 102, 104, 105, 106 och 107 består av massagolv. - Golven i utrymme 201 består av klinkers. - Golven i utrymme 345 består av sten. - Golven i utrymme 338, 339, 504, 505, 506, 507, 508, 513 består av plastgolv. - Golven i utrymme 314, 315, 340, 342, 343, 413, 414, 445, 446, 503, 509, 510, 511 och 517 består av klinkers. Samtliga dessa utrymmen utgör toaletter. - Golven i övriga utrymmen består av Kährs Ek Verona mattlackad (ekparkett). 1.4.2 Disposition av ytor - Rum nr 106 är arkiv. 5(11)
- Rum nr 327 är reception. - Rum nr 322, 328, 348, 421 och 433 är sammanträdesrum. - Rum nr 312, 329, 347, 349, 411, 432 och 502 är korridorer. - Rum nr 321, 326 och 420 är kopieringsrum samt materialförråd. - Rum nr 319, 323, 418 är närarkiv. - Rum nr 318, 341, 346, 417, 514 och 515 är förråd. - Rum nr 317, 416 och 512 är städutrymme. - Rum nr 339 är serverrum och rum 338 är förrum till serverrum. - Rum nr 520 är kök/matsal. - Rum nr 313, 360 och 412 är små kök/pentryn. Mellan rum nr 412 och 313 går en intern trappa. - Rum 505 och 507 är duschutrymmen. - Rum nr 506 är solarium. - Rum nr 513 är motionsrum. - Rum nr 504 och 508 är omklädningsrum. - Rum nr 518 är utbildningslokal i spelmiljö (kasino- och roulettebord samt spelautomater). - Rum nr 519 är representationsmatsal. - Rum nr 516 är vilrum. - Rum nr 316, 344 och 415 är kapprum. - Övriga rum är kontorsarbetsplatser. 1.4.3 Övrigt Vägg in till kontor och konferensrum består av fönster och hel trädörr. Källsortering tillämpas i samtliga kök/pentryn för hushållsavfall, tidningspapper, batterier, metallförpackningar, ofärgade och färgade glasförpackningar, pappförpackningar samt plastförpackningar som vägs och registreras av städ. Miljörum finns på plan 1. Det finns ingen hiss mellan plan 3 och plan 4. 1.5 Visning av lokalerna Om anbudsgivaren för att kunna lämna anbud behöver se lokalerna ska en tid för detta avtalas med Kristina Antman Eklund, tel 0152 650 179. 6(11)
2. Krav på leverantör Följande krav är krav som måste uppfyllas för att anbudet ska bli kvalificerat för utvärdering. Anbud som inte uppfyller nedanstående krav kommer att uteslutas från vidare utvärdering. Anbudsgivaren ska bifoga en beskrivning av företaget, som bl.a. innehåller antal anställda, vilka tjänster företaget erbjuder samt vilken typ av material företaget använder. Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet av att utföra lokalvård. Anbudsgivaren ska bifoga skriftlig dokumentation som visar att de personer som planeras utföra uppdraget hos inspektionen har referenser från liknande uppdrag. Referenserna får inte vara äldre än två år. Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens, vilket säkerställer att uppdraget sker på ett sådant sätt att överenskommen tidplan, omfattning och kvalitet upprätthålls. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. 3. Kravspecifikation Lotteriinspektionen presenterar nedan hur lokalvården ska utföras. Den dagliga lokalvården ska genomföras varje vardag. Lokalvården ska utföras enligt upplagt schema så att intervallen inte varierar. Lokalvården ska utföras på dagtid under inspektionens öppettider kl. 8.00 12.00. Vid veckor med helg- och klämdagar kan lokalvård vid andra tillfällen accepteras efter överenskommelse. Om behov skulle uppstå kan lokalvård accepteras även kl. 13.00 15.30. Så långt det är möjligt ska den dagliga lokalvården utföras av samma person ur säkerhetsperspektiv och för att uppnå kontinuitet. Leverantören ska tillämpa miljövänliga medel. Leverantören står för nödvändig utrustning och förbrukningsmaterial. Lotteriinspektionen står för hygienmaterial (tvål och papper). Lotteriinspektionen står för lokalvårdsutrymme. Utrymme finns på varje våningsplan i rum nr 317, 416 och 512. 7(11)
Avrapportering ska ske till Lotteriinspektionen en gång per månad, där protokoll ska föras. Kontaktpersoner ska utses för den löpande kontakten hos Lotteriinspektionen och hos Leverantören. 3.1 Löpande lokalvård Nedanstående löpande lokalvård ska ske med specificerad periodicitet. 3.1.1 Daglig; - Toaletter - fuktsvabbning, tömning av papperskorg, avtorkning av utsatta vägg- och dörrpartier, avtorkning av speglar, rengöring av sanitära enheter, påfyllning av hygienmaterial (tvål och papper). - Matsal/kök - fuktmoppning, tömning av papperskorgar, avtorkning av bord och stolar, avtorkning av bänkar i köksdelen inkl diskho, avtorkning av mikrovågsugnar invändigt och utvändigt, avtorkning av dörr. Urplockning och igångsättning av diskmaskiner - Tillsyn av utrymme 519 med avtorkning vid behov. - Reception - fuktmoppning av utrymme 327, 344, 347, avtorkning av entrédörrar, varannan dag fuktmoppning och varannan dag torrmoppning med fläckborttagning. 3.1.2 Måndag, onsdag, fredag - Matsal/kök - avtorkning av diskmaskin utvändigt, avtorkning av kyl och frys utvändigt, avtorkning av spis, avtorkning av utsatta väggpartier och skåpluckor. - Små kök/pentryn - fuktmoppning, tömning av papperskorg, avtorkning av bord och stolar, avtorkning av bänkar i köksdelen inkl diskho, avtorkning av dörr, avtorkning av ev. diskmaskin utvändigt, avtorkning av ev. kyl och frys utvändigt, avtorkning av utsatta väggpartier och skåpluckor. - Trapp - fuktmoppning av trappor från entréplan till plan 5 inkl hiss - Kopieringsrum - tömning av papperskorg 3.1.3 Veckovis - Toaletter - damma fria vågräta ytor, damma element och rör, avtorkning av fönsterbänk. - Matsal/kök - damma fria vågräta ytor, damma element och rör, avtorkning fönsterbänkar, tömning och registrering av källsortering. 8(11)
- Altaner - avtorkning av utemöbler under den tid borden är uppställda - Kontorsrum i block 1, 2 och 3 - fuktmoppning, dammsugning av mattor, damma fria vågräta ytor, damma element och rör samt kabelränna på vägg, avtorkning fönsterbänkar. Tömning av papperskorg två gånger per vecka. - Konferensrum i block 1, 2 och 3 - fuktmoppning, damma fria vågräta ytor, tömning av papperskorg, avtorkning dörrar och utsatta väggpartier, damma element och rör samt kabelränna på vägg, avtorkning av fönsterbänkar. - Kopieringsrum - fuktmoppning, damma fria vågräta ytor, avtorkning dörrar och utsatta väggpartier, damma element och rör samt kabelränna på vägg, avtorkning av fönsterbänkar. Tömning av returpapper och återvinning till miljöstation i källaren. - Korridorer - fuktmoppning samt fläckborttagning - Solarium - fuktmoppning, dammsugning av mattor, damma fria vågräta ytor, damma element och rör samt kabelränna på golv, tömma papperskorgar, avtorkning av dörr och utsatta väggpartier. - Motionsrum - fuktmoppning, dammsugning av mattor, damma fria vågräta ytor, damma element och rör samt kabelränna på golv, tömma papperskorgar, avtorkning av dörr och utsatta väggpartier. - Duschutrymmen och omklädningsrum - fuktsvabbning, tömning av papperskorg, avtorkning av utsatta vägg- och dörrpartier, avtorkning av speglar, rengöring av sanitära enheter, påfyllning av hygienmaterial (tvål och papper). - Kontors- och konferensrum i block 4 - fuktmoppning och damning (varannan vecka) - Toaletter block 4 - fuktsvabbning, tömning av papperskorg, avtorkning av utsatta vägg- och dörrpartier, avtorkning av speglar, rengöring av sanitära enheter, påfyllning av hygienmaterial (tvål och papper). Damma fria vågräta ytor, damma element och rör, avtorkning av fönsterbänk. (Varannan vecka) 3.1.4 Månadsvis - Toaletter, matsal/kök, kontorsrum, konferensrum, korridorer, trappor och förråd - damma fönster, lister och golvsocklar. - Matsal/kök - avtorkning av kylskåp invändigt (vid behov efter överenskommelse), avtorkning av ugn invändigt (vid behov efter överenskommelse) - Korridorer - avtorkning av speglar, hatthyllor, skohyllor och sittgrupper. 9(11)
- Hiss - fuktmoppning, avtorkning av spegel. - Plan 1 - fuktmoppning. - Serverrum - fuktmoppning, tömning av papperskorg (tillträde via behörig personal). - Arkiv - fuktmoppning (tillträde via behörig personal). - Miljörummet - fuktmoppning och avtorkning av utsatta väggpartier - Förråd/närarkiv fuktmoppning och dammtorkning 3.2 Skötsel av kaffeautomater Dagligt underhåll av kaffemaskinerna (5 st) vid behov, t.ex. avtorkning, påfyllning av kaffe samt eventuell genomkörning av reningsprogram. 3.3 Utvärderingskriterier 3.3.1 Tider och genomförande Ange tidsåtgång för de olika momenten enligt specifikation under 3.1. Ju kortare tid, desto högre poäng. Max 6 poäng. Viktningen av kriteriet är 40 % 3.3.2 Personal Ange hur många personer som kommer att städa samtidigt i inspektionens lokaler. Ju färre personer, desto högre poäng. Max 6 poäng. Viktningen av kriteriet är 40 % 3.3.3 Pris Ange pris enligt specifikation under 3.1. Ju lägre pris, desto högre poäng. Max 6 poäng. Viktningen av kriteriet är 20 % 4. Kommersiella villkor 4.1 Uppdragets genomförande Uppdraget ska genomföras löpande under avtalstiden, vilken är ett (1) år med möjlighet till förlängning upp till ytterligare ett (1) + ett (1) år från avtalets start den 1 februari 2014. 10(11)
4.2 Avtal Leverantören ska utföra alla delar av uppdraget med den skicklighet, snabbhet och omsorg som inspektionen har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag verksamt inom branschen. Den löpande lokalvården faktureras kvartalsvis i förskott. Betalningsvillkor är 30 dagar. Ingen faktureringsavgift får tas ut. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen vid försenad betalning. Överenskommet pris för löpande lokalvård är fast t.o.m. den 31 december 2014. Därefter får uppräkning ske efter konsumentprisindex för januari innevarande år. Uppräkning får ske en gång per år per den 1 januari under avtalstiden. Om lokalvården är under förväntan enligt uppdragsbeskrivningen har Inspektionen rätt att hålla inne betalning för en månad. Överenskommen tidplan är bindande. Försening med mer än en (1) dag orsakad av Leverantören ger Inspektionen rätt till avdrag på avtalat pris för uppdraget med 5 % per dag. Lotteriinspektionen har rätt att efter eget val låta avhjälpa brist på Leverantörens bekostnad eller kräva prisavdrag motsvarande värdet om Leverantören efter skriftligt påpekande inte avhjälper brist inom föreskriven tid. Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol. 5. Bilagor: Ritningar 11(11)