Växjö! Europas grönaste stad

Relevanta dokument
Växjö! Europas grönaste stad

Växjö! Europas grönaste stad

Livsmedelupphandling, U.24, 1 december 2011, Stockholm. David Braic upphandlingschef, Växjö kommun david.braic@vaxjo.se

Växjö! Europas grönaste stad

EnergiTing Sydost

Hur blir upphandling - inköp strategiskt. David Braic upphandlingschef, Växjö kommun david.braic@vaxjo.se

Hur blir upphandling - inköp strategiskt. David Braic upphandlingschef, Växjö kommun david.braic@vaxjo.se

93% Hej klimatsmart samhälle! Whitepaper. Ett whitepaper om Samordnad Varudistribution

Kommunal samordnad varudistribution

Användardokumentation Beställning via rekvisition

Upphandla kontorsmaterial med miljöhänsyn. Emma Johansson Centrala Upphandlingsenheten

Etablering av samlastningscentral för Kalmar kommun

e-handel i praktiken Mikael Wickström, Chef inköpsenheten, Avdelningen för Verksamhetsstöd mikael.wickstrom@skatteverket.

INKÖPSHANDBOK PROCESS

Användardokumentation Beställning av livsmedel

1C:Från inköp till betalning - hela processen

Bilaga 3, KF 94/2017 Sidan 1 av 13. Centraliserat inköp. H u r, n ä r o c h v a r f ö r?

Att beställa varor och tjänster i kommunal regi Johan Almesjö Inköp Gävleborg. Mikael Hallqvist Gävle Kommun

Användardokumentation Beställning av varor i Visma Proceedo

Kort om Skogsstyrelsen

Användardokumentation Beställning enligt offert

Samverkansdag 27 sep. Låt dig inspireras till att öka e-handeln Siw Rehn Försäkringskassan Åsa Sjödin Statens servicecenter

Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Earth Week mars

Lathund för ordermatchning. Version

Dialogmöte 4. Program, workshopmaterial och presentation uppföljning. 12 mars 2014

Upphandling inom Skatteverket 2012

Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén

Tierps kommun och beställarcertifiering -status efter 11 år

Beställ på rätt sätt. Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg

Etablering av samlastningscentral för Kalmar kommun

Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt?

E-HANDEL. Uppföljning och analys

Inköps- och upphandlingsriktlinjer

Politiskt initiativ - Inför samordnad varudistribution i Karlstad

Högskolan Väst Planering, Ekonomi, Juridik och ledningsstöd E-beställning från Effector

Effektiva inköp i svenska. E-inköpsdagen

VA-material Avropsstöd. Vägledning VA-material

Handledning PEPPOL Punch Out

Förhandling inom ramen för den offentliga affären. Stockholm, den 9 mars 2017

Behov Till Betalning. Per Carlsson. Erfarenhetsutbyte Organisation med e-beställningar

Rollanalys INKA- och EL-projektet

Erfarenhetsutbyte Organisation med e-beställningar

E-fakturering och e-handel

Upphandlingspolicy. Dokumentet gäller för: Karlsborgs kommunkoncern. Dokumentansvar: Ekonomichef

Läromedel Avropsstöd. Vägledning Läromedel Sida 1 av 7

Regler för inköp och upphandling

Utbildning för chefer inom SDF Våren 2012 Ramavtalet i fokus

Inköps- och upphandlingspolicy

Läromedel Avropsstöd. Vägledning Läromedel Sida 1 av 7

Miljökrav vid upphandling av transporttjänster. Från analys till avtalsvård

på väg mot ett hållbart energisystem

Frågor och svar E-handel läkemedel Proceedo

Trött efter lunchen?

Samordnad varudistribution i Kungsbacka

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar

Sortera post - Centralt

Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Samordnade transporter vilka är miljökonsekvenserna

Proceedo Livsmedel. Haninge kommun

BESTÄLLARE. -din guide till avtalen

Sibylle Mendes. Criadora Consult. Upphandla livsmedel Stockholm 19 nov 2013

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Revisionsrapport Ramavtal Sundsvalls kommun Linda Marklund, Revisionskonsult Per Ståhlberg, Cert. kommunal revisor

Hygienartiklar och städmaterial Avropsvägledning. Hygienartiklar och städmaterial Sida 1 av 10

E-handel nyttan med en digital inköpsprocess. Offentlig Chef 17 januari 2018

Anvisningar för produktkategoriteam

Utbildning för chefer inom SDF Våren 2012 Inköpsprocesser i staden

ENKLARE E-HANDEL. symbrio.com

Spårbarhet mellan upphandling och inköp

Upphandlings- och inköpspolicy för Växjö kommun

Hur kan vi få med leverantörer till e-handel? Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Upphandlingsdagarna januari 2019

TILL VÅRA LEVERANTÖRER. Goda affärer. med UpphandlingsCenter FALUN BORLÄNGE LUDVIKA GAGNEF SÄTER HEDEMORA

Upphandlingshandledning Så här går det till i Surahammars kommun

Attestreglemente för Malung-Sälens kommun

Innehållsförteckning (ctrl + klicka för att gå till önskad rubrik i dokumentet)

Välkommen! Ulla-Karin Josefsson, ramavtalsansvarig Fredrik Aglo, upphandlare Elin Olsson, upphandlare

Uppföljning ur e. kategoristyrningsperspek5v Robin Ingbrant och Anna Halvordsson

AFFÄRSAVTAL Ramavtal köp av möbler till strid i bebyggelse i Spånga, Prästtomta skjutfält Kvarn

Lekmaterial Avropsstöd. Vägledning Lekmaterial

Beslutsärende punkt 14. Förslag till beslut. Anvisning för Inköp och upphandling

GÖTEBORGS UNIVERSITET. Miljö och inköp

Handledning PEPPOL Punch Out

Regler för inköp och upphandling

Hygienartiklar och städmaterial Avropsvägledning. Hygienartiklar och städmaterial Sida 1 av 10

Recycling. Lager & Logistik. Betongtillverkning. Thermotransporter. Fjärr- och partitransporter. Intermodal terminal & transporter.

Policy. Inköps och upphandlingspolicy KS Föreskrifter. Plan. Program. Reglemente. Riktlinjer. Strategi. Taxa

Information om SPINK Samlad placerings- och inköpsfunktion Startade 1 mars 2018

Samordnad varudistribution. ett klimatprojekt

Upphandlingspolicy. Antagen i Kommunfullmäktige

Upphandlingssamverkan D-U Inledning

Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel

E-handel i offentlig sektor i Sverige

Elektronisk handel och e- fakturering; Aktuellt inom SFTI Kerstin Wiss Holmdahl

Attestreglemente Reviderat 2012 KS12.185

Med sikte på bättre offentliga affärer. 19 oktober 2016 Inger Ek, generaldirektör

Proceedoinfo 14-2 Juni 2014

Granskning av avtalsefterlevnad

Offentlig upphandling för företag

Transkript:

Växjö! Europas grönaste stad

Växjö kommun Växjö kommun: 90 000 invånare 6500 kommunanställda 8 förvaltningar/nämnder 5 kommunala bolag (förvaltningar + bolag = Kommunkoncernen) Växjö kommuns totala årliga inköpsvolym: ca 1,3 MDR 600MKR hanteras direkt via UE Inköpsandel via inköpssystem och DC: 90MKR 77 000 order/år via inköpssystem 33 leverantörer via inköpssystem, 30 leverantörer via DC 19 ton gods går via DC per dag Länet (de upphandlingar som hanteras av Växjö) ca 200MKR 110 upphandlingar per år Ca 400 avtal hanteras centralt av upphandlingsenheten(ue). 11 personer : 8 upphandlare, 1 systemförvaltare, 1 handläggare, 1 chef 2

Strategisk upphandlingsenhet Ledningsgrupp Kommunstyrelse Regionen Kronobergs län Samverkan upphandling Samverkan E-handel DC Upphandlingsenheten LOU, Juridik Utbildning information Marknadsföring Näringsliv - dialog E-handel Systemansvar E-handel - nätverk Certifierade inköpare Samordnad Varudistribution (DC) Kommunala bolag Förvaltningar/nämnder Upphandlingar kommunkoncernen Styrelser

Inköpsstrategi Med rätt inköpsstrategi är det fullt möjligt att uppnå en betydande besparingspotential sett ur ett totalekonomiskt perspektiv för alla verksamheter inom en offentlig organisation. Kostnader för exempelvis E-handel och DC måste ställas i relation till ett övergripande ekonomiskt perspektiv där tydliga mål, ansvar och politiska beslut måste förankras. Upphandling Hur står är inköpsandelen i kommunen? Vem ansvarar för inköpen? Hur stor del av inköpsandelen hanteras via upphandlingsenheten? Exempel: inköpsandelen är för år XX 600MKR, Ett mål kan vara att genom strategiska inköp (upphandling) minska inköpskostnaden med 3%. 600MKR*0,03= 18 MKR i besparingspotential. Redan här har man täckt in kostnader för både e-handel och DC. Vad kostar administrationen i ett dåläge? Vilken besparingspotential ger nuläget? Vad kostar det att inte införa e-handel/inköpssystem? 4

Processbesparing Inköpssystem nuläge från 2011.. Avtalstrohet: Köp sker per automatik från rätt leverantör och rätt sortiment till RÄTT pris och villkor, Inköpsstyrning, certifierade operativa inköpare Processbesparing e- order ( ca 77 000 order/år går via inköpssystemet): Gemensamt gränssnitt - en beställningskanal, Förkontering, samma orderinfo kan återanvändas, beställningar kan förplaneras Förattest: utsedd attestant måste elektroniskt godkänna order innan order går iväg till leverantör Då uppfylls kraven på internkontroll och möjlighet till ekonomisk uppföljning Attest kan även ske via smartphone. Beställning med order till flera leverantörer behöver endast EN attest. Certifierade inköpare behöver ej ha koll på vem vi har avtal med, sker per automatik via inköpssystemet. Uppdelning av upphandlingar som leder till flera avtal som görs centralt och går via DC påverkar därmed inte beställare. Processbesparing faktura ordermatchning mot e-faktura= ingen traditionell fakturabehandling krävs, eftersom alla nödvändiga steg i enlighet med attestreglemente, revision skett vid beställningstillfället Central avvikelsehantering Verksamheterna drabbas ej av avvikelsehantering. Upphandlare kontrollerar ev. prisavvikelser. Direkt kontakt med leverantörer = uppföljning per automatik. Godkänd prisavvikelse attesteras centralt. Upphandlingsrelaterat/ övriga mervärden Tillförlitlig statistik= underlag för kommande upphandlingar, vi fångar upp behovet och förankrar med verksamheterna. Verktyg för att uppnå politiska mål (andel ekologiska, miljömärkta produkter etc) Sundare marknad minskad risk för taktiska anbud 5

Upphandlingsprocess E-anbud Avtal Flödesschema E-handel och DC Inköpssystem (INES) Avtalsexponering E- beställningar Prislistor (Pricat) Certifierad inköpare Varukorgsbeställning Förkontering Leveranskvittens E-beställning/order Attestant Förattest Godkänn/ändra/neka Samordnad Varudistribution(DC) Sampackning Utleverans Upphandlingsenhet Ekonomikontor Leverantör Orderbekräftelse (livsmedel) Avvikelse Automatisk Ordermatchning E-faktura 6

DC nuläge från 2011 Vad har vi uppnått? Inget CO2 utsläpp för de samlastade rutterna inom Växjö kommun: Drivmedel HVO alt. RME (krav vid upphandling av logistiktjänsten) Antal leveranser/vecka ej samdistribution enligt anbudsunderlag: 1900 leveransmottagningstillfällen Antal leveranser/vecka med samdistribution: 350 leveranser (sänkning med 82%) Antal minskade leveranser per vecka: 1 550 st. man räknar med att en leveransmottagning tar ca: 10 minuter. 10 minuter x 1 550=15500 minuter= 258 timmar per vecka i tidsbesparing Ca 12 000 timmar per/år vilket motsvarar 6-8 heltidstjänster (mer tid för kärnverksamhet) Order/beställningar planeras mer effektivt (leveransdagar styr) Mindre aktörer har fått större möjligheter att lämna anbud i samband med upphandling. Leverans till 1 leveransadress istället för ca 450! Lägre priser genom stafflad upphandling där DC har varit en förutsättning 7

Kostnad -nytta Antaganden Vad kostar det att hantera en faktura? Vad kostar det att inte följa avtal etc.., I detta exempel räknar vi med att då läget kostade 250kr per faktura vilket ska ställas mot processbesparing i nu läge och jämföras med ordermatchad faktura för den volym som går via inköpssystemet. Nu läges kostnaden antas vara 125kr dvs en besparing på 125 kr per order/faktura som går via inköpssystemet. ======================================================== Införande av DC synliggör delar av transportkostnader. Transportkostnader har även funnits tidigare. Måste förklaras pedagogiskt i samband med framtagagande av bussinesscase för DC. Vad är kostnaden för traditionell leverans till 450 lev.ställen transporter med incoterms DDP? Hur värderas miljö? Ex.minskat CO utsläpp 8

Årlig Besparingspotential Inköpsvolym (ramavtal) Växjö kommun : 600MKR Inköpsvolym som går via inköpssystem och DC : 90MKR Processbesparing e-order med förattest och e-faktura 125 kr 77 000 (antal order) 9 625 000kr Lägre pris i upphandling med DC som förutsättning (1 leveransställe) räknat på inköpsvolym via inköpssystem Total årlig besparingspotential (e-handel samt DC) 4 % 3 600 000kr 3 600 000kr 13 225 000kr 9

Besparingspotential Årlig Besparingspotential 13 225 000 Kostnader Samordnad varudistribution - 6 200 000 Inköpssystem - 800 000 Personal kostnader E-handel/DC (1,5 tjänster) - 850 000 Summa årliga kostnader (E-handel/DC) - 7 850 000 Årlig besparingspotential e-handel/dc 5 375 000 Årlig besparingspotential upphandling 18 000 000 Total summa besapringspotential 23 750 000 - Personalkostnader upphandlingsenheten - 6 500 000 Årlig Besparingspotential netto 16 875 000 10

Avslutning & hur går vi vidare Nationell konferens Kommunal samordnad varudistribution 4:e maj 2017 World Trade Center, Stockholm

Tacka dagens moderatorer & föreläsare

Projektkontor med support hur går vi vidare? 1. Bilda arbetsgrupp a) Kort diskussion på lunchen b) Fått förfrågningar under dagen c) Finns möjligheter att påverka gruppens/nätverkets utformning 2. Skapa erbjudande: grund + beslut, implementering, utveckling 3. Finansiering a) Medlemsavgift förbinder sig att avsätta personal (vara med 2-3 träffar per år) b) Extern finansiering och/eller arvode -> specifika tjänster kopplat till erbjudanden. 4. Forma nätverket, information kommer att publiceras på www.kosava.se

Dagens powerpoints Ni kommer få en länk för att ha möjlighet att ladda ner dessa

Tack för deltagare! Fredrik Mårdh Energikontor Sydost fredrik.mardh@energikontorsydost.se 0709 21 60 50