Snabbguide - Att komma iga ng med Tolkportalen Syfte med snabbguiden Tolkportalen introduceras under hösten 2015 för landstingets vårdgivare med störst tolkbehov och under 2017 kommer Tolkportalen att introduceras på bred front, för samtliga vårdgivare. Detta dokument är en första version av en snabbguide och skall inte ses som en heltäckande instruktion. Här återfinns några av de punkter som kommit upp i samband med introduktionen av tolkportalen hos de största vårdgivarna. Snabbguiden är tänkt att vara ett stöd för vårdgivare som precis skall börja arbeta med Tolkportalen i sin verksamhet. Se också följande informationskällor: Vardgivarguiden.se för information om tolktjänster och avtal Tolkportalens manual (finns under hjälp i övre menyraden) SLL IT support 08-123 145 10 för tekniska frågor Frågor om landstingets tolktjänster eller tolkportalen: spraktolk.hsf@sll.se
En väg in för att boka tolk inom landstinget Tolkportalen är landstingets egen beställningsportal och är det enda verktyg som vårdgivare behöver ha för att förboka tolk. Alla tolkförmedlingar med avtal med landstinget är också anslutna och skall besvara alla beställningar i Tolkportalen. I de fall då vårdgivare behöver komma i kontakt med tolkförmedling per telefon, så finns ett nummer in, där vårdgivare kommer i kontakt med rätt tolkförmedling beroende på vilken tolktjänst som önskas. Via detta nummer kommer vårdgivare också i direktkontakt med tjänsten Expresstolk. Aktuell information finns alltid på Vårdgivarguiden www.vardgivarguiden.se
Några fördelar med Tolkportalen Vårdgivare får bättre överblick över sina bokningar Vårdgivare sparar tid från telefonen och behöver inte heller ha koll på aktuellt avtalsläge Det blir betydligt enklare att rapportera avvikelser via Tolkportalen Ökad patientsäkerhet eftersom tolkförmedling och tolkar inte längre har tillgång till patientens personnummer. Endast sjukvårdspersonal hanterar personuppgifter i Tolkportalen. Tolkförmedling och tolkar ser enbart patientens ålder och kön. Möjliggör central uppföljning av kvalitet och leverans av tolk. Landstinget är en av de största tolkbokarna i Stockholm och tillsammans är vi starka i strävan efter att följa upp och höja kvaliteten i de tolktjänster som levereras. Landstingets olika tolktjänster Alla nedanstående tjänster kommer du i kontakt med via Tolkportalen (undantaget Expresstolk som är direktkoppling till tolk och inte kan förbokas). Via ett nummer in når du alla tolktjänster. Bekanta dig med manualen Det finns en manual i Tolkportalen under hjälp i menyn. Den uppdateras i samband med uppdateringar i miljön. Inloggning och EK Behörigheterna i tolkportalen är helt baserade på EK och att vårdgivare har ett giltigt e-tjänstekort. Om en ny användare har problem med åtkomst, brukar det handla om att hur hen är upplagd i EK och kan avhjälpas via vårdgivarens EK-administratör.
Ny beställning och några smarta tips Beställningsförfarandet beskrivs närmare i manualen. Här kommer dock några tips på smarta funktioner i samband med beställning.
1. Röd stjärna = obligatoriskt fält 2. Adress och dina egna inställningar Den adress som kommer upp hämtas från EK, beroende på vilken enhet användaren är kopplad till. Vissa användare är bara kopplad till en enhet, medan andra är kopplade till flera enheter. En användare som är kopplad till flera enheter väljer vilken enhet hen för tillfället vill boka tolk till under Beställande enhet. Att ändra personliga inställningar är enkelt genom att använda det lilla kugghjulet vid fältet kontaktperson. Där kan uppgifter som mejl och telefonnummer anges och om de sparas, så kommer de upp som standard för nästa bokning som läggs. Aktuell status på beställningar kommer alltid att synas i Tolkportalen. För den som också önskar mejl vid olika händelser, finns möjlighet att välja det under inställningar. Vårdgivare som eventuellt har en gruppmejladress som t.ex. tolk.xxmvc@sll.se använder med fördel den, men det är upp till varje enskild vårdgivare och enhetens rutiner vad som passar bäst. I inställningarna anges också om extra förfrågningsrunda önskas. Vi rekommenderar att den skall vara ifylld. En beställning som skickas, går med automatik till den tolkförmedling som ligger högst i rangordning. Om den förmedlingen inte kan ta uppdraget, går det med automatik vidare till nästa tolkförmedling efter 5 timmar, utan att vårdgivaren behöver göra något aktivt. Extra förfrågningsrunda innebär att lagd beställning som inte tillsatts av någon tolkförmedling i den första förfrågningsrundan, går igenom en ny förfrågningsrunda (om tid finns innan uppdraget skall utföras). 3. Endast-knappen Vid vissa val finns möjligheten att kryssa i en endast -ruta, t.ex. avseende tolkens kön. En beställning där önskat kön på tolk anges som kvinna, betraktas som ett önskemål. Om tolkförmedlingen har en kvinnlig tolk ledig, så skickar de henne, men en man kan komma, utan att det är fel. Om vårdgivaren har kryssat i endast -rutan bakom önskemålet kvinna, så blir det ett krav och uppdraget får enbart tillsättas med en kvinnlig tolk. 4. Att boka flera tider för samma patient För patienter som behöver tolk till en serie av vårdtillfällen, väljer vårdgivare funktionen lägg till vid val av datum och tid och bokingen avser då hela serien. Det går dock att hantera varje vårdtillfälle separat i efterhand (t.ex. om ett enskilt besök behöver avbokas eller om en avvikelse skall läggas på enbart ett besök i serien) 5. Att boka grupptolkning Vissa bokningar avser grupptolkning, t.ex. vid föräldragrupper eller diabetesutbildning. En egen kryssruta finns för grupptolkning. 6. Att registrera flera personnummer Om samma vårdgivare skall träffa flera patienter på rad, med behov av tolk inom samma språk, så är det möjligt att göra en samordnad beställning. Det görs vid registrering av personnummer genom att välja funktionen lägg till och fylla i nästkommande patient. En fördel med det är att uppdraget blir
längre sammanhållet och därmed något lättare att tillsätta med tolk. Det innebär också att det blir en tolk istället för en till varje patient. 7. Avboka och kopiera till ny Om en beställning behöver ombokas eller avbokas, så kan det göras antingen genom att öppna aktuell beställning och välja boka av, alternativt direkt i listan över beställningar (högerklicka på de tre strecken i slutet av raden). För ombokning, välj kopiera till ny så skapas en ny beställning med exakt samma uppgifter från beställningen, minus datum/tid. Då behöver inte hela beställningen göras om. Kvittens Alla genomförda bokningar hamnar i en lista för vårdgivare att kvittera. En kvittens är vårdgivarens kvitto på att ett tolkuppdrag har utförts helt i enlighet med beställning. I de fall ett uppdrag inte utförts enligt beställning, så registrerar vårdgivaren en avvikelse vid kvittenstillfället. Automatisk kvittens En beställning som inte har kvitterats manuellt av vårdgivaren, kommer att automatkvitteras 14 dagar efter genomfört uppdrag. En nöjd vårdgivare behöver alltså inte göra något aktivt, kvittensen sker med automatik. Ett automatkvitterat uppdrag betyder att vårdgivare är nöjd och att uppdraget utfördes helt i enlighet med beställning och till belåtenhet. Vårdgivare kan då fokusera på att kvittera med avvikelse för de uppdrag som inte gick enligt plan.
Kvittera med avvikelse I de fall då tolkuppdraget inte utfördes i enlighet med beställning, är det viktigt att vårdgivaren kvitterar med avvikelse. Dels ger det vårdgivaren möjlighet till vite och dels är det mycket viktigt för att möjliggöra aggregerad uppföljning av tolkförmedlingarnas leverans i tolkuppdragen och på så sätt höja kvaliteten. I Tolkportalen är det kraftigt förenklat att rapportera utebliven tolk. Det tidigare blanketthotellet behöver inte längre användas, all avvikelsehantering går via Tolkportalen. Så snart vårdgivaren trycker på kvittera med avvikelse, så går avvikelsen iväg till aktuell tolkförmedling. Tolkförmedlingen har tio dagar på sig att svara, därefter blir avvikelsen automatiskt godkänd. Se manualen för fler detaljer om hur vårdgivare ser tolkförmedlingens svar och hur viteslistor hanteras.
Kvittens som kräver manuell hantering Vissa beställningar kommer inte att automatkvitteras, då de kräver en aktiv åtgärd från vårdgivare. Om vårdgivaren t.ex. har ringt in en beställning till tolkförmedlingen, så är det tolkförmedlingen som lägger upp beställningen i tolkportalen. Eftersom tolkförmedlingen inte hanterar personuppgifter, så behöver vårdgivaren i efterhand komplettera med patientens personnummer. Denna typ av beställningar autokvitteras inte, utan behöver kvitteras manuellt. Viktigt att veta om tolkförmedlingen vill ändra i bokningen I samband med accept av tolkuppdraget, har tolkförmedlingen åtagit sig att leverera tjänsten. Detta innebär att de inte kan avboka uppdraget utan att det blir en avvikelse. Avbokningar kan enbart vårdgivaren göra. Oförutsedda saker kan dock inträffa (tolken blir t.ex. sjuk) Många gånger erbjuder tolkförmedlingen då en distanstolk istället. Det som då händer är följande: 1. Det inbokade uppdraget som avsåg kontakttolk skall i kvittenslistan kvitteras med Tolk uteblev och vårdgivaren kan ha rätt att begära vite för utebliven kontakttolk. 2. Om vårdgivaren accepterar distanstolk istället, så skall tolkförmedlingen lägga upp en ny beställning (avseende distanstolk) i Tolkportalen, som vårdgivaren sedan skall kvittera efter utfört distanstolkuppdrag. 3. Om tolken inte svarar på avtalat telefonnummer, så är även det en avvikelse, som kvitteras som utebliven tolk och kan ge vårdgivaren rätt till ytterligare ett vite för utebliven distanstolk, eftersom det handlar om två olika tolktjänster (trots att det gäller samma patient).
Svar på avvikelser samt hantering av underlag för vitesfakturering Under fliken Avvikelser kan vårdgivaren se tolkförmedlingens svar på avvikelsen. Vårdgivaren kan därefter ta fram underlag på vitesgrundande avvikelser från tolkportalen. Dessa underlag kan vårdgivaren använda som bilagor vid vitesfakturering från vårdgivare till respektive tolkförmedling. Vitesfakturering sker i enlighet med vårdgivarens egna rutiner (kontakta din ekonomiansvarig) och kan se olika ut hos olika vårdgivare. Från Tolkportalen kommer endast underlagen. Lycka till med användningen av Tolkportalen!