Uppdaterad: 2014-05-07 Lathund Importera medlemmar via Excel 1 1
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se. Lathundar Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För fler lathundar ber vi dig besöka vårt bibilotek på www.idrottonline.se/lathundar/ Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. 2 2
Importera nya medlemmar via Excel Import av medlemmar är till fördel när ni tidigare haft ert medlemsregister i någon annan portal och nu vill lägga in det i IdrottOnline. Ni exporterar då registret till excell från det befintliga registret och väljer sedan att ladda ner importfil från IdrottOnline. Flytta över alla obligatoriska fält till IdrottOnlines importfil och spara. ÄNDRA INGA CELLER ELLER FLYTTA PÅ NÅGRA KOLUMNER. DE FÄLT SOM INTE ÄR OBLIGATORISKA LÄMNAR DU TOMMA. Det går att importera medlemmar med fullständigt och ofullständigt personnummer. KLICKA PÅ LADDA NER IMPORTFIL. EXCELFILEN LADDAS NER PÅ DIN DATOR. ÖPPNA FILEN. När du öppnat filen börja med att se till att du är i början av arket. Dra markören längst till vänster. Kopiera från ditt egna excelark in de obligatoriska uppgifterna. SPARA OCH STÄNG Excel. Obligatoriska uppgifter i Importfilen: Förnamn, Efternamn, Kön, Fullständigt personnummer,gatuadress, Postnummer, Postort, Land 3 3
KLICKA PÅ IMPORTERA. För snabbast import rekommenderas inte fler än 100 medlemmar per importfil. KLICKA PÅ VÄLJ FIL. Hämta upp excelfilen från din dator och klicka på OK. Ha tålamod. Filen laddas upp. När importen är klar ser du info om de nya medlemmarna. GODKÄNN ÄNDRINGAR och klicka på FORTSÄTT. Är något fel så klicka på Avbryt och ändra i Excelfilen till rätt uppgifter och gör sedan om proceduren Välj fil.. När importen är slutförd syns denna ruta. Klicka på OK. 4 4
VANLIGA FELMEDDELANDE IMPORTEN ÄR SLUTFÖRD MED FEL. Något eller några obligatoriska fält saknas. LÖSNING: Lättas är att du Exporterar rapporten och sedan stämmer av den med importfilen. Lägger till de som ska läggas till och sparar importfilen och importerar filen på nytt. Klickar du här på ok så stängs rutan och ingen import av de felmarkerade personerna har skett. De övriga medlemmarna har importerats i medlemsregistret. Importera in nya medlemmar och lägg till dem i befintlig grupp Finns det skapade grupper i medlemsregistret som du vill lägga till nya medlemmar i direkt vid import. Gör som följer: Ta reda på gruppens gruppid. KLICKA PÅ GRUPPER. Sök upp aktuell grupp. KLICKA PÅ SÖK. 5 5
Gå in på gruppen genom att KLICKA PÅ LÄNKEN. Här syns gruppid. I IMPORTFILEN LÄGGER DU TILL GRUPPID I RÄTT KOLUMN. Personen finns nu i den valda gruppen samt i medlemsregistret. 6 6