Upphandling av juridiska tjänster inom it-området

Upphandling av juridiska tjänster inom it-området Polismyndigheten bjuder härmed in leverantörer att lämna anbud i upphandligen av rubricerat ramavtal. Förfrågningsunderlaget (upphandlingsdokumenten) ligger till grund för tecknande av ramavtal. Anbud ska vara Polismyndigheten tillhanda senast 2017-05-04. Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid. Anbud som inkommer efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Polismyndigheten har för avsikt att teckna ramavtal med tre (3) leverantörer. 1

1 ALLMÄN ORIENTERING... 4 1.1 OM POLISMYNDIGHETEN... 4 1.2 BAKGRUND OCH SYFTE... 4 1.3 AVGRÄNSNING... 5 1.4 INNEHÅLL OCH OMFATTNING... 5 1.5 VOLYMER OCH OPTIONER... 6 1.6 AVROPSFÖRFARANDE... 6 1.7 AVTALSPERIOD... 7 2 ADMINISTRATIVA KRAV... 7 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE... 7 2.2. ANNONSERING... 7 2.3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG (UPPHANDLINGSDOKUMENT)... 7 2.4 ANBUDETS INNEHÅLL OCH FORM... 8 2.5 FRÅGOR OCH SVAR... 9 2.6 SISTA ANBUDSDAG... 9 2.7 ANBUDETS GILTIGHETSTID...10 2.8 UPPHANDLINGSPROCESSEN...10 2.8.1 Anbudsöppning...10 2.8.2 Kvalificering...10 2.8.3. Anbudsutvärdering...10 2.8.4. Tilldelningsbeslut...10 2.8.5 Tecknande av ramavtal...10 2.8.6 Säkerhetssyddsavtal...10 2.8.7 Offentlighet och sekretess...11 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN...11 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER...11 3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER...12 3.2.1 Uteslutning enligt 13 kap. 1,3 LOU...12 3.2.2 Socialförsäkringsavgifter och skatter...12 3.3 REGISTRERING...12 3.4 ÅBEROPANDE AV ANDRA FÖRETAGS KAPACITET...13 3.5 EKONOMISK STÄLLNING...13 3.6 KVALITETSSÄKRING...14 3.7 TEKNISK OCH YRKESMÄSSIG KAPACITET...14 3.7.1 Erfarenhet...14 3.7.2 Personal...15 3.7.3 Ansvarig jurist...16 3.7.4 Språk...16 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN...17 4.1 TILLGÄNGLIGHET FÖR SVAR PÅ AVROP OCH KONTAKTPERSON...17 4.2 INSTÄLLELSETID...17 4.3 LEVERANSKAPACITET...18 2

4.4 ANBUDSPRIS...18 5 UTVÄRDERING...18 5.1 UTVÄRDERINGSGRUND...18 5.2 ANBUDSPRÖVNING...19 5.2.1 BERÄKNINGSMODELL...19 5.2.2 TYPUPPDRAG 1...20 5.2.3 TYPUPPDRAG 2...20 5.2.4 TYPUPPDRAG 3...21 5.2.5 TYPUPPDRAG 4...21 5.2.6 TYPUPPDRAG 5...21 5.2.7 TYPUPPDRAG 6...21 5.2.8 TYPUPPDRAG 7...21 5.2.9 TYPUPPDRAG 8...22 5.2.10 TYPUPPDRAG 9...22 6 AVTALSVILLKOR...22 3

1 Allmän orientering 1.1 Om Polismyndigheten Polismyndigheten bildades den 1 januari 2015 och ersatte de tidigare 21 polismyndigheterna, Rikspolisstyrelsen och Statens kriminaltekniska laboratorium. Polismyndighetens uppdrag är att minska brottsligheten och öka tryggheten. Polismyndigheten har ungefär 28 500 medarbetare spridda över hela Sverige. Organisationen är indelad i sju (7) regioner som har helhetsansvar för polisverksamheten inom ett angivet geografiskt område och fem gemensamma nationella avdelningar som tillgodoser verksamhetens och ledningens behov av strategisk styrning, verksamhetsnära stöd och stöd av mer administrativ karaktär. En av de nationella avdelningarna är It-avdelningen, vars främsta uppgift är att tillhandahålla It-tjänster till hela Polismyndigheten. It-avdelningen ansvarar för att utveckla, förvalta och sköta drift av samtliga It-system och därtill hörande It-infrastruktur samt för att införskaffa Itsystem och it-applikationer och införa dem i Polismyndighetens verksamhet. Närmare information om It-avdelningens ansvarsområden framgår av bilaga 4, Utdrag ur arbetsordningen. En utförligare presentation av Polismyndigheten redovisas på Polismyndighetens webbplats www.polisen.se. 1.2 Bakgrund och syfte Polismyndighetens It-avdelning ansvarar i sin organisation för Polismyndighetens inköpsverksamhet inom It-området samt juridisk expertkompetens inom rättsområden såsom offentlig upphandling, avtalsrätt, integritetsskyddslagstiftning och liknande it-rättsliga områden. It-avdelningens sektion It-inköp ansvarar bl.a. för löpande juridiskt stöd inom avtal, upphandling och inköp, personuppgiftsfrågor samt övrigt inom it-rättsområdet. Sektionen ger också stöd vid tvister och processer avseende it-inköpsverksamheten samt ansvarar för genomförande av rättsanalyser inför ny- och vidareutveckling av Polismyndighetens It-miljö. Sektionen ansvarar även för upphandlingar och avrop genom förnyade konkurrensutsättningar och stöd vid förvaltning av befintliga avtal. 4

1.3 Avgränsning Denna upphandling omfattar endast juridiska tjänster till Polismyndighetens It-avdelning inom de sakområden som anges i punkt 1.4 nedan. Juridiska tjänster till övriga avdelningar inom Polismyndigheten omfattas således inte av denna upphandling. Detta innebär att Polismyndigheten senare kan komma att genomföra andra upphandlingar av juridiska tjänster till myndighetens övriga avdelningar. 1.4 Innehåll och omfattning Denna upphandling omfattar juridiska tjänster inom It-området inom följande sakområden: Offentlig upphandling inom It-området Avtalsrätt inom It-området It-rätt och telekom inom It-området Integritetsskyddsfrågor inom It-området Tvistelösning inom It-området Anbud kan endast lämnas på hela upphandlingen. Polismyndigheten avser att ingå ramavtal med tre leverantörer som med kort varsel kan leverera juridiska tjänster av hög kvalitet och där varje leverantör är verksam inom samtliga ovan angivna sakområden. Det juridiska stödet kan i ett och samma uppdrag komma att avse flera av de efterfrågade sakområdena varför Polismyndigheten behöver teckna ett ramavtal med leverantörer som kan ta ett helhetsansvar för sådana leveranser. Uppdragen kommer utföras i Polismyndighetens lokaler i Stockholm eller på distans, beroende på vad som är mest lämpligt och kostnadseffektivt givet uppdraget i fråga och enligt överenskommelse mellan parterna. Exempel på uppdrag som Polismyndigheten skulle kunna ha behov av under kommande avtalsperiod: stöd i avtalsrättsliga frågor kopplade till It-området framtagande av avtal inom it- och telekom-området genomförande av rättsutredning avseende bl.a. integritetsskyddsfrågor kopplade till Itområdet 5

utformning av förfrågningsunderlag och avtal samt förhandlingsstöd vid offentlig upphandling kopplade till It-området Utöver de sakområden som efterfrågas i den här upphandlingen kan Polismyndigheten komma att behöva juridiska tjänster inom It-området även inom andra sakområden. Polismyndigheten kommer då att anlita ramavtalsleverantörerna i den mån de har kompetens inom sådana områden. 1.5 Volymer och optioner Juridiska tjänster inom It-området kommer att avropas under ramavtalstiden allt eftersom behov uppkommer. Polismyndigheten ger inte någon garanti avseende avropsvolymer. Då organisationen är under uppbyggnad behövs initialt mer stöd som på längre sikt bedöms kunna trappas ned. Under det första avtalsåret kommer det sannolikt att vara en hög belastning på tjänster. 1.6 Avropsförfarande Polismyndigheten kommer att teckna ramavtal med tre (3) leverantörer, under förutsättning att så många uppfyller samtliga krav i förfrågningsunderlaget. Avrop kommer att ske genom rangordning, d.v.s. i första hand mot den leverantör som placerat sig som nummer 1 och sedan i fallande ordning för det fall den som placerat sig som nummer 1 inte svarat inom angiven tid eller tackat nej till avropet. Polismyndigheten har även rätt att avropa nästkommande leverantör i rangordningen om leverantören inte erbjuder konsult med erforderlig kompetens eller lämplighet för uppdraget, Polismyndigheten eller leverantören avbryter uppdraget och detta beror på omständigheter orsakade av leverantören eller Polismyndigheten har påtalat sin rätt till skadestånd på grund av omständigheter orsakade av leverantören i tidigare avrop. Svar på avropsförfrågan ska lämnas inom 8 timmar om inte längre tid anges i avropsförfrågan. Svar ska lämnas även om efterfrågad tjänst inte kan tillhandahållas. I avropsförfrågan specificeras den roll och kompetensnivå som behövs för uppdraget samt tidpunkt när uppdraget behöver påbörjas. 6

1.7 Avtalsperiod Ramavtalet träder ikraft tidigast 2017-06-15 då befintligt avtal upphört att gälla, när det undertecknats av båda parter. Ramavtalet gäller därefter i tjugofyra (24) månader, varefter det upphör att gälla utan föregående uppsägning. 2 Administrativa krav 2.1 Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs med ett förenklat förfarande enligt 19 kap. lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Vid förenklat förfarande får Polismyndigheten uppta förhandling med anbudsgivare. Anbud kan dock komma att antas utan föregående förhandling varför det är av stor vikt att anbudsgivarnas bästa villkor lämnas i anbudet. 2.2. Annonsering Ett förenklat förfarande innebär att upphandlingen offentliggörs i en nationell databas. Den nationella databasen som Polismyndigheten använder heter Mercell och återfinns på www.mercell.se. 2.3 Förfrågningsunderlag (upphandlingsdokument) Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av förfrågningsunderlaget (detta dokument) samt följande bilagor: Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare Bilaga 2 Ramavtal juridiska tjänster Bilaga 2a Bilaga till ramavtalet avseende konsultnivåer Bilaga 3 Referensblad juridiska tjänster Bilaga 4 Utdrag ur Arbetsordning för Polismyndigheten Bilaga 5 Krav på konsultnivåer 7

Bilaga 6 Svarsmall juridiska tjänster Bilaga 7 Blankett Skatteverket Bilaga 8 Säkerhetsskyddsavtal Förfrågningsunderlaget publiceras på Polismyndighetens upphandlarprofil och kan inhämtas elektroniskt; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Bilagorna ska i förekommande fall fyllas i. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt förfrågningsunderlag. Med detta följer att anbudsgivaren själv bär ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polismyndighetens upphandlarprofil. 2.4 Anbudets innehåll och form Anbudsgivaren ska basera sitt anbud utefter de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. Anbudet ska vara skriftligt och vara skrivet på svenska. Eventuella intyg/bevis får vara på engelska. Endast skriftliga uppgifter som anbudsgivaren lämnar i sitt anbud kommer att beaktas. Polismyndigheten kommer exempelvis inte att beakta hänvisningar till webbsidor eller andra länkar i anbudet. Möjligheten för Polismyndigheten att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden av anbud är ytterst begränsade. Det är därmed av särskild vikt att anbudsgivaren kontrollerar samtliga uppgifter och efterfrågat material i sina anbud innan dessa skickas in till Polismyndigheten. Anbud med alternativa utföranden kommer inte att accepteras. Anbud struktureras enligt den ordning som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag, med undantag för information som anbudsgivaren anser vara belagd med sekretess. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med motivering till varför informationen anses vara belagd med sekretess, se även punkt 2.8.7. Anbud ska anges i svensk valuta (SEK). Anbudssumman anges exklusive mervärdesskatt. Anbud ska undertecknas av en person som är behörig att företräda anbudsgivaren, se bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. Ett anbud som inte är undertecknat av behörig företrädare är inte giltigt och kommer inte att beaktas. 8

2.5 Frågor och svar Eventuella frågor ställs skriftligen och skickas till följande e-postadress: itavtal.rps@polisen.se. Rubricera mailet med följande information dnr A027.834/2017. Polismyndigheten vill att frågor har inkommit till ovan angiven e-postadress senast den 2017-04-24. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polismyndighetens upphandlarprofil fram till och med den 2017-04-27. Frågorna kommer att anonymiseras. Endast den information som publiceras på Polismyndighetens upphandlarprofil ska anses utgöra en del av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvaret för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polismyndighetens upphandlarprofil. Endast skriftliga svar är bindande för Polismyndigheten. 2.6 Sista anbudsdag Anbudsgivaren uppmanas att inkomma med anbud i god tid före sista tidpunkt för anbudsinlämning. Anbud som inkommer för sent kommer inte att beaktas. Sista dag att inkomma med anbud i denna upphandling är 2017-05-04 Anbud som personligen eller via ombud lämnas till Polismyndigheten kan avlämnas till vakten vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar kl. 06.00 20.00. Anbud som skickas till Polismyndigheten ska adresseras till: Polismyndigheten Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Använd förslagsvis A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD Juridiska tjänster inom it-området Dnr A027.834/2017 9

Anbudsgivaren erhåller ingen ersättning för anbudsgivningen. 2.7 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud i sju (7) månader efter anbudstidens utgång Anbudens giltighet kan därefter förlängas ytterligare om parterna är överens om detta. Överenskommelse om förlängning initieras av Polismyndigheten. 2.8 Upphandlingsprocessen 2.8.1 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning tillämpas där minst två personer från Polismyndigheten deltar. 2.8.2 Kvalificering Polismyndigheten prövar först om anbudsgivaren uppfyller de obligatoriska krav som ställs på anbudsgivaren och tjänsten, se avsnitt 3 och 4. Anbudsgivaren ska besvara samtliga frågor och bifoga efterfrågade handlingar. Anbudsgivare som uppfyller samtliga krav går vidare till anbudsutvärdering. 2.8.3. Anbudsutvärdering Se avsnitt 5. 2.8.4. Tilldelningsbeslut När beslut om tilldelning av ramavtal har fattats meddelas samtliga anbudsgivare via e-post. Tilldelningsbesked skickas till den e-postadress som anbudsgivaren angett i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. Avtalsspärrens längd är tio (10) dagar och kommer att meddelas i tilldelningsbeslutet. 2.8.5 Tecknande av ramavtal Underrättelse om tilldelningsbeslut utgör inte en accept i avtalslagens mening. Civilrättsligt bindande avtal mellan Polismyndigheten och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett ramavtal, som undertecknas tidigast efter att avtalsspärren har löpt ut och ingen juridisk talan har väckts under denna period. 2.8.6 Säkerhetssyddsavtal Innan ramavtal tecknas med anbudsgivarna, ska ett säkerhetsskyddsavtal tecknas mellan parterna. Fullgörandet av ramavtalet är därmed villkorat att anbudsgivaren och dennes personal blir godkänd vid kontrollen och att skriftligt säkerhetsskyddsavtal ingås. Anbudsgivaren är därmed skyldig att genomgå erforderlig säkerhetsprövning och/eller registerkontroll som genomförs av Säkerhetspolisen. Aktuell nivå på säkerhetsskyddsavtal är nivå 2. 10

Blir inte anbudsgivaren godkänd vid kontrollen kommer inte anbudsgivaren tilldelas ramavtalet. Se bilaga 8, Säkerhetsskyddsavtal. 2.8.7 Offentlighet och sekretess Polismyndigheten är en myndighet under regeringen vars verksamhet omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Möjligheterna för anbudsgivare att med stöd av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), erhålla sekretess för uppgifter som ingår i ett anbud är begränsade. Även om Polismyndigheten gör en bedömning att sekretess förligger, kan beslutet överklagas i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges. Prövning av om sekretess föreligger sker först när någon begär att få ta del av uppgiften. Sekretessprövning kan inte göras i förväg. Enligt offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser om upphandlingssekretess gäller absolut sekretess i detta förfarande till dess att underrättelse om tilldelningsbeslut har skickats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. För att underlätta sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att sist i anbudet skriftligen: a) Tydligt ange vilken/a uppgifter eller bilaga i anbudet som omfattas av sekretess och var uppgifterna står b) Ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften/uppgifterna röjs. 3 Krav på anbudsgivaren I detta avsnitt anges de krav som ställs på anbudsgivare som ska utföra uppdraget, samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda. I det fall inga bevis, intyg eller liknande efterfrågas styrks kravuppfyllnad genom att anbudsgivaren verifierar att kravet uppfylls eller inte uppfylls i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare fyller i företagsuppgifter i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. 11

3.2 Uteslutningsgrunder 3.2.1 Uteslutning enligt 13 kap. 1,3 LOU Polismyndigheten kommer att utesluta anbudsgivare för vilka grund för uteslutning föreligger enligt 13 kap. 1 eller 3 LOU. Se lagrum för de exakta omständigheterna. Anbudsgivare ska försäkra att skäl för uteslutning enligt 13 kap. 1 och 3 saknas genom att behörig företrädare undertecknar bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. 3.2.2 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare ska ha fullgjort lagenligt ställda krav avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige eller i hemlandet. Anbudsgivare som inte uppfyller dessa krav kommer att uteslutas. Polismyndigheten kommer att kontrollera att anbudsgivare som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Utländsk anbudsgivare ska bifoga dokumentation från behörig myndighet i hemlandet som visar att anbudsgivare har fullgjort lagenligt ställda krav avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Dokumentationen får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från behörig myndighets utskriftsdatum. 3.3 Registrering Anbudsgivare ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polismyndigheten kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. I det fall anbudsgivare har sitt säte utanför Sverige ska denne vara beredd att tillhandahålla aktuell information från motsvarande myndigheter i hemlandet, i det fall Polismyndigheten inte har möjlighet att själv ta del av dessa. Dokumentationen får vara högst fem (5) månader (räknat från sista anbudsdag). 12

3.4 Åberopande av andra företags kapacitet Av 19 kap. 23 LOU framgår att anbudsgivare vid behov får åberopa andra företags kapacitet Med andra företags kapacitet avses till exempel dotterbolag, systerbolag, underleverantör eller andra fristående bolag. Anbudsgivare som vill åberopa annat företags kapacitet ska genom att tillhandahålla ett åtagande från det andra företaget eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras (till exempel ett samarbetsavtal eller liknande överenskommelse). Detta åtagande ska bifogas till anbudet, dvs. lämnas in senast sista anbudsdag. Anbudsgivaren ska ange det åberopade företagets namn, organisationsnummer och vilken/a uppgifter som företaget kommer att utföra i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare punkt 1.3. Det åberopade företaget ska uppfylla kraven på betalning av skatter och sociala avgifter, registrering och uteslutningsgrunder (se p. 3.2.1, 3.2.2 och 3.3) samt övriga krav på teknisk och yrkesmässig kapacitet om företagets kapacitet åberopas för detta. Om det åberopade företaget inte uppfyller ställda krav, kan det inte godtas, vilket kan påverka hela anbudet. 3.5 Ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den har tillräckliga ekonomiska förutsättningar för att fullfölja vad som häri efterfrågas under hela ramavtalsperioden. Polismyndigheten kommer att göra en bedömning av anbudsgivarens ekonomiska ställning genom att inhämta uppgifter från affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerad i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass, eller b) har placerats i riskklass 1-2, eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, som Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC. 13

Annan handling kan utgöras av en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. Anbudsgivare bör kontrollera sin kreditrating innan anbud lämnas för att ta reda på om kravuppfyllnad avseende detta avsnitt behöver visas på annat sätt. Begärda handlingar i denna punkt, bortsett från årsredovisningar, får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud. Polismyndigheten kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares redovisade ekonomiska kapacitet. 3.6 Kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska ha rutiner som säkerställer att beställt uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås. Anbudsgivaren ska förebygga och hantera avvikelser från överenskommen kvalitet. Anbudsgivaren ska verifiera att kravet uppfylls eller inte uppfylls i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. 3.7 Teknisk och yrkesmässig kapacitet För att säkerställa att anbudsgivaren har tillräcklig erfarenhet och kompetens samt nödvändiga personalresurser för att fullfölja detta uppdrag ska kraven i punkt 3.7.1 3.7.4 uppfyllas. 3.7.1 Erfarenhet Anbudsgivaren ska ha god erfarenhet och förmåga att leverera juridiska tjänster inom Itområdet inom de sakområden som anges i punkt 1.4. För att styrka att anbudsgivaren har en god dokumenterad erfarenhet av att genomföra liknande uppdrag ska anbudsgivaren redovisa två (2) referensuppdrag, se bilaga 3, Referensblad. Med liknande uppdrag avses uppdrag inom något av sakområdena i punkt 1.4. Referensuppdragen ska vara utförda inom de tre (3) senaste åren räknat från sista anbudsdag. Minst ett av uppdragen ska vara utfört till offentlig sektor (i denna upphandling avses kommunala, landstings- och statliga organisationers verksamheter). Om uppdrag utförts åt Polismyndigheten får högst ett av referensuppdragen vara utfört åt Polismyndigheten. 14

Av referensbladen ska framgå uppgift om uppdragsgivare, beskrivning av uppdraget, tidpunkt för genomförande av uppdraget, dess värde och omdöme samt uppdragsgivarens kontaktperson och dennes kontaktuppgifter. Därutöver ska dessa referensuppdrag ha utförts på ett tillräckligt kvalitativt sätt och därmed bekräfta att anbudsgivaren erbjuder den kompetens som krävs för att uppfylla Polismyndighetens behov. För att referensuppdragen ska vara godkända krävs också att angiven kontaktperson är väl insatt i utfört referensuppdrag och är nåbar vid eventuella frågor. För att uppfylla kravet om att uppdragen har utförts på ett tillfredsställande sätt ska snittbetyget för varje referensblad vara tre (3) poäng eller högre. 3.7.2 Personal 3.7.2.1 Nivå 1 jurister Anbudsgivaren ska ha minst tre (3) nivå 1 jurister som tillsammans har erfarenhet av samtliga nedan angivna sakområden. Som nivå 1 jurister räknas de jurister som är medlemmar i Sveriges advokatsamfund och som har -juristexamen eller motsvarande -minst 10 års sammanhängande erfarenhet av kvalificerat juridiskt arbete inom minst ett av nedanstående sakområden. Notarietjänstgöring kan tillgodoräknas vid angiven tid. Offentlig upphandling inom It-området Avtalsrätt inom It-området It-rätt och telekom inom It-området Integritetsskyddsfrågor inom It-området Tvistelösning inom It-området Någon eller flera av nivå 1 juristerna ska ha erfarenhet av att arbeta som rådgivare åt uppdragsgivare inom offentlig sektor. Anbudsgivaren ska styrka att kravet uppfylls genom att fylla i och till anbudet bifoga bilaga 5, en bilaga för varje jurist, dvs. totalt minst tre bilagor avseende nivå 1 jurist. 3.7.2.2 Nivå 2 jurister Anbudsgivaren ska utöver nivå 1 juristerna ha minst tre (3) nivå 2 jurister som tillsammans har erfarenhet av samtliga nedan angivna sakområden. 15

Som nivå 2 jurister räknas de jurister som har -juristexamen eller motsvarande -minst fyra (4) års erfarenhet av kvalificerat juridiskt arbete inom minst ett av nedanstående sakområden Offentlig upphandling inom It-området Avtalsrätt inom It-området It-rätt och telekom inom It-området Integritetsskyddsfrågor inom It-området Tvistelösning inom It-området Anbudsgivaren ska styrka att kravet uppfylls genom att fylla i och till anbudet bifoga bilaga 5, en bilaga för varje jurist, dvs. totalt minst tre bilagor avseende nivå 2 jurist. 3.7.2.3 Nivå 3 jurister Anbudsgivaren ska, utöver nivå 1 juristerna och nivå 2 juristerna ha minst tre (3) nivå 3 jurister Som nivå 3 jurister räknas de jurister som har -juristexamen eller motsvarande -minst 2 års erfarenhet av kvalificerat juridiskt arbete Anbudsgivaren ska styrka att kravet uppfylls genom att fylla i och till anbudet bifoga bilaga 5, en bilaga för varje jurist, dvs. totalt minst tre bilagor avseende nivå 3 jurist. 3.7.3 Ansvarig jurist Anbudsgivaren ska utse en ansvarig jurist för varje avropat uppdrag. Den ansvariga juristen ska vara en nivå 1 jurist och ska ansvara för att säkerställa korrekt leverans inom avropade sakområden. Vid bekräftelse på avrop ska ansvarig jurist för uppdraget anges. Anbudsgivaren ska verifiera att kravet uppfylls eller inte uppfylls i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. 3.7.4 Språk Samtliga jurister hos anbudsgivaren som kommer att utföra uppdrag åt Polismyndigheten ska utan problem kunna förstå och uttrycka sig mycket väl i tal och skrift på svenska och på engelska. 16

Anbudsgivaren ska verifiera att kravet uppfylls eller inte uppfylls i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. 4 Krav på tjänsten 4.1 Tillgänglighet för svar på avrop och kontaktperson Anbudsgivaren ska ha organisation och rutiner för att kunna besvara samtliga avrop i enlighet med ramavtalet. Anbudsgivare ska ha kapacitet att via e-post inom åtta (8) timmar efter avropsförfrågan under normal arbetstid helgfri måndag-fredag kl 08.00-17:00 bekräfta avropsförfrågan vid avrop enligt rangordning med följande uppgifter: Om avropad tjänst kan bemannas med den kompetens som krävs, Namn på konsulter och deras konsultnivå, Att intressekonflikt inte föreligger. Polismyndigheten har rätt att undanta leverantör från avrop om jäv föreligger Om uppdraget kan utföras inom den tid som Polismyndigheten uppgivit. Anbudsgivaren ska för detta ändamål tillhandahålla minst en (1) namngiven kontaktperson till Polismyndigheten för löpande avropsförfrågningar och allmänna frågor. En av dessa ska ses som huvudperson och övriga ska ses som sekundära kontaktpersoner. Huvudpersonen anges som kontaktperson i ramavtalet. Kontaktpersonen/erna ska vara en nivå 1 jurist och besitta en mycket god kännedom om sin interna organisation och därmed kunna förmedla rätt specialistkunskap till Polismyndigheten. Polismyndigheten har rätt att omgående byta kontaktperson om denna inte anses uppfylla kraven. Anbudsgivaren ska verifiera att kravet uppfylls eller inte uppfylls i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. 4.2 Inställelsetid Polismyndigheten har behov av att uppdragen kan påbörjas skyndsamt. De konsulter som ska genomföra ett uppdrag ska därför kunna påbörja detta samt vid behov delta i möte i Polismyndighetens lokaler i Stockholm senast arbetsdagen efter att ett avrop bekräftats. 17

Anbudsgivaren ska verifiera att kravet uppfylls eller inte uppfylls i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare. 4.3 Leveranskapacitet Leverantören ska kunna hantera och leverera minst tolv (12) stycken parallella samtidiga uppdrag inom ett eller flera sakområden enligt villkoren i ramavtalet. Det kan vara fråga om behov av extern juridisk kompetens då de egna resurserna inte räcker till, t.ex. under perioder med arbetsanhopning. Det kan även vara fråga om spetskompetens i frågor där It-avdelningen saknar den typen av kompetens eller stöd i stora komplexa ärenden. Tjänsterna kan därför både avse avgränsade uppdrag och löpande stöd inom ovan angivna sakområden. Tjänsterna kan inkludera att delta i och föredra leverans på interna beredningsoch beslutsmöten samt att delta i och/eller leda förhandlingar med Polismyndighetens leverantörer och potentiella leverantörer. 4.4 Anbudspris Anbudsgivaren ska ange pris i SEK exklusive mervärdesskatt för varje konsultnivå. Intervallpriser accepteras inte. Ange pris per timme för nivå 1 jurister (Se prisruta i bilaga 6, Svarsmall) Ange pris per timme för nivå 2 jurister (Se prisruta i bilaga 6, Svarsmall) Ange pris per timme för nivå 3 jurister (Se prisruta i bilaga 6, Svarsmall) Angivna timpriser ska gälla för samtliga sakområden, även för andra sakområden enligt punkt 1.4 ovan. 5 Utvärdering 5.1 Utvärderingsgrund Utvärdering kommer att ske enligt utvärderingsgrunden bästa förhållandet mellan pris och kvalitet (16 kap. 1 LOU). 18

5.2 Anbudsprövning Polisen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Utvärdering sker enligt den sk mervärdesmodellen som bygger på principen att de kriterier utöver pris som bedöms i utvärderingen ges ett mervärde i SEK. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet = lägst totalsumma Mervärde Ange vilka av typuppdragen 1-9 nedan (se punkt 5.2.2 5.2.10) som anbudsgivaren har genomfört under de senaste tre åren räknat från sista anbudsdag. För de typuppdrag som anges ska uppgift om kontaktperson hos uppdragsgivaren anges med namn, telefonnummer och e- postadress. För varje typuppdrag anbudsgivaren uppfyller, görs vid utvärderingen ett avdrag på totalsumman med 100 kr. Observera att för typuppdrag 1 (se punkt 5.2.2 ) ska uppdraget avseende samtliga fem överprövingar vara avslutade senast sista anbudsdag. 5.2.1 Beräkningsmodell Timpriserna kommer att viktas enligt följande Pris per timme för konsultnivå 1: 40 % Pris per timme för konsultnivå 2: 40 % Pris per timme för konsultnivå 3: 20 % Lämnade timpriser kommer efter viktning att summeras till en totalsumma. Mervärde i form av prispoäng kommer att ges för typuppdragen anbudsgivaren har angivit. Mervärdet kommer att dras av från den sammanlagda viktade totalsumman. Om två eller flera anbudsgivare erhåller samma sammanlagda viktade totalsumma kommer utslagning att ske genom lottning. Räkneexempel För att illustrera hur utvärderingsmodellen kommer att tillämpas redovisas nedan två fiktiva anbud: Anbud 1 Pris per timme för konsultnivå 1: 2000 SEK 19

Pris per timmer för konsultnivå 2: 1500 SEK Pris per timme för konsultnivå 3: 1000 SEK Mervärde 300 kr (d.v.s. anbudsgivaren har uppfyllt tre (3) typuppdrag i detta exempel). Anbud 2 Pris per timme för konsultnivå 1: 2100 SEK Pris per timmer för konsultnivå 2: 2000 SEK Pris per timme för konsultnivå 3: 1800 SEK Mervärde 800 kr (d.v.s. anbudsgivaren har uppfyllt åtta (8) typuppdrag i detta exempel). Summa Anbud 1: (2000x40%) + (1500x40%) + (1000x20%) = 1600-300= 1300 Anbud 2 : (2100x40%) + (2000x40%) + (1800x20%) = 2000-800= 1200 Anbud 2 är det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet med anledning av lägst totalsumma efter viktning och avdraget mervärde. 5.2.2 Typuppdrag 1 Har anbudsgivaren biträtt upphandlande myndigheter i minst fem överprövningar enligt LOU eller LUFS i allmän förvaltningsdomstol (med överprövning avses överprövning av en upphandling, överprövning av ett avtals giltighet eller överprövning av beslut att avbryta en upphandling)? Anbudsgivaren ska verifiera att anbudsgivaren har genomfört typuppdrag 1 i bilaga 6, Svarsmall. Anbudsgivaren ska lämna uppgift om uppdragsgivare samt uppdragsgivarens kontaktperson med namn, telefonnummer och e-postadress i textruta. 5.2.3 Typuppdrag 2 Har anbudsgivaren biträtt upphandlande myndighet i mål om skadestånd enligt LOU eller LUFS? Anbudsgivaren ska verifiera att anbudsgivaren har genomfört typuppdrag 2 i bilaga 6, Svarsmall. Anbudsgivaren ska lämna uppgift om uppdragsgivare samt uppdragsgivarens kontaktperson med namn, telefonnummer och e-postadress i textrutan. 20

5.2.4 Typuppdrag 3 Har anbudsgivaren biträtt myndighet vid tvist i allmän domstol i minst ett mål om tolkning av ett kommersiellt avtal eller motsvarande? Anbudsgivaren ska verifiera att anbudsgivaren har genomfört typuppdrag 3 i bilaga 6, Svarsmall. Anbudsgivaren ska lämna uppgift om uppdragsgivare samt uppdragsgivarens kontaktperson med namn, telefonnummer och e-postadress i textrutan. 5.2.5 Typuppdrag 4 Har anbudsgivaren biträtt myndighet vid framtagning av it-avtal? Anbudsgivaren ska verifiera att anbudsgivaren har genomfört typuppdrag 4 i bilaga 6, Svarsmall. Anbudsgivaren ska lämna uppgift om uppdragsgivare samt uppdragsgivarens kontaktperson med namn, telefonnummer och e-postadress i textrutan. 5.2.6 Typuppdrag 5 Har anbudsgivaren biträtt myndighet vid förhandling eller granskning i samband med slutande av avtal avseende leverans av it-tjänster eller it-produkter? Anbudsgivaren ska verifiera att anbudsgivaren har genomfört typuppdrag 5 i bilaga 6, Svarsmall. Anbudsgivaren ska lämna uppgift om uppdragsgivare samt uppdragsgivarens kontaktperson med namn, telefonnummer och e-postadress i textrutan. 5.2.7 Typuppdrag 6 Har anbudsgivaren biträtt myndighet i uppdrag att göra en kvalificerad utredning om integritetsskyddsfrågor inför framtagandet av ett it-system? Anbudsgivaren ska verifiera att anbudsgivaren har genomfört typuppdrag 6 i bilaga 6, Svarsmall. Anbudsgivaren ska lämna uppgift om uppdragsgivare samt uppdragsgivarens kontaktperson med namn, telefonnummer och e-postadress i textrutan. 5.2.8 Typuppdrag 7 Har anbudsgivaren genomfört utbildning i integritetsskyddsfrågor enligt personuppgiftslagen eller nya dataskyddsförordningen? Anbudsgivaren ska verifiera att anbudsgivaren har genomfört typuppdrag 7 i bilaga 6, Svarsmall. Anbudsgivaren ska lämna uppgift om uppdragsgivare samt uppdragsgivarens kontaktperson med namn, telefonnummer och e-postadress i textrutan. 21

5.2.9 Typuppdrag 8 Har anbudsgivaren biträtt myndigheter i genomförande av fem upphandlingar enligt LOU eller LUFS, varav en säkerhetsskyddad upphandling med SUA-avtal, innefattande granskning av framtaget förfrågningsunderlag, framtagande av förfrågningsunderlag och avtal. Anbudsgivaren ska verifiera att anbudsgivaren har genomfört typuppdrag 8 i bilaga 6, Svarsmall. Anbudsgivaren ska lämna uppgift om uppdragsgivare samt uppdragsgivarens kontaktperson med namn, telefonnummer och e-postadress i textrutan. 5.2.10 Typuppdrag 9 Har anbudsgivaren biträtt myndigheten i genomförande av minst en upphandling enligt LUFS lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, innefattande framtagande av eller granskning av förfrågningsunderlag och avtal? Anbudsgivaren ska verifiera att anbudsgivaren har genomfört typuppdrag 9 i bilaga 6, svarsmall. Anbudsgivaren ska lämna uppgift om uppdragsgivare samt uppdragsgivarens kontaktperson med namn, telefonnummer och e-postadress i textrutan. 6 Avtalsvillkor Genom att inkomma med anbud accepterar anbudsgivaren Polismyndighetens avtalsvillkor, se bilaga 2 Ramavtal. 22