Administration av grupper och användare i Winst 1 Uppsättning för att arbeta med elektroniska beställningar Beskrivning och tips för användar- och gruppadministration 1.1 Gruppadministration i WINST Användare kan antingen läggas direkt under förvaltningen/bolaget/kommunen eller i grupper som motsvarar verksamheten. För att lägga upp nya grupper välj Administration, Grupper och tryck på knappen Ny grupp. Fyll i namnet på gruppen samt ID, måste vara unikt (använd samma som namnet) tryck på OK. Markera gruppen och tryck på ändra. Tryck därefter på Tilldela. Tilldela knappen innebär att aktuell data blir valbar för den nya gruppen. Alla nya grupper måste tilldelas separat. Vi rekommenderar att du tilldelar gruppen alla värden, även om du inte kommer använda dem inom gruppen i dagsläget. Detta gör att värdena senare finns tillgängliga att kopplas på användarnivå. 1
Välj i rullgardinen de adresser, roller, leverantörer samt organisation som gruppen ska ha tillgång till. Tryck på verkställ för att spara inställningarna. Därefter trycker du på knappen Välj för alla och väljer de adresser, roller, leverantörer och organisation som gruppen ska ha. Tryck på verkställ för att spara inställningarna. Den organisation, de adresser, roller och leverantörer som du nu bockar i blir automatiskt ikryssade och valda för de användare som du lägger in i gruppen. DVS du kan inte ändra de valda värdena på användarnivå, endast på 2
gruppnivå. Detta gäller dock inte eventuella undergrupper, där måste du tilldela och välja på nytt. Sammanfattning Att tilldela en ny grupp innebär att aktuell data öppnas upp för gruppen vilket gör att värdena blir möjliga att bocka i och ur på användarnivå. Att välja för alla för en ny grupp innebär att de ibockade värdena är förvalda på användarnivå och inte går att bocka i eller ur, d v s de är gråmarkerade låsta fält. 1.2 Användaradministration i WINST För att administrera användare välj menyalternativ Administration. Nedanstående bild visas. Du kan administrera användare via två olika vyer; 3
1.2.1 Användare Via denna vy kan du söka användare utifrån exempelvis adress, ansvar, roller, grupp eller liknande. Du kan även få upp en lista med samtliga användare sorterad på efternamn. Användaradministration via vyn Användare 2.2.2 Grupper (använd denna i 1:a hand) Denna vy visar användare utifrån grupptillhörighet, du kan t ex välja att bara se användare som tillhör grupp Skola och sedan markera enskilda användare för att se mer detaljerad behörighetsinformation. Du kan även skapa användare direkt i rätt grupp via denna vy. Användaradministration via vyn Grupper 4
Till varje användare skall följande vara kopplat; Adresser: Leveransadress, Fakturaadress Roller Leverantörsavtal Organisation 1.3 Skapa ny användare För att skapa en ny användare via vyn Grupper ; 1. Markera den grupp som användaren skall tillhöra genom att klicka en gång på gruppen 2. Tryck därefter på Ny användare... Innan registreringen påbörjas se till att det står rätt grupp i fältet Tillhör grupp. 3. Fyll i uppgifter i fälten: förnamn, efternamn, telefonnummer, e-post, ID (mottagarkod), användarnamn och lösenord. Obligatoriska fält är märkt med *, men fyll gärna i de övriga fälten också. De uppgifter som läggs in här är de uppgifter som följer med på ordern vid beställning. En person kan bara ha en mottagarkod. En mottagarkod kan bara finnas en gång i Winst! För de personer som har flera mottagarkoder kopplade till sig skrivs personens e-postadress även i ID-fältet. Mottagarkoden läggs sedan antingen på leveransadressen eller direkt på ordern. (Se Lathunden Beställning, för beskrivning) 5
Användarnamn anges som personens e-postadress. Som lösenord sätts winst eller annat lösenord på minst 4 tecken. Användaren måste byta det lösenord du satt vid första inloggningen. När uppgifterna är ifyllda tryck på OK. 4. Markera användaren i listan till höger och tryck på knappen Information för att ange behörigheter för användaren. I fönstret som visas väljer du vilken typ av behörighet som skall registreras genom att använda rullgardinsmenyn i fältet för Välj typ längst upp i bilden. Här syns de tilldelade och förvalda värdena som du tidigare gjort för gruppen. Till varje användare skall följande vara kopplat; Adresser: Leveransadress, Fakturaadress Adresser läggs upp och kodas av Upphandlingsbolaget, administratör samlar och meddelar adresserna till Upphandlingsbolaget, meddelande skikcas tillbaka när kopplingar är klara. Roller För en vanlig beställare ska följande roller vara kopplade: A-10, B-50, B-126 Leverantörsavtal För att koppla leverantörsavtalen (UHB s ramavtal) måste rutan Enbart editerbara vara ur bockad för att få fram alla avtal. Organisation 6
Efter att du har kryssat i önskad mängd behörigheter, tryck alltid på verkställ så att valda behörigheter uppdateras och sparas. 1.4 Ändra befintlig användare Befintlig användare ändras genom att söka fram användaren i någon av vyerna Användare alternativt Grupper och därefter trycka på Ändra. Ändringsbilderna är därefter desamma som för att skapa en ny användare. 1.5 Anmäla ny användare Förvaltningens, bolagets, kommunens administratör är ansvarig för uppläggning av sina användare. När en ny användare ska få tillgång till WINST eller då behörigheten för en befintlig användare förändras så ska detta anmälas till och göras av respektive administratör. Vi rekommenderar att ni använder någon typ av användarkort exempelvis det som finns på vår hemsida (www.uhb.goteborg.se) för internt bruk. 1.6 Administratör Välj den som ska vara huvudadministratör för förvaltningen, bolaget, kommunen genom att välja Administration, Grupper. Markera huvudgruppen alltså själva förvaltningen, bolaget, kommunen och tryck på ändra. Välj Administratör och sök fram personen som ska vara administratör, bocka i rutan och tryck Verkställ och Stäng. 7
Behöver du hjälp eller har frågor kan du kontakta Upphandlingsbolagets Servicegrupp: Telefonnummer: 031-334 37 25 E-post: avtal@uhb.goteborg.se 8
9