Vad är processorienterad arkivredovisning? Software Innovation product summit 5 oktober 2010
Grundades 1999 Litet företag med stora kunder: Finansinspektionen Naturvårdsverket Stockholms stadshus AB AB Familjebostäder Katharina Prager katta@braarkiv.se 070-373 69 82 Fem arkivkonsulter
Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4 Trädde i kraft 1 januari 2009. Övergångstid till 1 januari 2014 Innebär att myndigheternas handlingar ska klassificeras och förtecknas efter verksamhetens processer Medieoberoende Arkivredovisningen bör inte vara frikopplad från övriga informationssystem Arbetet har pågått länge, pilotmyndigheter har testat tankarna sedan åtminstone 2003
Känner ni till det allmänna arkivschemat? A Protokoll B Utgående handlingar C Diarier D Liggare och register E Inkommande handlingar F Ämnesordnade handlingar G Räkenskaper Detta kan spegla vilken verksamhet som helst
Varför ändrade man föreskrifterna? Kunna beskriva verksamhetens samlade information bättre. Tydligare att det även gäller digital information. Underlättar tillämpningen av offentlighetsprincipen genom tydligare ärendeinsyn, verksamhetsinsyn och kunskapsinsyn. Raka spåret från verksamhet till handlingar. Processer inget nytt men nu blir det tydligt att processer skapar och behöver information.
Nyttor med processbaserad arkivredovisning Bättre överblick över verksamheten oberoende av organisationsförändringar. Effektivare återanvändning av information. Tydligare kontext man får bättre förståelse för informationens betydelse då den redovisas i de sammanhang de skapas i. Informationsredovisningen aktualiserar dokumenthanteringsfrågor i organisationen. Tänk på att förankring är en ledningsfråga!
6 kap. Arkivredovisning Arkivbeskrivning 5-6 Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar 7-15 Verksamhetsområden Processgrupper Processer Arkivförteckning 16-19 Redovisning av handlingsslag och handlingstyper Redovisning av förvaringsenheter Strukturenheter
Verksamhetsområden Varje organisation har tre typer av verksamhetsområden: Styrande Stödjande Kärn Bör presenteras i denna ordning Styrande och stödjande antas vara relativt stabila Kärnverksamheten kan förändras
Processgrupp och process Processgrupp Processgrupper är grupperingar av processer som utifrån exempelvis tjänster/produkter eller målgrupp logiskt hör ihop. Processgrupp utgör en frivillig nivå i klassificeringsstrukturen under verksamhetsområde. Nivån utgör en rubriknivå. Process Processer är återkommande arbetsflöden med tydlig början och slut. Varje process består av en kedja aktiviteter. Processen riktar sig till en extern eller intern mottagare. Process är alltid den lägsta nivån i klassificeringsstrukturen.
Processgrupper och processer Personalsociala ärenden grupp av handlingsslag/processgrupp Arbetsskadeärenden handlingsslag/process Rehabiliteringsärenden Omplaceringsärenden Disciplinärenden Ekonomiärenden Verksamhetsplan och budget Bokslut och ekonomisk revision Skatter och taxering Indrivning och krav
Processer och handlingstyper Att rekrytera process Kravprofil vid rekrytering, annons Ansökningshandlingar Anställningsbeslut Meddelande om tillsättning av tjänst Anställningsavtal Att upphandla process Förfrågningsunderlag Inkomna anbud Anbudsöppningsprotokoll Tilldelningsbeslut Avtal med leverantör/konsult
Exempel Stockholms Stadshus AB 1 Styra, planera och följa upp bolagets verksamhet 1.1 Driva bolaget 1.1.1 Hantera styrelse och årsstämma 1.1.2 Hantera verksamhetsplanering och utveckling 1.1.3 Dokumentera bolagets ägande 1.1.4 Hantera taxering och skatter 1.2 Hantera revision och kontroll 1.2.1 Hantera internkontroll och granskningar 1.2.2 Hantera årsredovisning 2 Ge verksamhetsstöd 2.1 Administrera personal 2.1.1 Rekrytera 2.1.2 Administrera anställning 2.1.3 Hantera företagshälsovård, arbetsskador och rehabilitering 2.1.4 Hantera lokal- och arbetsmiljöfrågor 2.1.5 Utbilda personal 2.2 Administrera lön och pension 2.2.1 Hantera löneberäkning 2.3 Administrera informations- och kommunikation 2.3.1 Informera om verksamheten 2.3.2 Förvalta IT-system 2.3.3 Hantera arkiv och registratur 2.3.4 Hantera kontakt med dotterbolag 2.4 Hantera ekonomi 2.4.1Hantera upphandling 2.4.2 Hantera budget, ekonomisk styrning och uppföljning 2.4.3 Hantera ekonomisk redovisning 3 Leda, planera och följa upp koncernens verksamhet 3.1 Hantera styrning och uppföljning av koncernen 3.1.1 Hantera budget och ägardirektiv 3.1.2 Hantera tertialrapportering och årsbokslut 3.1.3 Hantera koncernens revisioner 3.1.4 Hantera finansiella frågor 3.2 Hantera verksamhetsutveckling och samordning 3.2.1 Samordna rapportering 3.2.2 Hantera remisser och skrivelser 3.2.3 Samverka med kommunkoncernen 3.2.4 Delta i externa nätverk och samverka med andra 3.2.5 Hantera inkommande handling för kännedom 3.3 Hantera bolagsfrågor 3.3.1 Ge stöd åt dotterbolag 3.3.2 Utreda och hantera bolagens uppdragsverksamhet 3.3.3 Hantera bolagsbildning 3.3.4 Hantera bolagsförsäljning 3.3.5 Hantera bolagsledning 3.3.6 Hantera bolagsstyrelse 3.4 Hantera fastighetsaffärer 3.4.1 Hantera ombildning av fastigheter 3.4.2 Hantera fastighetstransaktioner
Ett bra arkiv skapas i början - inte i slutet Fokus på verksamhetens processer (aktiva fasen) Fokus på information och dokument (inaktiva fasen) Gallring Kopior... Gallring