Malmö stad Serviceförvaltningen 1 (2) Datum 2015-12-21 Vår referens Robert Johansson Ingenjör robert.d.johansson@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 SN-2015-2186 Sammanfattning Serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp redovisar resultatet från den årliga uppföljningen av det systematiskta arbetsmiljöarbetet (SAM). Förvaltningen redovisar även svar på frågor från HR-strategiska avdelningen om system för SAM. Förslag till beslut Servicenämnden föreslås besluta att lägga förvaltningens resultat av den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2014 till handlingarna, samt, att lägga förvaltningens svar till HR-strategiska avdelningen till handlingarna. Beslutsunderlag Redovisningsblankett årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 Tjänsteskrivelse uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2015 Sammanställning Årlig uppföljning systematiskt arbetsmiljöarbetet serviceförvaltningen 2015 Beslutsplanering Servicenämndens arbetsutskott 2016-01-20 Servicenämnden 2016-01-26 Ärendet Serviceförvaltningens har följt Malmö stads arbetsmiljöprocess för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet(sam). Enligt styrdokumentet Servicenämndens kontroll och uppföljning av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete ska resultatet av den årliga uppföljningen rapporteras i nämnden. Beslutsunderlag innehåller en sammanställning av resultatet för den årliga uppföljningen av SAM. Enligt instruktionerna för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet från HR-strategiska avdelningen, ska förvaltningen besvara frågor i blankett Redovisning av årligt uppföljning av SIGNERAD
system för SAM. Förvaltningens svar är lagt som en bilaga till ärendet. 2 (2) Ansvariga Olof Malmström, HR-chef
Malmö stad HR strategiska avdelningen Redovisning av årlig uppföljning av system för SAM Nämnd: Servicenämnden Tid för genomförande: 2015-12-18 Årlig uppföljning av system för SAM har genomförts och resultater bedöms vara: Obs. kryss sätts antingen i ruta för Helt tillfredsställande, Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande. Vid kryss i alternativen Tillfredsställande eller Inte tillfredsställande ska även kryss sättas för de områden där det finns behov av förbättringar eller åtgärder. Helt tillfredsställande Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs helt tillfredsställande utifrån föreskriften om SAM (AFS 2001:1). Tillfredsställande Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs tillfredsställande utifrån föreskriften om SAM (AFS 2001:1) men vissa områden kan förbättras, markera i listan nedan vilka. Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp Inte tillfredsställande Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs inte tillfredsställande utifrån föreskriften om SAM (AFS 2001:1), behov av åtgärder finns. Markera i listan nedan inom vilka områden åtgärder krävs. Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp De åtgärder/förbättringsbehov som identifierats enligt ovan ska dokumenteras i handlingsplan samt redovisas för nämnden i enlighet med anvisningar för Årlig uppföljning av system för systematiskt arbetsmiljöarbete. Identifierade åtgärder/förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen ska specificeras på sidan 2 i detta dokument. OBS, forts nästa sida -> STADSKONTORET August Palms plats 1 205 80 Malmö Tel. 040-34 10 12 Org.nr. 212000-1124 www.malmo.se
2 (2) Identifierade förbättringsbehov som avser den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen: Samverkan Policy och rutiner Uppgiftsfördelning och kunskaper Fler platser på utbildning i arbetsmiljö och samverkan. Bättre uppgifter på vilka som genomfört utbildningen. Kunskaper (medarbetare) och instruktioner Gemensam medarbetarutbildning i ansvar arbetsmiljö behövs. Undersökning och riskbedömning Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud Digitalt system behövs. Åtgärder, handlingsplan och kontroll Uppföljning av SAM-arbetet Extern sakkunnig hjälp Ifyllt dokument skickas via mail till arzu.kamere@malmo.se på stadskontorets HR strategiska avdelning i enlighet med tidplanen för den årliga uppföljningen. Frågor om genomförande av uppföljning samt redovisning av resultat besvaras av Anette Stachowicz Jönsson på HR strategiska avdelningen, tfn 34 10 12.
Reslutat årlig uppföljning av SAM Serviceförvaltningen 2015-12-11 Bedömning skala 1-5, 2015 Frågor SR KT KTJ SF Bedömning skala 1-5, 2014 2013 Kommentarer 2015 Medel SEF SR KT KTJ SF Med el SEF 4 SAMVERKAN 3,8 4,2 4,0 3,7 3,9 2,2 3,0 3,6 3,0 3,0 2,3 Medel SEF Skolrestauranger Kommunteknik Kommuntjänster Stadsfastigheter Möjlighet finns, men medarbetare bör ta en mer aktiv roll. Frågan bör formuleras så att det även rör APT. 5 Arbetsmiljöpolicy 5,0 4,8 4,8 4,0 4,7 2,0 2,1 2,9 3,0 2,5 2,8 Konstigt ställd fråga. Ja/Nej. 5 Rutiner 3,3 4,2 4,8 4,2 4,1 4,1 3,0 4,0 2,8 3,5 2,5 Rutinen årshjulet bör utvecklas och lyftas upp mer. Göras mer synlig. Underlag skickas ut en vecka innan, men det upplevs som för kort tid i bland. Saknar lokala Både gemensam utbildning och gemensam skyddsombud. respekt för varandras roller Stående punkt på APT Tydliga kanaler var man lyfter frågan Aj/Oj block Ja, men vi saknar ett webb baserat verktyg 6 Uppgiftsfördelning 3,9 4,4 3,0 3,8 3,8 3,1 4,0 3,5 3,9 3,6 3,2 6 Uppgiftsfördelning och kunskaper 2,1 2,9 3,9 3,3 3,1 1,6 1,9 4,0 3,2 2,7 1,9 Uppgiftsfördelningen är tydlig, men kunskaperna om vad det innebär är inte alltid till fullo. Arbetsmiljöarbetsuppgifter kan delegeras i större utsträckning. Medvetenheten har ökat. Svårt att hinna med. Arbetsmiljödelegering finns Här ser vi ett utvecklingsområde, vi behöver arbeta med detta i större utsträckning framöver. Chefen ansvarar för att informera och anmäla sig. SAM svårt att följa upp att cheferna går, för lite utbildningsplatser. Andra utbildningar, chefen ansvara för att själv följa upp i Excel och i Netcompetence. Grundutbildning genomförd. Arbetsmiljödelegering Kompetensutveckling i psykosociala frågor kunskaper 2,0 3,1 3,0 4,3 3,1 3,0 2,9 2,4 3,9 3,1 2,0 Finns mer att göra med Implementeringen. kunskaper - introduktion och kännedom 2,3 3,3 3,5 3,3 3,1 2,7 2,1 2,6 4,1 2,9 1,5 kunskaper - instruktioner 2,0 3,5 3,3 4,5 3,3 2,0 2,0 2,0 3,3 2,3 2,1 8 Undersökning och riskbedömning 4,1 3,5 2,1 3,9 3,4 1,8 2,0 2,6 4,4 2,7 2,1 Arbetet är påbörjat och utvecklas under 2016 Kan utvecklas avseende kvinnliga och manliga arbetstagare. 9 Utreda ohälsa, olycksfall och tillbud 3,0 3,2 4,1 4,6 3,7 2,2 3,9 2,6 3,2 3,0 2,0 Vi är bättre på att anmäla än utreda. 10 Åtgärder och handlingsplan 3,0 3,0 3,4 4,6 3,5 2,9 3,0 2,6 3,8 3,1 1,7 10 Uppföljning av åtgärder 2,3 3,6 3,8 4,0 3,4 1,9 1,9 3,4 3,0 2,6 1,4 11 Uppföljning av SAMarbetet 5,0 4,8 4,9 5,0 4,9 4,4 4,1 3,5 3,7 3,9 4,3 Det finns underlag och verktyg, men vi har inte kommit så långt i processen. Olika checklistor används. Oklart hur vi gör med personer som varit borta en längre period. Vi har gjort instruktioner för de mest riskfyllda arbetena. Men det är ett fortlöpande arbete. Fler riskbedömningar och instruktioner ska tas fram. Ständig process. Gjort mycket. Vi arbetar oss framåt. Viktigt att löpa linan hela vägen ut. Att implementera det som tagits fram. Bakomliggande orsaker behöver utredas mer. Direkta åtgärder åtgärdas. Mer kompetens om att göra utredningar behövs. Vi är dåliga på att utse ansvarig. Problem med delat ansvar i lokaler. Ansvarsfördelningen behöver bli tydligare. Prioriteringsfråga. Olika i olika verksamheter. Mer kunskap behövs hos medarbetare, att ta ansvar, och vad man ska göra SF timmen, Robert Johansson föreläste om när något händer. tillbud/arbetsskada Medarbetarutbildning. Riskanalyser görs Svårare med utplacerad personal. Sämre när man kommer tillbaka efter en längre ledighet. Medvetandegöra för medarbetarna För många av de allvarliga riskerna finns rutiner. Pågående arbete. Görs vid förändringa. Man ser till att det blir gjort, men allt blir inte dokumenterat i en handlingsplan. Hänger ihop med riskbedömningsarbetet. Görs naturligt i det dagliga samtalet. Svårt att göra på förebyggande åtgärder. Frågorna konstiga. Ger utrymme för olika tolkningar. Ej ja/nej frågor. 12 Extern sakkunning hjälp 5,0 4,9 5,0 5,0 5,0 3,9 4,1 4,3 4,1 4,1 4,4 Ja Medel 3,3 3,8 3,8 4,2 3,8 2,7 2,9 3,1 3,5 3,1 2,4 Komin - SEF -Styrdokument Mycket möten - stress - kommunikation Hanteras direkt av Serviceförvaltningens arbetsmiljöspecialister Riskanalyser Skyddsronder, Ergonom Handlingsplan Riskanalyser Handlingsplaner medarbetarenkät Medarbetarsamtal Det är det vi gör idag