(Översättning) ANBUDSFÖRFRÅGAN 1.10.2014 1626/02.08/2014 ANBUDSFÖRFRÅGAN PÅ TRYGGHETSTELEFONER MED TILLHÖRANDE TJÄNSTER Pargas stad emotser ert anbud på trygghetstelefonsystem för äldreomsorgen som det definieras nedan i enlighet med nedannämnda handlingar. För att kunna bli vald till serviceproducent förutsätts det i anbudsförfrågan att anbudsgivaren kan förbinda sig till det bifogade avtalsutkastet i sin helhet med alla de villkor som upptas i det. 1. Köpare Pargas stad (FO-nummer 0136082-5) Upphandlande enhet Strandvägen 28 21600 Pargas Kontaktperson: Nina Taxell-Ahlbäck 2. Upphandlingsförfarande och bestämmelser som ska iakttas Upphandlingens värde överskrider det nationella tröskelvärdet. Vid upphandlingen tillämpas öppet förfarande. Upphandlingsannonsen har lämnats in till portalen Hilma 1.10.2014 (www.hankintailmoitukset.fi/sv). Upphandlingsannonsen publiceras också på Pargas stads webbplats på adressen www.pargas.fi. Vid upphandlingen tillämpas lagen om offentlig upphandling 348/2007 och förordningen 614/2007 som kompletterar lagen samt de ändringar som senare gjorts i dem. 3. Avtalsperiod Den planerade avtalsperioden för trygghetstelefonsystemet för äldreomsorgen är 1.1.2015 31.1.2017. Längden på avtalsperioden är 25 månader, och efter ett förhandlat förfarande finns det möjlighet till en högst 24 månaders förlängning av avtalet med den utvalda leverantören.
4. Föremålen för upphandlingen och de absoluta krav som ställs på systemet Trygghetstelefontjänsten är en stödtjänst inom hemvården och målet med tjänsten är att stödja vårdtagare att kunna klara sig hemma, att öka trygghetskänslan och att möjliggöra tillgång till hjälp hemma dygnet runt oberoende av var i kommunen man bor. Det bor för tillfället ca 1 600 personer över 75 år i Pargas. Staden har i användning ca 250 trygghetstelefoner och ca 70 GSM-trygghetstelefoner och utöver dem används även extrautrustning, bl.a. dörrlarm och handikappanpassade larmknappar. Antalet trygghetstelefoner kan variera under avtalsperioden, staden förbinder sig inte till att köpa tjänsten i någon viss omfattning. Upphandlingen gäller hyrning av trygghetstelefoner och GSM-trygghetstelefoner samt larmcentralsfunktioner/förmedling av inkomna larm, drift och underhåll av systemet samt installation av apparaterna. Se närmare beskrivning i bilaga 1. Leverantören ska vid behov leverera GSM-apparaten i driftfärdigt skick inklusive en anslutning som fungerar i hela kommunens område. Pargas stad är en tvåspråkig kommun och allt material till användarna (bruksanvisningar, information etc.) samt användarutbildning och -stöd ska ges både på finska och på svenska. Apparaterna ska vara användarvänliga (lätta att hantera) och funktionssäkra (liten felkänslighet, litet behov av underhåll, räckvidd, hörbarhet, elavbrott). Alla offererade trygghetstelefoner ska vara sådana att flera armband kan kombineras med dem. Pargas stad upprätthåller en trygghetsservice i egen regi dygnet runt alla dagar i veckan (24/7). Trygghetstelefonsystemet ska koppla larmen automatiskt till den arbetstagares mobiltelefon som har jour eller till någon annan person som bestämts i förväg. Larmen ska kunna kopplas till olika personer beroende på larmgivaren. Larmen ska både registreras i centralen och kopplas till jourhavandes mobiltelefon. Den jourhavande ska i sin mobiltelefon kunna identifiera larmgivaren efter telefonnumret på trygghetstelefonen och få talkontakt med larmgivaren omedelbart. Kommunens egen personal ska kunna följa larmen och besvarandet av dem i realtid på centralen för mottagande av larm, alternativt ska monitoreringen av larm som anbudsgivarens personal tar emot samt eventuella tilläggsåtgärder (extralarm) ingå i à-priset ifall larmet inte besvaras inom utsatt tid. På mottagningscentralen ska det vara möjligt att få larmrapporter per klient, område, servicehus och enligt datum och tid. Av rapporterna ska framgå tidpunkten för larmet, larmtyp/-orsak samt vidtagna åtgärder. På larmlistan på mottagningscentralen ska de tilläggsuppgifter och handlingsanvisningar som antecknats för klienterna separat för varje larm vara tillgängliga. Trygghetstelefonsystemet ska regelbundet följa upp funktionen av varje enskild telefon och rapportera minst en gång om dygnet om funktionsstörningar. Centralen ska kunna ta emot felanmälningar dygnet runt alla dagar under året. På mottagningscentralen ska det vara möjligt att erhålla en rapport med uppgifter om datum för installation av trygghetstelefon och dess extrautrustning samt tidpunkt för batteribyte. 5. Ersättningen för tjänsten och betalningsvillkoren Staden betalar en ersättning till serviceproducenten enligt upphandlingsavtalet en gång i månaden mot faktura. Serviceproducenten fakturerar staden en gång i månaden i efterskott utifrån de använda tjänsterna och det godkända anbudspriset. Fakturan skickas senast den 15:e följande månad. Fakturerings-, expeditions- eller andra typer av administrativa avgifter godkänns inte. Betalningsvillkor är 30 dagar netto. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. 2
6. Uppgörande av anbud Anbudets innehåll Anbud ska lämnas på anbudsformuläret som bifogas till denna anbudsförfrågan (bilaga 1). Anbudet kan lämnas på finska eller på svenska. Anbudet ska innehålla alla de uppgifter och utredningar som krävs i anbudsförfrågan. Delade anbud godkänns inte. Villkorliga anbud godkänns inte. Anbudet är bindande. Anbudsgivaren förbinder sig att tillhandahålla trygghetstelefoner med tillhörande tjänster enligt detta förfrågningsunderlag. Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt t.o.m. 31.3.2015. Uppgifter om anbudsgivaren Följande uppgifter och utredningar som gäller anbudsgivaren ska anges i anbudet: 1. Anbudsgivarens namn och kontaktinformation 2. E-postadress som upphandlingsbeslutet kan skickas till 3. Handelsregisterutdrag 4. Intyg från skattemyndigheterna över att anbudsgivaren har skött sina beskattningsmässiga skyldigheter 5. Intyg från försäkringsbolaget över att pensionsförsäkringspremierna har betalats 6. Anbudsgivaren ska ha en giltig och tillräcklig ansvarsförsäkring för sin verksamhet. Dessa uppgifter används vid bedömning av anbudsgivarens lämplighet och för fullgörande av utredningsskyldigheten enligt lagen om beställarens ansvar. Intygen som avses i punkterna 3 6 får inte vara äldre än två månader räknat från datum på anbudet. Anbudspriset Anbudspriset ska anges i enlighet med bilaga 1. Priserna ska anges på anbudsformuläret med två decimaler. Priserna ska anges som nettopriser utan mervärdesskatt. Om priserna har angetts på annat sätt lämnas de obeaktade, vilket leder till att anbudet förkastas. Priserna i anbudet ska vara fasta och gälla hela den egentliga avtalsperioden dvs. ända fram till 31.1.2017. Leveranstid Installationerna av apparaterna och systemtjänsterna ska vara klara och färdiga att användas senast 15.12.2014. Installationen av apparaterna och användarutbildningen ska ske under tiden mellan 1.12 och 15.12.2014. 7. Övriga villkor för upphandlingen Under avtalstiden kan parterna förhandla om förändringar som har en väsentlig inverkan på avtalets ursprungliga innehåll, om förändringarna föranleds av ändrade myndighetsbestämmelser eller oförutsedda faktorer. Avtalsvillkoren kan preciseras senare med skriftliga handlingar under förutsättning att de inte står i strid med upphandlingsvillkoren i denna anbudsförfrågan. 3
Till de delar upphandlingsvillkoren inte har definierats i denna anbudsförfrågan, tillämpas Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster (JYSE 2014 Tjänster). Tystnadsplikt och ersättningsskyldighet samt yrkesetiska skyldigheter Serviceproducenten förbinder sig att agera enligt gällande lagstiftning och gällande myndighetsbestämmelser samt att iaktta de yrkesetiska skyldigheter som gäller för yrkespersoner inom hälso- och sjukvården. Serviceproducenten har sekretess- och tystnadsplikt i enlighet med lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, offentlighetslagen, lagen om patientens ställning och rättigheter och även andra lagar. Uppföljning av kvaliteten på tjänsterna och reklamationer Serviceproducenten svarar för att tjänsterna uppfyller dagens kvalitetskrav och att tjänsterna genomförs till alla delar så att den lagstiftning som styr verksamheten iakttas. Eventuella reklamationer om serviceproducentens verksamhet behandlas och avgörs i samråd mellan serviceproducenten och beställaren. 8. Principerna för hur valet av anbud avgörs Valet görs mellan de anbud som har kommit in inom utsatt tid (försenade anbud beaktas inte) och som motsvarar anbudsförfrågan och uppfyller alla de krav som ställs i den. Bedömningen och jämförelsen av anbud sker i tre etapper: 1. Bedömning av anbudsgivarnas lämplighet 2. Kontroll av att anbuden motsvarar anbudsförfrågan 3. Jämförelse av priserna i anbuden 9. Upphandlingsbeslut Upphandlingsbeslutet fattas av en tjänsteinnehavare. Strävan är att beslutet ska fattas senast den 3 november. Resultatet av anbudsförfarandet meddelas alla anbudsgivare per e-post. Till meddelandet bifogas anvisningar för ändringssökande. Upphandlingsbeslutet innebär inte att ett avtal skulle ha ingåtts. Ett avtal uppstår genom ett skriftligt avtal som ingås senare. 10. Upphandlingsavtal Efter att upphandlingsbeslutet har fattats görs ett skriftligt upphandlingsavtal enligt bilaga 2 som ska godkännas av anbudsgivaren. Upphandlingsavtalet kan undertecknas och verkställas tidigast efter 21 dagar från den dag aspiranten eller anbudsgivaren har fått eller anses ha fått del av beslutet och besvärsanvisningen och upphandlingsbeslutet har vunnit laga kraft. Ett bindande avtal uppstår först efter att båda parterna har skrivit under avtalet. Avtalet består i sin helhet av följande dokument och deras giltighetsordning är följande: 1) Upphandlingsavtalet 2) Anbudsförfrågan med bilagor 3) Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling (JYSE 2014 Tjänster) 4) Anbudet med bilagor 11. Ändringar under anbudstiden och avbrytande av upphandlingen Köparen kan ändra eller precisera föremålen för upphandlingen under anbudsförfarandet innan tiden för inlämnande av anbud går ut, om det kan anses motiverat på grundval av omständigheter som kommit fram. Om ändringarna och preciseringarna så kräver, kan tiden för inlämnande av anbud förlängas. 4
Om ändringar och preciseringar informeras på stadens webbplats. Köparen kan förkasta samtliga anbud om prisnivån i anbuden är för hög. 12. Handlingarnas offentlighet Beträffande offentligheten av handlingar som gäller upphandlingen iakttas lagstiftningen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999). Efter att avtalet om upphandlingen har ingåtts är anbudshandlingarna bilagorna medräknade offentliga. De berörda, t.ex. en anbudsgivare, har dock rätt att få ta del av ovannämnda handlingar efter att handlingsbeslutet har fattats. Anbudsgivaren har emellertid inte rätt att få ta del av affärs- eller yrkeshemligheterna i anbud som lämnats in av andra anbudsgivare. Om en del av anbudet enligt anbudsgivarens uppfattning innehåller affärs- eller yrkeshemligheter ska anbudsgivaren ange dessa uppgifter i en tydligt markerad separat bilaga. Den upphandlande enheten bedömer om uppgifterna som betraktats som affärs- och yrkeshemligheter är sådana att de enligt lagen ska hållas hemliga. Priset kan inte vara anbudsgivarens affärs- eller yrkeshemlighet. Öppningen av anbud är inte offentlig. 13. Ytterligare information Eventuella ytterligare frågor om anbudsförfrågan ska skickas senast 13.10.2014 kl. 14.00 per e-post till adressen nina.taxell-ahlback@pargas.fi. E-postmeddelandet ska rubriceras med Begäran om ytterligare information: trygghetstelefon. Frågorna och svaren publiceras 22.10.2014 på Pargas stads webbplats på adressen www.pargas.fi under Tjänster/Anbudsförfrågningar/Aktuella anbudsförfrågningar. 14. Inlämnande av anbud Anbudet i sin helhet med samtliga bilagor ska lämnas in skriftligt i ett slutet kuvert senast 28.10.2014 kl. 14.00 till adressen Pargas stad Social- och hälsovårdsavdelningen Strandvägen 28 21600 Pargas Kuvertet ska märkas med Anbud/trygghetstelefon. Avsändaren ansvarar för att kuvertet är köparen till handa inom utsatt tid. Anbud som kommit in efter utsatt tid eller som skickats per e-post beaktas inte. Anbud som inte motsvarar anbudsförfrågan förkastas. 15. Förfrågningsunderlag Anbudsunderlaget kan skrivas ut på adressen www.hankintailmoitukset.fi/sv eller på Pargas stads webbplats på adressen www.pargas.fi/tjänster/anbudsförfrågningar/aktuella anbudsförfrågningar. Handlingarna finns också att hämta vid infodisken i stadshuset och på områdeskontoren under tjänstetid. 5
PARGAS STAD Paula Sundqvist tf. social- och hälsovårdsdirektör BILAGOR Bilaga 1 Anbudsformulär Bilaga 2 Avtal 6