Korsholms kommun begär anbud på prenumeration av tidningar och tidskrifter enligt följande:

Transkript

1 Anbudsförfrågan 1 (5) ANBUDSFÖRFRÅGAN Korsholms kommun begär anbud på prenumeration av tidningar och tidskrifter enligt följande: Upphandlingsenhet Korsholms kommun Korsholms bibliotek Skolvägen 1, Korsholm Kontaktperson: Bibliotekschef Sari Seitamaa-Svenns tfn (06) , , e-post: sari.seitamaasvenns(at)korsholm.fi Upphandlingsförfarande Selektivt förfarande Anbudsförfrågan har publicerats på adressen Upphandlingens värde understiger de tröskelvärden som anges i lagen om offentlig upphandling. Föremål för upphandlingen Korsholms bibliotek (senare beställaren) begär anbud på prenumeration av inhemska och utländska tidningar och tidskrifter till Korsholms huvudbibliotek, biblioteken i Björköby, Kvevlax, Replot och Solf samt till bokbussen för tiden enligt de villkor som anges i denna anbudsförfrågan och bilagan till denna. Som bilaga till anbudsförfrågan finns en förteckning över de inhemska och utländska tidningar och tidskrifter som anbudsförfrågan avser, det antal tidningar och tidskrifter som biblioteket normalt beställer och till vilka bibliotek dessa beställs. Beställaren förbinder sig inte till att beställa ett visst minimiantal av de tidningar och tidskrifter som anbudsförfrågan avser. Beställarens avsikt med anbudsförfrågan är att ingå avtal med en förmedlare av tidningsprenumerationer. Beställaren kan av särskilda skäl beställa enstaka exemplar av andra förmedlare/leverantörer. Pris Anbudspriset ska grunda sig på utgivarens gällande prislista och den rabattprocent som ges på detta pris. I bilagan med prisuppgifter ska anges utgivarens pris (moms 0 % och med två decimalers noggrannhet) samt rabattprocenten på utgivarens pris. Anbudspriset ska innehålla alla rabatter och kostnader som ansluter sig till upphandlingen. För de inhemska tidningarna ska dessutom anges det rabatterade priset för 12 månader för prenumerationer som gäller tills vidare. I priset ska ingå alla kostnader. För utländska tidningar ska porto och alla eventuella tilläggskostnader vara beaktade i anbudspriset. Som grund för prisjämförelsen används för alla tidningar årskostnaden. Ifall anbudsgivare inte kan ge anbud för en viss tidning används som prisjämförelse det högsta erbjudna priset för denna produkt. Beställaren godkänner inte tillägg för eventuella prisjusteringar, inte heller tillägg för fakturering, behandling, reklamationer, småordertillägg eller motsvarande. Leveransvillkor Leveratören ska garantera att prenumerationerna ska fortsätta utan avbrott trots eventuellt byte av leverantör. Beställda och betalda tidningar ska levereras utan avbrott. Tidningarna ska levereras till de adresser inom Korsholms kommun som beställaren uppger. Leveransadresserna meddelas vid beställningen.

2 Anbudsförfrågan 2 (5) Vid leveransen följs för de inhemska tidningarna och tidskrifterna Finnterms TOP (leverans ända fram till av köparen anvisad plats, handel inom Finland) och för de utländska tidningarna och tidskrifterna Incoterms DAP (leverans ända fram till av köparen anvisad plats, internationell handel). Betalningsvillkor Minst 21 dagar netto. Förseningsränta högst enligt räntelagen. Fakturan ska motsvara de krav som ställs i mervärdesskattelagen. Faktureringsadress: Korsholms kommun, Inköp, 352 (beställarkod), Centrumvägen 4, Korsholm Kommunen tar emot elektronisk faktura till adress FI , operatör HELSFIHH (Sparbanken). Beställningssystem Leverantören ska ha ett elektroniskt beställningssystem, där beställaren kan granska aktuella publikations- och beställningsuppgifter. Beställaren ska kunna bläddra, förteckna och söka uppgifter om de tryckta tidningarna som leverantören erbjuder såsom namn, utgivare, utgivningstillfällen, ISSN, utgivningsland, utgivningsspråk, utgivningsformat och pris. Beställaren ska kunna beställa tidningar, förnya beställningar och göra reklamationer i beställningssystemet. I beställningssystemet ska utöver utgivningsuppgifterna även för varje tidning framgå beställningsperiod och avtalspris. Beställningssystem ska ha användarrättigheter av olika nivå, t.ex. rätt att bläddra, rätt att beställa. Beställningssystemet ska fungera på de båda inhemska språken, såväl finska som svenska. I enskilda fall ska finnas rätt att beställa tidningen även på andra sätt än genom beställningssystemet, t.ex. per e- post. Anbudsgivaren ska i sitt anbud redogöra för sitt beställningssystem och hur det svarar mot de krav som anges ovan. Rapportering Beställaren ska från beställningssystemet kunna få elektroniska rapporter, som beställaren vid behov kan bearbeta med sina arbetsprogram. Rapporterna ska kunna fås för hela beställningen, per bibliotek eller per leverantör. Anbudsgivaren ska i sitt anbud redogöra för hur rapporteringen är uppbyggd. Beställning Tidningsprenumerationerna görs i huvudsak som årliga beställningar så att prenumerationsperioden är kalenderåret och prenumerationerna inleds från januari månads början. Prenumerationsperioden ska i huvudsak kunna avtalas kalenderårsvis. Leverantören ska meddela beställaren om undantag från detta. Prenumerationer som påbörjas mitt under kalenderåret ska kunna avslutas till kalenderårets slut och en period påbörjas från följande kalenderårs början. Beställaren ska ha rätt att under prenumerationsperioden avsluta prenumerationen om tidningen uppgår i en annan tidning, upphör eller om utgivningstillfällena eller tidningens ämnesområde ändras väsentligt. I ovanstående fall ska leverantören kreditera återstående prenumerationsperiod. Ifall leverantören inte kan fungera som prenumerationsförmedlare bör detta meddelas omedelbart till beställaren och senast inom två veckor från det att beställningen gjorts.

3 Anbudsförfrågan 3 (5) Leverantören ska förbinda sig att sköta alla åtgärder som hänför sig till beställningen av tidningarna såsom beställning, avbeställning, ändring m.m. till samma villkor under hela tidningsavtalsperioden även om prenumerationsperioden avslutas under följande kalenderår. Reklamationer Beställaren förutsätter att reklamationer ska besvaras senast inom fem arbetsdagar. Alla reklamationer ska kunna besvaras på svenska. Leverantören ska i sitt anbud redogöra för hur reklamationer behandlas såsom hur reklamationer mottas, inom vilken tid reklamationer behandlas och hur korrigerande åtgärder vidtas. Beställaren förutsätter att alla reklamationer behandlas avgiftsfritt. Leverantören ska i sitt anbud förbinda sig till och redogöra för att alla reklamationer kan handläggas på både svenska och finska. Leverantören ska i sitt anbud redogöra för hur beställningar kan annulleras och för hur uppsägningar kan göras. Kontaktperson Leverantören ska anvisa en kontaktperson/kontaktpersoner och deras ersättare (namn, telefonnummer, e- postadress) som ansvarar för ärenden som gäller beställarens alla ärenden, sköter eventuella reklamationer till utgivarna, utreder tidningarnas pris- och tillgänglighetuppgifter m.m. Såväl kontaktpersonerna som deras ersättare ska kunna sköta sina kontakter med beställarens kontaktperson på både svenska och finska. Kontaktpersonen ska besvara alla förfrågningar senast inom fem arbetsdagar. Obligatoriska krav på anbudsgivaren Anbudsgivaren ska ha ekonomiska, tekniska och professionella förutsättningar att genomföra upphandlingen och ska påvisa detta i sitt anbud. Krav på den valda leverantörens ekonomiska situation Genom att lämna anbud godkänner anbudsgivare att upphandlingsenheten förutsätter att den valda leverantören före avtal kan ingås ska lämna följande utredningar: 1) En utredning om att företaget är antecknat i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret (enligt lagen om förskottsuppbörd 1118/1996) samt i registret över mervärdesskatteskyldiga (enligt mervärdesskattelagen 1501/1993) 2) Utdrag ur handelsregister 3) Intyg över att skatter är betalda 4) Intyg över att pensionsförsäkring har tecknats och att lagstadgade försäkringspremier är betalda Utdragen och intygen får inte vara äldre än tre månader. Anbudets innehåll Anbudet ska innehålla redogörelse för hur leverantören uppfyller alla de krav som ingår i denna anbudsförfrågan. Till anbudet ska fogas en förteckning med prisuppgifter för samtliga tidningar och tidskrifter som uppräknats i bilagan. Anbud ska ges på hela upphandlingen. Delanbud eller alternativa anbud accepteras inte Anbudet ska uppgöras på svenska. Urvalsgrunder och bedömningskriterier Det totalekonomiskt mest fördelaktiga alternativet kommer att väljas under förutsättning att anbudet fyller de krav som ställs i anbudsförfrågan. Som jämförelsegrund bedöms priset med 70 % och kvaliteten med 30 %. Vid bedömningen poängsätts anbuden på följande sätt (1 % = 1 poäng):

4 Anbudsförfrågan 4 (5) Vid bedömningen av kvaliteten beaktas 10 % beställningssystemets användarvänlighet, smidighet, språk, rapporter 20 % behandling av reklamationer såsom kundservicen, smidighet, språk Vid bedömning av pris erhåller det förmånligaste anbudet 70 poäng, medan poängen för övriga anbud erhålls genom att dividera det förmånligaste anbudet med det aktuella anbudet, varefter resultatet multipliceras med koefficienten 70 poäng. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara i kraft till Inlämnande av anbud Skriftliga anbud inlämnas per post till adressen: Korsholms kommun Korsholms kommunbibliotek Bibliotekschef Sari Seitamaa-Svenns Skolvägen Korsholm. Anbud kan även sändas per e-post till adressen: sari.seitamaa-svenns(at)korsholm.fi Anbuden ska vara märkta Anbud på tidningsprenumerationer Anbuden ska vara Korsholms kommun tillhanda senast före kl Försenade anbud beaktas inte. Anbud som inte uppfyller anbudsförfrågan kommer inte att beaktas. Anbuden bör uppgöras i sådan form att de inte innehåller affärshemligheter. Personuppgifter och affärshemligheter ska uppges i separat bilaga med märket Icke offentlig. Förfrågningar Eventuella förfrågningar om precisering till anbudsförfrågan görs per e-post till adressen sari.seitamaasvenns(at)korsholm.fi Frågorna ska ställas senast kl Svaren på frågorna publiceras på kommunens hemsida /Aktuellt Förfrågningar besvaras inte per telefon. Beslutsförfarandet Bibliotekschefen i Korsholm besluter i ärendet. Vid offentlig upphandling är priserna offentliga för parterna efter det att beslutet har fattats och för allmänheten efter det att avtal har ingåtts. Öppningstillfället för inkomna anbud är inte offentligt. Korsholms kommun förebehåller sig rätten att godkänna eller förkasta givna anbud. Kommunen betalar inte ersättning för eventuella kostnader för uppgörande av anbud. Om anbudsgivaren vill att utredningsmaterial ska returneras bör detta anges i anbudet. Delgivning Beslutet om upphandlingen delges elektroniskt. Anbudsgivaren ska i sitt anbud ange till vilken e-postadress delgivningen ska ske. Avtal Avtal uppkommer först då beslutet har vunnit laga kraft och avtal har undertecknats av bägge parterna.

5 Anbudsförfrågan 5 (5) Vid upphandlingen följs de allmänna villkoren för offentlig upphandling (JYSE 2014 VAROR). Vid ingående av avtal tillämpas följande giltighetsföljd: 1) upphandlingsavtal 2) anbudsförfrågan med bilagor 3) anbudet med eventuella bilagor 4) de allmänna villkoren för offentlig upphandling (JYSE 2014 VAROR) Bilaga Förteckning över tidningar och tidskrifter