Landstingsdirektörens stab, Personalenheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-01-27 Landstingsstyrelsen Sida 1(1) Referens Diarienummer 150109 Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar Förslag till beslut Landstingsstyrelsen godkänner Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från och med den 1 januari 2015. Bakgrund Revidering har skett av nuvarande Bevarande- och gallringsplan för Personaladministrativa handlingar beslutad den 1 mars 1995 samt Tillägg till bevarande- och gallringsplan beslutad den 1 januari 2002. Båda ersätts med en ny Dokumenthanteringsplan för Personaladministrativa handlingar, enligt bilaga. Mildred Persson PA-systemstrateg Elin Adén Arkivstrateg Bilaga Dokumenthanteringsplan Personaladministrativa handlingar 2015. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Organisationsnr 232100-0073 Postadress Landstinget i Kalmar län Box 601 391 26 Kalmar Besöksadress Strömgatan 13 391 26 Kalmar Telefon 0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
Dokumenthanteringsplan Personaladministrativa handlingar Riktlinje Syfte Fastställa hur personaladministrativa handlingar ska hållas ordnade, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring. Mål Ge anvisningar samt råd och stöd gällande bevarande och gallring Giltighet From 2015-01-01 Målgrupp Chefer, personal- och lönefunktionen Ansvarig för dokumentet Personaldirektören Personalenheten, Landstingsdirektörens stab Revideras och följs upp Vid behov Beslutsdatum 2015-05-06 Beslutat av Landstingsstyrelsen
Inledning Dokumenthanteringsplanen har tagits fram för att vara ett stöd och ge generella riktlinjer för hur personadministrativa handlingar inom Landstinget i Kalmar län ska hanteras. Råden är förvaltningsövergripande och gäller för all verksamhet som hanterar personadministrativa handlingar. Planen ger anvisningar för hur handlingar ska hållas ordnade, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring av handlingstyper. Dokumenthanteringsplanen ersätter tidigare upprättad Bevarande- och gallringsplan, beslutad 1995-03-01 samt tillägget till bevarande- och gallringsplan avseende personaladministrativa handlingar beslutad 2002-01-01. Vid framtagandet har hänsyn tagits till: Rättsväsendets krav Verksamhetens krav Forskningens krav Dokumenthanteringsplanen bygger på rekommendationer från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor och Riksarkivet. Användningsområde Dokumenthanteringsplanen omfattar: Handlingar som traditionellt förekommer i hantering av personaladministration, både på central och lokal nivå. Handlingar som fungerar som underlag för registrering i angivna ITsystem. Handlingar som är utskrifter från angivna IT-system Upplägg Dokumenthanteringsplanen är indelade i följande avsnitt: Anställning Rehabilitering Arbetsmiljö Rekrytering Avveckling Introduktion Facklig samverkan och Personaladministration förhandling Studenter Kompetensutveckling Särskilda anställningsformer Lönebildning Uppföljning
I de olika kolumnerna anges typ av handling, om den ska diarieföras, gallringsfrist samt var och hur den förvaras. Bevaras innebär att handlingen bevaras för all framtid. Pappershandlingar som skall bevaras för framtiden skall vara upprättade på åldringsbeständigt eller arkivbeständigt underlag. Om man har anledning att tro att papperet kommer att utsättas för slitage, skall det vara arkivbeständigt. Gallras innebär att handlingen kan förstöras efter en viss tid. Gallringsfrister, när handlingen kan gallras framgår av den gallringstid som anges för just den handlingen. Om det står att en handling kan gallras efter 10 år innebär det att tio hela kalenderår efter innevarande år måste ha förflutit innan handlingen får gallras. Om en handling t ex är daterad år 2005, så innebär det att handlingen kan gallras tidigast den 1 januari 2016. För vissa handlingstyper anges att de kan gallras Vid inaktualitet. Det innebär att handlingarna kan gallras när de inte längre är aktuella för verksamheten. Verksamheten avgör själv när den inte längre behöver dessa handlingar. Förekommande begrepp AB Allmänna bestämmelser, kollektivavtal för Sveriges kommuner och landsting Adato IT-stöd för sjuk- och rehabiliteringsprocessen AFA Företag som hanterar landstingets kollektivavtalsförsäkringar Fiche Mikrofilm, arkiveringsmedium, användes till och med 1999 Heroma IT-stöd för personaladministration inklusive lönehantering from 1998 LISA IT-stöd för arbetsskador och tillbud LKL-server Server inom Landstinget i Kalmar län Navet Landstinget i Kalmar läns intranät QlikView Systemstöd för omvandling av data till relevant utdatainformation 3Q Quando Landstigshälsans IT stöd SITHS-kort e-legitimation, id-kort för anställda i landstinget i Kalmar län Kontaktpersoner Vid frågor rörande dokumenthanteringsplanens innehåll kontakta: PAsystem strateg, PA-analytiker eller Förhandlingschef vid personalenheten, landstingsdirektörens stab.
Anställning Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Anställningsavtal original Bevaras Papper Personakt Arbetstidsschema 2 år Digitalt Heroma Avtal tidsbegränsat chefskap Bevaras Papper Personakt Befattningsbeskrivning Bevaras Papper Personakt Belastningsregister ev. utdrag Får inte sparas eller bevaras, se anmärkning Papper Sparas ej, endast notering kan sparas, se anmärkning Delegeringar Bevaras Papper Personakt Disciplinärenden underlag och beslut Bevaras Papper Personakt Förmånsbilsvärde 10 år Digitalt Personalenheten, landstingsdirektörens stab Förskrivningsrätt inklusive förskrivarkod Bevaras Papper Personakt Legitimationsbevis Bevaras Papper Personakt MBL -protokoll 11 eller 12 samt andra förhandlingar som berör medarbetare Bevaras Papper Respektive förvaltning Enligt datainspektionen är det olagligt att bevara, registrera eller skanna in uppgiften. Utdraget måste förstöras omgående. Däremot kan uppgift registreras att ett utdrag har inhämtas och uppvisats. Kopia till Personakt
Anställning Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Personakter Bevaras Papper Personalarkiv Om personakt saknas, kan anställningsuppgifter finnas i matrikelkort. Respektive förvaltnings personalchef ansvarar för personalarkivet Tjänstgöringsintyg/betyg från tidigare Bevaras Papper Personakt arbetsgivare Tjänstgöringsuppgifter 3 år Digitalt Heroma Tjänstgöringsuppgifter timavlönade 3 år, se anmärkning Digitalt alternativt papper Anställning Tystnadsplikt och dataintrång Bevaras Papper Personakt Respektive chef eller Heroma om rapporten signerats Tjänstgöringsrapporter tom år 2000 bevaras i papper, är arkiverade i respektive förvaltnings arkiv. Utbildningsbetyg/bevis förvärvade under Bevaras Papper Personakt anställningen Ändring av löne- och anställningsuppgifter 2 år Papper Lönekonsult Se även löneadministration Övertidsjournal 3 år Digitalt Heroma Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar Bevaras Digitalt LKL-server Landstingshälsans mapp Arbetsskadeanmälan Bevaras Digitalt LISA Ansvarig chef skriver ut original och sänder till försäkringskassan Arbetskadeärende Bevaras Digitalt LISA Ansvarig chef skriver ut original och sänder till försäkringskassan Hälsodeklaration Bevaras Papper Personakt Skannas in av Landstinghälsan till deras IT-system Rehabiliteringsutredningar Bevaras Digitalt Adato Tillbud Bevaras Digitalt LISA Arbetsskad e-anmälan
Avveckling Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Arbetsgivarintyg Vid inaktualitet Digitalt LKL-server Sparas av respektive lönekonsult på LKL-server Avgång/Uppsägning Bevaras Papper Personakt Avgångsvederlag - beslut om Bevaras Papper Personakt Dödsfall - Intyg Bevaras Papper Personakt Pensionshandläggaren har kopia LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Bevaras Papper Personakt LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i 2 år Papper Personalhandläggare avslut Tjänstgöringsbetyg/omdöme Bevaras Papper Personakt Tjänstgöringsintyg 2 år Digitalt LKL-server Sparas av respektive lönekonsult på LKL-server Facklig samverkan, förhandling Förhandlad facklig tid 10 år Papper Förhandlingschef Förhandlingsprotokoll löneöversyn/revisionsförhandlingar med bilagor 10 år Papper eller Respektive förvaltning Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller 2 år Papper/ Arbetsplatsen motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Protokoll central samverkan Bevaras Papper Arkiv, central administrerad verksamhet Protokoll samverkan och MBL-förhandlingar Bevaras Papper Respektive basenhet basenhetsråd Protokoll samverkan och MBL-förhandlingar på Bevaras Papper Respektive förvaltningsnivå förvaltning Facklig samverkan, förhandling Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) individärenden och förhandlingar enligt 38 m fl. som inte ingår i förvaltnings- och basenhetsråd Bevaras Papper Respektive förvaltning Ingår i diarieförda handlingar Ärenden med politiskt beslut arkiveras centralt Ja
Kompetensutveckling Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Utbildningar, program och eventuellt studiematerial i landstingets regi Bevaras Papper/ Respektive förvaltning Syftet med att handlingarna ska bevaras är att det ska vara möjligt följa, landstingets kompetensutveckling över tid Utvecklings- kompetensplaner Vid inaktualitet Papper/ Närmaste chef Gallras när anställningen upphör Utvecklingssamtal Vid inaktualitet Papper/ Närmaste chef Gallras när anställningen upphör Löneadministration Grundlistor Bevaras Digitalt Heroma 10 år enligt lag men vi ska bevara. Till och med 1997 i pappersform. Därefter i Heromas databas. Grundlistor kan kasseras 10 år efter det att en person gått i pension Löneadministration Kontrolluppgift Bevaras Digitalt Heroma Papper tom 1988, sparade på respektive förvaltning tom 1981, därefter centrala personalavd.1989-1999 sparade på Fiche. From 2000 sparade i Heromas Historikdatabas Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter kortare än 6 månader 2 år Papper/ Lönekonsult och i Heroma Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader from 1990 Bevaras Digitalt Heroma I Heroma finns frånvaro bevarad from 1990. Ledighetsansökningar: barn-, studie- och Bevaras Papper Personakt tjänstledigheter över 6 månader före 1990 Löneunderlag 2 år Papper Lönekonsult Reseräkningar 10 år Papper Lönekonsult Registreras i Heroma Rese men reseräkningen skrivs ut och attesteras tillsammans med originalkvitton Skattejämkningar eller extra skatt, med mera 10 år Papper/ Lönekonsult From 2015-04 sker skattehämtning vid nyanställning via fil från skatteverket.
Lönebildning Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Underlag extra utbetalning 2 år Papper Lönekonsult Löneadministration Utanordningslistan 10 år Digitalt, se anmärkning Heroma Utlägg ersättning för personligt utlägg 10 år Papper Lönekonsult Utmätning i lön (beslut om) 10 år Papper Lönekonsult Ändringsmeddelande avseende löne- eller anställningsstyrande i personalärenden Lönebildning 2 år Papper Lönekonsult Befattningsmallar enligt lönekartläggning Bevaras Digitalt LKL-server Personaldelegationens förhandlingsprotokoll Bevaras Papper Diariet - landstingsdirektörens stab Lönekultur Bevaras Digitalt Personalenheten, landstingsdirektörens stab Omställning Omplacering, handlingar Bevaras Papper Personakt Före 2007 sparad i pappersformat hos chef Ja Pension AFA-beslut Vid pensionsavgång Papper Pensionshandläggare Sparas tillsammans med beslut om sjukersättning Beslut löneväxling Bevaras Papper Personakt Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande Pensionsansökan, särskild avtalspension (garantipension) med beslut och överenskommelse Pensionslösningar, landstingsråd, avtal om särskilda Bevaras Papper Pensionshandläggare Bevaras Papper Pensionshandläggare Kopia sparas hos lönekonsult i 2 år. Bevaras Papper Pensionshandläggare
Pension Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Pensionsunderlag, aktualiseringar Bevaras Papper Pensionshandläggare Pensionsunderlag från pensionsmyndighet 2 år Papper Pensionshandläggare Pension, förhandsberäkningar Vid inaktualitet Papper Pensionshandläggare Signallistor/rättelselistor till pensionsbolag - 2 år Papper Pensionsassistent månadskörning Signallistor/rättelselistor till pensionsbolag - 2 år Papper Pensionshandläggare årstömning Återkrav av pensioner 10 år Papper Pensionshandläggare Personalvård Friskvårdsbidrag 10 år Papper Lönekonsult Försäkringsavtal Bevaras Papper Centrala diariet Ofta i diarieförda handlingar Ja Personalenkäter sammanställning Bevaras Papper Respektive Till exempel medarbetarenkäten förvaltnings personalenhet Terminalglasögon, ansökan och beslut 10 år Digitalt Raindance 10 år pga. att det är ett ekonomiskt underlag. Skannas och sparas i Raindance med fakturan Policy-/styrPapper Handbok arbetsmiljö Bevaras Digitalt LKL-server Riktlinjer/regler inom personalområdet Bevaras Digitalt LKL-server Rehabilitering samt uppföljning Arbetsanpassning, dokumentation av behov Bevaras Digitalt Adato och ev. åtgärder Arbetsförmågebedömning Bevaras Digitalt Adato Arbetsskadeanmälan, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning. Bevaras Digitalt LISA
Rehabilitering samt uppföljning Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Arbetsträning, dokumentation Bevaras Digitalt Adato Ansökan om ersättning från AGS, TGL m fl. Bevaras Digitalt LISA och AFA AGS = Avtalförsäkring vid sjukdom TGL= Tjänstegrupplivförsäkring Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan Bevaras Digitalt Adato och Landstingshälsans ITsystem Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/uppföljningsmöten Bevaras Digitalt Adato Anteckningar som delgivets av Försäkringskassan Försäkringskassans beslut avseende Bevaras Papper Personakt rehabiliteringsersättning Försäkringskassans beslut avseende Bevaras Papper Personakt sjukersättning Läkarintyg 2 år Digitalt Adato Läkarintyg vid arbetskada Bevaras Digitalt Adato Rehabiliteringsutredningar Bevaras Digitalt Adato Kompetensutvecklingsinsatser Bevaras Digitalt Adato Livränta Bevaras Papper Personakt Missbruk av alkohol eller andra droger, ev. Bevaras Digitalt Adato, 3Q Quando handlingsprogram Rehabiliteringsmöten Bevaras Digitalt Adato Rehabplan Bevaras Digitalt Adato Sjukersättning - besked/beslut till anställd enligt Bevaras Papper Personakt AB 12 att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning Rekrytering & introduktion av nya medarbetare Annonser 2 år Digitalt Heroma Anställningsbeslut underlag för registrering av anställningsuppgifter i Heroma 2 år Papper Lönekonsult
Rekrytering & introduktion av nya medarbetare Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Anställningsbeslut underlag för registrering av 2 år Papper Lönekonsult anställningsuppgifter i Heroma Ansökningshandlingar erhållit tjänst, personligt brev och CV. Bevaras Papper Personalakt Ja, i Personal- Ansökningshandlingar, vid ej erhållen tjänst 2 år Digitalt Heroma Gallringsfrist 2 år pga. att överklagan kan ske enligt 23 i lagen om förbud mot diskriminering Intresseanmälningar -spontanansökningar 6 månader eller Digitalt Heroma vid inaktualitet Introduktionsprogram checklista Vid inaktualitet Papper Personalakt Referenser och ev. utlåtanden från rekryteringskonsulter Personaladministration 2 år Digitalt Heroma Avtal med konsulter och andra uppdragstagare Bevaras Papper Respektive förvaltnings arkiv systemet Ja, i Personalsystemet Behörigheter till IT-system med mera Nyckelkvittens SITHS-kortkvittens mottaget kort Studenter 2 år efter inaktualitet 2 år efter inaktualitet Certifikatets livslängd + 10 år. Papper/ Respektive chef eller i IT-stöd Papper Respektive chef Digitalt. Reservkort sparas i papper Digitalt-Kortsystemet Papper- hos registeransvarig i kassaskåp. Behörigheter till IT-system med mera Vid inaktualitet Papper Respektive skola/universitet Tystnadsplikt och dataintrång Vid inaktualitet Papper Respektive skola/universitet Digital behörighetsportal kommer att införas under 2015. Ansökningar och tilldelade behörigheter kan då sparas. Bevaras under hela studietiden Bevaras under hela studietiden
Särskilda anställningsformer Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Avisering om utbetalt belopp 2 år Digitalt Arbetsförmedlingens webbserver Beslut om bidragsanställning från ex Arbetsförmedlingen (nytt eller omprövning) Bevaras Papper Personakt Uppföljning Personalstatistik Bevaras Digitalt QlikView From 1990 finns anställningar och frånvaro i Heromas Historikdatabas. Före 1990 finns viss statistik i pappersformat. QlikView började användas 2003 som uppföljningsverktyg med utdatarapporter.