Förfrågningsunderlag Mediebevakning för Västtrafik AB
Innehållsförteckning 1 Avtalsparter... 3 2 Avtalsomfattning... 3 3 Avtalsform... 4 4 Avtalstid och förlängning... 4 4.1 Normal avtalstid... 4 4.2 Optionsförlängning... 4 5 Avtalets uppbyggnad och innehåll... 5 6 Arbetsgivaransvar... 5 7 Krav på utförande av tjänsten... 5 8 Upphandlingsvolym... 5 9 Avtalspriser... 5 9.1 Pris för Uppdragsområde 1 - Massmediebevakning och medieanalys... 5 9.2 Pris för Uppdragsområde 2 - Mediearkiv... 6 9.3 Pris för Uppdragsområde 1 - Massmediebevakning och medieanalys... 6 10 Prisjustering... 6 11 Ersättning för resekostnader... 6 12 Fakturerings- och betalningsvillkor... 6 13 Dröjsmålsränta... 7 14 Leveranstid... 7 15 Leveransförsening... 7 16 Ägande av material... 7 17 Försäkringar... 7 18 Statistik... 7 19 Uppföljning av avtal... 7 20 Ändringar och tillägg... 7 21 Omförhandling... 7 22 Överlåtelse av avtal/ ägarskifte... 8 23 Hävning... 8 24 Organisationsförändring... 8 25 Befrielsegrunder (force majeure)... 8 26 Intrång i upphovsrätt och patent... 9 27 Antidiskriminering... 9 28 Tvist... 9 29 Avtalstecknare... 9 Västtrafik AB Sid 2 (9)
DOKUMENT C: MODELLAVTAL Detta modellavtal är framtaget som mall för det avtal som kommer att tecknas efter att beslut har fattats om val av Leverantör. Avtalet kommer att justera och kompletteras med den antagne Leverantörens uppgifter, uppdragsområde samt offererade priser så som upphandlingsbeslutet avser. Avtal tecknas så snart som lagen tillåter efter offentliggörande av tilldelningsbeslut. AVTAL AVSEENDE Mediebevakning för Västtrafik AB 1 Avtalsparter Detta avtal har träffats mellan Västtrafik AB, nedan kallad Beställaren, och NN, nedan kallad Leverantören Beställare: Organisationsnamn: Västtrafik AB Adress: Box 123 Postadress: 541 23 Skövde Org.nr: 556558-5873 Kontaktperson för Kristian Lans avtalet: Enhet: Information Adress: Box 123 Postadress: 541 23 Skövde Tel: 031-62 91 07 Mobil: 0706-22 57 80 E-post: kristian.lans@vasttrafik.se 2 Avtalsomfattning Leverantör: Leverantören åtar sig att för Västtrafik AB (Västtrafik), inom avtalets givna ramar, ansvara för utförandet av tjänster beskrivna i detta avtal och dess bilagor. Leverantör ska för Västtrafiks räkning bevaka olika medier samt rapportera resultatet av bevakningen till Västtrafik i digital form. Uppdragsområde 1 Massmediebevakning och medieanalys Bevakning av vad som skrivs och sägs om Västtrafik i nyhetsmedia, facktidskrifter och på olika redaktionella webbplatser med nyhetsinnehåll som är relevant för Västtrafiks verksamhet. Bevakning ska ske inom följande Delområden: Delområde: 1. Tryckt dags-/kvällspress samt webbplatser med redaktionellt innehåll inklusive webb-tv (några av de relevanta nyhetskällorna för Västtrafik är GP, GT/Expressen, DN, SvD, TT, Aftonbladet, SVT, TV4, Metro, Borås tidning, TTELA, Skaraborgs Läns Allehanda, Kungälvs Posten, Härryda-Posten med flera). Bevakning av nyheter publicerade av källa som kräver betalabonnemang bör ingå i bevakningen. Delområde: 2. Tryckt fackpress samt nätbaserad fackpress. Relevant urval av ämnen såsom kollektivtrafik, transport, spårbunden trafik, bussbranschen med mera. Delområde: 3. Nätbaserad internationell dags- och fackpress. Relevant urval av ämnen såsom kollektivtrafik, transport, spårbunden trafik, bussbranschen med mera. Delområde: 4. Etermedia, det vill säga svensk tv och radio. Delområde: 5. Medieanalys Västtrafik AB Sid 3 (9)
Uppdragsområde 2 Mediearkiv Västtrafik har behov av att kunna söka bland publicerade artiklar för att ta del av sådant material som berör vår verksamhet och vår bransch. Västtrafik önskar kunna söka bland artiklar från minst 3 år bakåt i tiden. Leverantören ska tillhandahålla ett digitalt sökbart mediearkiv. Mediearkivet ska innehålla nyhetsartiklar från tryckta och webbpublicerade dagstidningar, tidskrifter, fackpress, landsortspress och affärspress. Mediearkivet ska möjliggöra historiska sökningar på valfria sökord, fraser och exkluderande ord. Mediearkivet ska innehålla artiklar från minst 3 år tillbaka i tiden Uppdragsområde 3 Sociala medier Bevakning av vad som skrivs och sägs om Västtrafik i Sociala medier. Leverantören ska bevaka Facebook, Twitter samt svenska bloggar och forum. Syftet med att bevaka sociala medier är följande: Att på kort och lång sikt fånga upp vad som sägs om Västtrafik på internet för att aktivt kunna förhålla sig till det (agera, kommunicera, avvakta). Att bli mer lyhörd och arbeta för fler och nöjdare kunder genom att förbättra kommunikationen med främst kunder men också andra målgrupper. Att få input till tjänsteutveckling inom ramen för Västtrafiks verksamhet genom att vara mer lyhörda för våra kunders behov. Leverantören och Västtrafik kommer regelbundet diskutera de olika kanalernas vikt och relevans. Inom uppdraget kan det komma att ske förändringar i urvalet av bevakade kanaler, Leverantören och Västtrafik ska komma överens om förändringen och till vilka villkor detta ska ske. 3 Avtalsform Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella tjänster under avtalsperioden. Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är undertecknat av båda avtalsparter. 4 Avtalstid och förlängning 4.1 Normal avtalstid Avtalet ska träda i kraft 1 april 2012 och gälla till och med 31 mars 2014. Avtalet upphör att gälla vid avtalstidens utgång utan föregående uppsägning. 4.2 Optionsförlängning Avtalet kan förlängas med maximalt 2 (två) år, förlängning sker med ett år i taget. Den maximala avtalstiden kan följaktligen bli fyra år d v s fram t o m 2016-03-31. Optionsförlängning ska påkallas skriftligen senast sex månader före avtalets utgång. Optionsförlängning kan bara påkallas av Västtrafik. När detta uppdrag upphandlas på nytt kan detta avtalet förlängas ytterligare i fall ett interimistiskt beslut om nytt avtal beslutas av domstol på grund av en överprövning. Denna förlängning gäller då till dess att nytt avtal träder i kraft efter avslutad överprövning och eventuell korrigering enligt domstolsutslag. Västtrafik AB Sid 4 (9)
5 Avtalets uppbyggnad och innehåll I avtalet ingår följande handlingar, som gäller i angiven ordning. 1. Skriftliga ändringar och kompletteringar till avtal 2. Detta Avtal inkl bilagor 3. Förtydligande, genom Frågor & Svar under anbudstiden, till Förfrågningsunderlaget 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Anbud daterad 2012-XX-XX 6 Arbetsgivaransvar Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Leverantören ska vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar, föreskrifter och allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna typ av verksamhet. Leverantören ska förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de skyldigheter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl. a att Leverantören självt har att svara för skador som vållas av företagets anställda genom att teckna och vidmakthålla försäkring till täckande av skadestånd. Leverantören svarar för underleverantörens åtaganden och skyldigheter enligt ovan. 7 Krav på utförande av tjänsten Enligt Dokument B: Kravspecifikation 8 Upphandlingsvolym Eventuella angivna årsbehov är uppskattade. Skulle Beställarens avrop enligt detta avtal underrespektive överstiga beräknad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från Beställarens sida utan Leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet. 9 Avtalspriser För utförande enligt detta avtal gäller de priser som framgår av detta avtalstexten. Andra ersättningar än avtalade utgår ej. Priser anges exklusive moms i SEK. Under det första avtalsåret får priset inte höjas. Därefter gäller, för höjning av priset, prisjustering enl. nedan. 9.1 Pris för Uppdragsområde 1 - Massmediebevakning och medieanalys Delområde: 1. Tryckt dags-/kvällspress samt webbplatser med redaktionellt innehåll Delområde: 2. Tryckt fackpress samt nätbaserad fackpress Delområde: 3. Nätbaserad internationell dagsoch fackpress 5 anv (kr) 0-50 rapporter (kr) 10 anv (kr) 51-100 rapporter (kr) Västtrafik AB Sid 5 (9)
Delområde: 4. Etermedia Delområde: 5. Medieanalys 9.2 Pris för Uppdragsområde 2 - Mediearkiv Uppdragsområde 2 - Mediearkiv 9.3 Pris för Uppdragsområde 1 - Massmediebevakning och medieanalys Uppdragsområde 3 - Sociala medier 10 Prisjustering Priset får ej höjas under 12 månader räknat från 2012-04-01 Efter 2013-04-01 gäller nedanstående 5 anv (kr) 10 anv (kr) Priset justeras årsvis och ska följa SCB:s Labour cost index för tjänstemän, LCI tjm, till 100 %. Kvartal 1, 2012 är baskvartal att jämföras med kvartal 1, 2013 och så vidare. 11 Ersättning för resekostnader Vid av Beställaren beordrad resa har Leverantören rätt till ersättning för verifierade kostnader samt traktamenten. Ersättning utgår enligt Skatteverkets vid var tid gällande regler för ersättning för rese- och traktamentskostnader. Resan ska ske på ett för Beställaren fördelaktigt sätt. Utlägg ersätts endast om verifierad kostnad är naturlig och nödvändig för genomförandet av uppdraget samt att Beställaren godkänt utlägget. 12 Fakturerings- och betalningsvillkor Faktureringsadress: Västtrafik AB Box 123 541 23 Skövde Fakturan ska märkas med referensnummer och namn (meddelas efter avtalsstart). Betalning sker per 30 dagar netto efter godkänt uppdrag, godkänd leverans och godkänd fakturering. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns ej. Västtrafik AB Sid 6 (9)
13 Dröjsmålsränta Om Beställaren inte erlägger likvid för faktura i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt svensk räntelags bestämmelser. Dröjsmålsränta erläggs ej för faktura med avvikelse såsom - priset avviker ifrån avtalat pris - felaktig eller ofullständig adress 14 Leveranstid Avrop kommer att ske successivt under avtalsperioden, alternativt enligt överenskomna leveransplaner. 15 Leveransförsening Om leveransförsening ej kan undvikas ska Leverantören omgående meddela Beställaren som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras. 16 Ägande av material Beställaren äger materialet som under avtalstiden för Västtrafik registreras och bearbetas i Leverantörens IT-lösning. Vid avtalets slut eller då avtalet sägs upp eller hävs ska materialet överlämnas till Beställaren i sin helhet. Materialet ska då levereras i för materialet lämpligt standardformat. 17 Försäkringar Leverantören ska inneha för uppdraget relevanta försäkringar 18 Statistik Leverantören ska efter varje sexmånadersperiod kunna leverera statistik i digitalt format avseende utförda tjänster. 19 Uppföljning av avtal I direkt anslutning till varje förflutet avtalsår bör båda avtalsparter mötas för att följa upp hur man förhåller sig till avtalade villkor och samarbetet i stort. Övriga frågor kan tas upp på endera avtalsparts begäran. Beställaren är sammankallande. 20 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig gemensam handling undertecknad av behörig företrädare för både Beställare och Leverantör. 21 Omförhandling Om det under avtalstiden skulle inträffa väsentliga förändringar i förutsättningarna för ingånget avtal äger endera parten rätt att påyrka omförhandling. Sådan väsentlig förändring kan vara omorganisation, förflyttning av verksamheten, förändring av driftskapacitet samt lagenliga förändringar av befintlig verksamhet. Omförhandling ska skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför föreligger. Västtrafik AB Sid 7 (9)
22 Överlåtelse av avtal/ ägarskifte Detta avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan avtalsparternas skriftliga godkännande. Om ägarskifte sker hos Leverantören eller av Leverantören anlitad underleverantör ska skriftligt godkännande omedelbart inhämtas av Beställaren. Ny Leverantör får ej anlitas utan Beställarens skriftliga medgivande. 23 Hävning Beställaren äger rätt att med 6 månaders varsel häva upprättat avtal om: Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran. Leverantören äger rätt att med 6 månaders varsel häva upprättat avtal om: Beställaren i väsentlig hänseende underlåter sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran Beställaren har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om: Det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av avtalet. Leverantören begärs i konkurs, ansöker om ackord eller träffar ackordsuppgörelse. 24 Organisationsförändring Beställaren reserverar sig för organisationsförändringar utanför Beställarens kontroll som kan komma att påverka avropsvolymer/beställningar och avtalstider. 25 Befrielsegrunder (force majeure) Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet ( Befrielsegrund ), som ligger utanför Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt. Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund om Part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. För att få befrielse enligt ovan ska Part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra Parten härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande. Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske. Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den Part, som inte har åberopat befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav. Västtrafik AB Sid 8 (9)
26 Intrång i upphovsrätt och patent Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara Beställaren om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta Beställaren för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att Leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning. Om det fastställs att intrång har skett ska Leverantören på egen bekostnad antingen: - tillförsäkra Beställaren rätt att fortsätta använda produkten - ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär immaterialrättsligt intrång - ändra produkten så att immaterialrättsligt intrång inte föreligger Återta produkten och kreditera Beställaren ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid produkten använts och normal avskrivningstid. 27 Antidiskriminering Leverantören ska vid utförande av den avtalade tjänsten/entreprenaden i Sverige följa vid varje tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. Lag som avses är diskrimineringslag (2008:567). Leverantören är under uppdragstiden skyldig att på begäran av Beställaren skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt ovan. Tiden för redovisning ska vara minst en vecka om inte längre tid överenskommits. 28 Tvist Tvist angående tolkning av ingångna överenskommelser ska i första hand avgöras i förhandling mellan parterna, därefter avgöras i svensk domstol inom Västra Götalandsregionen med tillämpning av svensk rätt. 29 Avtalstecknare Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt original. Avtalet undertecknas utav behörig firmatecknare eller i kraft av ställningsfullmakt. FÖR BESTÄLLAREN FÖR LEVERANTÖREN Västtrafik AB Företag AB Skövde 2012- - Ort 2012- - Lars Backström VD Västtrafik Firmatecknare Västtrafik AB Sid 9 (9)