Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-18160/2015 Sida 1 (9) 2016-05-12 SSA 2016:06 Hantering av allmänna handlingar hos Enskede skola Närvarande från skolan: Lars Benon Maria Nygren Sjöholm Annika Gustafsson Agneta Carling Rektor Personalhandläggare IT-samordnare Skolsekreterare Närvarande från Stadsarkivet: Christina Moberg Inspektionsförrättare Harald Löfgren Protokollförare Från Utbildningsförvaltningen deltog Britta Wallner, arkivarie, som ersatte arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen på delegation. SAMMANFATTNING Enskede skola inspekterades den 15 april 2016. Hanteringen av allmänna handlingar hos skolan är delvis god. Vid inspektionstillfället konstaterades vissa brister i skolans informationsredovisning och arkivförvaring. Skolan arbetar emellertid målmedvetet med att förbättra skolans informationshantering. Utbildningsförvaltningens arkivarier fungerar som stöd för skolorna och tar bland annat fram mallar och styrdokument. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Enskede skola att: - Uppdatera och förtydliga ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar. Detta gäller i huvudsak de biträdande rektorernas ansvar för elevärenden. - Försäkra sig om att den digitala informationen förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. Detta gäller urvalsbevarandet av fotografier och filmer av verksamheten. - Upprätta arkivbeskrivning enligt anvisningarna i riktlinjerna. - Upprätta bevarandeförteckning (PIR, fr o m år 2014) så att den kan användas för att söka handlingar (analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat (t o m år 2013). - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Föreläggandet gäller kontroll och eventuell åtgärd brister i arkivlokalen. Enskede skola ska senast den 2017-04-30 inkomma med en åtgärdsrapport där skolan skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (9) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Enskede skola att: - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e- post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Registrera allmänna handlingar i större utsträckning.
Sida 4 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivorganisationen är fastställd men behöver förtydligas Arkivansvaret för de allmänna handlingarna ligger centralt på Utbildningsförvaltningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare inom Utbildningsnämnden, dvs. även alla skolor. Vid Stadsarkivets inspektioner har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivarie. Utbildningsförvaltningen har tagit fram en arkivinstruktion som gäller all verksamhet inom förvaltningen och där ansvarsfördelningen mellan den centrala förvaltningen och den enskilda skolan är reglerad. I arkivinstruktionen framgår vad respektive funktion inom arkivorganisationen har som uppgift. I dagsläget är skolans personalhandläggare även verksamhetens arkivhandläggare. Skolan har tre biträdande rektorer som ansvarar för elevärenden. Detta ansvarsområde behöver förtydligas i arkivinstruktionen, förslagsvis som en bilaga. Bevaka arkivfrågor vid verksamhetsförändringar Skolan meddelade att inga verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen väntades. Uppdatera och förtydliga ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar. Detta gäller i huvudsak de biträdande rektorernas ansvar för elevärenden. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Skolans rektor upplever att kunskapsnivån är högre idag än under tidigare organisation. Skolan har också målmedvetet arbetat med att förbättra skolans rutiner. Personalen bedöms ha en varierad kunskap om hantering av allmän handling. Rektorn menar att personalen idag har information kring vad som gäller, men kanske inte nödvändigtvis kunskap. Stadsarkivet påpekar vikten av en allmän kunskap hos personalen och av vikten av att veta till vem man kan vända sig till för att få information. Stadsarkivet betonar vikten av regelbundna insatser och informationstillfällen, för att försäkra att kunskapen hålls vid liv. Skolan uppger att de inför höstterminen planerar att genomföra en genomgång kring hantering av allmän handling.
Sida 5 (9) Rekommendationer Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Diarieföringen av allmän handling brister delvis Skolan öppnar post och diarieför dagligen. Inkommen post öppnas, stämplas och sorteras av personal på kansliet. Personalhandläggaren fungerar som registrator (backup finns). Skolan använder sig av Ciceron classic (Diabas) för diarieföring. Vid inspektionstillfället framgår det att skolan behöver arbeta med att i större utsträckning diarieföra utgående e-post samt ta fram rutiner för diarieföring av sekretess. Stadsarkivet påpekar att skolan behöver ta fram en rutin för diarieföring generellt, dels för att tydliggöra vad som ska diarieföras och hur detta genomförs, men också för att säkerställa att fler handlingar diarieförs. Skolan är medveten om behovet av rutiner. Skolhälsan och skolpsykologen hanterar sina ärenden i ett separat systemstöd, PMO. Hantering av inkommen post Fullmakter för öppning av den analoga posten har upprättats och rutiner för att läsa e-post vid frånvaro finns. I dagsläget använder sig skolans personal av autosvarsfunktionen i Outlook vid frånvaro, alternativt så bevakar den anställde den egna e-postbrevlådan. Skolan upplever att ovan rutiner fungerar bra. Stadsarkivet påpekar att autosvar inte alltid är fullt tillräckligt och menar att bevakning av varandras e-post vid frånvaro är mer säkert utifrån förvaltningssynpunkt. Skolan menar emellertid att all inkommen post tas omhand och att det inte förekommer att post blir liggandes. Hantering av elevärenden i elevakter Vid inspektionstillfället lyftes hanteringen av elevärenden fram som ett exempel på dokumenthantering som behöver förbättras. Det finns behov av att bryta gamla arbetssätt och samla ihop ärendena centralt på skolan. Skolan uppger också att det just nu sker ett omtag av hela skolans hantering av allmän handling, men att det sker bit för bit då äldre organisation har brustit i sin dokumenthantering. Det finns en medvetenhet kring att nya rutiner behöver arbetas fram.
Sida 6 (9) Hanteringsanvisningarna är uppdaterade Skolan använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av Utbildningsförvaltningens arkivarier och som gäller för samtliga grundskolor. Hanteringsanvisningarna är uppställda utifrån skolans klassificeringsstruktur och innehåller både analog och digital information. Personalen på skolan har kännedom om hanteringsanvisningarna och tillämpar dem vid behov. Vid ändringar uppdateras hanteringsanvisningarna av Utbildningsförvaltningens arkivarier. Senaste uppdatering skedde 2016. Hanteringsanvisningarna finns publicerade på intranätet. Rekommendationer Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Registrera allmänna handlingar i större utsträckning. Detta gäller utgående handlingar samt sekretesshandlingar. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av skolan. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Skolan tillämpar det myndighetsspecifika gallringsbeslutet SSA 2015:02 som gäller för information inom skolverksamheten. I dagsläget finns inget behov av nytt gallringsbeslut. Gallringsbeslut tillämpas Skolan uppger att de ligger i fas vad gäller gallring. Gallring av sekretessbelagda handlingar sker under kontroll i särskilda behållare.
Sida 7 (9) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara handlingar i digital form För sin digitala hantering använder Enskede skola centrala system där arkivansvaret antingen ligger hos Utbildningsförvaltningen eller hos Stadsledningskontoret. Arkiveringen av bevarandeinformation ur dessa system kommer att genomföras centralt i staden. Hantering av digitala fotografier Skolan uppger att det finns rutiner för att dokumentera verksamheten i form av bilder och filmer. Fotografierna förvaras på filserver med backup på hårddisk. Enligt skolornas hanteringsanvisningar ska fotografier bevaras i urval. I dagsläget görs inga urval av bilderna. Ett urval av skolans fotografier och filmer ska i framtiden levereras till stadens gemensamma e-arkiv. Vid inspektionstillfället påpekade Stadsarkivet vikten av att redan nu förbereda för framtida leveranser genom att förvara filerna på ett strukturerat sätt samt genom att tillföra grundläggande metadata. Arkivbeständiga produkter används Skolan använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Samtlig maskinell utrustning kommer från Volvo IT som försäkrar att de endast levererar godkända produkter. Försäkra sig om att den digitala informationen förvaras på ett sätt som möjliggör att den kan återsökas, läsas och skyddas så länge den ska finnas kvar. Detta gäller urvalsbevarandet av fotografier och filmer av verksamheten. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning saknas Skolan saknar arkivbeskrivning. Arkivredovisningen brister Skolans handlingar ska förtecknas enligt allmänna arkivschemat till och med år 2013. I dagsläget är skolans arkiv delvis förtecknat. Från och med 2014 ska arkivet redovisas enligt verksamhetens processer (PIR, processorienterad informationsredovisning), vilket ännu inte är påbörjat. Skolan behöver genomföra en samlad insats
Sida 8 (9) för att komma i fas med ovan förteckningar. Stadsarkivet påpekar att både analog information och digital information ska förtecknas. Eftersom det till stor del saknas arkivförteckningar i dagsläget råder det oklarheter om vad som egentligen finns i skolans arkiv. Skolan behöver genomföra en inventering av arkivets innehåll och stämma av med det fragment av arkivförteckning som idag finns. Upprätta arkivbeskrivning enligt anvisningarna i riktlinjerna. Upprätta bevarandeförteckning (PIR, fr o m år 2014 ) så att den kan användas för att söka handlingar (analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Slutförteckna tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat (t o m år 2013). ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokalen behöver åtgärdas Skolan har en arkivlokal. Vid inspektionstillfället uppvisade arkivlokalen brister som behöver åtgärdas: - Fönstret i lokalen behöver åtgärdas så att lokalen följer Riksarkivets föreskrift om arkivlokalens utförande enligt RA-FS 2013:04. Lokalen ska vara utförd i brandklass EI 120 och motstå brand i två timmar. - Arkivlokalens belysning utgörs av lysrörsarmatur. I dagsläget är det emellertid oklart om armaturen har ett tillfredsställande skydd mot damm (lägst kapslingsklass IP 43). Armaturen i arkivlokalen behöver kontrolleras. - Strömtillförseln för belysning som är nödvändig för arkivlokalens drift och underhåll ska kunna frånkopplas när ingen vistas i arkivlokalen. Frånkopplingen ska kunna utföras och kontrolleras från arkivlokalens utsida. I dagsläget befinner sig strömbrytaren till armaturen på insidan av arkivlokalen. Strömbrytaren behöver flyttas till utsidan av lokalen. Stadsarkivet rekommenderar skolan att kontakta fastighetsägaren SISAB för hjälp med att åtgärda ovan brister.
Sida 9 (9) Ombyggnad av skolan Vid inspektionstillfället framkom det att skolan ska byggas om. Ombyggnationen kan medföra att arkivlokalen eventuellt görs om. Detta bör kontrolleras av skolan. I fall arkivlokalen inte ska göras om i samband med ombyggnationen så bör skolan överväga att leverera äldre information till Stadsarkivet och utreda huruvida skolan kan övergå till att förvara sina arkivhandlingar i brandklassade dokumentskåp istället för i arkivlokal. Allmänna handlingar förvaras skyddade i dokumentskåp Skolan använder ett flertal dokumentskåp som alla uppfyller Riksarkivets föreskrivna krav på brandklass EI 120. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla allmänna handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Skolan ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Föreläggandet gäller kontroll och eventuell åtgärd brister i arkivlokalen. 2016-05-12 Christina Moberg Inspektionsförrättare