Utbildningsmodul. 20100913, SISU Idrottsutbildarna

Utbildningsmodul 20100913, SISU Idrottsutbildarna

Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Utbildningsmodulen Utbildningsmodulen är inte enbart anpassad till SISU Idrottsutbildarna utan hela idrotten. Den första grunden till utbildningsmodulen har tillkommit utifrån synpunkter från SISU Idrottsutbildarna, Svenska Ishockeyförbundet och Svenska Gymnastikförbundet. Sedan får varje organisation (SF, RF och SISU Riks) göra vissa inställningar om vad som ska visas för respektive organisation. Utbildningsmodulen utvecklas fortlöpande och det är viktigt att distrikten är inne och testar att lägga upp verksamhet nu under hösten så att vi hittar ev felkällor/buggar samt att vi får synpunkter och förslag om nya funktioner som gör Utbildningsmodulen ännu bättre anpassad för oss i SISU Idrottsutbildarna. Förslag och synpunkter kommer att listas och prioriteras, det som kommer att ligga i fokus fram till årsskiftet är att få registreringen av arrangemang att fungera så bra som möjligt. Under 2011 kommer utvecklingen att fortsätta och prioriteringslistan att betas av. Operativsystem och webläsare Administration av IdrottOnline Förbund sker bäst i PC-miljö och med webbläsaren Internet Explorer (IE6 och senare versioner). Det går även att använda webbläsare för visning och redigering, till exempel Firefox och Opera. Dock stöds inte vissa funktioner i dessa miljöer i den version av EpiServer (CMS 5) som används i IdrottOnline. Vi hoppas att dessa kommer att fungera i kommande versioner av EpiServer. Manualer Denna manual, IdrottOnline Förbund Utbildningsmodul SISU, är för dig som arbetar med administration av utbildningar i SISU Idrottsutbildarna. Både för administratörer och konsulenter. Denna manual beskriver utbildningsmodulen utifrån de funktioner som finns i utbildningsmodulen från och med uppdateringen den 30 augusti. Utbildningsmodulen kommer att fortsätta utvecklas under hösten med fler och bättre funktioner och manualen kommer att uppdateras i samband med dessa uppdateringar. Framöver kommer också en förenklad manual för konsulenter samt en för föreningens digitala anmälan av lärgrupper. 2

Innehållsförteckning Allmänt 4 Olika flikar 5 Start 5 Arrangemang 6 Organisation 18 Admin 19 Rapporter 20 3

Allmänt Kategorier och studieplaner Då vi nu går in i ett nytt redovisningssystem så har en översyn gjorts av både kategorier (tidigare ämnen) och studieplaner. Kategorierna har anpassats utifrån SISU Idrottsutbildarnas och SISU Idrottsböckers kategorisering och sedan har vissa tillägg gjorts för att täcka in fler studiematerial. En översyn har också gjorts av de studiematerial som fanns i det gamla systemet. Båda dessa översyner har lett till en kraftig reducering av såväl kategorier som studiematerial. När du inte hittar ditt studiematerial i listan så väljer du istället studiematerialet som börjar på Eget under den kategori det tillhör. Kategorier och studiematerial bestäms och läggs in i utbildningsmodulen av SISU Idrottsutbildarna centralt. Benämning av utbildningar Då nu studieplanerna är kraftigt reducerade i utbildningsmodulen så ställs istället höga krav på att, i rubriken/namnet på utbildningen, så noga som möjligt beskriva vad utbildningen handlar om. Som exempel så kan det vara en förening som jobbat fram en röd tråd och då ska detta rubriceras som till exempel Framtagande av röd tråd i föreningen och studieplan som kopplas till denna utbildning är Eget Förenings- och förbundsutveckling. Alltså, utgå ifrån att ha med namnet på studiematerialet i rubriceringen av utbildningen då vi nu kraftigt reducerat studieplanerna och koppla det sedan mot Eget i den kategorin det tillhör. Logga in Gå in på ditt SISU-distikts IdrottOnline Förbund sida. Klicka på låset uppe i högra hörnet och använd dina inloggningsuppgifter (personnummer samt lösenord). För att få tillgång till utbildningsmodulen måste personen som grund ha behörighet till hemsidan (sätt lägsta behörigheten, interna sidor, om inte personen har någon annan behörighet) samt rollen Admin utbildning i Administration Förbund. 4

Olika flikar Utbildningsmodulen består av ett antal olika flikar som kommer att beskrivas närmare i avsnitten som följer. Start Startfliken möts du av när du loggat in på utbildningsmodulen i IdrottOnline. Under rubriken Välkommen till utbildningsmodulen ser du uppgifter om vilken organisation du är inloggad på och vilken behörighet i utbildningsmodulen du har. Under rubriken Instruktioner kommer det att finnas aktuell information kring utbildningsmodulen. Denna information läggs in av SISU Riks. 5

Arrangemang Under arrangemangsfliken administrerar du allt kring arrangemangen. Här ser du alla arrangemang, du kan skapa nya arrangemang, öppna befintliga, exportera till excel, skapa dokument samt skicka e-post till alla deltagare på ett eller flera markerade arrangemang. Registrera lärgrupp/utvecklingsarbete/(kurs) Välj att skapa en lärgrupp under Skapa på Arrangemangsfliken. På lärgrupp/utvecklingsarbete/kurs registrerar du följande: Namn på arrangemanget ta med namn på ev studiematerial Startdatum och slutdatum uppskattade datum, men ska tala om vilken verksamhetsperiod arrangemanget tillhör, därav slutdatum satt till default 2010-12-31 som talar om att det ska slutrapporteras på 2010. Kontaktperson SISU du kan hämta personer med rollen SISU-konsulent alt skriva in Studieplan ange studieplan, finns inte din studieplan så välj Eget under rätt kategori Kategori kommer automatiskt när du valt studiematerial Målgrupp ange vilken målgrupp arrangemanget riktar sig till Organisation SISU Idrottsutbildarna ditt distrikt är förvald Anordnare hämta upp förening eller SDF, börja skriva in första bokstäverna i namnet så får du förslag Statsbidrag och kommunbidrag är förvalt, är det något annat som gäller så får du bocka i/ur. Fritext möjlighet att skriva något sökbart om arrangemanget Beskrivning Fyll i om du vill beskriva arrangemanget ytterligare Spara arrangemanget tryck på Spara alternativt tryck Alt+S. Så här ser det ut när arrangemanget är sparat, när du registrerar en lärgrupp/kurs/utvecklingsarbete behöver du bara använda dig av två alt tre av flikarna, dvs Information, Anmälda och/eller Närvaro. Du kan hoppa mellan flikarna genom att trycka alt+2 för flik 2, alt+3 för flik 3 osv. 6

Lägga till deltagare Nu ska du lägga till deltagare på arrangemanget, det finns två sätt att lägga till deltagare: Genom fliken Anmälda där du med hjälp av personnumret söker person i IAS databas. Genom fliken Närvaro där du kan söka person eller grupp direkt från föreningens medlemsregister förutsatt att föreningen lagt in sitt medlemsregister i IdrottOnline. Lägga till deltagare genom Anmälda-fliken Under fliken Anmälda skriver du in deltagarens personnummer, finns personen med i IAS så kommer deltagarens namn och adress upp automatiskt och du trycker bara alt+s för att spara deltagaren. Finns inte personen i IAS så får du upp nedanstående ruta. Här skriver du i personens för- och efternamn samt adress om du har de uppgifterna och trycker OK. Har du inte personens adress kommer den att uppdateras/fyllas i nästa gång IAS körs mot SPAR-registret. Körning mot SPAR-registret sker en gång i månaden och då uppdateras personer som är nytillagda i IAS, personer som anmält adressändring och personer som är avlidna. När du lagt till alla deltagare så markerar du samtliga och trycker på Sätt till antagen för att godkänna dem. 7

Lägga till deltagare genom Närvaro-fliken Ett annat sätt att lägga till deltagare är att göra detta under fliken Närvaro, detta förutsätter dock att föreningen har sitt medlemsregister inlagt i sin IdrottOnline Klubb sida. Tryck på Lägg till person, en ny ruta öppnar sig och här kommer du nu åt föreningens medlemsregister och kan välja enskilda personer eller föreningens olika grupper. När du har lagt till personerna välj Spara och ändra Status på arrangemanget till Startad. När du sedan får in en slutrapport från föreningen öppnar du upp arrangemanget, går till närvarofliken och fyller i antal tillfällen och antal timmar längst ner på fliken, därefter ändrar du status på arrangemanget till Slutrapporterad. 8

Registrera föreläsning Välj att skapa en Föreläsning under Skapa. Du får då upp följande fönster. På en föreläsning registrerar du följande: Namn på föreläsningen Startdatum och slutdatum Vilken verksamhetsperiod arrangemanget tillhör/ska slutrapporteras inom Kontaktperson skriv in namn på föreningens närvarande SISU-företrädare Kontaktuppgifter skriv in kontaktuppgifter till föreningens närvarande SISU-företrädare Kontaktperson SISU du kan hämta personer med rollen SISU-konsulent alt skriva in namn Kategori ange vilken kategori föreläsningen hör till Målgrupp ange vilken målgrupp arrangemanget riktar sig till Organisation SISU Idrottsutbildarna ditt distrikt är förvald Anordnare hämta upp förening eller SDF, skriv in första bokstäverna i namnet så får du förslag Bocka i de bidragsalternativ som gäller för föreläsningen Föreläsare Skriv in namnet på föreläsaren Beskrivning Fyll i ämne/inriktning/tema för föreläsningen Spara arrangemanget tryck på Spara alternativt tryck Alt+S. Välj därefter att gå vidare till fliken Tillfällen, tryck på fliken alternativt tryck Alt+S Tillfällen Här lägger du till Starttid, Sluttid, Plats och timmar för föreläsningen. När du nu fyllt i fliken Tillfällen är arrangemanget klart för slutrapportering, i dagsläget får du gå tillbaka till Informationsfliken för att slutrapportera/ändra status men ska även gå att göra från denna flik framöver. 9

Registrera Kulturarrangemang Välj att skapa Kultur under Skapa. Då får du upp följande fönster. Ett kulturarrangemang registrerar du på motsvarande sätt som för en föreläsning med undantag av: Artist/grupp Fyll i namn på artist/grupp Kulturevenemang Välj form av kulturevenemang Finns Stim avtal bocka i om det är aktuellt Här kommer det att kompletteras med fler fält att fylla i när du kryssat i rutan vid STIM avtal 10

Registrera Kurs Under kurs beskrivs hur du lägger upp kurser som du vill ska webbpubliceras och där du ska kunna ta emot webbanmälningar, skicka kallelse med mera. När det gäller den lokala kursen så fyller du bara i samma fält som du fyller i för verksamhetsformerna Lärgrupp och Utvecklingsarbete. För att skapa en kurs väljer du Kurs under Skapa. När du registrerar en kurs har du möjlighet att fylla i: Namn på arrangemanget detta namn visas vid webbpubliceringen Startdatum och slutdatum här anger du vilken verksamhetsperiod som arrangemanget tillhör Kontaktperson SISU du kan hämta personer med rollen SISU-konsulent alt skriva in Studieplan ange studieplan, finns inte din studieplan så välj Eget under rätt kategori Kategori kommer automatiskt när du valt studiematerial Målgrupp ange vilken målgrupp arrangemanget riktar sig till Deltagare ange min och max antal deltagare som arrangemanget kan ta Kostnad ange kostnaden för arrangemanget Kostnadsbeskrivning ange ev kostnadsbeskrivning för arrangemanget Boende ange ev boende som gäller för arrangemanget Förtäring ange ev förtäring som gäller för arrangemanget Organisation SISU Idrottsutbildarna ditt distrikt är förvald Anordnare hämta upp förening/sdf om de är samverkanspart eller låt stå kvar ditt distrikt Förkunskapskrav ange ev förkunskapskrav för att få gå kursen Betala senast ange sista datum för betalning av kursavgift Betalningsmottagare ange betalningsmottagare Betalningssätt ange betalningssätt PG/BG Kontonummer ange kontonummer dit betalningen ska ske Betalningsalternativ ange betalningsalternativ Avbokningsregler ange villkor för avbokning Bidragsrutor bocka i de bidragsrutor som gäller för arrangemanget. Fritext möjlighet att skriva in något sökbart om arrangemanget Beskrivning skriv i ytterligare beskrivning av arrangemanget Spara arrangemanget tryck på Spara alternativt tryck Alt+S och gå vidare till fliken Tillfällen. 11

Registrering av kurs fliken Tillfällen På fliken Tillfällen lägger du in datum, tid, plats och timmar för utbildningen, välj Ytterligare beskrivning av Lokalitet för att ange ytterligare information om platsen. När du gjort detta trycker du på Lägg till och tillfället sparas. Genom att dubbelklicka på tillfället så får du upp en ny ruta där du kan ange vilka som var närvarande på träffen, skriva in anteckningar om vad som skedde/ska ske vid denna träff, övrig info samt material som använts/ska användas vid träffen eller kommande träffar. Du kan också i beskrivningen över Lokalen skriva vilken sittning som du vill ha vid den enskilda träffen. Till exempel skolsittning och öar. 12

Registrering av kurs fliken Anmälda Under fliken anmälda får du upp personer som har webbanmält sig samt att du kan skriva in deltagare som anmält sig via telefon eller annat sätt. Här finns redan uppgifter från webbanmälda eller möjlighet att skriva in uppgifter, som till exempel fakturaadress om det är annan än deltagarens personliga adress, vem som anmält deltagaren om inte deltagaren anmält sig själv med mera. Här anger du också vem som är ledare för arrangemanget genom att bocka i rutan vid Ledare. Under denna flik ska du också ange om deltagaren är godkänd att få gå denna utbildning genom att bocka i rutan vid Antagen då det finns utbildningar som kräver att deltagaren har vissa förkunskapskrav. I menyn överst på denna flik kan du också välja att skriva ut dokument som behövs, till exempel kallelse, deltagarlista, kvittenslista, intyg med mera. Mallar för dessa håller i skrivande stund på att tas fram centralt. Distrikten kommer dock att ha möjlighet att redigera och anpassa mallarna utefter behov. Registrering av kurs fliken Närvaro Under fliken närvaro registrerar du närvaron på träffen/träffarna efter utbildningen genomförts, denna registrering av närvaro går också att göra under fliken Tillfällen som beskrivits tidigare. När du fyllt i vilka som var närvarande på träffen/träffarna så trycker du på Godkänn närvaro och då står det istället att Närvaron är godkänd. Antal tillfällen och timmar summeras längst ner på sidan, i skrivande stund finns ett summeringsfel men detta kommer att rättas till. När närvaron är ifylld kan du ändra status på arrangemanget till slutrapporterad. 13

Registrering av kurs fliken Webb Under fliken Webb anger du det som har med webbpublicering av arrangemanget att göra. Här anger du följande: Om webbanmälan tillåts och i så fall hur länge/till vilket datum. Under vilken tidsperiod arrangemanget ska visas på webben om du vill begränsa publiceringen. Om du vill tillåta webbpublicering för arrangemanget. Bild fungerar ej idag utan behöver utvecklas mer. Beskrivning av arrangemanget, ska utökas med fler fält för bättre utbildningspresentation framöver. Innan vi kan testa webbpublicering med kurspresentation fullt ut krävs en koppling mot SISU:s hemsidor i IdrottOnline, detta arbete är påbörjat och mer information kommer framöver. Registrering av kurs fliken Tilläggsfält Under fliken Tilläggsfält kan du skapa egna fält som du vill att en deltagare, som webbanmäler sig till det aktuella arrangemanget, ska fylla i/uppge. Ett exempel kan vara att en tröja ska ges till deltagarna på utbildningen och då vill du veta vilken tröjstorlek de har. Registrering av kurs fliken Notifieringar Under fliken Notifieringar anger du om notifieringar/automatiska meddelanden ska gå ut till deltagarna vid en speciell händelse kring arrangemanget. Varje distrikt kan själva tala om vilka notifieringar som ska skickas för varje enskilt arrangemang genom att aktivera/bocka i rutan framför notifieringen. Denna funktion ska kompletteras med mallar för notifieringarna som är redigerbara så att varje distrikt kan ange vad som ska stå i notifieringen. Beskrivs ytterligare i kommande manualer. Det finns två notifieringar idag men dessa kommer att utökas med fler efter önskemål. Anmälan mottagen skickas ut som en e-postbekräftelse när deltagaren webbanmäler sig. Anmälan godkänd har tillkommit utifrån utbildningar där det finns förkunskapskrav, det innebär att när man anger att deltagaren är godkänd så går detta meddelande ut via e-post. 14

Registrering av kurs fliken Logg Under denna flik loggas händelser i ett arrangemang, här står vem/vilken användare som varit inne och redigerat i arrangemanget och vilket datum det gjordes. Webbanmälan kurs Idag finns ett första förslag på hur en webbanmälan från hemsidan ska se ut. Om du har lagt upp en kurs i utbildningsmodulen och valt att webbpublicera och tillåta webbanmälan på kursen så kan du nu hitta den via en sökfunktion på ert SISU-distrikts hemsida i IdrottOnline. Ta hjälp av er hemsidesansvarig om ni vill testa denna funktion. På strukturen i hemsidan väljer ni att skapa en ny sida Arrangemangslista och döp den förslagsvis till Sök utbildningar. Om ni nu klickar på Sök utbildningar på ert distrikts hemsida så visas följande fönster. På skärmdumpen nedan så heter sidan Utbildningsmodul. Här får du upp de utbildningar som du valt att webbpublicera och kan klicka på utbildningen för att anmäla dig. Layouten på söksidan samt sökfunktionen kommer att förändras och hör ihop med den nya layouten för SISU:s webbsidor som håller på att arbetas fram nu. Här är det mer funktionen att anmäla som finns tillgänglig idag. Klicka på utbildningens namn för att prova att lägga till dig som anmäld till utbildningen. När du fyllt i alla steg i anmälan så kan du gå in i arrangemanget i utbildningsmodulen och där hitta personen som du webbanmälde. 15

Sök arrangemang Under Arrangemangsfliken kan du söka arrangemang utifrån olika urval. Välj Avancerad sök för att få tillgång till det avancerade sökfunktionen. Du kan spara dina vanliga återkommande sökningar för att slippa göra samma urval varje gång. Du kan även bocka i en av dina sökningar som default/förvald vilket innebär att det alltid är det sökurvalet du ser när du står på fliken Arrangemang. Sparade sökningar är personliga och visas endast vid din inloggning. 16

Flaggor Ett arrangemang får olika flaggor i sökfönstret så att du kan se att det skett någon förändring i arrangemanget. Du kan även göra ett sökurval efter flagga på arrangemanget, till exempel söka efter alla arrangemang som är flaggade Kontrollera webbanmälda för att se alla arrangemang/kurser som fått nya webbanmälda. 17

Flaggor Här nedan beskrivs befintliga flaggor som sätts automatiskt i systemet utifrån vissa händelser i ett arrangemang. Spara närvaro är egentligen en flagga som är till för föreningen men visas även hos oss, när ett tillagt tillfälles datum passerats i föreningens anmälan så kommer en flagga upp att det är dags att spara närvaron för passerade tillfällen. Stäm av närvaro är också en flagga som är till för föreningen men visas även hos oss. Denna flagga kommer upp då sista inlagda tillfällets datum har passerats och det är då dags för föreningen att stämma av närvaron/lämna slutrapport och genom att göra detta så får arrangemanget en ny flagga som heter Närvaro avstämd och beskrivs nedan. Lärgrupp anmäld här ser du om det är en nyanmäld lärgrupp som bör öppnas och kontrolleras av ansvarig utbildningskonsulent och få statusen startad. Godkänn närvaro arrangemang som har flaggan Godkänn närvaro motsvarar en inskickad slutrapport från förening. Konsulenten öppnar då detta arrangemang och Godkänner närvaron samt ändras statusen till slutrapporterad. Kontrollera webbanmälda denna flagga visas på arrangemanget om det har kommit in nya webbanmälda till utbildningen. Öppna arrangemanget för att godkänna de webbanmälda deltagarna. Organisation Under fliken organisation söker du upp en förening/organisation för att sedan ta del av och lägga in uppgifter om föreningen/organisationen. Fliken Organisation är skapad utifrån att vara ett arbetsredskap för utbildningskonsulenten i hennes/hans arbete. I dagsläget är det endast organisationens arrangemang eller arrangemang där personer från organisationen deltagit som fungerar. Övriga är under utveckling. 18

Admin Endast den/de personer med rollen Superadministratör utbildning i distriktet får tillgång till denna flik, övriga inloggade med behörigheten Admin utbildning ser ej denna flik. Under fliken Admin kommer vi att arbeta med Dokumentmallar, Texter på startsida samt Notifieringar som kommer att beskrivas närmare i avsnitten som följer. Resterande länkrubriker dvs Verksamhetsformer, Studieplaner, Kategorier samt Målgrupper administreras av SISU Riks. Här ska alltså distrikten inte in och lägga till något även om den möjligheten är öppen idag. Dokumentmallar Mallar enligt den grafiska profilen håller på att tas fram i skrivande stund. Här kommer distrikten att kunna spara ner mallarna och göra ändringar för att anpassa till sitt distrikt till exempel eventuell samarbetspartners logo med mera. Ytterligare beskrivning av hur du jobbar i mallarna kommer i nästkommande versioner av denna manual. Texter på startsida Här kan distrikten själva skriva in information som de vill ska visas på föreningarnas utbildningsmodul. Notifieringar Notifieringar använder 19

Notifieringar Idag finns två notifieringar som beskrivits i tidigare avsnitt, under Kurs. Här kan du lägga till standardnotifieringar men du kan också välja att redigera notifieringarna för respektive kurs men då gör du detta på det sätt som beskrevs under avsnittet Kurs. Rapporter Här finns än så länge bara sparsamt med rapporter, fler rapporter kommer under hösten. Föreningens digitala anmälan via IdrottOnline Det är idag möjligt för föreningarna att anmäla lärgrupper via föreningens egen sida i IdrottOnline Klubb. De personer som i Medlemsregistret har rollen Utbildningsansvarig får tillgång till utbildningsmodulen. Denna anmälan kommer att justeras en del till nästa uppdatering i oktober. Under rubriken SISU Idrottsutbildarna Västergötland finns den text som beskrevs i ett tidigare avsnitt, fliken Admin, Texter på startsidan. 20